Excel2003高级培训基础部分ppt课件.ppt

Excel2003高级培训以实例教学为主的学习方式1培训大纲第一篇 EXCEL基本功能1、行、列及单元格区域2、在电子表格中输入和编辑数据3、整理电子表格中的数据4、格式化工作表5、自定义工具栏和菜单6、打印文件第二篇 使用公式和函数7、公式和函数的基础8、使用命名公式-名称9、文本处理技术10、数学计算11、日期和时间计算12、查找与引用13、统计与求和2培训大纲第三篇 创建图表和图形14、创建图表入门15、高级图表制作第四篇 使用EXCEL进行数据分析16、在数据列表中简单分析数据17、使用数据透视表分析数据第五篇 使用EXCEL高级功能18、条件格式19、数据有效性20、分级显示和合并计算31.1认识行 列 单元格区域1.1.1行与列的范围 在EXCEL2003中工作表的最大行号为65536,最大列标为IV列(A-Z、AA-IV)共256列。在一张空白工作表中，选中任意单元格，在键盘上按组合可以定位到窗口中的最后一行，按可以定位到窗口的最后一列。1.1.2设置行高和列宽 精确设置行高和列宽（行高指的是POINT与印刷有关，列宽指的是字符的宽度）如图41.1认识行 列 单元格区域设置最适合的行高和列宽 同时选中要调整列宽的列，依次点击“格式”“列”“最合适的列宽”，行高的操作类似。当行高与列宽设为0时，则为隐藏51.1认识行 列 单元格区域1.1.3单元格和区域 行与列的交叉形成的一个个的格子称为“单元格”，一张工作表有16777216个单元格。每个单元格用地址来标识是由它所在的列的列标和所在行的行号组成的，如A1则表示A列第一行的那个单元格。由多个单元格构成的单元格群组叫做区域。可以是连续或是不连续的 示例 1.1.4特殊区域的选取 在菜单上依次点击“编辑”“定位”或直接按F5选中定位条件，EXCEL就会查找符合条件的单元格。61.1认识行 列 单元格区域1.1.5 通过名称选取区域 对于某个区域来说，如果以区域地址进行标识和描述有时会显得十分复杂，特别对于非连续区域，需要以多个地址进行标识，EXCEL提供了一个“定义名称”的功能，用户可以给单元格或区域进行命名，使得区域的选取和使用更加方便。71.2在电子表格中输入和编辑数据1.2.1数据类型的简单认识 EXCEL单元格中可以输入和保存的数据基本有4种：数值、日期、文本和公式。除此之外还有逻辑值、错误值等一些特殊的数据类型。数值：所有代表数量的数字形式，EXCEL可以存储的最大精确到15位有效数字。日期：日期和时间是一种特殊的数值形式叫做“序列值”，EXCEL系统中是以1900-1-1为起始点 问题1：1900年是润年 还是平年？=date(1900,3,0)81.2在电子表格中输入和编辑数据文本：文本通常是指一些非数值性的文字、符号，单元格中最大可以显 示1024个字符（单行），编辑栏中最多可以显示32767个字符；公式：公式是EXCEL中非常重要的数据，通常以“=”开头，按可以在公式和值之间转换。1.2.2输入和编辑数据 选中目标单元格，就可直接输入数据 回车键对输入数据进行确认，系统 自动激活下一个单元格，如果想 更改回车换行的方向可以在“工具”“选项”“编辑”进行修改。数据的修改：可以直接激活单元格 进行修改。91.2在电子表格中输入和编辑数据1.2.3数据输入实用技巧 强制换行：；在多个单元格同时输入数据：；分数的输入：整数部分+空格+分数部分；输入指数上标：单元格格式中的上标选项和下标选项；中文添加拼音标注：“格式”“拼音指南”“标注”如何锁定单元格进行输入？如果想在一个单元格里输入不同的数值，以测试目标单元格在不同数值下的结果，比如：A2的公式为A1*5。我们可以锁定A1，输入不同数值，按回车后，活动单元格不会下移，还是A1（具体操作为：按住点中A1 当出现如图所示的黑框边就可以拉。101.3整理电子表格中的数据要点1：数字格式的应用要点2：自定义数字格式的简单操作（重点）要点3：复制和粘贴数据要点4：查找和替换特定内容111.3整理电子表格中的数据1.3.1数字格式的应用 数字格式的意义：通过格式化提高数据的可读性使用工具栏应用数字格式通过“单元格格式”设置数字格式数值与文本之间的转换121.3整理电子表格中的数据1.3.2自定义数字格式的简单操作（重点）“自定义”类型允许用户创建和使用符合一定规则的数字格式，以改变数据的显示方式，与内置的数字格式一样，“自定义”类型不改变数据本身的数值。1.3.2.1格式代码的组成规则 自定义的格式代码具有以下结构：正数；负数；零值；文本 以分号间隔的4个区段构成了一个完整的自定义格式代码。也可以用条件来构成：大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本，在实际中用户只能定义前两个条件，系统自动为第三个条件做为“其它（除此以外）”的值 如：10.00;、=、=、以及数值构成DBnum1显示中文小写数字，例如：123 显示为：一百二十三DBnum2显示中文大写数字，例如：123 显示为：壹佰贰拾叁DBnum3显示全角的阿拉伯数字与小写中文单位的结合，例如：123 显示为：1百2十3141.3整理电子表格中的数据注意：使用“%”作为单元格数字格式时，在单元格内输入的数字会自动以百分数表示，相应数值会自动缩小100倍，如果要输入真正需要的数值，可在输入数据时扩大100倍。日期时间代码符号含义及作用aaa使用中文简称显示星期几（“一”“日”）aaaa使用中文全称显示星期几（“星期一”“星期日”）可用于颜色代码有黑色/BLACK、白色/WHITE、红色/RED、蓝色/BLUE、黄色/YELLOW、洋红/MAGENTA、绿色/GREEN。对于中文版EXCEL只能用中文的颜色，对于英文版的EXCEL只能用英文的颜色名称。介绍与日期相关的代码符号：151.3整理电子表格中的数据示列：设置数字格式为正数常规显示、负数红色显示、零值不显示。大于5的数字显示红色、小于5的数字显示绿色、等于5的数字显示黑色等号。小于1的数字以两位小数的百分数显示，其他以普通的两位小数数字显示。并且以小数点位置对齐数字。以万为单位显示数值，保留一位小数显示。以亿为单位显示数值，保留两位小数显示。分数显示设置。161.3整理电子表格中的数据示例：多种方式显示日期时间显示电话号码用数字0和1代替“”和“”的输入设置数字格式，隐藏特定内容文本内容的附加显示171.3整理电子表格中的数据如何保存单元格的格式显示？步骤1：选中城要保存显示内容的单元格或区域，按组合键复制；步骤2：关闭当前工作簿，关闭前不要任何操作；步骤3：重新打开此工作簿，或新建工作簿，按即可；此时粘贴在工作表中的显示内容已自动转换为文本型数据保存。181.3整理电子表格中的数据1.3.2复制和粘贴数据 office剪贴板 Office软件中数据共享 最多保存24条件记录，如果数据比较大，可能无法达到24条。单元格和区域的复制 菜单栏依次单击“编辑”“复制”在键盘上按组合键 在“常用”工具栏上单击复制 右键，选择复制 对于同时跨越不同行列的非连续区域无法复制 如：同时选中A1，B3，C5则不能复制。单元格和区域的移动操作 菜单栏依次单击“编辑”“剪切”在“常用”工具栏上单击剪切 在键盘上按组合键 右键，选择复制191.3整理电子表格中的数据单元格和区域的粘贴 菜单栏依次单击“编辑”“粘贴”在键盘上按组合键 在“常用”工具栏上单击粘贴 右键，选择粘贴选择性粘贴粘贴选项含义全部常规公式数据及公式无格式批注等内容数值数值、文本、运算结果格式所有格式，包括条件格式批注批注有效性数据有效性的设置内容边框除外同常规，但不要边框列宽只设置定列宽公式和数字格式公式及数字格式，去掉原有文本格式值和数字格式数值，文本、计算结果，只保留数字格式+-*/进行运算空格空单元格数据不粘贴转置行列位置互换201.3整理电子表格中的数据查找和替换特定内容 对于应用了数字格式的数据，查找的内容要以实际数值为准，而不 是应用数字格式后的显示内容；通配符*可代替任意数目的字符，可以是单个和多个字符；？可代替任何单个字符；如果要查找字符“*”则要在字符前加上”(如：”*”);211.4格式化工作表 本节内容主要讲解如何改变单元格外观，从而提高整个工作表的外观质量主要包括单元格格式的设置、自动套用格式的方法以及样式的创建和使用等 本节的要点：要点1：单元格格式对话框的使用方法 要点2：自定义样式的创建和使用。221.4格式化工作表 格式工具：字体组：对齐方式组：调整缩进组：边框：填充颜色：字体颜色：对齐：文字方向和文本方向 231.4格式化工作表 水平对齐方式：常规：文本左，数值右、逻辑值和错误值（#N/A）右 靠左（缩进）：靠左；超出部分右侧显示（前提右侧为空）居中：居中；超出部分两侧显示（前提两侧为空时）靠右（缩进）：类同靠左（缩进）填充：重复单元格内容，充满整个单元格 两端对齐：单行时，类似靠左；多行时两端对齐 跨列居中：不需要合并单元格的居中 分散对齐：平均分布并充满整个单元格 241.4格式化工作表垂直对齐方式：靠上：单元格内容靠上对齐 居中：默认对齐方式，垂直居中 靠下：下端对齐 两端对齐：单元格内容在垂直方向上两端对齐，并且在垂直距离上 平均分布 分散对齐：在文本为水平方向上时同两端对齐，当设置文本角度时末行文字会在垂直方向上平均分布单元格 两端分散对齐：选择文本方向时会出现的复选框注意：“自动换行”与“缩小字体填充”不可同时选用。251.4格式化工作表 字体：可以设置系统默认字体，关闭EXCEL程序后重新启动后，此设置生效。也可以通过单元格格式来设置字体格式；快速打开261.4格式化工作表边框：边框通常用来划分表格区域，增强单元格显示效果。用户可以为单元格或是区域设置边框线条斜线表头的制做方法：设置上下标的方法，在单元格内强制换行还有图形都可以实现。271.4格式化工作表颜色和图案：281.4格式化工作表复制格式：直接复制包含格式的单元格再粘贴到目标单元格；粘贴选项 选择性粘贴 填充 格式刷按钮（双击可保存）291.4格式化工作表介绍内容自动套用格式：301.5自定义工具栏和菜单 Excel提供了大量的内置工具栏，并且允许用户对菜单栏和工具栏进行自定义的设置。本节着重介绍如何利用自定义的功能，修改现有的内置菜单和工具栏以及创建符合用户需要的新菜单和新工具栏。通过本节的学习，用户可以更自由地定制符合个人需求的菜单和工具栏。311.5自定义工具栏和菜单1.5.1创建自定义工具栏 创建新的工具栏可进行如下操作：步骤1：在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开自定义对话框，选择“工具栏”选项。步骤2：单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入自定义工具栏名称后确定。321.5自定义工具栏和菜单 新创建的工具栏名称会显示在“工具栏”列表框中，同时显示为不包含任何按钮的浮动工具栏，在此对话框中，还可以为创建的自定义工具栏重命名和删除。步骤3：在新创建的工具栏中添加命令按钮。331.5自定义工具栏和菜单 创建新菜单的操作与创建工具栏的方式相似，具体步骤如下：步骤1：在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开自定义对话框，选择“命令”选项步骤2：选中新菜单，拖放到菜单栏上步骤3：重命名步骤4：添加菜单命令341.6打印文件 在默认打印方式下，EXCEL将打印用户当前选定的工作表上的内容。如果用户想打印多个工作表的内容，要在打印前选择所有工作表。或在“打印内容”对话框中选择“整个工作簿”在这个对话框中，用户还可以打印内容输出到文件中，指定打印页码范围。EXCEL只打印那些包含有数据或格式的单元格区域，如果一个空的工作表，EXCEL是不会打印的。351.6打印文件打印标题 许多数据表都包含标题行或标题列，在表格内容多到需要打印成多页时，用户希望标题打到多个页面上。1.点击“文件”“页面设置”，在弹出的对话框“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡2.将鼠标定位到“顶端标题行”，在工作表选择列标题区域3.将鼠标定闪到“左侧标题行”的编辑框中，选择表格的第一列361.6打印文件页面设置：缩放：缩入比例：10%-400%调整为：只用于缩小打印，不放大打印，例如：调整为：1页宽1页高，系统则会把多于一页的内容压缩到一页中打印：371.6打印文件页边距：页边距离：可以在上、下、左、右四个方向上调整打印区域与纸张边界的距离；页眉、页脚：可以调整页眉（页脚）至纸张顶端（底端）的距离；居中方式：如果在页边距范围之内的打印区域还没有被打印内容填满，则可以在居中方式区域中选择将打印内容显示为水平或居中，也可同时选择两种方式；381.6打印文件设置页眉页脚：打印在每张纸上的页面上顶部或底部的固定的文字或图片，通常这些区域设置一些表格标题、页码、时间、公司LOGO等内容；39