档案工作人员分工及岗位责任制.doc

档案工作人员分工及岗位责任制
一、工作人员分工
分管领导：韦松译
办公室主任：唐 兵
档案管理员：韦美耐
兼职档案员：周海洋
二、各组员职责
（一）分管档案工作领导责任制
1、领导本机关档案管理工作。
2、审定本机关档案管理各项制度，并监督贯彻执行。
3、处理档案工作中实际问题。
（二）主管档案工作办公室主任责任制
1、组织制定档案管理制度，并认真执行。
2、抓好本机关档案建设与管理工作。
3、定期组织档案管理人员学习档案工作法律、法规和方针政策，不停提高档案管理人员业务技能。
（三）档案管理员岗位责任制
1、对机关各个办公室形成多种文献材料搜集、整顿、立卷、归档工作进行监督和指导。
2、负责集中统一管理本机关多种门类和载体档案以及有关资料。
3、为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保留价值档案向县档案馆移交。
4、贯彻执行档案工作法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室各项规章制度。
5、对档案实行科学管理，熟悉所藏档案状况，积极提供运用，为全乡各项工作服务。
6、办理领导交办其他档案业务工作。
（四）兼职档案员责任制
1、协助档案管理员做好本机关多种文献材料搜集、整顿、立卷、归档工作。
2、负责档案信息微机录入及信息化管理工作。
3、办理领导交办其他档案业务工作。

档案室工作职责
一、贯彻执行上级有关档案工作方针、政策，自觉遵守档案管理各项规章制度，制定本单位档案工作对应制度，并组织实行。
二、贯彻执行党和国家有关保守党和国家机密规定，认真做好档案安全、保密和保护工作。
三、制定档案室工作计划，做好档案目管理工作。
四、按不一样类别归档范围，做好各类档案文献材料搜集、整顿、鉴定工作，并按各自规定及时归档。
五、对新接受档案进行分类入库，积极做好档案信息资源开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储备状况，做到精确迅速地提供运用。
六、精确及时地搞好各类档案转递、销毁和记录工作。
七、严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案查阅、借阅工作，为有关部门提供档案有关状况。
八、负责档案室库房平常管理工作，严格按照八防规定，保证档案库房安全和卫生。
九、加强业务学习，不停总结经验，提高服务质量，完毕政府领导交办其他有关档案业务工作。

档案室管理制度
一、认真贯彻《中华人民共和国档案》和其他有关档案工作规定。
二、档案案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。
三、多种档案须科学管理，寄存有序，查找以便。
四、各办公室、村、部门单位借阅档案须经主管领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱惜档案原件，用后及时偿还。
五、严格保密制度做好档案安全保密工作。未经同意，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自抄摘、复印和随意传播。
六、外单位借阅运用档案，须持有单位简介信，注明运用目，经主管业务领导同意，才能借阅。
七、常常检查档案安全，发现问题及时向领导汇报，认真处理。
八、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，定期检查保管状况，保证档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
九、档案管理人员要模范遵守党和国家保密制度规定，严守机密。在调换工作时，对所管档案要办理移交手续，离职后对所理解机密状况，不得泄露。
十、档案管理工作人员，对工作认真负责。

档案搜集和整顿制度
一、档案搜集。要按照国家、政府有关规定，把党委、人大、政府、政协及各办公室分散文献材料及多种资料，通过挑选，集中于档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保留、占有、销毁和带走应归档材料。
1、依法按章。档案搜集必须依法按章。规定政府全体机关干部职工都要明了档案管理目和意义，树立档案工作人人有责观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人资料区别，个人不能把应当归档工作资料占为已经有而拒不归档。
2、完善机制。档案搜集必须建立必要机制，对搜集范围、对象、时限等有明确规定，建立必要工作制度和考核制度。
3、建立网络。由于政府工作条线多，归档资料牵涉面也广，档案资料搜集要建立必要组织网络，有关条线和各个层面都应有有关节点，每个节都要有详细负责人。
二、档案整顿。是指把零碎和需要深入条理化档案资料，进行基本分类、、组合和编目，使其系统化、科学化，有助于档案保管和使用。
1、科学分类。伴随改革不停发展，改革实践中形成资料也必然会超过上级文献规定分类范围。因此，在改革实践与时俱进新时期，有关档案资料分类规则也必然不停发展，各单位应当尊重这一现实，积极探索，同步又必须及时与上一级档案管理部门联络，争取指导，服从整体调控，不各行其是。
2、保持构造完整性。政府档案整顿，要按照党群、行政、财务和经营管理活动过程中所形成档案资料自身规律，保持其构造完整性。
3、保持整体系统性。政府档案整顿，还要按照政府档案来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联络，保持其整体系统性。

文书档案立卷归档制度
档案是本单位在工作活动中形成保留备查原始记录。为了归档文献材料齐全完整，提高归档案卷质量，结合实际制定本制度。
（一）但凡各项工作活动中形成、具有查考运用价值文献及其他材料，均属于接受范围。详细包括重要收发文献、会议文献、内部文献、会议纪要、调查汇报、会议记录、工作计划总结、重要信访件、记录报表、财务报表、电报、电话记录、本单位编印刊物、声像材料以及图表、簿册等。以上应立卷归档文献材料，由各办公室文书管理人员负责组织整顿、立卷，并按期向档案室移交，任何人不得私自拆取和销毁文献材料，也不得据为己有。
（二）文献立卷工作实行谁办理谁立卷原则，即由哪个办公室办理文献材料，就由哪个办公室立卷归档。
（三）归档文献材料要按规定进行分类，每份文献页数及卷内目录、备考表应齐全完整，每一案卷一般不得超过200页。
（四）在归档文献材料中，应将每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字形成同一文献放在一起组卷。
（五）不一样年度文献，一般不得放在一起立卷。跨年度请示与批复，放在复文年份立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度总结放在针对最终一年立卷；跨年度会议文献放在会议开幕年立卷。
（六）卷内文献材料应区别不一样状况进行排列，密不可分文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
（七）卷内文献材料应按照排列次序，依次对文字每面材料编写页号，正面页号编在右上角，背面页号编在左上角。编写页号一律用黑色铅笔，并做到不反复、不漏页。号码一律用阿拉伯数字。
（八）归档案卷必须按规定格式填写卷内文献目录和备考表，填写字迹要工整、清晰，一律用毛笔或钢笔书写，钢笔规定用炭素墨水或蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水。卷内文献目录放在卷首，备考表应置卷尾。
（九）卷宗内文献材料要去掉金属物，对破损文献材料应裱糊，理顺取齐，案卷采用三孔一线措施装订，孔距7公分。
（十）案卷标题要简要，精确反应卷内文献材料内容，要用钢笔书写或微机打印，字迹要工整、清晰，标题末尾不用句号，保管期限栏内必须填明保管期限。
（十一）归档。每年四月底此前，各部门必须将上年度文献材料及有关资料整顿立卷，向档案室移交归档。归档时，交接双方查对案卷，并在档案移交登记表上签字。

档案运用制度
一、档案室档案，重要是供各办公室及上级领导机关运用。
二、档案管理人员要熟悉所藏档案状况,根据机关工作需要,编制必要检索工具，充足运用档案信息资源，为全局工作服务。
三、凡运用档案资料者必须保证档案安全，不得遗失、涂改、勾画、批注、剪裁、拆卷和折叠。
四、运用档案工作结束后，运用者须如实填写《档案运用效果登记表》，及时交档案室存查。
五、偿还档案时，档案管理人员必须当面严格检查查对，如发现与原卷不符或其他问题，应及时汇报。
六、档案管理人员要注意搜集档案运用效果反馈意见，不停总结经验，做好档案开发运用工作。

档案保密制度
一、档案管理人员必须认真学习贯彻执行《保密法》和《保密法实行措施》，增强保密意识，对认识和处理新形势下保密工作，对党和国家秘密具有高度责任感，无论在任何状况下，都要以保证国家秘密安全为重，保证保密档案安全。
二、保密档案保管和运用，密级变更和解密，必须按照国家有关保密法律和行政法规办理。
三、保密档案要严格限制查阅运用范围，查阅运用须经领导同意。运用保密档案，严禁复印、摘抄、涂改、伪造、圈划、抽换、批注、褶皱，如发现此类状况，应及时追查并汇报领导。
四、保密档案要专人管理，定期检查。严格执行保密纪律，对失密、泄密事件要及时汇报并认真查处，情节严重者要追究法律责任。
五、档案管理人员要严守秘密，不得将保密档案私自带出档案室，不得将秘密文献材料带进公共场所，不得向无关人员泄露档案收藏状况，不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密，不得在公用电话、密码电报、一般邮局办理秘密事项。

档案保管制度

一、档案室（库）由专人管理，未经工作人员许可，不得私自进入档案室（库）。
二、严格执行档案查阅、借阅、偿还登记制度，个人不得私自保留档案。
三、档案保管工作要做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。
四、档案阅览室及档案室（库）内严禁吸烟，严禁在其周围堆放易燃易爆物品。
五、档案室（库）要保持卫生清洁，做到八防：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠，保证档案安全。
六、随时检查档案室消防设备、电器电源及门窗等设施设备安全状况，发现问题要立即向领导汇报，并采用有效措施及时处理。

档案查阅、借阅制度
一、查阅档案，必须在档案室进行。政府机关各办公室查阅档案须与档案管理人员联络，并履行审批登记手续。外单位查阅档案，必须持单位简介信，经局档案管理领导同意，并办理登记手续后方可进行。
二、查阅档案，如需复印或摘抄，需经档案管理领导同意。复印材料由档案管理人员负责办理，摘抄材料，由档案管理人员认真审查查对无误后加盖印章，以资证明。
三、档案一般不外借，如有特殊状况需借阅时，可持单位简介信，阐明原因，经政府档案管理领导同意，履行借阅手续。
四、借阅档案时间最长为一种月，如不能准时偿还，应办理续借手续。借阅档案必须妥善保管，不得泄密、遗失或转借他人，更不得在材料上涂改、污损或作任何标识。
五、偿还档案时，档案管理人员必须详细检查档案材料与否完整无损，并在借阅登记簿上注明偿还时间。

档案鉴定和销毁制度
一、政府档案鉴定小组负责对本局保留档案进行鉴定。
二、政府档案鉴定小组每年年初对各办公室交回案卷进行鉴定，对不符合规定案卷退回重新整顿。每年年终根据《档案保管期限表》规定，对超过保管期限档案进行鉴定，决定销毁确无运用价值档案。
三、销毁档案需逐卷登记造册，经政府档案管理领导签字同意，在指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责，防止在销毁过程中遗失材料，保证绝对安全。

档案记录制度
一、档案记录工作由档案管理员负责。
二、档案记录要实事求是，如实反应客观状况，做到精确、及时、完整、系统。
三、记录内容重要有：档案机构人员状况，保留档案、资料状况，档案资料收进和移出数量，档案运用状况，档案库房、设备状况以及上级机关和档案部门规定记录其他内容。
四、上级机关和档案部门规定报送多种记录报表、资料，必须按照规定记录、填写，经领导审批后方可报出。
五、多种档案记录报表、资料、状况分析均应存档。
本制度从印发之日起执行。