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公司商务费用管理办法

公司商务费用管理办法

为明确公司员工费用（补贴）开支标准，规范费用（补贴）管理，经董事会研究，特制订本办法。
一、员工补贴标准及发放
（一）鉴于公司经营场地远离市区，居住地分散，公司员工因工作需要发生的通讯费、交通费、误餐费，本着节约支出、方便使用的原则，实行定额补贴、按月发放，但发生的通讯费、交通费、误餐费仍凭发票报销。
（二）通讯费补贴标准
1、销售经理、销售人员、售前人员、售后人员通讯费补贴200元/月；
2、 职能员工通讯费补贴100元/月。
（三）交通费补贴标准
1、销售经理交通费补贴800元/月
2、销售人员交通费补贴600元/月；
3、售前人员交通费补贴400元/月；
4、售后人员：300元/月；
5、职能员工：300元/月。
（四）担任多个职位的上述人员通讯费、交通费补贴不重加，以其单个职位补贴最高的标准核定。
（五）以上补贴由综合部按月造册，经公司董事长（总裁）审查签字后发放。
（六）当月新进公司的员工当月不发放各种补贴，下一个月开始发放。　　
二、差旅费报销办法及标准
1、公司员工因公出差发生的住宿费、市内交通费、住勤补助费按出差的日历自然天数计算，实行包干限额控制，节约奖励，超支自理的办法。
2、出差住宿费、伙食补助费、公杂费按出差自然天数实行定额包干，其包干标准按附件一的规定执行。出差人员报销公杂费后，不再报销出租车费、公交车费等其它规定项目外的费用，公司派车的不报销公杂费。
3、出差途中发生的交通费凭票据实报销。注意出差人员乘坐飞机要从严控制。因路途太远或任务紧急确需乘坐飞机的，应事先经总裁批准。
经批准乘坐飞机的人员，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次1份），凭据报销。
4、经批准，外出参加各种培训、学习的人员，所发生的交通费、住宿费、伙食补助费、公杂费按附件二的规定办理。对方已免费提供住房的不再报销。
5、报销差旅费时须填写“差旅费报销单”，由会计人员审查签字，经部门负责人或公司主管领导审核签字后交出纳员办理。
附件：1．差旅费报销标准
2．职工出差申报表
3、员工出差申报表

附件1：
公司差旅费报销标准
级别
地区
交通工具

住宿费
伙食补助
公杂费
火车
轮船
飞机
其它交通工具
总裁
省外特殊地区
软座、软卧
一、二等舱位
公务
舱位
凭据
报销

实报实销
实报实销
实报实销
省外一般地区
软座、软卧
一、二等舱位
公务
舱位
凭据
报销

实报实销
实报实销
实报实销
省内
软座、软卧
一、二等舱位
公务
舱位
凭据
报销
实报实销
实报实销
实报实销
副总裁（同上）
省外特殊地区
软座、软卧
一、二等舱位
公务
舱位
凭据
报销

实报实销
实报实销
实报实销
省外一般地区

硬卧、软座
三等
舱位
普通
舱位

凭据
报销

实报实销
实报实销
实报实销
省内
硬卧、软座
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销

实报实销
实报实销
实报实销
部门经理
省外特殊地区
硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
600
100
100
省外一般地区

硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
600
100
70
省内
硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
500
60
60
普通员工
省外特殊地区
硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
500
80
80
省外一般地区

硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
350
60
50
省内
硬座、硬卧
三等
舱位
普通
舱位
凭据
报销
250
60
40
注：省外持殊地区：北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、厦门、汕头市和海南省。
附件2：
公司员工进修培训差旅费报销标准
时间及范围
伙食补助与公杂费
住宿费
交通费
时间在10天以内

按出差标准计算
按出差标准计算
按出差等级标准执行
期间在10天以上，三个月以内，不分省内外
途中按出差标准计算，其余时间按每人每天50元计算伙食补助，不发给公杂费。
途中按出差标准计算。
其余时间：一般人员凭据按每人每天100元限额报销，实行包干，超支部分自理。
总裁、副总裁凭据按每人每天200元限额报销，实行包干，超支部分自理。
途中按出差等级标准执行。
时间在三个月以上，不分省内外
途中按出差标准计算，其余时间按每人每天30元计算伙食补助，不发给公杂费。
途中按出差标准计算。
按成人教育所收住宿标准内凭据按实报销，实行包干，超支部分自理。
途中按出差等级标准执行。

附件3：

出差申请表

年 月 日
申请人姓名

申请部门

出差目的地

预计出差时间
年 月 日至 年 月 日 共 天
出差事由及目的

出差预期达到的效果

出行方式
去程：□火车 □汽车□飞机□自驾□其它：
回程：□火车 □汽车□飞机□自驾□其它：
出差费用预算
交通费：
住宿费：
其他费用：
出差备用金（预支）
□不需要□需要，预支金额： 元
申请人：

部门经理：

副总裁 ：

总裁：

三、业务费管理办法
公司业务接待费支出坚持厉行节约原则，因商务活动发生的业务招待费必须严格控制在销售额的5‰以内。
1、总裁业务接待费用据实列支；
2、其他员工原则上不能安排业务接待，若因工作需要，经总裁授权的业务接待，在授权限额内据实报销；经副总裁、财务会计授权的业务接待，在副总裁、财务会计业务接待费限额内列支。副总裁、财务会计需在外开展接待的，必须报总裁同意后方可进行。
3、公司业务接待，原则上由分管公司办公室的副总裁统一负责安排，由办公室确定接待地点，分管副总裁统一签单，特殊情况下可由分管副总裁委托其他人员签单。
4、办公室统一购卖的接待用的烟、酒，按接待部门或人员计入业务招待费用限额内。
公司业务招待费审批单
年月日
承办部门及人员

事由

接待人数或单位标准

部门负责人确认
签字：

年月日
分管领导审批
签字：
年月日
办公室审批

总裁审批

备注

说明：业务招待费报销时，该单作为审核、审批依据，并作为公司内部凭证保管。
四、备用金管理
（一）公司员工原则上不能借用备用金。但确因出差、业务和零星采购的需要，可借用备用金；
（二）备用金按下列标准执行：
1、最高限额3000元；
（三）特殊情况借款金额超出上述限的须经总裁批准方可借款;
（四）借款人在借款时需填写借款单，按分级管理的原则由部门经理确认、会计审核、总裁审批后，方可到财务部办理借款。
（五）借款人必须及时到财务部核销借款，出差借款的应在出差人员返回公司3日内报销；其它借款应在业务完成后3日内到财务上办理相关报销手续。若特殊情况未能购买或未宴请客户，也应在3日内如数退还所借备用金，待需要时再办理借款手续。借款应遵循“前款未清，后款不借”的原则。若员工不能及时报帐归还备用金或借款，财务部有权从该员工当月工资中扣回，每月扣除的比例为未还借支的40%，直至扣完借支为止。
（六）、其他商务活动审批程序及权限
1、其他商务活动中的各种借款、付款、报销，金额在2000元（含2000元）以内的，由部门经理审核批准。金额在2000元以上的，部门经理签署意见后交由公司总裁审核批准。
2、商务活动结束后须向承办单位索要正规原始发票，发票填写内容齐全，字迹清楚，大小写金额一致。
五、货物采购
1、 申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。
2、 采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误后及时安排采买，采购物品必须货比三家，认真对比、筛选，按照质优价廉的原则予以采购。
3、 验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续，对不符合采购申请表的物品有权拒收，在验货过程中对物品质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4、 购买、验收和使用上的三个相关人员要相互监督，相互合作，共同做好此项工作，对于有争议的问题各自上报上级领导处理。
5、 预借现金3000元（含）以下，采购人员签字可直接预支；3000元——5000元（含）需上报部门主管知晓；5000元以上需上报总裁知晓。
6、 预借现金购买后，采购人员2日内必须到财务销账，严禁白条抵库超过3日。

附件一：《货物采购申请单》
四川盛思睿科技有限公司办公用品采购申请单
申请部门：
申请人：
申请日期：
申请购买办公用品清单
序号
品名
数量
金额
申请到位时间

部门审核
部门经理： 日期：
综合部审批
签名： 日期：
财务部审批
签名： 日期：
总裁审批
签名： 日期：
备注

六、报销流程
为明确公司资金、费用审核和审批手续，提高办事效率。特制定资金、费用、借款和业务招待费审核、审批流程，希各职能部门遵照执行：
(一) 费用报销流程：
经办人填制费用报销单

部门负责人确认

会计审核

预算内预算外

总裁审批
董事会审批

出纳办理付款或报销手续

(二) 资金审核、审批流程

经办部门、人提出资需求申请

部门经理确认

财务会计审核

预算内 预算外

董事会审批
总裁审批

财务部办理付款

（三）、业务招待费报销流程：
承办部门、或人员填制业务招待费审批单

承办人按借款程序办理借款手续
部门经理审批

承办部门或人员填制费用报销单

承办部门、人员具体办理接待业务

部门经理确认

会计审核

财务部门办理费用报销手续
总裁审批

（四）、借款业务流程
借款人填制借款单

部门经理确认

财务会计审核

财务总监审核

财务部办理借款
总裁审批

（五）、申购流程图
申购人申请

部门经理确认

采购部负责人签批

财务会计审核

总裁审批
采购人员采购

七、本办法由财务部负责解释，由总裁签发之日起试行。

公司
总裁：
董事长：
年月日

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