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建筑工程公司财务管理手册及流程

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2020年4月19日
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目录
第一章 计划管理························································ 6
第一节 计划管理的种类
第二节 计划管理的程序
第二章 资产（资金和物品）流入的管理···································· 8
第一节 货币资金流入的管理
第二节 物品流入的管理
第三章 资产（资金和物品）流出的管理····································11
第一节 货币资金流出的管理
第二节 物品流出的管理
第四章 会计基础工作及纳税管理·········································13
第五章 其它规定·······················································15
第六章 财务人员岗位职责···············································16
第七章 公司印章管理规定···············································17
第八章 出入库运作流程·················································24
第九章 仓本管理程序···················································29
第十章 资产管理办法···················································30
第十一章 出差及差旅费报销管理规定······································38
第十二章 招待费管理规定················································47
第十三章 使用出租车及公司临时用车管理规定······························48
第十四章 加班管理规定··················································49
第十五章 移动电话管理规定··············································52
第十六章 关于《到期未收款》、《送货单》与外协单位联系的相关手续的规定····54
第十七章 财务重要物品及文档的保管管理规定······························55
第十八章 采购管理规定··················································56
第十九章 财务管理规定··················································60
财务部组织架构图

总经理

财务总监

财务部经理

会计

出纳

总 则

根据公司经营管理的需要，在现有的《会计制度》、《财务管理制度》、《销售手册》、《销售管理流程》、《行政管理手册》、《行政管理流程》《工厂管理手册》基础上，制订本财务管理手册，该手册是公司内部管理使用，具有本公司特点的实际操作性，随着公司管理实践的不断变化，根据需要能够修改，其特点是既具有现实性又有连续性，经公司领导批签后各部门严格贯彻执行。
财务管理是基于企业生产经营过程中客观存在的资产活动和资金关系而产生的，它是利用价值形式对企业生产经营过程进行的管理，是企业组织资产活动、处理与各方面资金关系的一项综合性管理工作。
财务管理是公司各项管理工作的核心，任何成功的企业，除有可观的市场潜力外，不可缺少的是有效的财务管理。制订财务管理手册对公司发展具有重要意义。

第一章 计划管理
第一节 公司计划管理的种类
如果公司加强了管理工作的计划性，不但会使公司的日常工作有条不紊，还会使公司管理干部心中有数，对未来发展充满希望，同时有防患于未然的作用。
计划管理的种类有：
1、 营业销售计划
履职部门是销售部，销售部负责人负责每月和每年销售计划的制定。每月应列出当月已签订的销售合同明细情况及正在谈判中待签订的合同情况，销售部负责人在每月下旬经理办公会上向总经理及各部门公布本部门营销活动计划，以便总经理审批和公司其它部门配合。
2、 成本计划
主管部门是后勤和工厂。主要负责人为配合营销工作的实施，列出下月进货、加工、施工、货运计划，在每月下旬经理办公会上向总经理及各部门公布计划，以便于公司其它部门配合。
3、 费用计划
每月月底，财务部门依据各部门提交的费用支出计划，制定公司总的固定费用计划和部分可变费用计划并上报总经理，各部门负责人需在每月25日前将本部门费用支出计划上交财务部。计划内容要求具体、细致。每月15日前，财务部将上月的公司总费用明细和费用比较分析，上报总经理，以便对未来的费用计划执行提供参考。
4、 人才计划
人事部门负责人根据每月营销业务量，组织各部门人才安排，以适应公司业务发展的人力需求。
5、 现金流量计划
财务部出纳每月15日前，根据公司当月现金结余情况，下月预收现金情况，预计下月可供使用现金情况，以及各部门的费用支出计划，制订公司现金流量计划报公司领导审阅。
6、 税务统筹计划
财务部根据营销计划，预测各公司纳税细节，包括流转税、企业所得税、印花税、个人所得税、房产税、车船税等。
1月1日，国家税务总局在上海正在进行营业税改增值税的试点工作，当前还未涉及到建筑工程业。财务部将会随时关注新政策的出台对公司纳税环节的影响并及时作出税改后的应对方案。
第二节 公司计划管理工作的初步程序
1、 每月下旬各部门负责人带领本部门员工在每月下旬制定下月业务计划，以便在每月3日经理办公例会上向公司领导和各部门汇报沟通。
2、 公司领导每月3日，召开公司经理办公例会，听取各部门下月计划工作的汇报，并在会议上讨论审批各种计划。
3、 各部门根据经理办公例会审定的本部门计划，制作一式二份，交总经理签批后交人事部一份，本部门留存一份，以便人事部作为绩效考核的依据。
4、 财务部监督的内容包括:　各部门上报的采购计划、分包计划是否与对方有采购、分包施工协议( 元以上的分包施工需与乙方签订“施工协议”， 元以下按公司常规报价), 协议中议定的报价是否合理、公允。
5、 在计划执行中如因特殊原因，超出计划范围的变动，部门负责人需做出书面报告，一式两份报总经理签批后，交财务一份作为月计划的补充。
6、 每月下旬各部门书面总结当月计划执行情况，总结重大事项，并可提出建设性意
见，报总经理审批后，留人事部存档或交总经理指定秘书存档。

第二章 资产（资金和物品）流入的管理
第一节 货币资金流入的管理
资金是公司的血脉，只有保证公司资金的正常流入，才能保证公司的正常运转。
公司资金流入渠道主要是营销业务收入，其次是其它业务的资金流入
1、 营销业务收入现金的管理
要点：合同签订、工程产品质量及施工跟进、出库单、入库单.验收单、公司发票、财务记账、货款收回进度表。
营销业务的管理在公司《销售手册》中已具体表述，这里仅重点说明营销收款中的各个不可缺少的环节及工作程序。
A、首先明确合同实施的第一责任人应是销售部负责该合同的销售人员，该销售人员是签订销售合同后，执行合同、保证产品质量及收回销售款的主要负责人，这是公司上下的共识，也是权、责、利一致性的体现，《销售手册》已有详细的奖罚条款。如果签订合同的销售人员离职，由接手人员继续履行该合同的责、权、利。
B、销售合同的领取与签订
销售人员领取销售合同前要与总经理、财务部沟通，商定我方公司的名称，在秘书处领取合同并填写《合同领用表》，打印完毕经过销售部经理审核后，总经理秘书盖章后，送客户处签章。合同签回后送到总经理秘书处，由总经理秘书报财务处一份复印件，由会计录入电脑。
销售人员按照合同规定催收货款、组织货源、安排送货、安装、并开据出库单和送货汇总表，客户签收后，原件两份交总经理秘书邮寄香港，客户留存一份， 商务助理留存一份复印件。
C、发票领送管理
领取北京公司的发票时，销售人员可口头申请，财务部会计审核，开具发票后销售人员在发票记账联签字，向客户收款时，如当时不能收款，销售人员要与客户办理发票交接手续，取得相关凭据交财务部存档，并负责追缴货款。
领取总公司发票时，销售人员要书面申请，财务部经理审核，并传真总公司，总公司寄回发票后，销售人员在财务部门办理签收手续，并送到客户处办理发票交接手续，取得相关凭据交财务部存档，并负责追缴货款。
D、应收账款催收程序
财务部会计根据销售合同和已收款情况全面记录公司应收账款明细情况。销售助理配合打印催款函后，交财务部核实并签字，每星期根据合同送货情况表核对收款情况，提醒销售人员催款如出现问题向销售部经理及总经理汇报。
财务部会计根据公司需要可随时打出重点客户应收账款表，报总经理和销售部经理，以便追缴货款，当项目有变化时，销售人员可到财务部找相关会计随时查询和打印。
财务部会计每月5日负责提供至上月30日止的全部应收账款明细表，销售名次排行表，计成本表、合同使用表，交销售部助理以便与每位销售人员核对，并做出分析、评估。
对公司大项目，销售人员和财务部会计掌握大项目甲方财务部电话，对突发的合同欠款情况协助与对方财务联系催收。
每个月初负责向销售部负责人提供合同及大项目欠款表。
销售部助理每月5日对长期不能收回的货款，书面报销售部经理及总经理批示，并交有关人员跟进，财务部负责提供数据。
对公司合同送货催收款函财务部负责审核签字。
2、 其它业务收入现金的管理。
其它业务收入现金，是指除营销业务收入以外的现金收入。包括罚款收入，处理废品收入，其它服务收入等。
业务经办人对此类收入写明业务发生情况，经主管领导签批，将现金交财务部，并取回收据。
财务部根据收据（要有编号）及时做帐，记入公司帐内。
3、 财务部对货币资产的管理要点
①出纳人员对各公司库存现金要日清月结，每月做出现金盘点表。交财务部经理及香港会计审阅。
②财务部要加强与银行关系。保证货币资金的存、取渠道顺畅。
③根据公司当前特点，由出纳每月编制“银行存款余额调节表”，交财务部经理审阅，并文字写明未达账款的原由，每月报香港吴会计。

第二节 物品流入的管理
根据本公司具体情况，当前需要管理的物品主要有产成品、原材料、礼品、办公用品、样品卡、辅助材料、固定资产等。
对这些物品管理的中心要点是①要有实物负责人，负责实物的增减变化及库存情况的真实性。②实物负责人要负责编制“物品收付存月报表”。并受其主管领导和财务部门的监督。
对于上述物品的流入渠道不外乎3种，一是采购流入；二是工程施工退回；三是加工制作入库。对于物品入库（即流入）的运作流程在“后勤管理手册”中已有详细说明，本手册只说明其中3个要点。
1、采购物品和加工样板要根据每月经公司领导批准的采购计划进行。并向财务部办理申请领款手续。
2、凡入库物品都要有文字依据（包括发票、入库说明、主管签字等）和入库单。这些是仓库保管人增加库存的记帐依据。
3、每月汇总编制入库情况表（表现在物品收付存月报表增加方），并附入库依据。

第三章 资产（资金和物品）流出的管理
第一节 货币资金流出的管理
该部分管理在“会计制度”和“财务管理制度”中已有比较具体的规定，本手册中强调以下3点。
1、依据经公司领导批准的支出计划，可按计划向财务部办理借款手续，财务部经理负责审核实际支出是否严格执行了公司领导的批示，并负责签字。
2、每一笔采购支出和费用报销都要有经办人和各部门经理、财务经理及总经理签字，出纳方可报销。
3、财务部定期整理费用支出凭证向公司总部报告。

第二节 物品流出的管理
在《行政管理流程》和《工厂管理手册》已详细说明物品流出的管理程序，财务部需配合的工作，详见附件一《出入库运作流程》、附件二《销售部门与后勤部门、财务部门配合工作流程》参照执行。
1、对于按照营销合同规定从总公司发给甲方的物品，合同项目负责人要开具“物品送货单”，由甲方验收签章后，正本交总经理秘书，复印件交财务部相关会计一份，财务部依据记账。（记工程施工或已发出商品等科目）。以便记录销售实际进度和合同执行情况。
2、为执行营销合同需要从库房发送的物品，要由合同项目负责人开列明细“送货单”并经主管领导批签，由仓库或工厂备货，并由仓库保管人开列《出库单》，一式三联。随“送货单”一联，自留二联，（用于备查一联，做“物品收付存报表”一联）。正本送货单和出库单由合同负责人送交总经理秘书。复印件交仓存管理人员记账后，留存备查。
3、其它物品的入库、出库（除营销以外的物品），均要办理入库、出库手续。经办人需写明理由，经公司领导批签，向保管员入库或领取，并在“出.入库单”上签名。“出入库单”一式三联。保管员留一联备查，做“物品收付存报表”用一联，给领用人一联。
4、 财务部负责公司仓库的库存商品定期抽查盘点及总经理小库物品的出入库
管理工作。
5、财务部负责公司出入库单据的复核监督及网上仓存结存数的监督工作。

第四章 会计基础工作及纳税管理
第一节 会计基础工作
1、按照国家财政部公布的“企业会计准则”和统一会计制度要求设置会计科目、会计帐簿和会计报表。并按其规定的方法、原则进行会计核算。
2、中心是会计凭证的制作，一定要附有合法合规的原始凭证。所谓合法合规即是要经得住财政部门和税务部门的检查，同时会计凭证填写要规范，复核会计制度的要求。
3、要不断完善公司内部控制机制。资金的支出要求一支笔签批。资产的管理要求双轨互控。
第二节 纳税管理与筹划

向国家纳税是每个企业应尽的义务，可是在不违背相关政策法规的前提下，尽可能地降低企业税负，就要求我们进行合理的税收筹划。一般包括的税种有：增值税、营业税、房产税、印花税、企业所得税、个人所得税，城建税，教育费附加等。另外每年10月份，还需要缴纳残疾人保障金。今年，又出台了按季度缴纳工会经费的政策，上交的公会经费能够一部分返还企业，用于职工的各项福利和公会活动。
当前，本公司的经营类型主要涉及到建筑工程公司、材料销售公司（包括一般纳税人和小规模纳税人），因此对纳税实施管理与筹划就显得尤为重要。现明确几个要点。
1、流转税
对于施工企业，要尽量扩大营销金额，按地税局规定的标准签订营销合同，设置帐簿，进行会计核算。同一公司不要再经营商品销售，避免在一个公司流转税中既交营业税又交增值税的混合销售行为。
关键是如何与客户签订合规的“施工合同”。在这个问题上一定要按税务局要求进行。只要甲方（客户）同意，我方就要签订正式施工合同。
对于商品销售企业，要尽量按国税局规定的销售额之内掌握销售收入，财务部要在年度内对各个贸易公司销售收入做统筹规划。销售部门在签定销售合同时，要和财务部门多沟通，（或在每月的经理办公会中交流）。合理掌控贸易公司的销售额。否则，很容易被“变更”为一般纳税人。
2、企业所得税
财务部门在年度内掌控各个公司的经营成果。合理、客观的反应和分析各公司的收入、成本、费用、利润等，确保各公司合理纳税。
3、房产税、印花税、个人所得税等
按照税收标准，积极履行纳税义务，在税务局要求的时间内及时交纳。

第五章 其它规定
一． 除去以上财务部管理规定外，其它参照公司有关规定执行，如《员工
手册》、《行政管理手册》、《销售管理手册》等相关规章制度及流程。
二． 配合其它部门各项与财务部相关的工作。
三． 财务人员应具备良好的道德品质，认真负责的工作态度，团结协作的工
作热情和严谨敬业的工作精神。
四． 财务人员需对公司的各项有关机密数据、报表及相关规定严格保密。
五． 财务部实行“统一领导、责任到人”，财务部经理对财务部安全工作负责，每个
岗位的财务人员对本岗位的安全工作负责，造成不良后果，均由本人承担。
六． 如在以上各项工作中出现问题严重责任人，需追纠责任人法律责任。

第六章 财务人员岗位职责

一、财务部经理：
1、负责公司财务部全面具体工作，直接对总经理负责。按总经理要求，对各项财会工作定期总结、检查、改进、完善。
2、负责对外包括统计局、财政局、国税局、地税局、工商局等政府部门的联络，以得到她们文件信息，确保公司在其领导管理下专心发展。
3、其它具体职责详见“财务部经理工作职责”。
二、财务部会计具体详见“会计工作职责”
三、财务部出纳具体详见“出纳工作职责”

第七章 公司印章管理规定

一、总则
公司印章是公司在职权范围内进行公务活动，行使职权的重要标志。为加强公司印章的管理，确保印章的正确使用，特制定本规定。
二、印章种类
公司公章、公司合同专用章、财务专用章、法人章、发票专用章、报价章（封样用）、小圆章（改错用）等。
三、印章的刻制、启用和废止
1、 印章应当由专人保管，严格按照规定刻制、启用和废止；
2、 新成立公司，印章由公安局审批备案刻制，任何人不得私刻公章，如违反由当事人承担一切法律责任；
3、 公司刻制印章应提交刻制申请（原因和印章名称、图案等），报公司总经理批准同意后再由财务部开具证明办理；
4、 公司部门章、报价章、小圆章等内部章的刻制，经总经理批准由总经理秘书将印章模式传给香港会计，由香港会计负责刻制；
5、 印章刻制后应当马上交给总经理秘书登记，经备案存档后方可使用；公司新刻制的印章，在总经理指定保管人后，由财务部经理与印章保管人签订《授权委托书》（印章保管），交总经理签批，《授权委托书》一式两份，一份交总经理在“财务重要文档”中存档，一份由财务部经理留存。《授权委托书》的有效期为一年，年限期满后重新签订；
6、 公司部门或人员因工作需要而领用印章的经总经理批准并填写《领用印章申请书》，使用后由保管人负责收回保管；
7、 印章丢失或破损，须马上向主管领导和相关部门报告，作出废止手续并按规定刻制新章；
8、 废止的印章应当一律交给财务经理与总经理秘书共同协办，注明废止日期并进行封存或销毁。
四、印章的管理和使用
公司印章由本规定确定的人员负责保管，并应当签订《授权委托书》（印章保管）。
（一）公司公章
1、公司公章由公司总经理秘书负责保管；
2、公司公章主要用于以公司名义对外进行全面合作的行政性文件材料，主要包括：法人的授权委托书、公司信函、介绍信、法律诉讼文件、企业信息变更等文件；
3、使用时应当由各部门负责人审查同意并签写后，到总经理秘书办理使用登记（填写《公章使用登记表》）后方可使用；特殊情况下经总经理书面或口头授权的代行人员批准并办理使用登记后也可使用；
4、凡加盖公司公章的材料均应当由总经理秘书留存原件保管，并应当与公章使用登记情况相符，特殊情况可留存复印件。
（二）公司合同专用章
1、公司合同专用章由公司总经理秘书保管，总经理秘书不在或其它原因不在岗位的，报总经理批准后，由总经理指派负责人保管；
2、公司合同专用章主要用于以公司名义对外签订的合同、协议等文件；
3、凡使用公司合同专用章的，由部门负责人签字后，到总经理秘书处加盖公司合同专用章，并应当填写《合同专用章使用登记表》；
4、凡加盖公司合同专用章的材料原件签署后，交总经理秘书，总经理秘书将二份原件正本一份交香港、一份北京留存。
（三）公司财务专用章、法人章 、发票专用章
1、公司财务专用章、法人章、发票专用章由公司财务部相关人员负责保管使用；
2、公司财务印章用于公司财务方面的使用。
（四）其它部门专用章
各部门的专用章只能用于本部门使用，由各部门负责人负责保管使用，严禁用作对外签订合同、协议、证明等方面的使用，如违反此规定对外使用的，则文件、材料无效。
五、特别规定
1、 印章由负责人保管，因使用或保管不当造成的损失由使用人、审批人、保管人承担相应责任，印章不用时应当锁在指定位置；
2、 严禁将公司印章带出公司之外，外出携带填写借用登记本并签字，并由两人以上携带，经总经理特殊批准的除外；
3、 外地项目如需开具发票而使用公章的，财务部相关负责人将《领用印章申请书》传给香港，经董事长或总经理授权香港会计吴小姐签字后方可执行；
4、 外地分公司用章也应当严格依照本规定执行，如因投标等原因需要使用印章的，应提前报用相关管理用章单位，并将文件交付给印章保管人员盖章；
5、 不得在空白介绍信、合同、协议或白纸上盖章，特殊情况经总经理批准方可，但之后应当将原件交相应部分备案；
6、 印章应盖在落款单位、部门上，而且印章应当与落款单位、部门一致，且应当填写日期，否则不得盖章；
7、 正文占满页面，落款需要在另一空白页时，则应当在该页加注“此页无正文”的内容，否则不得盖章；
8、 公司总经理或授权的人员能够定期或抽查印章的使用情况。
六、罚则
1、违反法律和规定刻制、使用印章的应当追究法律责任；
2、工作交接时应当认真、仔细的办理印章的交接手续，不得私自转交她人；
3、印章使用人违反规定使用的应当承担法律责任，给公司造成损失的应当赔偿所有的损失；
4、印章丢失的，应当及时告知公司，否则给公司造成损失的，应当承担赔偿责任；
5、因管理、使用不得，公司有权对相关人员处以通报批评、罚款、降低工作直至解除合同等处罚。

附件一《授权委托书》（印章保管）
附件二《领用印章申请书》
附件三《公司公章使用登记表》
附件四《合同专用章使用登记表》

附件一

授权委托书（印章保管）

保管印章公司名称：

保管印章的名称：公章 □ 枚数 □
合同专用章 □ 枚数 □
财务专用章 □ 枚数 □
法定代表人印章 □ 枚数 □
发票专用章 □ 枚数 □
其它印章 □ 枚数 □
保管人： 职位： 部门：
保管起始日期：自 年 月 日起
兹授权 根据公司的印章管理制度，保管和使用印章，印章保管人应承担以下责任：
1、 负责保管印章，严格按照《公司印章管理规定》履行自己的职责；
2、 保证依照公司规定的使用流程和使用范围使用印章；
3、 负责印章的严格、安全使用，并落实使用登记、留存盖章材料的制度；
4、 自保管起始日期起，承担因保管印章使用不当或违规使用而产生的一切法律责任；
5、 保管人有权拒绝不按照公司印章规定使用印章的要求；
6、 保管人应当将印章锁在保险箱，如发现印章丢失、被盗等情况，应当及时向总经理汇报并及时办理注销等手续。
7、 自签字之日起即视为保管人认可并同意承担以上保管责任。

委托人签字： 保管人：

日期： 年 月 日 日期： 年 月 日

保管印章的印样：
（留样）

附件二 文件编号：

领用印章申请书
申请人 职位： 部门：
申请事由：

申请领用印章名称：
申请领用事项（项目）：
申请领用期限：自 年 月 日至 年 月 日
本人领用公司印章并作出以下承诺：
1、 负责保管印章，并保证在公司批准的领用期限、领用事项（项目）等范围内使用印章；
2、 负责印章的严格、安全使用，并完善使用制度；
3、 严格按照公司印章使用规定使用印章，并承诺只使用在公司批准的领用事项（项目）上，不用作她用；
4、 本人承担因使用印章不当或超出使用范围使用而造成的一切法律责任。

申请人签字： 日期：

-----------------------------------------------------------------------------------------

经办人意见：

签字： 日期： 年 月 日

董事长、总经理（委托人）意见：

签字： 日期： 年 月 日

申请领用印章的印样：

（留样）
附件三
使用日期
使用部门
盖章文件名称
盖章文件的编号（事项）
使用章数
备注
使用人签字

公司公章使用登记表

附件四
使用日期
使用部门
合同对方名称
拟签订合同的编号
使用章数
备注
使用人签字

公司合同专用章使用登记表

第八章 出入库运作流程
出库正常情况下，须提前两天以上到商务助理处写出货通知。
入库单据
1． 地毯、卷帘、布料、墙纸、路轨、工程货（地毯、布料、墙纸、卷帘、卷帘配件、皮革及杂物、路轨）、杂项（外购辅助材料、其它物品等）：
正常到货：货运主管、商务助理同时收到香港传的装箱单通知到货，商务助理根据来货情况将需入库的装箱单传给库管员、仓本管理员（用于督促库管员及时入库）→库管员根据《装箱单》《入库明细单》填写入库单并将仓库的仓本做加仓→ 工厂厂长、钥匙管理员核实实物并在入库单上签字→库管员将入库单传真香港总部及北京仓本管理员，仓本管理人员依据入库单在仓本上做加仓,同时审核库管员的电子仓存→入库单原件每半月带回公司交财务会计补签字→仓本管理人员留存一份，交库管员留存一份、寄香港一份。
2． 未收款余料入库流程
由商务助理在合同流程上标明以下几种情况在内部局域网上共享，仓本管理人员定期浏览合同流程情况，根据相应的情况与仓库管理员沟通及时上账或转为现货：
（1） 样版间需收回货物→由商务助理、货运主管监督销售在工程完工后及时填写《入库明细》，由商务助理将《入库明细》及货物交货运主管一同带给仓库管理员，《入库明细》须由商务助理、货运主管、仓库管理员三方签字后各存一份并交仓本管理员存一份，由仓本管理人员审核是否及时入帐。
（2） 工程多订备用量货物入库：由商务助理、货运主管监督销售在工程完工后及时填写《入库明细》→商务助理根据合同、装箱单、送货单核对在《入库明细》上签字，并提供给仓本管理人员审核是否及时准确入库。
（3） 工程上根据内部合同先订货、正式合同的量较内部合同数量多订的货物入库→商务助理根据合同、装箱单、送货单核对→提供给仓本管理人员及库管员装箱单，由仓本管理人员 审核仓库管理员是否及时入帐。 （如需取消内部合同，由销售将相关资料备齐后填写“合同取消申请表”交仓库、货运和财务审核，相关人员签字确认后由总经理秘书报总经理审批，总经理秘书将签批后的取消合同传真一份给香港，同时复印一份交商务助理，原件留存备查。
（4） 如因实际数量减少而少收回合同款，销售员应办理扣款手续，销售将相关资料备齐后交总经理秘书检查→需由会计核实入库手续是否齐全→总经理秘书交总经理审批。
3． 其它现货入库（工程剩余）
A． 工程剩余货物：（1）现场货物由工程经理及货运主管同时监督货物收回；（2）库中分批出货的工程货余货→在工程完成后，由销售与货运主管核实后填写《入库明细单》→商务助理核实内容并签字→货运主管签字→仓库管理员入库签字→由货运主管将《入库明细单》交商务助理，商务助理复印两份→一份交仓本管理员作为审核出入库依据→一份给销售总监进行把关
（如有地毯碎料从工地运回仓库，仓库管理员量尺寸并告知销售，由销售填写《入库明细单》交商务助理）。
B． 采购员将填写好的《入库明细单》→商务助理验明货物核对内容并签字→货运主管签字并带货物给库管→库管在入库明细单上签字并收货，留下一联作为填写入库单的依据→货运主管收回签字齐全的入库明细单后，一联自已存档备查，一联交仓本管理员以监督是否办理入库手续）→工厂厂长、钥匙管理员核实实物并在入库单上签字→库管员传真给公司仓本管理人员，仓本管理人员依据入库单做加仓,并审核库管员的电子仓存→仓库管理员将入库单传真香港总部及各办事处→入库单原件每月两次带回公司交财务补签字→仓本管理人员留存一份，仓库管理员留存一份、每月底寄香港一份。
C． 工程用大库加工货品及需修改成品：销售填写《加工单》→行政部经理签批并留存一份→销售员将货物清单交货运主管→厂长收到货物后签字→工厂相关人员签收→工厂保留一份，货运主管留存一份，如有加工剩余料需办理正式入库手续→由行政经理、仓库管理员每周提供清单与仓本管理人员核对入帐，厂长负责监督入库。
出库单据
1．北京现货：地毯、卷帘、布料、墙纸、路轨、工程货（地毯、布料、墙纸、卷帘、卷帘配件、皮革及杂物、路轨）、杂项（外购辅助材料、其它物品等）。
A商务助理根据北京的合同做出《出库通知书》→销售人员、财务部会计核实→仓库管理员根据出货通知书以及仓本上的明细，选择需出库的货物填写出库单签字并将仓库仓本做减仓。
B商务助理收到香港发来的《出库通知书》—传真仓库管理员→仓库管理员根据香港的出货通知书以及仓本上的明细，选择需出库的货物填写出库单签字并将仓库仓本做减仓。
（1）商务助理会根据出库通知上的时间与库管及货运主管沟通安排出货。
（2）仓本管理人员审核《出库单》回传同时更改公司仓本。
（3）厂长及钥匙管理员根据出库单出货并签字。
→库管员传真给公司仓本管理人员，仓本管理人员依据出库单做减仓,并审核库管员的电子仓存→仓库管理员将出库单传真香港总部将出库单传真有北京仓本的办事处→出库单原件每半月带回公司交财务会计与行政经理补签字→仓本管理人员留存一份，仓库管理员留存一份、寄香港一份。
2．印刷品、样版：秘书填写出库明细单→行政部经理审核→库管员填写出库单→钥匙管理员按出库单出库→库管存一份，秘书存一份，寄香港一份；
注：
1. 出入库单分为“临时货物出入库单”和“出入库单”，仓本分为工程仓本、现货仓本、临时入库仓本，分清出入库性质，地毯每批入库需在仓本上注明缸号。
2. 库管员需将填写完整的出、入库单，在单据发生的当日及时传真香港总部及各办事处，并得到各地办事处确认收到的传真。
3. 出库通知书上必须有销售人员、财务部会计的签字方可办理出库手续。
4. 出库单上必须有库管员、财务部会计、钥匙管理员、厂长的签字。
5. 入库单上必须有库管员、财务部会计、钥匙管理员、厂长的签字。
6. 库管员收到货物后必须及时办理入库手续。
注：因财务不能及时在原始出入库单据上签字，可用传真件作为依据办理出入库，但需及时后补在原件上的签字。
网上仓存管理规定：
1、 网上仓存数量应与仓本数量一致，仓库管理员根据出入库时间及时填写《出入库单》，并更改网上仓存记录，做到准确无误。
2、 网上仓存根据产品的名称、类别进行管理，同一种产品应在同一个仓页上，严格与仓本一致。
3、 网上仓存数量与仓本数量的审核由仓本管理人员及时根据仓库管理员的《出入库单》进行审核是否相符，总经理助理兼行政经理需定期进行监督检查。
4、 当前北京库房管理员负责北京、上海、深圳网上库存修改，上海、深圳的《出库单》及时传给北京库房管理员以便及时更新，做到准确。香港收到深圳的《出库单》后，何小姐会立即传真给北京仓库管理员。
5、 工程货转现货操作流程：商务助理根据合同流程情况与销售进行核对，工程结束后，商务助理监督销售填写《入库明细》传真给仓库管理员，库管根据《入库明细》填写出入库单并传真给仓本管理人员，如果是公司现货需归类公司现货类别，如果是外购货品，需通知香港编新货号后进行入库。相关会计审核并于每月定期检查工程仓本，监督工程货及时转现货，如有问题及时与行政经理沟通。
6、 香港何小姐负责核对北京出入库单，如有问题与仓本管理人员沟通，由仓本管理人员协调相关人员解决。
7、 建立仓卡规定：北京工程货转现货，仓库管理员负责建立库房、香港、上海的仓卡，贴上样品，写清楚货号、质地，及时将仓页带回公司交仓本管理人员审核。（除公司现货外所有外购货品，由香港提供价格），北京公司仓页由仓库管理员建立，在建立仓卡时核对其它三地库存是否有同样的货，如有在样品上边注明何地存有此货及数量，如：第一行，以下数量仅供参考，应用时重新查询货量，如果上海、深圳或香港有同样现货，这样写明：上海有存货：XX米，香港有存货，XX米。会计审核香港及上海仓页的同时，在仓页上也同北京仓页一样注明其它点库存量，审核后寄给香港、上海各一份。
8、 仓库管理员在填写《入