存货业务会计制度的设计采购业务内部控制方法的设计.doc

存货业务会计制度的设计
第一节  采购业务内部控制方法的设计
一、采购业务的内容及特点
   要实现存货采购业务内部控制和会计制度设计的目的，一方面必须了解存货采购业务的特点。 存货采购业务一般具有以下特点:
1、它与生产和销售计划联系密切
2、它直接导致货币资金的支出或对外负债的增长
3、业务发生频繁，工作量大，运营环节多，容易产生管理漏洞
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二、采购业务内部控制制度设计的目的
    针对存货采购业务的以上特点，其会计制度设计的目的应为：
1、存货的采购与生产、销售业务的规定保持一致；
2、货币资金的支付或负债的增长必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增长的真实性与合理性；
3、合理揭示公司应享有的购货折扣与折让；
4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞公司利益等不法行为的发生；
5、保证采购业务在内、外部各环节的运营通畅和高效率；
6、及时、准确提供存货采购的会计信息。
三、采购业务内部控制制度的设计
    为实现采购业务内部控制制度设计的目的，存货采购业务的内部控制制度应涉及以下几个方面：
（一）职务分离制度
    存货采购环节中的重要业务有提交请购单、签订采购协议、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的重要有：
1、在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。
2、采购协议应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。
3、物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。
4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。
5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。
6、审核付款人员应与付款人员相分离。
7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
（二）存货采购的请购单控制制度
    为使物资既可以满足需要，又能防止由于存货过多而导致的积压风险，在拟定存货采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制 “物资需求单” 的方式提前告知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。通过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。
采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的物资又反复执行，二是征询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。采购部门签署批准采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据公司的经营目的、资金预算范围和公司的现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由资金管理部门签署批准执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。 
（三）订货控制制度
    采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，一方面必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货品的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步拟定适合的供应商并准备谈判；然后,根据谈判结果签订订货协议及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订协议和订货单的控制。
（四）货品验收控制制度
    公司所订购的货品到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货品的检查涉及数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货品入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货品验收控制制度的核心是保证所购货品符合预定的品名、数量和质量标准，明保证管部门和有关人员的经济责任。 

（五）入账付款或应付账款控制制度
    由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完毕后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表达货品已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证通过审核无误后，会计部门应当及时记录存货的增长和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增长。对存货的核算，必须根据公司的整体管理规定设立一级账户和明细账户并对的地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是对的地进行计量。
（六）会计稽核与对账制度
    它一方面规定，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须通过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面规定，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此导致的业务人员舞弊行为。
四、采购业务凭证流转程序的设计
    公司的进货业务重要有三个环节：第一环节是询、报价；第二环节是供需双方讨价还价、签订购销协议后订货；第三环节是接受供货单位的货品并付款或形成负债。在进货业务的这三个环节中，为保证公司内部控制制度的贯彻贯彻和会计核算的真实、准确，必须设计相应的进货业务凭证和凭证流转程序。
（一）设计采购凭证及其流转程序的原则
   采购凭证及其流转程序的设计必须遵循以下几个原则：
1、有助于加速货品流转，提高工作效率；
2、有助于明确经济责任，防止差错和损失；
3、保证公司内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料；
4、贯彻各项内部控制制度；
5、保证及时、对的地组织会计核算。
（二）采购凭证的设计
    采购凭证连同后面的销货凭证设计，是公司内部会计制度设计的一个重要组成部分。公司的存货采购业务从业务环节上看，涉及采购和验收入库两个基本环节。
（三）凭证流转程序的设计
1、送货制下的凭证流转程序。
2、提货制下的凭证流转程序。
3、发货制下的凭证流转程序。
第二节 销货业务内部控制方法的设计
一、销货业务的内容及其特点
   从销货业务运营的环节看，涉及接受顾客订单、批准销售折扣和赊销信用、编制销货告知单、按销货告知单发货、记录销货、办理收款以及办理和记录销货退回、销货折让、解决坏账等业务。
    这些销货业务具有以下几个特点：
1、业务发生频繁，工作量大，运营环节多，容易产生管理漏洞；
2、营业收入的确认与计量具有复杂性；
3、销货业务直接导致货币资金或应收账款的增长。
二、销货业务会计制度设计的目的
    针对销货业务的以上这些特点，其内部控制制度的设计目的应为：
1、保证营业收入的真实性、合理性、完整性；
2、保证商业折扣和销售折扣的真实性与适度性；
3、保证销售折让和销售退回的合理解决与揭示；
4、保证应收账款记录的真实性和可收回性；
5、杜绝销售业务中也许出现的低效率和一切违法乱纪和侵吞公司利益的行为。
三、销货业务内部控制制度的设计
（一）职务分离制度
    销售业务环节需要办理的重要事项有制定商业折扣标准、接受客户订单、核准付款条件、填制销货告知、发出商品、开据发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节相应的会计记录等。在这些事项中需要进行职务分离的有：
1、接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。
2、填制销货告知的人不能同时负责发出商品工作。
3、开据发票的人不能同时负责发票的审核工作。
4、办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。
5、记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。
6、会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。
（二）订单控制制度
    公司产品的销售一般是从接受客户的订单开始的，建立订单控制制度是销售业务控制的重要环节。订单控制制度涉及以下几个方面：
1、根据不同客户和销售形式设计多种订单格式,以满足公司内部各部门协调工作、互相制约的经营管理需要。
2、规定订单在公司内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准程序。
3、实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的解决过程。
（三）销售价格政策控制制度
   公司要制定一个良好的销售价格政策控制制度。这项制度至少涉及以下两个方面：
1、制定统一的产品销售价格目录。
2、规定灵活的商业折扣、钞票折扣标准，并建立相应的授权批准权限。
（四）销售发票控制制度
   销售发票控制制度重要涉及：
1、指定专人负责发票的保管和使用，明确发票管理制度。
2、发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起迄号。
3、发票使用人所开据的发票必须以发货告知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填列各项内容。
4、财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。
（五）收款业务控制制度
   关于一手钱一手货的现款销售控制制度和应收账款控制制度已分别在货币资金和应收账款的内部控制制度中作了具体论述，这里不再重述。
（六）退货业务控制制度
   退货业务的控制制度重要有以下几个方面：
1、建立退货损失处罚制度
2、设立独立于销售部门的销货争议解决机构
3、建立销售折让优先制度
4、理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序
5、建立退货、索赔、销售折让审批制度
6、建立退货验收制度和退款审查制度
（七）售后服务控制制度
   公司必须根据自身商品的特点，对服务对象、服务的时间范围、服务标准、服务单位、服务业务的手续等建立相应的内部控制制度。
四、销货业务凭证流转程序的设计
（一）工业公司及批发公司销货业务凭证流转程序的设计
    工业公司和从事批发业务的商品流通公司，其销货业务按销货地点的不同可以分为同城销货和异地销货两种。这两种销货的业务手续和凭证流转程序都与货品交接方式和货款结算方式密切相关。由于销货业务的货品交接方式与货款结算方式不同，加之公司的经营性质、规模大小和机构设立的差异，每个公司的销货凭证及其流转程序设计都不也许完全相同。但同进货业务同样，无论哪类公司都必须根据自身情况和销货业务的特点，建立一套严密的销货业务手续制度、规范的销货凭证及合理的凭证流转程序，使销货业务在业务、物价、储运、仓库和财会等部门既互相配合，又互相制约，才干收到好的效果。因此，销货凭证及其流转程序的设计也必须遵循采购业务中规定的拟定业务手续和凭证传递的基本原则。
1、销货凭证的设计
    公司销货业务涉及的凭证重要有发货单和销货日报表两张基本凭证。 
2、销货业务凭证流转程序的设计
    工业公司及从事批发业务的商品流通公司销货，由于商品交接方式不同，其凭证流转程序也不完全相同。
（1）送货制下的凭证流转程序
（2）提货制下的凭证流转程序
（3）发货制下的凭证流转程序
3、与客户对账的对账单的设计
    只要有赊销，就会有应收账款，并且应收账款在销售公司的流动资产中往往占有相称大比重。为加强应收账款的控制，及时、定期地与客户对账就成为一种有效的坏账风险防范措施。
    与客户对账是通过给客户送达对账单进行的，因此，对账单的设计是销货业务控制制度的一个重要组成部分。对账单的一般格式已在第六章介绍。
（二）零售公司销货业务凭证流转程序的设计
   一般说来销售收款方式重要有三种：一种是货款合一，营业员在交易时一手收款，一手付货。第二种是货款分管，营业员在交易时开出售货小票，待顾客到收款台交款后，凭已收款的售货小票付货。第三种是超市的自选销售，由顾客在商场里自行选购商品，集中在出口收款处交款。第一种销售收款方式由于只由营业员一人完毕，不利于付货、收款的互相牵制，发生差错后不易及时发现，分不清付货、收款及营业员之间的彼此责任，因而现在大多数零售公司都采用第二种销售收款方式。下面以第二种销货收款方式为例说明零售公司销货业务的凭证流转程序设计。
1、销货凭证的设计
    在货款分管销货收款方式下，每日营业终了，应由收款员填制“内部交款单”，连同销货款钞票或存入银行的银行送款单回单联交给出纳部门；由营业柜组负责人根据销货小票和进货等有关凭证填制“商品进销存报告单”，并连同有关凭证交给财会部门，作为会计核算的依据。 
2、销货业务凭证流转程序的设计
    在货款分管销货收款方式下，零售销货业务的一般凭证流转程序如书上所示。
第三节  储存业务内部控制方法的设计
一、储存业务会计制度设计的目的
1、存货的储存业务具有的特点：
（1）占压资金数量大；
（2）储存量大小直接影响产品生产或商品销售；
（3）容易发生积存日久变质或因市场供求关系变动而导致存货损失；
（4）存货种类繁多，流动性强，进出频繁，极易产生管理疏漏，给违法犯罪行为以可乘之机；
（5）实物规模较大，自然灾害或人为因素导致的损失随时也许发生。
2、会计制度设计的目的：
（1）对存货对的计价并保持账实相符，合理揭示存货方面的财务状况；
（2）保证恰当的存货储备量,实现既能满足生产、销售的需要,又能减少资金占压,促进公司的资源优化配置；
（3）保证存货的安全。
二、储存业务内部控制制度的设计要点：
1、贯彻保管责任制度
2、建立严格的存货收发和计量制度
3、采用永续盘存制，加强会计对存货的控制
4、健全实地盘点制度
5、实行存货保险制度
6、建立库存存货质量管理制度
7、拟定恰当的存货明细分类账分户办法
8、健全存货明细账设立

第四节   存货业务核算方法的设计
一、存货的计价
1、存货数量的盘存方法
2、收入存货的入账价值
（1）购货价格
（2）附带成本
（3）税金
（4）制造费用
3、发出存货的计价方法
4、期末存货价值的拟定
二、原材料的核算方法
1、按实际成本计价的会计解决
（1）材料购进的核算
第一、结算凭证和发票等单据与材料同时到达
第二、已支出货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达或尚未验收入库
第三、材料已到，但结算凭证未到，货款尚未支付
第四、采用预付货款的方式采购材料
（2）材料发出的核算
（3）明细分类账的种类及其核算方法
第一、明细分类账的种类
A.材料卡片
B.材料明细分类账
第二、明细分类账的设立方法
A.“两套账”方式 – 指由仓库设立和登记材料卡片，财会部门设立和登记材料明细账。
B.“一套账”方式 -- 指将材料卡片和材料明细分类账合并为一套账，实行账卡合一，账册平时放在仓库，由仓库负责登记数量，财会人员定期到仓库稽核收发料凭单，并在收发料凭单上标价，登记金额。
2、按计划成本计价的会计解决
（1）材料购进的核算
①结算凭证和发票等单据与材料同时到达
②已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但材料尚未到达
③采用预付货款方式采购材料
④材料已到，但结算凭证未到，货款尚未支付
（2）材料发出的核算
（3）明细分类账的种类和设立方法
①材料明细分类账
②物资采购明细分类账
③材料成本差异明细分类账
3、按计划成本计价的优点
（1）便于考核各类或各种物资采购业务的经营成果，分析材料成本发生节约或超支变动的因素,有助于改善物资采购的经营管理工作。
（2）可以剔除材料价格变动对产品成本的影响，有助于分析车间材料消耗发生节约或超支的因素,考核车间的经营成果。
（3）可以加速和简化材料收发凭证的计价和材料明细分类账的登记工作。
三、商品的核算方法
1、数量进价金额核算法
（1）数量进价金额核算法的合用范围——批发
①一般经营大宗商品买卖，商品购销量大，公司规模相应较大，内部机构分工较细,有明确的经济责任和健全的手续制度。
②库存商品数量较大，储存地点也许有多处，因而规定建立一套比较严密的管理制度和核算制度。
③一般以生产公司和零售公司为交易对象，异地交易占较大比重。因此，商品交易一般以协议为依据，购销双方都规定填制内容比较完整的交易凭证，以利商品交接和货款结算。
（2）数量进价金额核算法的重要内容
① “库存商品”的总分类账户和明细分类账户，均以商品进价计价。
②建立一套完整的商品账体系，涉及：
A.建立一套完整的三级商品账，即库存商品总账、库存商品类目账、库存商品明细账。
B.建立一套完整的商品明细账。
（3）数量进价金额核算法的账务解决
①购进商品的账务解决
②销售商品的账务解决
A.商品销售收入和销货款的收取
B.结转商品销售成本与注销库存商品
C.分期收款销售商品 
③代销商品的账务解决
2、售价金额核算法
（1）售价金额核算法的合用范围——零售
①零售公司以广大销费者为服务对象，交易额小，交易次数频繁，一般不需要填制销售发票。
②零售公司通常综合经营，商品品种和规格复杂。
③零售公司商品的库存量一般不大，通常以保证市场需要和商品流转能顺利进行来拟定库存定额，加之多数公司商品销售和储存都由柜台直接管理，库存情况举目可见，不需要通过账目掌握商品的数量变化情况。
④凡购进的商品都要立即订明售价,以备上架供售,所以,零售公司在经营管理的很多方面,大都从售价出发，而不是从成本出发来考虑问题。 
（2）售价金额法的重要内容
①拟定实物负责人，建立实物负责制
②售价记账，金额控制
③建立商品盘存制度，定期实地盘点商品
④实行明码标价制度，加强商品价格管理
⑤健全进货验收制度和销货收款制度
（3）售价金额核算法的账务解决
①购进商品的账务解决
②销售商品的账务解决
3、进价金额核算法
（1）进价金额核算法的合用范围
    适于鲜活商品的核算。
（2）进价金额核算法的核算内容和账务解决
①商品购进后，财会部门按购进原价登记“库存商品”总分类账户，并按商品大类或柜组、门市部进行分户，只登记进价金额，不登记数量。各实物负责人可以根据经营管理需要，设立重要商品进销存数量备查簿。
②商品销售后,财会部门根据实际销售收入登记“主营业务收入”和“银行存款”等账户,平时不结转主营业务成本,不注销库存商品。
③内部调拨商品时,假如库存商品已进行明细分类核算,则应按原价作内部移库解决,否则,财会部门不作任何账务解决。
④商品溢价和商品调价，财会部门不作账务解决。但是，对责任事故必须及时查究。
⑤已销商品成本，于月末根据实际盘存商品进价金额倒挤，或采用批清批结方法计算出已销商品成本后，借记“主营业务成本”账户，贷记“库存商品”账户。
    “进价记账、盘存记销”核算方法。
4、数量售价金额核算法
    适于零售公司各种贵重商品的核算，以及面向零售商店的小型批发公司。
（1）库存商品总分类账户和明细分类账户一律按商品售价记账。
（2）公司也要建立一套完整的商品明细账，按商品的品名、编号分设明细账户，同时进行数量核算和金额核算。
（3）要增设“商品成本差异”账户，以记载商品售价金额和进价金额的差额。 
5、存货购销环节其他业务的核算方法
（1）存货购进环节其他业务的核算
①拒付货款和拒收货品的核算
A.拒付货款：所有拒付与部分拒付
B.承付货款后，拒收货品的核算 
②进货退出的核算
    购进货品在款项已付、货品已验收入库后，如发现质量问题等，可与供货商协商退货
③进货退补价的核算
A.进货退价—指实际进价低于已结算价，应由供货商退回多收价款。 
B.进货补价—指实际进价高于已结算价，应由进货方补给供货商少付的价款。
④进货发生溢缺的核算
    购入货品在验收时发生溢余或短缺，应先按实收数量计入“库存商品”或“原材料”账户,按采购数冲减“物资采购”账户，将溢缺部分借记或贷记“待解决财产损溢”账户。待查明因素并得到解决后再分别情况解决；若属于供货方多发或少发的,应进行结算,转入“应付账款”或“应收账款”账户；若短缺属于自然损耗的，记入“营业费
用”账户；属于运送单位或应由保险公司补偿，转入“其他应收”账户。 
（2）存货销售环节其他业务的核算
①销货退回的核算 
②销货折让的核算

四、包装物、低值易耗品的核算方法：
1、包装物的确认
2、包装物的摊销：一次摊销法、分次摊销法、五五摊销法
3、包装物的核算 
4、低值易耗品的确认
5、低值易耗品的摊销 
6、低值易耗品的核算
五、委托加工物资
1、委托加工物资的账户设立
    公司应设立“委托加工物资”账户，核算公司委托外单位加工的各种物资的实际成本。
2、委托加工物资的账务解决
（1）拨付委托加工物资
（2）结算加工费、税金和运杂费
（3）收回加工物资