阀门企业采购控制程序.doc

阀门企业采购控制程序

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采购控制程序
1 目的
规定了对采购（外协）过程进行控制，旨在保证所采购（外协）的物资（产品）符合规定的要求。

2 范围
适用于本公司生产中所需产品的采购以及相应供方的选择、评定和控制。

3 职责
3.1销售部采购员负责组织进行供方的评定，建立合格供方名录，并对供方的供货业绩进行评估；负责制订采购计划及执行采购作业。
3.2技术部负责编制采购物资技术规范。
3.3质管部对进货物资进行检验或验证。
3.4生产车间负责在供方进行评定需要时，对样品进行小批量试用。

4 程序
4.1采购物资分类
根据物资对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三大类：
4.1.1 重要物资 (A类)：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致客户投诉的物资；
4.1.2 一般物资（B类）：不影响使用性能或即使稍有影响但采取措施予以弥补的物资；
4.1.3 辅助物资（C类）：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。
4.1.4 技术部编制采购物资技术规范，经部门主管批准后发布实施。
4.2 供方的评审
4.2.1 销售部采购员根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方质量保证能力调查表》（或由供方提供），对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方，根据《采购物资分类规定》中的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。
4.2.2 对提供重要物资的供方，需实施实地考察，由采购及质管部相关人员协助进行，并将评审结果填写在《供方实地评价表》。对第一次供货的重要物资的供方，需进行样品验证和小批试用合格，填写《样品认可处理单》。
4.2.3 对提供一般物资的供方，需实施样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评审意见，经生产部主管批准后，列入《合格供方名单》。
4.2.4 对于批量供应的辅助物资，质管部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格由销售部主管批准，即可列入《合格供方名单》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即作为对此供方的评价。
4.2.5 评审合格的供方，填写《供方评定记录表》，经销售部主管批准，由采购员编制《合格供方名单》交总经理批准，下发各相关部门实施。
4.2.6 对外协加工的供方的控制，也应执行上述条款规定，按A类物资评定。
4.2.7 为公司提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应评价合格后提供服务，对国家授权的计量机构，可不再做服务质量评价。
4.2.8 对获得ISO或API证书的供方，公司保存其有效证书复印件，可免去实地考察。
4.3供方的质量控制
4.3.1采购员对合格供方每年底或年初组织进行复评一次。
4.3.2 复评采取逐个供方进行评价的方法，根据供方档案中的记录资料，对供方的当年实绩，从产品质量、交货期、价格和售后服务等方面进行评估，填写《供方定期评估表》。
4.3.3 评估时质量占60%，交货期占20%，其他占20%，经评估总分低于60分（或质量评估低于48），取消其合格供方资格。如因特殊情况需留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货检验，并执行4.3.3条款，连续第二次评审仍不合格，应取消其供货资格。
4.3.4供方产品进公司，生产部采购员填写《供方质量登记表》，供方产品出现严重质量问题，质管部应向其发出《纠正和预防措施报告》，执行《改进控制程序》，要求其分析原因，采取改善措施，如两次发出措施表，质量仍无明显改善，应取消其合格供方资格。
4.4采购的执行
4.4.1采购员根据《生产计划》结合库存状况编制《采购订单》，经销售部主管批准后实施采购。
4.4.2 对于一些市场上紧缺、在现有合格供方中无法采购的生产急需的产品和零星采购，由采购员提出紧急采购申请，经销售部主管批准后实施采购。
4.4.3 采购人员按照采购物资技术标准及《合格供方名单》进行采购。
4.4.4 采购员填写的《采购合同》或《采购订单》，应清楚说明采购（外协）产品要求，，同时根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。
4.5 采购信息
4.5.1 采购文件
4.5.1.1 应包括拟采购产品的信息；
a) 对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术条件）；
b) 对产品的验收要求；
c) 其他要求，如价格、数量、交付等。
4.5.1.2 适当时还应包括：
a) 对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的
安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；
b) 适当的质量管理体系要求。
4.5.2 本公司的采购文件包括《采购计划》、《采购订单》、《采购合同》及附件等，由采购员保管。

4.5.3采购（外协）所用图纸、技术资料、规范等发放按相关程序文件规定办理领用手续，由经办部门发放到供方并做好签收登记手续。
4.5.4 采购文件发布前，需经主管确认，审核其有效性。
4.6 采购物资的验证
4.6.1对采购的物资可以有以下几种验证方式：
a) 由质管部进行进货验证；
b) 由顾客在本公司现场实施验证；
c) 由本公司在供方现场实施验证；
d) 由顾客在供方现场实施验证。
对后两种情况，应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
4.6.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式，根据《生产采购物资分类规定》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
4.6.3 顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。

5 引用文件
5.1《过程和产品的测量和监控程序》（TT/QP-17）
5.2《不合格控制程序》(TT/QP-18)
5.2《采购物资分类规定》（TT/WI03-2005）

6 附件
6.1《供方质量保证能力调查表》（TT/JL12-01）
6.2《供方实地评价表》（TT/JL12-02）
6.3《合格供方名单》（TT/JL12-03）
6.4《供方定期评估表》（TT/JL12-04）
6.5《采购订单》（TT/JL12-05）
6.6《供方评定记录表》（TT/JL12-06）
6.7《供方质量登记表》（TT/JL12-07）
6.8《生产采购物资分类表》（TT/JL12-09）

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