电子发票服务平台操作手册.doc

电子发票服务平台操作手册

河南航天金穗电子有限公司

操作手册
文件编号:
TSPI-TF-05
版本号:
5.0
编 制:

日 期:
-12-27
审 核:

日 期:
-12-27
批 准:

日 期:
-12-27
文件修订记录
时间
作者
主要修订内容
YYYY.MM.DD

目 录
1引言 - 1 -
1.1 编写目的 - 1 -
1.2 读者对象 - 1 -
2 概述 - 1 -
2.1 项目背景 - 1 -
2.2 系统概述 - 2 -
2.2.1功能描述 - 2 -
2.2.2个人用户 - 2 -
2.2.3企业用户 - 3 -
3 运行环境 - 3 -
3.1 系统运行环境 - 3 -
3.2 IE设置 - 3 -
4 操作指南 - 5 -
4.1 业务模块1 - 5 -
4.1.1注册、登录 - 5 -
4.1.1.1免费注册 - 6 -
4.1.1.2登录 - 7 -
4.1.1.3QQ帐号登录 - 7 -
4.1.1.4忘记密码 - 8 -
4.1.2用户信息管理 - 10 -
4.1.2.1设置头像 - 10 -
4.1.2.2绑定 - 11 -
4.1.2.3修改基本信息 - 11 -
4.1.2.4开票信息 - 12 -
4.1.3发票归集 - 12 -
4.1.4发票分类 - 14 -
4.1.4.1添加分类 - 14 -
4.1.4.2删除分类 - 15 -
4.1.4.3批量删除 - 15 -
4.1.5上传归集 - 15 -
4.1.5.1上传pdf文档 - 16 -
4.1.5.2上传图片 - 16 -
4.1.6发票查验 - 17 -
4.1.6.1单张查验 - 17 -
4.1.6.2批量查验 - 18 -
4.1.7电子发票下载 - 19 -
4.1.8个人记账 - 20 -
4.1.9报账管理 - 21 -
4.1.10分类统计 - 21 -
4.1.10周期统计 - 22 -
4.1.11用户中心 - 23 -
4.1.11.1统计表 - 24 -
4.1.11.2我的信息 - 25 -
4.2 企业用户平台 - 25 -
4.2.1申请开户 - 25 -
4.2.2登陆 - 26 -
4.2.3发票管理 - 27 -
4.2.4账户管理 - 31 -
机构管理:企业用户维护本公司信息,子用户维护与主公司的挂靠关系。 - 31 -
4.2.5查询统计 - 33 -
4.2.6电子签章管理 - 35 -
4.2.7发票查验 - 36 -
1
1引言
1.1 编写目的
电子发票服务平台是由河南航天金穗电子有限公司结合多年税务经验,学习借鉴多家相关相关技术公司,研制开发出的一套电子发票管理服务平台,针对电子发票的改革,深化”互联网+税务”模式,可在线对个人用户、企业用户端的电子发票进行查询、归集、报销等功能。此操作手册详细介绍了本系统的所有功能操作和注意事项,为纳税人提供技术支持。
1.2 读者对象
本操作手册适合个人用户、企业用户、相关税务机关和负责本项目的高层管理经理等。
2 概述
2.1 项目背景
电子发票是经营活动中开具或收取的电子收付款凭证。电子发票作为发票的电子映像和电子记录,以数据电文作为法律凭证,突破了传统纸质发票的概念。采取电子签章实现发票签名、电子盖章,实现电子发票唯一性、不可抵赖性、防篡改。经过数字媒体形式传送与保存发票内容,可经过网络、移动通信等方式传送给接收方。
政府效益:税务机关发票相关职能相关工作人员占25%~30%,使用电子发票后,能够大大减轻工作压力,释放服务效能。
企业效益:能够大大节省企业成本,据统计,京东商城1年发票量3.6亿份,使用电子发票,每年可节省成本1.08亿元。
环境效益:一年可节约近 亿张纸质发票,相当于保护了近3万亩森林和土地,减少近10万吨二氧化碳排放量。
社会效益:有效杜绝虚假发票和透漏税,有利公平税负,净化市场环境,维护市场秩序。
5月财政部发布<会计档案管理办法>, 9月国务院发布关于<加快构建大众创业万众创新平台的指导意见>, 11月26日国家税务总局公告 第84号 <关于推行经过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告>表明电子发票业务进入全国推广阶段。

2.2 系统概述
2.2.1功能描述
下表是电子发票服务平台系统模块大类一览表:
序号
模块名称
功能描述
1
个人用户
个人用户的用户管理、发票管理和个人财务管理相关功能描述
2
企业用户
企业用户的信息管理,电子签章管理,发票管理及相关的查询统计功能

2.2.2个人用户
1) 功能描述
个人用户模块主要实现发票开具后发票接收人进行发票管理及后续财务操作的功能。
个人用户模块下设个人用户管理,发票管理,财务管理模块。

2) 功能列表
序号
功能名称
功能描述
1
用户管理
实现个人用户的注册管理、个人用户中心、个人基础信息设置、用户关联信息设置等功能。
2
发票管理
实现个人用户接收到发票后对发票的归集、发票的分类设置、发票的手工上传、发票查验、电子发票下载及发票信息导出等功能。
3
财务管理
实现个人用户的个人记账管理及发票信息统计查询功能。
表1-1-1-3 个人用户模块功能表
2.2.3企业用户
1) 功能描述
企业用户模块主要实现发票开具后发票接收人进行发票管理及后续财务操作的审核,发票查验等功能。
企业用户下设企业用户管理、电子签章管理、发票管理、查询统计等功能模块。
2) 模块列表
序号
功能名称
功能描述
1
企业用户管理
用户信息、权限及关联信息管理
2
电子签章管理
签章的检验、申请、下载和使用;
3
发票管理

4
查询统计
按日期、按企业、按其它分类统计发票信息。
表1-2-1 企业用户功能表
3 运行环境
3.1 系统运行环境
软件配置:
操作系统:windowsxp/ / / 、win7、vista、win8
网络:能正常上网
浏览器:最好使用IE8.0(兼容IE6.0、IE7.0、IE10.0等)
3.2 IE设置
由于网站系统登录涉及到CA证书登陆,需要对IE的Activex控件进行设置。
打开IE浏览器,依次选择”工具-Internet选项”,如下图所示:

依次选择”安全-受信任的站点”,点击【站点(S)…】把申报系统地址添加到受信任站点,如下图所示:

点击【确定】,完成信任站点的添加。
在”安全”中点击【自定义级别(C)…】,启用”ActiveX控件和插件”,将安全级别设置为‘中’,如下图所示:

点击【确定】,IE设置完毕。

4 操作指南
4.1 业务模块1
4.1.1注册、登录
进入电子发票服务平台,选择个人登录,如下图所示:

4.1.1.1免费注册
若您之前没有帐号信息,点击免费注册,注册帐号信息。能够经过手机号注册和邮箱注册。录入您的手机或邮箱信息、图形验证码,点击获取验证码,您的手机或邮箱会收到验证码信息,输入点击下一步即可注册成功。您输入的手机号或邮箱号即为您的登录帐号。注册页面如下图所示:

4.1.1.2登录
如果已经注册过帐号,能够录入手机号或邮箱、密码,点击登录,即可进入电子发票服务平台。

4.1.1.3QQ帐号登录
点击QQ帐号登录,若您QQ已经登录上了,则能够自动检测到您登录的QQ帐号信息,点击您的QQ头像即可登录成功,如下图:
若您的QQ未跟任何手机号或邮箱号绑定,则点击QQ头像会出现如下图所示页面:

选择要关联的手机或邮箱,录入对应信息及验证码,确认即可。
4.1.1.4忘记密码
若您已经注册过电子发票帐号,可是忘记密码了,点击此页面的忘记密码,出现如下图所示页面:

输入您要找回的帐号、验证码,点击下一步,能够选择重置方式:

选择对应重置方式,点立即重置-查收验证码,对应手机号或邮箱即可收到验证码信息,录入新密码点击下一步即可设置成功:

设置成功后会给出对应提示,如下图所示:

4.1.2用户信息管理
登录系统后,点击用户信息管理,页面显示如下:

4.1.2.1设置头像
点击设置头像,弹出如下页面:

点击本地上传,选择您要设置的头像,保存,头像即可保存成功。
4.1.2.2绑定
点击绑定,能够对QQ和微信进行绑定操作:

4.1.2.3修改基本信息
若要修改企业的手机、邮箱、性别、名称、密码、地址等信息,点击其对应后面的修改按钮即可修改。若要对手机号解绑,点击手机号后的解绑,录入正确的图片验证信息,即可解绑成功。
4.1.2.4开票信息
在个人信息下的栏目为开票信息栏目,点击,即可弹出开票信息添加的页面,如下图所示:

录入内容,点击保存即可,在用户信息管理页面即可显示添加的内容:

4.1.3发票归集
点击发票归集,显示自动归集和手动归集两部分内容。
若开票方开给登录用户的票填写的有此用户的手机号,则这个发票自动在此用户的自动归集栏目显示,如下图所示:

手动归集显示的为用户经过上传归集上传的发票,根据上传发票的分类显示:

手动归集的发票再分类点击分类按钮即可弹出重新选择分类窗口,如下图:

选择要重新选择的分类,点击确定即可成功,此发票就归集到选择的分类中。
手动归集的发票能够再转发给个人或企业,点击对应发票后的转发,即可弹出转发窗口,选择个人或企业,输入对应的手机号或税号,确定,即可转发成功。

4.1.4发票分类
点击发票分类,页面显示如下图:

4.1.4.1添加分类
软件系统中默认显示的有归集的分类,可是有些需要的分类不在系统中显示时,能够根据实际情况类添加分类,点击添加分类,在分类的最下端增加一行,如图:

录入分类信息,添加图片,点击右上角的保存更改即可。
4.1.4.2删除分类
若之前添加的分类不再需要,能够点击分类后面的删除按钮给予删除,系统会给出提示:删除成功!
4.1.4.3批量删除
若之前添加的多个分类不再需要,能够经过批量删除实现。将全选前的对钩打上,则所有的分类全部选中,点击批量删除按钮即可全部删除;若要删除部分,能够分别点击要删除的分类前面的对钩,再点击批量删除,则选择的分类即可全部删除成功。
4.1.5上传归集
点击上传归集,展示页面如下图:

4.1.5.1上传pdf文档
点击选择发票归类,选择要上传的发票归集的分类,点击上传pdf文档,从电脑上选择发票的pdf文件,发票即可上传成功。同时在发票手动归集中显示此发票信息。
4.1.5.2上传图片
点击选择发票归类,选择要上传的发票归集的分类,点击上传图片,如下图所示:

录入要归集的发票代码、号码等信息,选择上传的发票图片,点击确定上传,上传成功后会给出对应的提示信息,如下图:

同时在发票手动归集中显示此发票信息。
4.1.6发票查验
4.1.6.1单张查验
点击发票查验页面,显示单张查验的页面信息,如图:

点击可查看支持查询的地区,能够查看到支持查验的地区,如图:

若您要查看发票开票方在可支持查询的地区范围内,录入发票代码号码,点击查验发票,若能查验到,则弹出页面信息,显示发票内容,如图:

若录入的发票代码号码,查验不到,则给出对应的提示信息:

4.1.6.2批量查验
点击发票查验-批量查验,页面显示如下图所示:

录入发票代码、号码、校验码,进行查验,若录入多行发票,点击添加行即可增加行次查验发票,点击删除行,即可删除该发票。查验结果如下图所示:

若发票不存在,则显示没有该发票;若能够查验到,能够显示销方税号,点击查看详情即可看到发票的详细信息。如下图所示:

4.1.7电子发票下载
点击电子发票下载,页面如下图所示:

输入要下载的发票代码号码,点击查找,若能查询到,则显示该发票的电子发票信息,能够进行下载、转发、xml导出等操作。如下图:

若不能查询到该发票,则会给出对应的提示。如下图:

4.1.8个人记账
点击个人记账,页面显示如下图:

此页面展示归集发票、已报销发票的总数和总金额,以及报销记录,日账单、月账单、年度账单信息,分别点击其按钮即可显示。
4.1.9报账管理
点击报账管理,页面如下图所示:

页面显示所有未报销、已报销的发票记录。若发票已经报销,但发票状态为未报销,能够点击该发票后的确认报销按钮,会提示报销成功,能够将状态改为已报销。

4.1.10分类统计
点击分类统计,页面显示如下图所示:

分类统计,统计的为个人财务的信息,能够按归集时间和发票分类进行综合查询。查询结果即为该条件下发票分数、金额、明细等信息。
4.1.10周期统计
点击周期统计,页面展示如下图所示:

能够按照归集时间统计不同发票分类的总数。点击右上角的,能够将统计结果信息保存为不同的格式,如下图所示:

点击要保存的格式类型,即可弹出保存页面,如图:

点击确定即可保存成功。
周期统计中,若有些分类不想要统计,能够双击表格下的分类名称,即可将此分类从表统计中去除。
4.1.11用户中心
点击右上角用户中心,页面展示如下图所示:

4.1.11.1统计表
能够按照归集时间统计不同发票分类的总数。点击右上角的,能够将统计结果信息保存为不同的格式,如下图所示:

点击要保存的格式类型,即可弹出保存页面,如图:

点击确定即可保存成功。
统计表中,若有些分类不想要统计,能够双击表格下的分类名称,即可将此分类从表统计中去除。
4.1.11.2我的信息
此模块显示我的发票归集信息,点击更多,即可进入发票归集一栏查看所有的发票归集信息。
4.2 企业用户平台
4.2.1申请开户
企业用户向税务机关申请使用电子发票资格审核经过后,携带相关材料去ca公司办理加密钥匙和服务公司申请开户,手续办理完成以后,可登陆河南省电子发票服务平台,进行相应发票的管理。

4.2.2登陆
申请经过的企业用户,打开IE浏览器,输入电子发票服务平台的登陆地址,登录页面如下:

选择”企业登录”,输入公司税号和开户的名称,输入密码完成登录。

4.2.3发票管理
发票管理是企业用户管理发票的模块,主要功能包含自动归集和报销管理。
自动归集:统计本企业收到的所有电子发票信息,系统服务平台在收到发票信息后会根据销售方企业行业的代码,进行票据的自动归集,主要票据来源是税控设备电子发票端开具的发票和企业用户或个人用户转发的发票。
点击发票管理-自动归集-建筑业,可查看所有建筑业分类的发票信息,如下图:

报销管理:此模块是企业财务管理模块,主要统计所有员工等需要报销的电子发票的信息,包含统计的总数、已审核经过的发票、已拒绝的发票、待审核的发票等,同时可对员工提交来的发票进行审核和查看、下载功能,也可对此张发票进行导出。

报销人”查找”功能,输入姓名,如”张三”,点击查找,结果显示如下图:

点击统计栏的”更多”按钮,可查看相应统计栏的发票明细,如点击待审核发票明细”更多”按钮,如下图:

在报销记录里,可对员工发送来的发票进行相关操作,包含”经过”和”拒绝”功能,来完成对此发票的审核,如经过第二条发票信息,点击经过,弹出窗提示操作成功即可,如下图:

如需拒绝,则点击”拒绝”按钮,输入相应的拒绝理由即可。

查看发票明细,点击右侧”查看”按钮:

点击”导出xml”,可将此发票的xml电子信息文件导出。

4.2.4账户管理
机构管理:企业用户维护本公司信息,子用户维护与主公司的挂靠关系。

图 2-2-1-2 机构管理界面
机构挂靠管理:子用户选择企业信息与分子机构的关联,管理用户审核关联关系。管理用户汇总或者取消汇总参与统计的子用户所在机构。

图 2-2-1-3-1 机构挂靠流程图

图 2-2-1-3-2 机构挂靠管理

图 2-2-1-3-3 机构挂靠审核页面
4.2.5查询统计
查询统计:此模块主要用来查看本单位的开票信息,可自定义开票时间和快捷选择开票时间来查看,也能够经过公司的名称和下级搜索查看。

开票时间可选择本月、上个月、近三个月、以及自定义来搜索。

也可经过输入公司名称搜索,如输入”河南丰凯汽车销售服务有限公司”:

4.2.6电子签章管理
功能描述:在crm中根据企业信息申请电子签章;经过签章下载获取签章图片,加盖到电子发票pdf上。

图 2-2-2-1 企业电子签章申请和使用流程

图 2-2-2-2 企业电子签章申请和使用简易流程

签章申请:根据企业信息申请签章,下载签章图片;
签章状态:校验签章状态,是否有效;
签章使用:把签章图片加盖到发票PDF文件上;
4.2.7发票查验
发票查验:可实现对不同地区电子发票的信息进行查验真伪,如员工类报销发票等,输入发票代码、号码一键查验,也可对发票批量查验。

点击可查看支持查询地区

单张查验,输入发票代码和号码:

批量查验,可”添加行”、”删除行”等操作进行批量查验,注意此处需要输入同一地区的发票进行查验。