公司出差费用报销管理规定.docx

公司出差费用报销管理规定

- 11 -
2020年4月19日
文档仅供参考

差旅费报销管理规定
一、目的
为完善公司各项费用报销标准及借款管理规定，做到“执行与监督”岗位相分离的内控管理原则，特制定本规定。
二、职责
1、财务部：审核报销票据的合法性、金额的正确性、标准的合理性，并办理报销手续。
2、各部门负责人：负责本部门人员的出差派遣，审核出差事项、行程、出差结果等。
3、事业部（副）总经理：负责批准各分管部门负责人（总监、部长或经理）的出差与报销申请。
4、总经理：负责批准各事业部（副）总经理的出差与报销申请。
三、主要内容
（一）出差管理规定
1、出差申请：所有人员因公出差需提前申请，杜绝出临时差：部门经理（含）以上人员提前5天申请；一般人员提前3天申请。
禁止事后补单，未有经批准的出差，公司一律不予核销差旅费；只有在外接到《出差申请单》核准人的指令：需要延长出差时间的，方可回来时补签一张延长期的《出差申请单》；如果延长出差期未获批准，按旷工处理，所有费用自行承担。
2、《出差申请单》备案：经批准的出差单必须于出差前1天交到办公室备案，作为考勤的依据。人已经出差在外，出差单未交到办公室备案的，这一期间一律按旷工处理。
3、销差： 所有出差人员应在返回公司3个工作日内到办公室销差，否则其提报的《出差申请单》作废，并按旷工处理。销差时需要提供车票，根据《出差申请表》审批天数，结合本人所乘坐车票的起止日期、离开及到达公司的考勤刷卡时间进行核定。原则上不准超过《出差申请表》审批天数，办公室核实实际出差天数，考勤专员在《出差申请单》写明实际出差天数。
（二）差旅费报销管理要求：
1、出差人员提交财务报销差旅费时，需同时提交备案过的《出差申请单》外部单位及公司关联单位人员因公出差无需填写《出差派遣单》，只需填写《差旅费报销单》并按被服务部门差旅费报销流程报销即可。
长期驻外或出差员工需编制当月考勤，由所在部门负责人及人资考勤对接人签字作为报销附件。对于出差期间的考勤标记应与在公司的日常考勤标记进行区分登记。
2、所有发票应有国家税务局监制章，地方税务局监制章的发票无效（高铁票，火车票等个人实名制票例外）。
3、出差人员差旅费报销标准：
1）各项标准具体见附件，标准为平均每天。
2）岗位以正式任命文件为准；如同一人涉及到两个级别的，按高级别标准执行。
3）不同职级的人员同行出差时，行、宿可视具体情况按高职级的标准予以报销。
4）聘请公司以外的人员同公司员工共同出差办事，外聘人员的差旅费报销标准比照公司总监的差旅费报销标准或按特批流程审批。
5）在实际报销过程中，对于实际票据金额低于规定标准的，按票据金额报销；对于实际票据金额高于规定标准的，按规定标准予以报销.
6）非长期出差员工应于出差返回后一周内提交财务审核；长期驻外人员各种报销为一月一报，报销周期为每月1号至31号，在次月15日前提交财务审核。根据规定的差旅费标准，填写纸质《差旅费报销单》,先由出差签批人对出差事项、行程、出差结果等进行审核，同时各部门报销对接人进行初审，无误后由报销对接人提交财务报销。财务部对报销票据的合法性、金额的正确性、标准的合规性进行审核。
7）对于参加公司统一安排的会议、培训、进修学习，发生的住宿费不参照上述标准，根据会议、培训、进修学习的通知按实报销，报销时须附相关通知（纸质）。如培训费中包含伙食、住宿费用的，则不得另行报销伙食补贴、住宿费用。
4、长途交通费用报销规定
1）出行工具的选择应本着经济、省时的原则，如飞机的费用低于对应级别的交通工具费用的，可选择飞机出行,但需提供飞机出行总成本与对应级别交通工具价格对比说明。
2）对于原则上必须乘坐火车硬座的，若乘坐火车在晚八时至次日晨7时之间，并在车上过夜四小时以上，或连续乘车时间超过八小时的，可购火车硬卧票，车票按实报销。
3）因事情紧急而改乘超标准交通工具，且票价也超标准的，应按《特别审批单》进行规范填写、详细说明原因，并经总监、事业部负责人、财务部长、财务总监及总裁特别审批后，方可提交财务审核报销。
4） 由公司安排车辆出差的，发生的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写“费用报销单”报销，并注明出差目的地。不报销交通工具费用。
5） 员工乘出差之便，事先经批准就近回家探亲的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费后，多开支的路费部分由个人自理，其探亲期间不享受出差补贴， 报销时本人需写探亲期间费用说明由部门负责人签字提交财务审核;出差途中探亲时间不计入考勤、不计算工资.
5、市内交通费补助规定
1）市内交通费指县级市以内的交通费用，如公交车费、出租车费、滴滴打车费；县（含）级市之间的车费属于长途车费，须在《差旅费报销单》中列明行程。
2）陪同董事长或总裁、副总裁出差的人员费用据实报销，不再享有市内交通补助。
3）市内交通补助可不提供发票。
6、住宿费报销规定
1）总监级同其以下人员，同性别两人出差，须合并住宿，住宿费标准不得超过单个人员标准，而且住宿费用由一人报销即可，其它人员不得再行报销住宿费用。
2）住宿发票原则上要求提供增值税专用发票，如果小规模纳税人无法提供增值税专用发票的，增值税普通发票亦可接收。必须注明年月日、单位全称、住宿起止日期及入住天数、金额大小写必须相符，对开具的增值税专用发票未能及时报销的,按照《关于规范费用报销使用发票的规定》予以处理.
3）出差人员由接待单位安排住宿，一律不予报销住宿费。
7、 伙食补助规定
1） 伙食补助天数按在外的整天时间（满24小时）折算。出差当天12点之前出发，出差回程17点之后到达视同一天（以实际车票出发或到达时间为准），否则伙食补贴按1/2标准执行。伙食补贴必须与相应差旅费一起报销，一律不允许分开报销。
2） 伙食补助不需要提供发票。
8、南昌市内公出费用报销规定
1）在南昌市内公办不属于出差范围，不执行报销标准，所产生的市内交通费可填写《外出申请单》 按上述标准执行(公车外出除外);
2）对于在南昌公办的人员因工作需要确实在外就餐的，外出时填写《外出申请单》，交由部门负责人签字，误餐伙食补贴为20元/天(对应的当天午餐补助由人事签字确认予以扣除)，不需要提供发票,凭签批后的报销申请单(后附签字后的《外出申请单》)至财务报销即可。
9、出差期间其它费用报销
1） 出差途中发生除车票类、住宿类、伙食补助、市内交通类、业务招待类之外的其它费用，一律填写《费用报销申请单》，凭有效票据按公司制度进行报销。
2）出差途中招待客户的业务招待费用（含旅游景点门票、娱乐费、餐饮费等），可与差旅费一并报销，但应在《差旅费报销单》中对应地方填报；总监级（含）以上领导出差途中发生招待费可直接报销；
总监级以下人员实际发生招待费，不得以其总监名义直接报销招待费，应按《特别审批单》流程提交相关领导审批后到财务报销。业务招待费依照《公司业务招待费用管理规定》执行。
出差途中按相关管理规定报销了招待费的，则按每次招待费减少1/2天的伙食补贴标准扣除伙食补贴。
四、违规责任
1、上述费用标准发放均为最高标准，超出标准部分由出差人员自行承担。
实际支出未达标准的按照实际支出报销，不得用其它票据凑足标准报销，否则将视为虚报费用，按照“弄虚作假、虚报费用”予以处罚。
2、负责审批出差的各权限人要严审出差人对出差事项的真实性与合理性，对于借出差之名而做其它私事的，一经核实，即对出差申请人进行严厉处罚，其处罚额度视其情节轻重予以200元至500元处罚。
五、其它
1、境外出差由出差人进行单项费用预算申请，按预算进行报销审批；
2、本规定由公司人力资源部负责修订与解释；
3、本规定自 8月1日起执行。
附表1：差旅费报销标准
序号
职位
住宿标准（/人/天）
伙食补助标准（/人/天）
出行交通工具
市内交通补助
直辖市 省会
省会以下城市
直辖市 省会
省会以下城市
飞机
高铁动车 一等座
高铁动车 二等座
火车软卧
火车硬卧
1
董事长、总经理
400
400
150
130
√
√
√
√
√

2
财务总监 事业部（副）总经理
300
300
130
80
经济舱

√
√
√
实报 实销
3
总监
200
160
80
50

√
√
√
50
4
副总监 部门经理
160
140
50
40

√

√
30
5
副经理 科长 主管
150
130
40
30

√

√
20
6
一般员工
140
120
40
30

√

√
20
注：以下城市比照省会城市的标注执行：北京、上海、深圳、宁波、大连、苏州、青岛、东莞。两人一起出差住宿费用按两人中级别高的一人计算，只报一人的费用。