集团权属单位合同会签审批流程使用指引.doc

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集团权属单位合同会签审批流程使用指引

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集团权属单位合同会签审批流程使用指引
为保证集团权属单位正确使用“集团权属单位合同会签审批流程”，提高工作效率，特编制本指引。
合同经办人应阅知集团公司《合同管理规定》中关于“集团权属单位合同会签审批流程”的相关规定，并通过流程图、合同签署单熟悉流程设置的具体情况。同时，合同经办人、会审人员在合同起草、会审过程中应注意以下事项：
一、流程的适用对象
“集团权属单位合同会签审批流程”适用于集团权属企业以其自身名义对外签订合同的会签审批。
集团公司直接或间接享有控股权益的企业，应使用本流程进行合同的会签审批工作，集团境外权属企业及参股企业可根据本企业具体情况下选择使用（集团直管企业、厦投系统企业不包括在内）。
流程中的区域公司指：紫金矿业集团南方投资有限公司、紫金国际矿业有限公司、紫金矿业集团西北有限公司、金山（香港）国际矿业有限公司。
二、关于流程查找路径
“集团权属单位合同会签审批流程”查找路径为：OA—“工作流程”—“工作流管理平台”—“权属企业流程”—“集团权属单位合同会签审批流程”。
三、关于合同编号
合同编号由各单位合同编号管理人员负责填写，经办人在合同经有签署权限的单位领导审批完成返回后，必须选择“填写合同编号并结束流程”环节，由各单位合同编号管理人员为合同编号，并在其填写完合同编号后由其选择“结束活动”环节，完成合同的会签审批流程。
各单位合同编号管理人员由各单位自行指定。
特别注意事项：合同经办人务必在合同条款与签约单位完全协商一致，不需要对合同条款再次进行修改、会签审批的情况下，再选择“填写合同编号并结束流程”环节，以免合同编号完成、流程结束后，合同条款未协商一致、流程无法再运行情况的出现。
四、关于合同当事人
合同当事人属于必填项，经办人必须填写拟与单位签订合同的对方单位的具体全称，而非填写该单位的法定代表人或业务联系人的名字。
同时，由于每一份合同都必须有一个唯一的合同编号，因此，与不同单位需要分别签署的合同，必须分别走流程，分别编号，不能因为合同内容相同或相似，就将所有拟与不同单位签订的合同在一个会签审批流程中运转。
五、关于参加人员
参加人员仅指各单位内部参加合同协商、谈判、定价等工作的人员，不要填写对方单位人员的名字。
六、关于合同正文及附件
合同正文请在“编辑正文”项目中引入，并保存；合同相关附件请在“上传附件”项目中上传，并保存。
七、关于经办人说明
经办人如需对合同相关事项进行情况说明，可在“经办人相关说明”栏目填写；也可以起草相关附件，以上传附件的方式进行说明。
八、关于经办人修订反馈
会签审批过程中，如会审人员对合同条款提出修订意见，经办人需要做进一步说明或对前述意见修订情况进行反馈的，可在该项目填写。
九、关于草拟合同的查找
合同签署单的基本信息填写完成后，可直接点击“发送”，送“单位经办部门负责人审核”；也可以点击保存，但点击保存后，系统会自动关闭该页面，经办人如要找到自己起草的合同流程，需到OA“工作流程”的“草稿箱”中查找。
十、关于单位专业部门或使用部门会审环节
根据流程设置，“单位经办部门负责人审核”环节后，经办人应根据具体情况选择发送至“单位专业部门或使用部门会审”环节，也可以选择跳过该环节，直接送“单位财务部门会审”环节，有以下情形之一的，合同应发“单位专业部门或使用部门会审”环节，不能跳过：
1、合同涉及专业性条款，起草时经办部门是与相关专业部门沟通后确定的，或者需要相关专业部门把关的，则会审时应送专业部门会审；
2、采购类合同涉及物资设备技术指标等专业性条款，起草时经办部门是与相关专业部门沟通后确定的，或者需要相关专业部门把关的，则会审时应送专业部门会审；
3、采购类合同，经办部门是根据使用部门的要求采购的，则采购的物资是否符合使用部门的需求，应在合同会审环节发送使用部门审核确认；
4、如一份合同根据前述情况，需要同时发送专业部门或使用部门会审的，可在该环节并行发送；
5、各单位对外签订的合同，需要“集团权属单位合同会签审批流程”签署单中设置的会审部门之外的单位相关部门参与会审的，可在“单位专业部门或使用部门会审”环节发送单位相关部门会审。
十一、关于单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审环节
根据流程设置，“单位财务部门会审”环节后，经办人应根据具体情况选择发送至“单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审”环节，也可以选择跳过该环节，直接送“单位监察审计部门会审”环节，有以下情形之一的，合同应发“单位合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审”环节，不能跳过：
1、各单位设置有合同管理部门的，则应在该环节发送合同管理部门的指定人员会审；
2、各单位设置有合同管理员（法律专业背景），则应在该环节发送该合同管理员会审；
3、各单位设置有法律顾问，则应在该环节发送法律顾问会审。
十二、关于重特大合同的会审
根据集团公司《合同管理规定》的相关规定，各单位对外签订的重特大合同，应先行报送区域公司会审（专业部门及合同管理部门或合同管理员或法律顾问），再报送集团总部专业部门、法务部会审。对于集团权属企业而言，集团定义的重特大合同包括以下情形：矿山生产类合同，物资进口类合同，套期保值类合同，技术服务类合同、地质勘查类合同金额在100万元以上的；500万元以上的生产经营性工程建设类合同，50万元以上的非生产经营性工程建设类合同；1000万元以上的其他类别合同；需要形成格式条款且重复、广泛使用的各类合同；平时不常见、特殊且疑难、复杂的合同；其他属于重特大合同的情形。同时，集团公司文件如有对重特大合同另行发文确定的，已集团公司最新发布的文件为准。
根据不同类别合同，区域公司或集团总部的专业部门可分别指建设部、生产运营部、市场部、技术部等部门（不包括区域公司的合同管理部门或合同管理员或法律顾问，不包括集团法务部）。
区域公司可发布相关制度，确定区域公司层面的重特大合同，并要求权属企业将达到标准的合同送区域公司会审。送区域公司会审时，应在流程的“区域公司会审”环节，将合同同时发送区域公司专业部门、区域公司合同管理部门或合同管理员或法律顾问会审。
根据集团公司相关制度规定，如达到集团定义的重特大合同，且合同需要分别送集团总部专业部门、法务部会审的，则在流程运转中应先行选择“集团总部专业部门会审（重特大合同）”环节；如重特大合同仅需要送法务部会审的，则在流程运转中可直接选择“法务部会审（重特大合同）”环节。
如各单位对外签订的合同非属于上述情形的重特大合同，则可在对话框中选择“非重特大合同”，跳过该环节。
十三、关于流程可逆性的设置
考虑合同会审过程中，会审人员可能提出不同意见，经办人落实后或者经办人根据具体情况与会审人员沟通后，需要重新将合同发送该会审人员会审，以取得认可意见，“集团权属单位合同会签审批流程”通过以下三种设置，解决上述问题：
1、在相邻的两个会审环节之间，流程可逆。如在“单位经办部门负责人审核”完成，流程返回经办人，经办人选择“发送”，对话框显示的下一环节为“单位专业部门或使用部门会审”，同时，对话框中“单位经办部门负责人审核”环节也可供经办人选择发送，依此类推。
2、如果经办人错过了相邻两个环节的可逆性安排，则可通过“退回”功能实现重新发送相关会审人员会审的目的。如合同已进行到“集团法务部会审（重特大合同）”环节，但经办人此时确需要重新发送“单位经办部门负责人审核”，因为此两环节不相邻，经办人只能通过“退回”方式，退回单位经办部门负责人重新提出意见，但在退回操作时应说明退回的原因，此时需要注意，在该“退回”对话框，需要经办人在“重新提交设置”中选择流程的运行方式，如经办人选择“按照原先设置流转”，则合同将重新按系统设置的流程，重复逐一送“单位专业部门或使用部门会审”、“单位财务部门会审”等，如经办人选择“自动返回”，则“单位经办部门负责人审核”后，流程将不需要再重复逐一送相关部门会审，而是返回经办人后，可直接送下一环节会审。因此如合同修改或沟通事项，仅涉及一个会审部门，则建议应选择“自动返回”，以提高合同运转效率，而目前系统默认的是“按照原先设置流转”，使用该功能时经办人必须特别注意该问题。
3、合同流程送达“单位分管领导审核或审批”环节后，如单位分管领导提出相关意见，要求经办人与相关会审部门沟通后确定意见，在流程设置上，经办人可再次将合同送达相关会审部门会审，会审完成再次返回经办人后，经办人可直接将该合同发送“单位分管领导审核或审批”，以后环节依此类推。
在此建议合同经办人，在合同运转过程中，对会审部门提出的意见应及时沟通解决，在相邻两个会审环节之间就与会审部门取得一致意见，避免流程运转深入后，需要通过“退回”或在“单位分管领导审核或审批”环节指示后，再来与会审部门沟通，影响合同运转效率。
十四、关于会审人员使用退回功能时的注意事项
在合同会审过程中，可能由于合同存在重大问题，会审部门需要直接将合同退回经办人，退回时应写明退回原因，同时在“退回”对话框，需要会审人员在“重新提交设置”中选择流程的运行方式，如会审人员选择“按照原先设置流转”，则合同退回经办人整改后将重新按系统设置的流程，重复逐一送“单位经办部门负责人审核”、“单位专业部门或使用部门会审”、“单位财务部门会审”等，如会审人员选择“自动返回”，则经办人整改后，流程将不需要再重复逐一送相关部门会审，而是直接返回执行退回操作的会审人员。为提高合同会审效率，会审人员使用退回功能时，应注意该问题。
会审人员使用退回功能时，不能选择退回至“发起人”环节，一旦选择退回至该环节，则整个合同会签流程将被作废，无法运转，必须特别注意该问题。
十五、关于流程的结束
“单位分管领导审核或审批”完成，返回经办人，经办人点击“发送”，对话框中将出现“填写合同编号并结束流程”等选择项，如该会审的合同，根据各单位授权文件，属于单位分管领导审批签署权限范围内，经办人应选择“填写合同编号并结束流程”，由各单位合同编号管理人员为合同编号并由其选择“结束活动”环节，完成合同的会签审批流程；如该会审的合同，不在单位分管领导审批签署权限范围内，则必须送下一环节“单位总经理审核或审批”环节，依此类推。
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