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公司商务管理制度

41
2020年4月19日
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山谷蓝/泰科曼公司商务管理制度

北大纵横管理咨询公司
11月
目 录
第一章 商务部门部门职责 3
第二章 采购管理制度 4
第三章 库存管理制度 9
第四章 发货管理制度 14
第五章 其它出库管理 16
第六章 样品、样机出入库管理制度 20
第七章 库房的管理制度 26

第一章 商务部门部门职责
1． 采购管理:实行有计划的采购管理,保证销售所需商品的及时供应。
2． 库存管理:合理保管库存商品,控制库存积压。
3． 发货管理:编制发货计划,统一协调,按时准确发货。
4． 运输管理:制定运输商管理制度,选择最优化的运输方式,合理控制各项产品的运输费用。
5． 统计管理:负责各类报表的制作、统计等。
第二章 采购管理制度
第一条 为规范山谷蓝/泰科曼公司的采购管理,保证销售所需商品的及时、合理采购,特制定本制度。
第二条 采购计划的制定:
采购活动必须有计划地进行,采购计划的制定须遵从公司总体战略性目标,并应根据生产厂家的进货要求、根据公司总体的销售业务计划及策略产品的销售计划来确定公司总体的采购计划。
采购计划分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。
(一)年度采购计划的制定:
总经理将厂家的年度进货任务交商务部,同时销售总监助理将经过总经理办公会讨论经过的年度业务计划交商务部,库存管理员上报库存状况统计表,商务经理根据业务计划、厂家任务、历史数据和库存情况制定年度采购计划,由财务总监审核后报总经理审批。
（二） 季度采购计划的制定:
每季度末,商务部必须制定下个季度的采购计划,季度采购计划主要适用于采购周期较长的商品。制定采购计划之前,商务部须取得如下资料:
1．各地区办事处每季度末上报下个季度的商品订货预估。订货预估应包括商品种类、数量、规格型号等信息,并注明需到货日期,各地区由地区经理审核签字后,交销售总监助理,由销售总监审核后交商务部。(商品订货预估表见附表)
2．市场部每季度末上报策略产品或重点产品的订货预估。订货预估应包括策略产品种类、数量、规格型号等信息,并注明需到货日期,由产品经理审核签字后,交市场总监审核后交商务部。
3．商务经理根据销售部、市场部上报的产品订货预估,并结合库存情况、历史数据及厂家任务的完成情况,制定下个季度的采购计划,报财务总监审核后交总经理审批。
（三） 月度采购计划的制定
季度采购计划不足的部分应以月度采购计划作为补充,月度采购计划的制定程序同季度采购计划,月度采购计划主要适用于采购周期较短的商品。
（四） 山谷蓝主机设备类产品的采购采取预订方式进行,销售订单签定并经审核后,由医院或经销商交付一定金额的订金后,方可执行采购。
（五） 临时性采购
若有临时性或紧急性的采购需求,由各地办事处或市场部提出申请,地区经理或产品经理签字后需交销售总监或市场总监审核,再交总经理审批后交与商务部执行采购活动。
维修备件的采购由维修部根据维修备件销售需求并结合备件的库存状况制定备件采购计划,交销售总监审核后,总经理审批,再交商务部执行。
第三条 采购程序及说明
(一)采购订单审核
1． 采购管理员根据采购计划情况制作采购订单,商务经理根据相关的信息分析并对采购订单进行初步审核并签字。
2． 商务经理审核后,将采购订单交财务总监审核后交总经理审批。
3． 总经理审批后交商务经理,商务经理根据实际情况指导采购管理员执行。
(二)采购订单跟踪及发货
采购管理员须密切跟踪供货商对订单的备货情况,适时、合理地安排订单的发货,并根据订单的实际情况选择合适的运输方式,既要保证库存和销售合同的交货期,又要降低所有产品的采购成本。
(三)采购订单到货及验收
1. 采购订单发货后,采购管理员应认真审核发货商提供的进口单据,审核无误后交与外贸公司,并督促报关行在最短时间内完成清关,将货送到库房或是指定的地点。
2.采购管理员须提前三天将进口报关箱单传真给仓库管理员,以便其做好接货、入库准备。
3.采购管理员须随时将采购订单录入商务软件系统,并在到货后,及时将采购的相关单据(包括发票、箱单、关税和增值税税单、报关杂费清单)递交给财务部门相关人员,以便财务及时入帐,同时留一份存档备案。
4.采购到货验收时,出现到货与箱单不符或是损坏等任何不能入库的问题时,仓库管理员应及时书面通知采购管理员,并按相应的程序处理。
(四)采购相关款项支付
1． 进口关税、增值税支付:商务部须提前一周书面通知财务经理预计所需关税、增值税金额,以便财务部门做好准备;需交纳进口税款时,由采购管理员根据税单填写付款申请,交商务经理审核后,交财务部门审核,总经理审批后,出纳开出支票,交采购管理员去银行交纳。
2． 报关杂费的支付:采购管理员应认真核对当月所有报关杂费的清单,确认无误后,填写付款申请,交商务经理审核,再交财务部门审核,总经理审批后,由出纳开出支票,交采购管理员支付,所有当月报关杂费须在每月月底前支付完毕。
3． 需要支付采购货款时,由财务部门书面提前一天通知商务部支付金额和要求付款日期;采购管理员接财务部门通知后填写货款支付申请单,交由商务经理审核签字后,交财务经理核对、审查,再交财务总监进行审核签字,之后,交总经理审批。审核完毕,出纳开出支票,交采购管理员支付。
4． 采购付款后,采购管理员须于财务部门当月结帐之前,将货款发票返回财务部。
订货预估单
地区/部门____________ 编号____________
季度/月份____________
序号
产品号
品名
数量
单位
单价
总价
预计到货日期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

合 计

备 注

地区经理___________ 销售总监___________
产品经理___________ 市场总监___________
采购计划表
序号
产品号
品名
数量
单位
单价(USD)
总价(USD)
采购周期
预计订货日期
库存量(个)
季度平均销售量(个)
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

合计

日期______________ 编号____________
采购管理员_____________ 商务经理_____________ 财务总监____________ 总经理__________

第三章 库存管理制度
第一条 为规范公司商品的出入库程序,加强商品的库存管理,保证商品的安全完整,特制定本制度。
第二条 入库管理
(一)采购入库及验收
仓库管理员应根据采购管理员提供的采购箱单,核对所到货的供货商、合同号、件数及所有外包装完好与否,确认无误后,签收,入待检区,待检。若其中任何一项有问题,仓库管理员须书面通知采购管理员做相关处理。
产品经北京商品检验检疫局官员检验之后,仓库管理员需根据箱单确认所有产品的产品号、品名、数量、批次号、生产日期、保质期、厂家的条码、内外包装是否完好无损等,检验合格后,按相应货位上架入库,填写货位卡、入库单。若其中任何一项有问题,仓库管理员须书面通知采购管理员做相关处理,未处理完毕,不得入库。
(二)其它入库
1．委托运输部门运输的货物,货物到达后应立即进行清点核对,确认包装完好、数量正确后,方可签收托运单。
2．借货还回的入库,仓库管理须根据还货单,清点还回的产品,清点内容包括产品号,品名、数量、批次号、生产日期、保质期、包装是否完好无损,无拆封且无污染和涂改, 验收合格后,入总库相应货位。若其中任何一项有问题,仓库管理员须书面通知采购管理员,以做相关处理,未处理完毕,不得入库。填制入库单据时,应记录借货单据的单据号。
1． 退货入库,清点方法同于借货入库。退回货物若完好无损、符合销售商品要求的,入总库相应货位;退回主机若为坏品,入坏品区,待修理;退回消耗品若已不能销售且不能做样品的,入坏品区,待报废。
2． 样机入库,仓库管理员须根据样机归还单确认样机的型号、数量及序列号,确认无误,入样机库。经确认与样机归还单不符,须书面通知采购管理员,以做相关处理,未处理完毕,不得入库。
第三条 库存及摆放
1． 库房应根据产品的特性和分类进行合理地分区:
山谷蓝库房分区为:电刀主机区,电刀消耗品区;手术灯区,手术灯配件区;手术床区,手术床配件区;滞销品区,坏品区,样机区,待检区,配货区。
泰科曼库房分区为:疝修补产品区、腔镜下产品区、开放类产品区、滞销品区、坏品区、配货区。
2． 所有产品应按货位进行管理。
3． 对于库存商品,须按照不同商品的摆放要求,对商品分类摆放。
4． 所有商品的发货都应严格遵循先进先出的原则,在保质期内的产品,应按照入库的时间、产品的出厂日期等相关依据顺序存放,以免造成产品过期。
5． 仓库管理人员需保持库房环境的清洁卫生,以保证商品干净、整洁、安全存放。
第四条 库存盘点与账务登记
1． 仓库管理员需建立库存明细账,按不同的商品类别进行登记,登记内容包括:商品的进货日期、进货数量、出货日期、出货数量、商品当前状况等项目,主机产品应登记其产品序列号。
2． 仓库管理员需经常进行库存存货的盘点,每个工作日终了应对库存商品进行盘点,以保证账实相符。
3． 每月26日,仓库管理员须出具当月库存盘点表,递交给商务经理,并与财务成本会计核对。盘点结果若与财务数据不符,则应对盘盈盘亏状况作出说明,并报财务总监或总经理审核批准后做出账务处理。
第五条 出库
货物出库时,要根据要求贴条形码、中文标识(TKM)、防伪标签(TKM)
仓库到货验收单
到货日期___________ 验收日期___________
序号
箱单号
验收状况
备注
1

2

3

4

5

非正常货物详情记录
序号
箱单号
产品号
产品名称
数量
单位
批次号
有效期
不正常原因
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

备注

库存管理员__________ 采购管理员___________ 商务经理_____________
货位卡
顺序号____________ 货位号_________
产品号____________ 产品名称_________
序号
入库时间
入库数量
出库时间
合同号
出库数量
结存数
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

商品盘点表
盘点地点_____________ 盘点人____________
盘点时间_____________ 商务经理____________
产品号
帐存数
实点数
商品状态
有效期
差异
差异原因

第四章 发货管理制度
第一条 为规范山谷蓝/泰科曼公司的发货管理,保证货物的及时发出从而使客户满意,特制定本制度。
第二条 发货的审核:
所有需发货的事项必须经一定的审批程序,严禁在审批手续不全的情况下发出货物。
销售部按相应的审核程序审核完毕,财务部对到款及欠款情况审核后,该合同可传递到商务部安排发货。
（1） 山谷蓝直销业务(主要为主机类产品)的发货审核程序:
销售总监助理将审核完毕的合同传递至财务部,出纳审核确认预付款项的到账,传递给商务部,商务部执行采购,到货后发出到货通知,一联由商务经理留存,一联交销售总监助理,财务部会计审核确认该客户无欠款后交商务经理审核,签字后交给仓库管理员,安排发货。
（2） 山谷蓝分销业务的发货审核程序:
商务经理检查经销售部审核完毕的订单所订货物库房是否有库存,若有,财务部出纳审核确认经销商全额到款,会计审核确认该经销商无欠款后,交商务部安排发货,若没有库存,财务部出纳审核经销商的预付款后,商务部执行采购,采购到货后,出纳审核余款全部到账,会计审核确认无欠款后,商务部能够安排发货。
（3） 泰科曼直销业务采用借货方式的发货,见<其它出库管理办法>
（4） 泰科曼分销业务的发货审核程序:
销售总监助理将审核完毕的合同传递至财务部,出纳审核确认合同的全额到款,会计审核确认该客户无欠款后,交商务经理审核,签字后交给仓库管理员,安排发货。
（5） 外贸订单的发货由香港公司根据信用证要求安排发货。
（6） 特殊情况下,若客户需紧急备货,款未到的情况下或是现金取货,经销售总监审核再经总经理审批后,商务部能够安排发货。发货后,销售总监助理应及时补办相关手续。
第三条 发货安排和登记
1． 所有办事处的合同,不论是直销还是分销,都由总库安排发货。
2． 商务部安排发货人员打印出经审核能够发货的销售订单(视为出库通知单),编流水号后,交商务经理审核后传真给仓库管理员安排发货。每天下午4:30之前,能够安排当天的发货。当日4:30以后传真到仓库的销售订单,视作次日订单处理。
3． 山谷蓝和泰科曼直销合同运费预付;山谷蓝分销合同不论地区运费一律到付;泰科曼分销合同运费根据本公司与经销商的协议做相应处理。
4． 仓库管理员应合理安排发货顺序,优先安排需紧急发货的订单。
5． 仓库管理员发完货以后,须于当日将确认过的销售订单,标明发货的运单号后(泰科曼—标注产品的批次号;山谷蓝主机—标注产品的序列号)传真给商务部安排发货人员,同时作为发货通知,发与销售总监助理,山谷蓝产品的发货还须发与维修经理以进行维修服务。
6． 仓库管理员应做好每次发货的登记,并于发货完毕填写出库单,一联存档备查,两联交财务部做账并开具发票,另一联交领货人签收。
第四条 到货确认
1． 北京本地由本公司送货的要求随货带有送货单,货物送达客户,由客户签收,并返回其中一联交与商务部留存备查,另一联交财务部做账。
2． 山谷蓝主机到最终用户以后,销售代表应及时安装,安装完毕,须将正本的”产品验收报告”递交给商务部留存。
3． 耗材的确认以货运公司的运货单签字反馈为准。

第五章 其它出库管理
第一条 其它出库指非正常程序或非销售业务的商品的出库,包括换货、借货、外贸合同补货。
第二条 换货管理:
原则上山谷蓝和泰科曼的产品合同都不允许换货,特殊情况下需要换货的,应按照一定的审批程序办理。
1．产品损坏后的换货,办事处填写换货申请表,经地区经理签字后交市场部产品经理审核,产品经理签字后,交市场总监、销售总监和总经理审核,确认后交商务部处理。
1． 经销商或医院订错货后的换货,由经销商或医院填写换货申请表,经地区经理审核后交销售总监和总经理审核,确认后,交商务部门处理,费用由经销商或医院自行承担。
2． 仓库管理员发错货的换货,办事处填写换货申请表,经地区经理签字后,交商务部门,仓库管理员确认签字,财务总监审核后处理。
第三条 借货管理:
山谷蓝和泰科曼的产品合同原则上都不允许借货,特殊情况下需要借货的,应按照一定的审批程序办理。
1． 特殊客户有意向购买,但不能先签合同,而需要先发货的,由办事处填写借货申请表,借货申请表上须注明所借货物名称、借货客户名称,地区经理审核签字后,交商务部处理,若一次性借货金额在 元以上时,地区审核后还须经销售总监审核,总经理审批后交商务部执行。地区办事处须将借货后送至客户的经由客户签字的送货单返回一联至商务部,并返回一联给财务部做账。商务部须根据申请表上的日期,向销售部门追踪合同。每月月底,商务部门统计借货出库情况,并与财务部进行核对。
2． 外贸合同补货: 外贸合同的产品因包装原因,不能从国外直接订货的,办事处接到采购管理员外贸发货通知后,需填写发货申请表,地区经理签字后,交商务部采购管理员审核后,再交商务经理和财务总监审核,确认无误后,商务部安排发货。
借货申请表
地区_______________ 编号______________
日期_______________
序号
产品型号
品名
数量
单位
客户
是否有同等价值押金
预计归还或结账时间
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

申
请
原
因

发货
地址

联系人

电话

审核
签字
处理意见
申请人

地区经理

销售总监

总经理

库存管理员______________ 商务经理_____________________
送货单
地区_______________ 编号______________
客户_______________ 借货单编号______________
日期_______________
序号
产品型号
品名
数量
单位
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

医院签收

销售代表_______________ 地区经理_______________

退货单
地区/部门__________ 编号__________
退货单位___________ 日期__________
序号
产品号
品名
数量
单位
产品序列号
合同号
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

发票能否退回

申
请
原
因

相关人员
签字
处理意见
申请人

地区经理

产品经理

销售总监

市场总监

财务总监

总经理

库存管理员____________ 商务经理______________
第六章 样品、样机出入库管理制度
第一条 样品、样机是指市场部进行产品推广时需领用的货物,区别于经销商所订购的样机。市场部需要向商务部提供月度样品、样机的领用计划表和样机使用流动表。
第二条 样品的出入库
1． 样品出库:
样品统一由市场部领用,各地区办事处不得保有样品,年初市场部将年度样品计划交商务部备案,市场部在预算范围内领用样品,商务部监督执行。市场部领用时,须向商务部提出申请,产品经理填写样品申请单,市场总监审核后,交商务部处理。一次性领用样品金额超过 元,须由总经理审核签字。仓库管理员需在出库单上注明”样品”字样、申请人和最终用户。市场部使用样品后,应填写样品使用情况反馈单,留一联与商务部。
2． 样品入库:
一次性的消耗品一般不再归还库房。可重复使用的样品需要归还样品库,办事处填写还货申请单,申请单上须注明样品申请单的单号,地区经理签字后,交产品经理审核,审核完毕,交商务部安排入库。
第三条 样机的出入库
1．样机的出库:
市场部进行全国性市场推广需领用样机时,由产品经理提出申请,市场总监审核后交总经理审批再交商务部办理出库。
各办事处进行地区性市场推广时,须向市场部提出申请,由产品经理和市场总监审核后,交总经理审批,审批完毕,由商务部安排发货。仓库管理员填写出库单时,需注明”样机”字样、申请人、最终用户及产品的序列号。
旧样机的申领程序与新样机的申领程序相同,申领时在申请单上注明”旧样机”。
2．样机的入库:
样机使用完毕后,需要归还到公司的样机库,办事处填写申请,地区经理和产品经理审核后交商务部安排入库,样机归还后须先交维修部进行检修,检修后再交商务部办理入库。
形式上的入库:当一个办事处需申请样机,且库里暂时没有样机时,产品经理可协调与另一办事处调配样机(地区间不得私自调配样机),由调入地区地区经理填写样品申请单,经审核手续,同时另一办事处需要填写还货申请表,经审核同意后,商务部可将该样机调给该办事处,调入地区地区经理签收后交商务部,商务部办理形式上的出入库。
样品申请单
日期_______________ 编号________________
预计归还日期________________
序号
产品代码
品名
数量
单位
单价
总价
新品
旧品
客户名称
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

其 她
申请原因
预期效益

发货
时间

发货
地点

地区经理___________ 产品经理___________
市场总监___________ 总经理___________

库存管理员_________ 商务经理___________
样品使用情况反馈单
日期_______________ 编号________________
申请单编号________________
序号
产品代码
品名
数量
单位
单价
总价
新品
旧品
客户名称
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

使用
情况
样品消耗( ) 退回( ) 转销售( ) 其它:
医院
签字

产品经理___________ 市场总监___________
总经理___________
库存管理员_________ 商务经理___________

样品还货单
编号_______________日期_______________ 申请单编号_______________
序号
产品代码
品名
申请数量
还货数量
单位
差异
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

产品经理___________ 市场总监___________
库存管理员_________ 商务经理___________
样机申请单
序号
产品代码
品名
数量
单位
序列号
客户名称
旧品/新品
1

2

3

4

5

合计

发货时间

发货地点

联系人及
电话

地区/部门 _______________ 编号________________
日期_______________ 预计归还日期________________
地区经理____