物业管理公司财务管理制度全套.doc

XX集团物业管理公司
财务管理制度
文件编号：XX-XX-A100
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目 录

第一节 报销管理制度…………………………………2
第二节 差旅费、培训费报销制度…………………..5
第三节 个人借款管理制度…………………………..8
第四节 票据管理办法………………………………..10
第五节 固定资产管理办法…………………………..11
第六节 仓库管理制度………………………………..15
第七节 采购管理制度………………………………..20
第八节 物品验收管理制度…………………………..23

第一节　报销管理制度

　１、目的
根据财务制度的有关规定，进一步规范公司内部报销、付款程序，严格有关手续。
　２、适用范围
　　适用于公司各部门和全体员工。
　３、职责
（１）财务核算部统一办理公司所有财务结算，进行集中管理。
（２）财务核算部对分公司及各项目管理部的开支情况进行总体控制，并执行董事的授权范围内办理公司内部往来结算及公司与其他单位的财务收支事项。
　４、程序
（１）审批权限
各级管理人员按照公司规定的权限签批；
财务经理对所有的支付业务均应审查签字；
各部门负责人应对该项部门所发生的业务进行审查签字。
对不符合规定的货币资金支付业务，审批人应当拒绝批准。
（２）报销程序
１）取得原始凭证
原始凭证必须是公司经营业务流动中经正正规渠道取得的合法、有效的凭据，经税务部门监章的正式发票，经物价、财政部门监章的正式收据，公司与业务往来单位签定的合同（协议）。
因特殊原因不能取得合法凭据的，须由经办人填写情况说明单，阐明原因，经证明人证实，部门负责人签字，财务负责人审核，总裁／执行董事批准签字，方可作为报销冲账的凭据。
２）原始凭证的种类：
全国联运、货运统一发票；
四川省成都市餐饮、娱乐业定额发票；
非经营性结算统一收据；
四川省成都市其他服务业发票；
四川省成都市商业零售发票
其他国家监制的合法发票。
３）原始凭证必须具备以下主要内容：
购物发票、收据应有：
品名（收费项目），数量、单价（收费标准），金额，收款人签章（签字）。
合同应有：有效数量、价款（酬金）、付款期限。
４）填制报销凭证
对外付款审批单；
费用报销单；
借款单；
差旅费报销单；
业务执行旨申请单。
５）报销凭证粘贴
较小的票据，如停车费等，应粘贴在“报销单据粘贴单”的方框内；
较大的票据，粘贴在报销单的左边（左齐报销单边框，上齐报销单边沿）。将有关空白结算凭证粘贴在上面（如“较大票据”粘贴法），并准确、完整、清晰地填制。
若有附件（如：批文、说明、申请等），须将附件折叠、左上角对齐“报销单据粘贴单”边框，整齐地粘贴在背面。
６）报销原则及过失责任
坚持谁发生谁报销的原则，严禁代报。
坚持报销人、审批人分权原则，财务人员必须拒绝报销审批人和报销人同为一人的费用。
原始凭证要求整洁、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过金额的发票，应有开票单位加盖的更改章，否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。
各种原始凭证必须是原件，复印件无效。
在报销发票、收据时，经办人必须在其背面签字。金额为一万元以上的大额发票报销时，必须有两个以上的经办人签字。
风购物票据必须经实物责任人验收，库房管理员办理入库手续后方能报销。
经办人应在取得发票、收据等有效凭证的三天内，及时到财会核算部报销。
按合同支付款项的，在首次付款时，应将合同交财会核算部备查。今后需支付的款项，由财会核算部审核并报总裁／执行董事审批后，方可开支。
报销单的填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，否则可视为无效单据，出纳员不予办理付款。
凡在费用报销中有弄作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，除收缴报销人所报费用外，按虚报金额的两倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重都，公司作除名处理，并追究法律责任；对于审批签字同意报销的各部门（含管理部）经理给予同等处罚。
对于在费用报销中由于财务人员未坚持制度，审核不严，给公司造成损失的，应承担连带责任，处以不低于错报总额２０％的罚款。
７）报账流程
经办人→部门负责人（二级主管、一级经理）审查签字→会计（财务负责人）　　　总裁／执行董事审批签字→出纳员支付款项。
（３）各项退款
１）交纳服装押金的员工辞职时，凭原收据随离职工资一并退回，收据遗失的，需提出其它证据，并说明原因。
２）装修公司退出入证押金，先由各项目部服务中心填写“装饰装修退款申请单” ，再按：客户主管（内勤）→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。
３）施工完成需退各装修保证金、外单位的进场保证金时，由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：客户主管（内勤）→业主签字→工程主管→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。
４）业主退物管费、车位费，应由各项目服务中心开据红字发票（收据）并填写退款单，经：客户→客户主管（内勤）→部门负责人（二级主管、一级经理）→财务审核→服务中心收银退款。
（４）工资结算
１）签批程序：二级主管（根据员工出勤状况及工资制度制表＼２日）→一级部门经理（签署具体意见＼４日）→人事行政部（汇册各公司《工资表》表进行初审＼６日）→财务管理中心（最终审核并确认无误后＼９日）→总裁（批准＼１１日）→执行董事（批准＼１３日）→财务管理中心（发放＼１５日）。
２）离职员工的工资在办妥离职手续后，在下月１５日划入其薪资账户．
（５）车辆费用报销
１）严格控制车辆的费用支出，汽车如需维修、保养，要事先报告主管部门（特殊情况除外）同意后才可进行，经签批同意的维修申请单作为费用报销的附件。
２）汽车实行本车驾驶员专人代管制度。所有的费用均由本车驾驶员负责报销，不得代报。
３）无论什么原因造成的汽车违章罚款，均不得报销。
４）汽油费的报销应以人事行政部核对签批的出车申请单作附件，否则财务不与报销。车辆过路费的报销应注明出车时间、随行人员。签批程序：驾驶员→部门经理→人事行政部→财务部→总裁→执行董事→出纳支付。

第二节　差旅费、培训费报销制度

　１、程序
１）因公出差的员工在出差前须完整填写“出差申请表”。
２）申请表须经部门经理签字同意、总裁/执行董事签字审批后，交人事行政部备案。
３）员工持经批准的申请单或会议、培训通知到财会核算部借支差旅费。
４）出差返回后５日内按规定报销差旅费，结清错款。如一月内借款未能结清，该项款项将其本月工资中扣除。
　２、差旅费管理办法
１）出差人员乘座的交通工具由总裁／执行董事批准，未经批准越级乘座者，超标部分自理；未达到标准的，节约部分的２０％返还。
２）因公出差人员在目的地的费用（住宿费、市内交通费、伙食补贴费）均实行包干。
３）风带车观差的，无交通补贴。
４）出差天数按出差日至返回日期期间天数扣减一天计算，即“算头不算尾”。
５）实际出差天数超过原计划天数时，须经总裁／执行董事批准，否则对超出天数不予报销。
６）报销出差住宿费，凡提供住宿发票的（须注明住宿人与住宿时间），在标准范围内实报实销，超支不补。无住宿单据的，省内每天补助２０元，省外补助４０元。
７）出差人员享受了市内交通补贴的，不允许乘坐出租车或三轮车，特殊情况须注明原因，由总裁／执行董事批准方可报销。
８）出差时，在夜间乘车６小时以上，或连续乘车时间超过１２小时，而未买到卧铺票的，可按卧铺票价或车票的６０％给予个人补助，但不再享受其他差旅补贴。
９）随同总裁／执行董事以上人员出差的，可允许一人享有总裁／执行董事以上人员乘坐的交通工具和住宿标准。
１０）参加会议／培训的，凭会议／培训通知，只报会务／培训费，其余费用不予报销。如会议主办单位出据证明住宿自理的，可按出差标准报销。出差期间，对方免费接待的，不得报销食宿费。
１１）出差期间发生的业务招待费用，必须同差旅旨同时报销，凡单独报销者一律不予报销。已报销了业务招待费的，不得再报销同类补助。
１２）签批程序：出差人→部门经理→行政管理部→财会核算部→总裁／执行董事→出纳支付。
　３、差旅费标准
１）出差交通工具标准：

标准
职务
火车
轮船
飞机
硬卧
硬座
二等舱
三等舱
经济舱
管理人员
√
×
√
×
√
员工
√
×
×
√
×
职工
×
√
×
√
×
２）住宿费标准
　　　级别
地区
主　管
经　理
总裁／执行董事
备　　　　注
沿海城市
１４０元
１６０元
１９０元
含：北京、成都、广州、深圳、厦门、青岛、大连、海南、汕头、北海
省外城市
１００元
１３０元
１６０元

省内地市
６０元
７０元
１００元
含：重庆
省内各县
３０元
４０元
５０元
含：重庆各县
３）出差地市内交通费包干标准（元／天）
　　　级别
地区
主　管
经　理
总裁／执行董事
备　　　　注
沿海城市
７０元
９０元
１３０元
含：北京、成都、广州、深圳、厦门、青岛、大连、海南、汕头、北海
省外城市
５０元
７０元
１００元

省内地市
３０元
５０元
７０元
含：重庆
省内各县
２０元
３０元
４０元
含：重庆各县
　４、其他
因公出差人员，顺道（或绕道）控亲的，应向人事行政部提出申请，探亲期间不再给予补助，且发生的车船费、住宿费自理。返程路费按从出差地直线返回的票价报销。
出差归来后，据经行政管理部核实出差天数的出差申请单报销有关费用。

第三节 个人借款管理制度

１、目的
　　规范公司借款管理制度，督促借款人及时归还，使公司财务报表上反映的费用和利润精确，避免公司的资金损失。
２、适用范围
　　适用于公司各部门和全体员工。
３、条件
借款人为公司转正的员工。
办理物资零星采购、出差、参加会议、学习或培训以及各项目部备用金等业务时，可暂向公司借款。
４、原则
１）严格执行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况须说明原因，以总裁／执行董事物批后，方可再借。
２）一律不能以么人名义在公司借款，若确因经济困难，需要帮助，本人应递交申请，阐述原因，经总裁／执行董事特批后，方可借支。
５、程序
１）借款单需填列日期、借款部门、借款事由、借款金额、还款日期、借款人等内容；若缺项，财务有权拒绝付款；
２）借款单由借款人、部门负责人、财务负责人、总裁／执行董事签字后，出纳员方可办理款项支付；若漏签字，财务有权付款。
３）报销金额大于或小于原借款金额的，一律采取“一次结清，多退少补”的办法结算，财务部门不留底，不挂账，借款人不得拖欠。
６、结算期限
１）经办人的结算时间为五天（从借款日算起，如遇休息日可顺延）。
２）借款人处理完业务回公司后五天内，必须到财会核算部报销，冲抵借款。
３）差旅费报销应于出差返回后五日内办理
４）备用金借款结算时间为一月。
７、财务监督
１）冲销原借款费用报销及款项支付，应在填制凭证时注明“冲销借款”。财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否想符，如不符，有权拒绝报销。
２）财务核算中心每月底应根据员工欠款情况，列出明细，报总裁／执行董事、分公司、各部门（管理部）负责人，并发出催款通知书，通知借款人限期到财务中心结算。如确因某种原因一时不能退还借款，需由借款人重新办理借款手续，并由总裁／执行董事批准，方可适当延期结算。
３）不能按期归还借款的，财务管理中心按逾期天数计算每天借款总额１％的罚息（不算复利），在借款人的当月工资中扣缴。

第四节 票据管理办法

　１、目的
　　规范公司收费行为，保证各项收入足额、完整交付公司。
　２、适用范围
　　适用于公司财会核算部及下属各项目部、办事处等财务、收银人员。
　３、职责
１）财务核算部是票据管理的职能部门。
２）会计主管负责保管空白票据和票据存根。
３）出纳员或授权收款部门负责票据的领取和开具。
　４、程序
１）票据的种类：
成都市其它服务业发票；
成都市机动车停车场定额发票；
自印具名专用收据；
通用收据；
合作单位代收代付发票、收据。
２）票据的取得：
发票由财务部依法向税务机关申请购买；
具名收据由财务部设计格式，经税务机关批准印刷；
通用收据由财务部根据需要购买；
合作单位委托公司代收款项而提供的票据，由财务部接收管理。
３）票据的使用管理：
①所有款项的收取必须向交款方出具票据，并按票据要素填写齐全，书写清晰，出现大小金额不符或书写差错的，应作废后重新填写，不得在原票据上涂改。
②财务管理中心设制各种票据登记簿，对各种票据的购、领、存进行登记管理，各部门领票人对所领票据的使用、库存负责，用票部门凭已用票据换领新票。
③授权收款的部门，由公司指定专人在财会核算部领取票据，并加盖公司“财务专用章”或“院内停车专用”条形章，方能使用。
④开具收据或发票的收入，将款项交财会核算部时，填写公司指定格式的一式三联《收银明细缴款表》，出纳和交款人分别签字，一联退还交款人，一联为财务入账依据，一联为票据保管人员在收回整本票据存根时进行票据核销用；定额票据收入，将款项交财务部时，填写一式二联《定额票据收入缴款单》，出纳和交款人分别签字，一联退还交款人，一联为财务入账依据，票据保管人员凭收回定额票据的存根联进行票据核销。
⑤财务核算部票据保管人应认真核销已使用各种票据，确保各项收款及时、足额上交财务部。
⑥代收款项票据的财务联、存根联由财会核算部会计负责收集，与收款单位结算时，应与票据财务联金额核对相符，经公司领导同意后，方能办理付款。
⑦受托代付款项，应按与受托单位的约定程序执行。
　５、财务监督
1）票据存根应妥善保存，不得随意丢失、销毁。
2）财务核算部负责人不定期对各用票部门或个人进行检查，填写“票据检查表”。发现违规、违法使用票据的行为，将严肃处理。

第五节　固定资产管理制度

　１、目的
　　规范管理、统一标准、防止混乱、发挥功能、有效使用、保值增值。其中心任务：强化对“物”的管理。
　２、原则
　　直线负责、分级管理、各司其职，主动协调。
３、职责
１）财会核算部负责记录固定资产的价值，准确提供公司固定资产的初始价值、剩余价值及提取折旧情况。
２）财会核算部负责保管各类固定资产的产品说明书、保修单和配套安装材料及软件等。
３）行政管理部负责固定资产的增加、调拨、减少、出售等业务相关手续的办理。
４）公司各职能部门、项目管理部对固定资产实物实行归口管理。
４、固定资产的标准
１）使用时间超过一年，单位价值在２０００元以上的房屋及建筑物、机器、运输工具以及与经营有关的设备、器具工具等。
２）不属于经营主要设备的物品，但单位价值在１０００元以上，使用期超过两年的。
５、固定资产的分类
１）房屋及建筑物：批经营管理用房。
２）机器设备：指用于经营服务的供水供热设备、通讯设备、洗涤设备、维修设备等。
３）电器设备：指用于经营服务和管理用的电视机、空调机、电子计算机等。
４）家具设备：批用于经营服务和管理使用的沙发、组合家具等。
５）交通运输工具：批用于经营服务和管理使用的各种车辆，如货车、客车、小轿车等。
６）其它设备：指不属于以上种类的其它经营管理、服务使用的固定资产。
６、固定资产的计价
１）原始价值：指在购置固定资产时所支付的货币总额。包括：买价；运输费、途中保险费、包装费；需要安装的固定资产的安装费；缴纳的增值税；购置车辆的附加税等。
２）重置价值：指在目前情况下重新购建该项固定资产所需的全部支出。这促计价方法只限于接收捐赠的固定资产或国家规定对固定资产重新估价时使用。
７、固定资产的折旧方法
　１）固定资产折旧采取年限法，折旧年限见“固定资产目录”。
　２）净残值率为固定资产原值的３％。
　３）折旧率和折旧额的计算公式

　　　　　　　月折旧额＝固定资产原值×月折旧率
　４）新增固定资产折旧计提时间：从固定资产投入使用月份的次月起，按月计提折旧。
５）报废固定资产的折旧计提时间：从固定资产报废月份的次月起，停止计提折旧。
　６）不计提折旧的固定资产
　７）经营租赁方式租入的固定资产。
　８）已提足折旧继续使用的逾龄的固定资产。
　９）未提足折旧已经提前报废的固定资产，未提足折旧部分不再补提，其净损失计入“营业外支出”。
８、固定资产的修理
　１）固定资产修理发生的费用，直接计入有关成本、费用。
　２）数额较大的（如高级写字楼的共用设备维修费），为均衡成本，可采取分期摊销方法，分摊期限在十二个月以内的，列入“待摊费用”按月平均返销；超过一年的作为“长期待遇摊费用”处理。
９、固定资产建档建卡
　１）财会核算部库房管理员对公司的固定资产实施台账管理，分别建卡建档。
　２）实物台账内容包括：名称、规格型号、功率、生产厂家、计量单位、数量、原值、购置日期、变动状况、所在地点（场所）、使用部门（个人）、责任人等。
　３）建档管理内容包括：产品说明书、使用手册、保修卡（单）、发标（复印件）、报批手续、交接变换单、各类图纸、附件程序盘、检修记录等全部资料。
１０、固定资产的实物归口管理
　１）实行“谁使用谁管理”的原则。
　２）管理分工
　①公司总部的固定资产（含各职能部门使用的），如交通运输工具、通讯设备、电器设备、管理用家具、厨房设备、文体娱乐设备等，由人事行政部负责其购买、维护、修理和报废。
　②各项目部的各类固定资产管理由客户服务中心统一记录，实物由各使用部门负责其维护、修理。
　③工程部：一程维修用机器、设备及工具。
　④保安部：消防保卫方面固定资产。如：对讲机等。
　⑤保洁部；清洁、绿化机器设备。如：吸尘器、洗地机、割草机等。
　⑥客户服务部：除上述设备外的项目部的所有固定资产。
　１１、固定资产增减速审批程序
１）固定资产的增加
需要增加固定资产时，使用单位（部门）必须编报购置计划，经行政管理部、财会核算部审核，并报总裁／执行董事批准。
根据批准的购置计划，由行政管理部安排统一采购。
对购进的固定资产，使用单位及主管部门应认真验收，同行政管理部办理交接手续，履行入库手续，及时登记固定资产管理台账。
财会核算部根据签批的发票和固定资产交接单报销费用，进行账务处理。
２）固定资产的减少
固定资产报废（正常性报废），应由使用单位填制固定资产报废申请表，经相关部门组织技术鉴定，报请总裁／执行董事批准。
固定资产盘亏和毁损，由使用单位查明原因，分清责任，提出处理意见，经主管部门审查后，按规定的审批程序报批。
财会核算部票据领导的批件处理财务。
１２、固定资产调拨（转移）程序
１）固定资产在公司体系内调拨（转移），由行政管理部办理，并到财会核算部办理调拨（转移）手续。
２）所有固定资产的调拨（转移）都必须办理调拨手续，填写“固定资产资产调拨（转移）单”一式四联，双方固定资产管理部门，财务部门各一联，以便调整实物账，做到账物相符。
１３、固定资产实物对账程序
１）年底，财会核算部与各部门相互对账，双方在账本上交叉签章，做到账实相符。
２）确需调整账目应及时通知财务部门。
３）使用单位与使用人发生变化，要及时办理交接、转账手续。

第六节　仓库管理制度

１、目的
规范仓库管理工作，确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。
２、适用范围
适用于公司及下属各管理部的仓库管理工作。
３、职责
１）公司采购员负责物品的采购工作。
２）公司／管理部负责人协助物品的验收。
３）仓库管理员负责物品的验收、入库、领用手续的办理和库存物品的保管，定期汇总出入库单据交于财务会计进行账务处理。
４）公司财务负责人负责仓库管理工作的监督。
４、主要任务
１）按计划采购，及时满足需要又要避免积压，保证资金合理使用；
２）加强物资的入库、出库管理及清查盘点，保证账实相符；
３）加强物资的实物管理，做到物资不毁损、不变质、防止其损失。
５、原则
１）凡是公司物资，均应经仓库收付管理；
２）仓库应设专职（或兼职）保管人员，负责材料物资的管理；
３）保管同采购应分离，不得互兼。
６、程序
１）库存物品的限额标准
①日常消耗的库存限额：一般为每月平均消耗量；特殊情况另行处理。
②管理部库存物品的总额，应控制在该管理部管理费收入及其他各项经营收入的总和的１０％以内。
２）物品采购的申请
①公司各管理部在每月２０日前，将下月物资使用计划交于财务核算部会计。
②财会核算部会计根据预算和当月物耗，在一个工作日内完成审核，将物资使用计划表交于采购人员。
③采购人员汇总各部门、各项目部的物资使用计划，编制下月物品采购计划表交于仓库管理员。
④仓库管理员根据仓库的实际库存量和库存限额，在一个工作日内完成采购计划的审核，交于财务核算部会计主管。
⑤财会核算部会计主管根据下列内容审核：仓库实际库存量；当月实际消耗量；
⑥库存物品的限额标准：下月预计消耗量；下月资金预算。
⑦采购计划在每月２６日前报公司总裁／执行董事审批。
⑧总裁／执行董事批准后，交采购员按照《采购管理制度》中的相关规定进行采购。
⑨当仓库物品低于规定库存限额时，仓库管理员应及时填制所需物品的采购计划。
３）物品入库程序
①采购物品的入库程序：
采购人员应在物品采购回来的当日，将物品办理验收入库手续，特殊情况不能当日入库的，需报人事行政部经理批准后另行处理；
采购人员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到相关部门验货，相关部门负责人应对符合采购计划的物品按照《物品验收管理制度》中的相关规定进行验收；
经验收合格的物品，仓库管理员应开具《入库单》，会计联交采购员，并将物品分类存放；
仓库管理员根据当天的物品验收单和入库单仓库联，及时登记材料物品明细账。
②退回物品的入库程序：
相关人员将未使用完的物品送到库房；
仓库管理员根据核查结果，按照《物品验收管理制度》中的相关规定进行验收；
合格品，红字填写《出库单》，在备注栏内填写“退回物品入库”字样，放入合格品存放区内。
不合格品，填写《不合格品处理表》后，存放在不合格区等待处理。
③设备工具的入库程序：
新采购的工具按采购物品的入库程序执行；
退还的设备工具入库程序：
仓库管理员根据使用人的《工具登记卡》上登记，并由使用人及其所在部门负责人签名确认后存档。
合格品，红字填写《出库单》，在备注栏内填写“退回设备工具入库”字样，放入合格品存放区内。
不合格品，填写《不合格品处理表》后，存放在不合格区等待处理。
借用工具入库程序：
工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净。
仓库管理员根据设备工具的领用记录，按照《物品验收管理制度》中的相关规定进行验收。
仓库管理员应及时在《工具登记卡》上登记核销。
④工作装的入库程序：
新做的工装按采购物品的入库程序执行。
退还的工作装入库程序：
工装使用人在工装退还仓库前必须把衣服清洗干净。
仓库管理员根据人事行政部收回服装的通知及使用人的《个人服装登记卡》上的项目，逐项清点退还工作装。
仓库管理员应按照《物品验收管理制度》中的相关规定对退回的工作装进行验收。
合格品，红字填写《出库单》，在备注栏内填写“退回工作装入库”字样，放入合格品存放区内，同理标明已使用时间。
不合格品，填写《不合格品处理表》后，存放在不合格区等待处理。
仓库管理员应及时在《个人服装登记卡》上登记核销，并经使用人确认。
４）仓库物品的存放管理
①物品存放库房区域划分：合格物品物品存放区；不合格物品存放区；待检物品存放区。
②仓库物品分类：电器类（01）、水暖类（02）、五金类（03）、土杂类（04）、劳保类（05）、工具类（06）、建材类（07）、花木类（08）、其他（09）。
５）仓库物品领用管理
①物品领用程序
物品使用人凭其所在部部门经理签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续；
仓库管理员根据《领料单》上所列的品种，逐一发放；
仓库管理员根据《领料单》的内容分类填写《出库单》，领用人需在《领用单》上签字确认。
②工具领用程序
工具领用人凭其所在的部门经理签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续；
仓库管理员根据使用人的《工具卡》记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现免象；如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，仓库管理员应拒绝发放；如经核对，没有该工具领用记录，将工具发放给使用人后，并在其《工具卡》上登记。
③服装领土完整用程序
新到岗员工由人事行政部填写《到岗通知书》，注明“姓名、部门、职位、入职时间、原因等内容；
仓库管理员根据《到岗通知书》和《劳保管理制度》中工装的配置，发放员工工装，同理登记《个人服装使用卡》，并经使用人确认；
仓库管理员根据《个人服装使用卡》填表制《出库单》。
６）仓库物品报废管理
①物品报废标准
物品到有效期限；
客观原因造成物品工具已无使用价值；
按其他有关规定需报废。
②物品报废程序
参照《物资报废管理制度》执行。
７）仓库物品的清点
①每月２５日，仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点；
②根据清点结果，填写《库存材料盘点表》；
③仓库管理员应将库存材料明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对；
经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的出入库单，编制《库存材料出入库情况表》；
如经核对有误：实物多于账面余额的，应报财务部会计根据会计核算制度规定进行账务处理；实物少于账面余额的，原则上视具体情况依据公司有关规定处理。
④仓库管理员应在２８日前将当月《库存材料盘点表》、《库存材料出入库情况表》报送财务管理中心负责人审核；
⑤财务管理中心会计主管应于每月２５日至３１日对仓库进行抽样或全部核对，并于当月３１日前将对结果报财务负责人。
８）仓库物品管理资料的保管
仓库物品管理的财务资料交财务负责人审核无误后，加密在财务核算部长期保存。

第七节　采购管理制度

１、目的
规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。
２、职责
１）行政管理部采购员负责物品采购工作。
２）公司各部门、各项目管理部负责物资使用计划的制订，协助物品的验收。
３）采购员负责编制公司次月采购计划。
４）财会核算部负责物资使用计划物品采购计划的审核。
５）公司总裁／执行董事负责采购计划的审批。
３、程序
１）物品采购申请范围
①凡公司为提供管理、服务所需要的有形物料、工具等、均属采购申请的范围。
②每月消耗、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件等。
③特殊情况，临时、急需所申购的材料等。
２）物品采购的申报程序
①计划采购物品的申报程序
公司/各管理部在每月２０日前，将下月物资使用权计划交于财会核算部会计。
财会核算部会计根据预算和当月物耗，在１个工作日内完成审核，将物资使用计划表交于采购人员。
采购人员汇总问部门、各项目的物资使用计划，编制下月物品采购计划表交于仓库管理员。
仓库管理员根据仓库的实际库存量和库存限额，在１个工作日内完成采购计划的审核，交于财会核算部会计主管。
财务核算部会计主管在１个工作日内完成采购计划的审核交于总裁／执行董事审批。
采购计划在每月２６日前报公司总裁／执行董事审批。
总裁／执行董事批准后，交采购员按照《采购管理制度》中的相关规定进行采购。
行政管理部将批准的采购计划表交行政主管和财务主管存档备查。
②零星物品的申购
零星物品的标准：常用物品以外的；数量较少的；仓库中没有储存的。
申购程序：填写零星物品申购单→库房审核→财务审核→总裁／执行董事审批→采购员。
③应急物品的申购程序
应急物品标准：突发性急用物品；仓库无库存。
申购程序：填写应急物品申购单→库房审核→报批→采购员。
３）物品采购时效
①计划物品的采购时效：
原则上在当月前５个工作日内完成，特殊情况报行政管理部经理、管理部经理同意后另行处理。
②零星物品的采购时效：
原则上为收到采购清单的２个工作日完成，特殊情况同上。
③应急物品的采购时效：
原则上为收到采购清单的半个工作日内完成，特殊情况同上。
４）物品采购程序
①采购员应事先询价，填写供应商资料表，附价目明细。
②行政管理部和财会核算部根据采购员提供的资料确定供应商家，做到货比三家，物美价廉。
③采购员根据审批的采购计划，在指定的商家进行采购。
④采购回来的物品及时交付验收人员验收，及进填写验收单，协同仓库保管员办理入库手续。
⑤采购价值在５０元以上物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票。
⑥采购价格在１０００元以上应以转账支票结算。
⑦大批量采购应与合格的供应商联系送货业务或定点在大型商场采购。
⑧物品采购过程中发生的费用由采购员凭原始票据到财务核算中心办理报销手续。
⑨若采购物品规格、品种或质量不符合要求，采购员负责办理退换货，并忙购买标准符合的物品满足使用部门的需求。

第八节　物品验收管理制度

１、目的
　　规范采购物品的验收工作，确保入库物品符合规定要求。
２、职责
行政管理部采购员负责物品的采购。
　　公司仓库管理员负责所购物品的验收，各部门协助。
３、程序
１）物品验证的要求
①每次采购物品数量少于１０个时，要求１００％抽样验收；
②每次采购物品数量多于１０个时，要求１０％至５０％验收；
③采购物品必须具备合格主，特别是对批量购买的物品必须要验证合格证，物品的合格证由仓库管理员保存；
④对目测无法验证的物品，必须使用相关工具进行验证；
⑤对专业性较强的工具、设备的验证，必须由相关部门协助验收；
⑥所验证物品的规格、数量等必须与《采购计划》上的内容相符；
⑦仓库管理员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料完整在验证无误后交财会核算部保存、备查。
２）物品验证的分类
①应送计量所检定的物品——仪器仪表类：万用表、钳形表、其他。
②应抽样验收合格证的物品——水暖类：水表；电器类：电表；清洁表：清洁剂、去污粉、洁厕灵等；绿化类：肥料、药品、种籽；机械设备类：吸尘器、榨水机等；仪器仪表类：水平仪、压力表等；机械零件类：空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件；其他。
③应抽样验证外观完好度、接触部位赤活度和壁厚均匀度验证的物品——水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、接连管等；电器尖：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝；易耗工具类：玻璃刮、扳手、钳子、修枝剪、小锄头等；其他。
④应抽样式试用或通电验收的物品——油料类：油漆、涂料等；机械设备类：吸尘器、疏通机、剪草机、水泵、电钻、电焊机等。
⑤凡不属于上述范围的，应对其是否符合采购计划要求的规格、符号、数量等进行抽样或全部核对。
３）物品验证的方法
①物品的包装验证方法
仓库管理员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、元渗漏、元污染或破损痕迹；
注意核对物品包装上注明的生产日期和有效期限：已过有效期限的，仓库管理员应拒绝验收入库；离有效期不足一个月的物品，由仓库管理员组织人员对其试用，检查该物品的有效程度是否合格，并要求采购员对该类物品限量采购。
②物品的质量验证方法
仓库管理员应仔细检查物品表面有无擦伤、破损、裂痕或扭曲变形；
仓库员在验证铁制的物品时，应注意物品有无锈迹；
仔细检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象，转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的磨擦声；
验证物品的颜色、质地、规格、尺寸等是否符合购买要求；
检查物品附属件是否齐全。
③物品的性能验证方法
仓库管理员应对物品的机械部分反复试动，检查其灵活性、准确性；
验收机械设备类必须进行“试用”验证方法，以便检查其性能情况；
验收电器物品时，应使用万用表测试；
国家规定的其他验证方法。
４）物品验收程序
①新采购物品的验收程序
采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处接收；
仓库管理员根据物品验证的相关规定，对物品进行验收：验证合格的物品，由仓库管理员填写《物品验收记录》，然后填制《入库单》，并将物品按《仓库管理制度》中的相关规定进行存放；验证不合格的物品：发现表面有瑕疵但不影响使用的，应填写《不合格品处理表》后，放置在等处理区域，等待处理：性能有问题的，不能使用或影响使用效果的，应拒绝入库；对暂时无法检验的物品，应收入仓库“待检物品存放区”，等待相关部门或人员检验。
②退回仓库的物品验证程序
退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收；
仓库管理员应先对：该物品的规格型号；该物品的性能情况；该物品的可利用价值；该物品的其他特性。
仓库管理员根据物品验证的相关规定进行验证：经验证合格的，由仓库管理员按照《库房管理制度》中的相关规定进行入库存放；难验证不合格的，由仓库管理员填写《不合格品处理表》后，存放在“不合格区”，等待处理。
４、物品验证资料的保管
仓库管理员应作好每次物品验证结果的记录。
物品验证相关资料由仓库管理员按月归档长期保存。

注：1、xx置地集团物业公司实行“先预算、后开支”的财务原则：
X置地实行财务预算管理制度，各级人员在资金的收支使用前均应按照财务制度申报预算，并严格按预算努力开源节流。财务管理中心有权拒绝办理所有一切事先无预算的财务资金流出手续。
2、XX置地集团物业公司有关管理、运营体系（与财务有关的）：
（1）核算考评体系
成本控制，对从事经营的部门进行独立核算，其核心实施部门为财会核算部。
主要职责：
对经营性部门进行严格的财务核算，主要包括核心企业、各专业公司。
控制公司运营成本。
工作要求：
对独立核算部门的核算，通过预算/匡算和决算/结算来实施。具体可按照集团制定的核算制度和标准进行。决算结果作为考核员工及部门的直接依据。
（2）后勤保障、考核、考评体系
公司对每一位员工进行月度、年度考评，对非经营部门进行考核。其核心实施部门为行政管理部、人力资源部。
１）后勤保障
为公司的各项经营管理活动提供后勤保障，确保公司现在资源的充分、有效利用，控制公司管理成本。
２）绩效考核
对非经营性的部门和个人，公司有用绩效考核的办法，具体考核内容：
①对员工的考勤。
②对员工／部门的工作记录：
Ａ、一般员工每日的工作日志
Ｂ、管理人员每周的工作总结
Ｃ、高管人员每月的工作报告
Ｄ、集团领导每季度的情况汇总
Ｅ、各部门每周／月／年度的工作总结
３）考评体系
根据员工／部门的核算和考核结果，集团对每位员工、部门／核心企业／专业公司进行半年／年度的考评并作出评价。考评包括以下方面：
①独立核算／经营性部门的经营业绩。
②考核部门视工作性质不同，分三种情况：
Ａ、管理和监控、监督部门：上级领导／部门的评价
Ｂ、服务性部门：服务对象的评价
Ｃ、协调性部门：同事及合作伙伴的评价
③员工／部门履行基本工作职责，完成基本任务、工作计划情况。
④对工作的评价：
Ａ、服务／工作对象的评价
Ｂ、上级主管的评价
Ｃ、下属员工的评价
Ｄ、同事的评价
Ｅ、综合评价
４）考核原则
考核应遵循客观、公正和有效，避免教条和形式，应将考核内容数字化、标准化。
对管理部门/个人重点在上级主管的意见；对服务性部门/个人重在服务对象的意见；对于协调性部门/个人重在同事和下属的意见。
部门员工考核重点在于完成任务的数量及质量，同时兼顾失误、过失及责任事故。
（3）监控