商务秘书知识点公开课一等奖优质课大赛微课获奖课件.pptx

商务秘书知识点第1页第1页意向、协议文书第2页第2页意向书 意向书是双方当事人通过初步洽商，就各自意愿达成一致结识而签定书面文献，是双方进行实质性谈判依据，是签署协议（协议）前奏。格式：1、开始写双方单位名称，代表人姓名、身份、洽商时间、地点及洽谈主要事项。2、主体：写双方意图冀达到一致结识条款。3、各方代表署名、时间。第3页第3页协议书 协议是指当事人双方对设置公司或进行经济合作一些要点、原则达成一致意见，拟定双方权利、义务及违约仲裁书面文献，与协议同样有法律约束力。格式：公司各方名称、性质。公司经营范围（项目、产品）。各方出资额、出资方式、百分比。公司组织机构，各方席位安排。产品销售（各方百分比）。技术引进（补偿办法）。利润分派方式。违约、仲裁。合作期限。各方代表签字、时间、地点。第4页第4页意向书厂（甲方）公司（乙方）双方于年月日在地，对建立合资公司事宜进行了初步协商，达成意向下列：一、甲、乙两方愿以合资或合作形式建立合资公司，暂定名为有限公司。建设期为年，即从年年所有建成。双方意向书签署后，即向各方相关上级申请同意，同意时限为个月，即年月日年月日完毕。然后由厂办理合资公司开业申请。二、总投资万（人民币），折万（美元）。部分投资万（折万）；部分投资万（折万）。甲方投资万（以工厂既有厂房、水电设施既有设备等折款投入）；乙方投资万（以折美元投入，购买设备）。三、利润分派：各方按投资百分比或协商百分比分派。四、合资公司生产能力：五、合资公司自营出口或委托相关进出口公司代理出口，价格由合资公司定。六、合资年限为年，即年月年月。七、合资公司其它事宜按中外合资法相关要求执行。八、双方将在各方上级同意后，再行详细协商相关合资事宜。本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。厂（甲方）公司（乙方）代表：代表：年月日第5页第5页协议书实例中国黑龙江国际经济技术合作公司（甲方）香港金桥金属有限公司（乙方）双方于年月日至日在哈尔滨市经验丰富友好协商，在平等互利原则下，就合作投资开办出租汽车公司事宜，达成下列协议：一、合营公司定名为北方出租汽车公司。经营大、小车辆。其中：西德奔驰轿车辆（为二手车，行车里程不超出公里，外表呈新）、日产丰田轿车辆（其中：辆含里程、金额记数表、空调、步话机等）、面包车辆。二、合营公司为有限公司。双方投资百分比为：，即甲方占，乙方占。总投资万美元，其中：甲方万美元（含库房等公用设施），乙方万美元。合作期限定为年。三、公司设董事会，人数为人，甲方人，乙方人。董事长人由甲方担任，副董事长人由乙方担任。正、副总经理由甲、乙双方分别担任。四、合营公司所得毛利润，按国家税法照章纳税，并扣除各项基金和职员福利等，净利润依据双方投资百分比进行分派。五、乙方所得纯利润能够人民币计收。合作期内，乙方纯利润所得达到乙方投资额（合括本意）后，公司资产即归甲方所有。六、双方共同遵守我国政府制定外汇、税收、合资经营以及劳动等法规。七、双方商定，在适当时间，就相关事项进一步洽商，提出详细实行方案。甲方代表乙方代表第6页第6页拟订意向书实例拟订意向书操作环节明确该意向书内容拟定标题写法个拟写正文导语拟写正丈主体、结尾+拟写尾部。通威厂(甲方)与大西洋公司(乙方)愿以合资或合作形式建立合资公司，暂定名为大通有限公司。建设期为3年，即从5月至年5月所有建成。总投资人民币39万元(货币单位下同，略)。其中：厂房部分投资10万元，设备部分投资24万元，其它项目投资5万元。通威厂投资8万元(以工厂既有厂房、水电设施既有设备等折款投入)，大西洋公司投资31万元(主要用于购买设备)。双方按协商百分比进行利润分派。合资年限为，即1月至2024年1月。你是通威厂秘书，请拟订这份合作意向书。第7页第7页拟订意向书环节环节1 明确该意向书内容充足理解通威厂和大西洋公司在合作中意图和目的，依据洽谈时所形成初步设想来安排。尤其提醒：该设想为初步设想，是一个意向性意见；要忠实于洽谈内容。环节2 拟定标题写法将标题拟定为“项目名称文种”写法，即“合资建立大通有限公司意向书”。尤其提醒：也能够直接用“意向书”作标题。环节3 拟写正文中导语通威厂(下列简称甲方)与大西洋公司(下列简称乙方)于7月20日对建立合资公司事宜进行了初步协商，达成初步意向下列。尤其提醒：导语部分要写明合作双方当事人单位全称，简练明了地交代达成该意向书目的。第8页第8页拟订意向书环节环节4 拟写正文中主体、结尾(正文范例)一、甲、乙两方愿以合资或合作形式建立合资公司，暂定名为“大通有限公司”。建设期为3年，即从5月至年5月所有建成。双方意向书签署后，即向各方相关上级申请同意，然后由通威厂办理合资公司开业申请。二、总投资39万元人民币，其中：厂房部分投资10万元人民币，设备部分投资24万元人民币，其它项目投资5万元人民币。甲方投资8万元人民币(以工厂既有厂房、水电设施既有设备等折款投入)，乙方投资31万元人民币(主要用于购买设备)。三、利润分派：双方按协商百分比分派。四、合资公司自营出口或委托相关进出口公司代理出口，价格由合资公司定。五、合资年限为，即1月1日至2024年1月1日。六、合资公司其它事宜按中外合资法相关要求执行。七、未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再予以补充。尤其提醒：分条款写明达成意向性意见，可参考协议或协议条款排列；语言要准确，表示要清楚。“未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再予以补充”是正文中结尾部分，这样写目的是为了留有余地，表示了意向书灵活性。第9页第9页拟订意向书环节环节5 拟写尾部甲方：通威厂(公章)乙方：大西洋公司(公章)代表：(署名)代表：(署名)7月28日 尤其提醒：写明通威厂和大西洋公司名称、代表人姓名，将甲方排列在左边，乙方在右边。并加盖公章、私章。如有变更或补充，应在正式签署协议、协议迈进行。要将意向书中需要变更或补充条款进行变更或补充，然后重新拟写意向书。第10页第10页意向书拟定训练大应市当代科技培训中心(甲方)与海峡出版社(乙方)经讨论协商，拟合作举办一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向下列：一、培训期3个月。2月1日开班，4月30日结业。二、培训学员15名。由乙方选送30岁下列、含有大专以上文化程度人员。三、培训费2万元，由乙方在开班前支付给甲方。四、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。你作为大应市当代科技培训中心秘书，请依据以上内容，拟写一份合作培训意向书。第11页第11页意向书拟定训练基本操作环节描述明确该意向书内容拟定标题写法拟写正文导语拟写正文主体、结尾拟写尾部第12页第12页意向书范文大应市当代科技培训中心(甲方)与海峡出版社(乙方)经讨论协商，拟合作举办一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向下列：一、培训期3个月。2月1日开班，4月30日结业。二、培训学员15名。由乙方选送30岁下列、含有大专以上文化程度人员。三、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。四、培训费2万元，由乙方在开班前支付给甲方。五、未尽事宜，在签署正式协议或协议书时再予以补充。甲方：大应市当代科技培训中心(公章)乙方：海峡出版社(公章)代表：(署名)代表：(署名)1月8日 第13页第13页主要考核点横向沟通纵向沟通处理冲突进行安全检查拟定商务旅行计划准备出国商务旅行拟定会议记录做好会议记录编制值班表收发文处理第14页第14页横向沟通第15页第15页横向沟通训练 训练：为加强公司内部凝聚力，大光明公司总经理秘书方尚准备为公司拟制一个横向沟通计划，请你帮助他进行。第16页第16页横向沟通环节基本操作环节理解横向沟通主要障碍依据公司情况选择适当方式增进横向沟通拟制横向沟通计划第17页第17页横向沟通环节 环节环节11理解横向沟通主要障碍方尚通过调查研究，理解到公司在横向沟通方面存在下列障碍：部门“本位主义”，性格冲突。调查显示，公司员工普遍希望公司兴旺发达，各部门对公司布置任务能认真完毕，但部门之间合作协调不够，员工之间经常由于性格不合而发生冲突，绝大多数员工对当前工作环境感到不满意，希望能有所转变。尤其提醒：尤其提醒：横向沟通常见障碍有：本位主义、先入为主、性格冲突、猜疑、威胁和恐惊等。横向沟通障碍本源在于缺乏开放意识和彼此信任，在沟通中要极力克服。造成横向沟通障碍有制度原因，也与个人主体性格相关。横向沟通障碍往往表现为部门之间敌视与不合作。横向沟通障碍是造成横向沟通一个原因。第18页第18页横向沟通环节步骤2 依据企业情况选择适当方式促进横向沟通横向沟通基本策略主要有：选择针对性沟通形式；树立“内部客户”理念；耐心倾听；换位思考。针对企业实际情况，能够这么做：寻找沟通平衡点。企业整体利益是各部门全体员工共同努力方向，能够作为横向沟通平衡点。采取恰当方式实施横向沟通。举行一个企业发展大讨论，引导各部门和全体员工针对企业现实状况改进，实现企业大发展等方面展开讨论，以统一思想、提升认识，在讨论中，故意识地引导全体员工注意倾听他人不同意见；在此基础上拟制一个必须各部门共同协作才干完成工作目标，使各部门在完成目标过程中养成协作意识。尤其提醒：正确思维方式是横向沟通顺利实现前提，横向沟通中，沟通双方不存在直接上下级关系，因此营造平等、宽松气氛至关主要。横向沟通策略应用基础是对双方情况了解，实现横向沟通能够经过个别谈心、座谈、会议、协作活动等各种方式来实现，沟经过程中要注意反馈和引导，确保信息高实现值。沟通意味着对现实状况某种改变，因此要从前景、大局出发，倾注热情、了解、耐心方能顺利实现。能够从众多部门中发掘一两个合作意识很好部门作为经典展开此项工作。第19页第19页横向沟通环节 环节3拟制横向沟通计划大光明公司横向沟通计划最近一段时间，公司运营态势平稳、效益较好，但也存在一些不利于公司发展原因，如部门之间合作意识不强，员工之间个性冲突也时有发生，为了更加好地理顺关系，营造良好工作和发展环境，有必要加强横向沟通，依据公司实际情况，特制定计划下列：第20页第20页一、目的通过横向沟通，进一步树立大局意识、协作意识，使部门之间加强协作，杜绝工作互相推诿、互相拆台现象，员工之间能够进行换位思考，达到互相理解，融洽协作目的，从而为公司发展营造良好环境气氛。二、方式拟在3月份采用宣传和工作相结合方式，通过一系列活动实现以上目的。详细将开展活动见下表(仅供参考)。第21页第21页尤其提醒：活动期间要加强宣传报道工作，使活动目的意义进一步人心，并确保工尤其提醒：活动期间要加强宣传报道工作，使活动目的意义进一步人心，并确保工作进度协调一致。作进度协调一致。第22页第22页横向沟通训练今年1月29日，正理公司发生了一起公司钞票失窃案，失窃钞票2万元，由于案件正在调查之中，因此公司里议论纷纷，疑云重重，工作环境遭到破坏。你是正理公司秘书刘柳，请你设计两个通过横向沟通改进环境方案供上司参考。第23页第23页横向沟通训练 基本操作环节理解横向沟通主要障碍依据公司情况选择适当方式增进横向沟通拟制横向沟通计划。第24页第24页横向沟通训练 尤其提醒：方案一：分析2万元钞票失窃案造成现实状况，公司当前存在横向沟通障碍是猜疑。为有效地消除猜疑，在继续加快调查同时，能够各部门为单位，通过个别谈话、座谈、信件、电话反馈等形式广泛搜集员工们议论主要问题及基本观点，经整理后由相关部门进行针对性澄清，并在公司大会上交流。这样能够使一些无依据传言及其消极影响得以化解。第25页第25页横向沟通训练 方案二：在充足调查和广泛征求意见基础上，要对捏造事实制造混乱者进行批评教育乃至处分，同时要通过讨论加强大局意识和奉献精神教育。注意：横向沟通中，沟通双方不存在直接上下级关系，因此营造平等、宽松气氛至关主要；及时澄清相关事实；找准突破口。第26页第26页纵向沟通第27页第27页纵向沟通训练一通达公司经理李飞让秘书傅赫为公司拟制一份保障政令通畅工作方案。傅赫该怎么办?第28页第28页纵向沟通环节 基本操作环节理解通达公司纵向沟通主要障碍掌握纵向沟通基本策略拟制通达公司纵向沟通方案第29页第29页纵向沟通环节 环节环节11理解通达公司纵向沟通主要障碍傅赫应理解清楚通达公司在纵向沟通方面是否存在下列障碍：员工理解力差别；沟通者对传播效果顾虑；员工不善倾听；员工理解偏颇；员工草率评判；语义方面存在歧义。调查得知，公司员工责任感都很强，工作态度端正，但由于学历层次，普遍不高，存在不能正确理解公司意图情况。尤其提醒：尤其提醒：对沟通双方而言，要力争客观、简练，注重反馈；对沟通发出者而言，要努力提升沟通技能，做到因人而异地采用恰当沟通方式；对沟通接受者，而言，要善于避免先入为主、草率评判，做到准确获取信息。第30页第30页纵向沟通环节步骤2 掌握纵向沟通基本策略下行沟通策略：制订计划，降低步骤，提倡简约，重视反馈，多介质组合。上行沟通策略：建立信任，服从管理，内部一致。尤其提醒：秘书在纵向沟通中不能超越上司授权范围；尽也许利用本身能力使各方面服从疏导、取得结果认同；自上而下沟通是纵向沟通主体。第31页第31页纵向沟通环节步聚3 拟制通达公司纵向沟通方案 根据通达公司纵向沟通存在主要障碍，有针对性地利用纵向沟通策略拟制出方案。根据李经理要求，该方案应当属于下行性沟通方案，由于该公司存在主要沟通障碍是员工理解能力问题，因此能够通过加大宣传和组织培训方式实现政令畅通。沟通方案范比如下。第32页第32页纵向沟通方案一 一、目的一、目的通过宣传，使员工理解公司制度要求；通过培训，使员工素质得到提升。二、拟实行办法二、拟实行办法1举办为期一周公司规章制度宣传周(时间为6月5日-6月11日)。详细由宣传科负责组织实行，各部门可采用讲座、座谈等各种形式宣传落实，使公司规章制度进一步人心。2组织培训班，聘请相关专家对全体员工进行业务能力和基本素质培训，详细事宜由培训部规划落实。三、保障办法三、保障办法1秘书科负责进行指导、协调，督促落实；总务科负责后勤保障工作。2财务科负责活动经费预算和使用监督。尤其提醒：尤其提醒：政令通畅属于下行沟通，应按下行沟通策略来制定方案；沟通方案应切合通达公司实际，针对性、操作性要强。第33页第33页纵向沟通训练二东福矿山机械制造公司为打破“大锅饭”，解放生产力，决定实行人事分派制主改革，消息传开以后，群众议论纷纷，赞成者拍手称快，反对者聚众闹事，为稳定局面，公司经理要秘书李蔚尽快调查相关情况，拿出一个处理方案。请你设计一个纵向沟通方案。第34页第34页纵向沟通环节 基本操作环节理解东福矿山机械制造公司纵向沟通主要障碍掌握纵向沟通基本策略拟制东福矿山机械制造公司纵向沟通方案。第35页第35页纵向沟通方案二 一、目的一、目的通过纵向沟通缓和矛盾，为人事分派制度改革营造良好环境。二、拟实行办法二、拟实行办法1通过座谈会、谈心、接待来信来访等方式，广泛搜集群众意见。2召开公司各部门责任人会议，分析形势，尤其要分析故意见职员困难及其处理办法，拿出促使职员处理思想问题办法。3加强思想工作，做好典型人物引导工作。4召开公司全体员工会议，进一步宣传改革意义，通过典型人物现身说法增进群众思想转变，并辅之以可行性配套办法，以保障改革顺利实行。注意：注意：沟通中要全面、准确地掌握群众意见；及时沟通、缓和矛盾有助于冲突处理；汇报要客观真实，含有建设性。第36页第36页纵向沟通训练三东福矿山机械制造公司最近组织了一个干部、职员学习“三个代表”主要思想理论学习班。学习结束后，秘书李蔚向党委汇报干部、职员理论学习情况时，有这样一段叙述：“最近，干部、职员通过对三个代表主要思想学习和讨论，对全面建设小康社会宏伟蓝图有了更进一步结识，思想愈加解放了，觉悟更提升了，主人翁责任感增强了，焕发了大家工作积极性，更有信心地支持公司深化改革我想，最近，全公司生产进度一定会有大幅度提升。”“提升多少？”党委书记马上问了一句。秘书李蔚支吾回答：“这个吗，还说不详细。”“说不详细怎么知道有大幅度提升？”书记不满意地说。试分析党委书记不满意原因和李蔚汇报失误之处。第37页第37页纵向沟通环节 基本操作环节理解汇报主要情况，弄清纵向沟通主要障碍掌握纵向沟通基本策略分析李蔚失误主要原因第38页第38页纵向沟通方案三汇报是把工作中听到、看到相关情况向领导汇报，包括工作动态、活动安排、实发事实、文献摘要等。对于一项工作或活动，在进行之前准备阶段、进行当中以及完毕之后，都要及时汇报。汇报要注意把握客观性、概括性和详细、准确性。李蔚失误在于他在汇报时把事实与个人推断混为一谈了。第39页第39页处理冲突第40页第40页处理冲突近日，总经理秘书艾霓被派往一向以矛盾纠纷多而出名九曲分公司挂职锻炼，担任分公司副经理，分管宣传教育工作，并负责理顺公司人事关系。他应当如何做才干减少分公司内部冲突，不辱使命?第41页第41页处理冲突环节 基本操作环节辨认冲突发生征兆分析冲突产生原因采用适当方式处理冲突第42页第42页处理冲突环节 环节环节11辨认冲突发生征兆艾霓到九曲公司任职后，应尤其注意公司是否存在下列冲突发生征兆：气氛人员情绪、士气低下，时有消极言论出现；同事关系互相防备或不愿交谈；工作交往交谈减少，会议纪要、电子邮件、备忘录数量明显增长。尤其提醒：尤其提醒：冲突往往表现为公开和隐蔽两种，后者含有更大破坏性；处理冲突要从征兆入手，发觉征兆，及时分析，制定方案，快速处理，以减少负面影响。环节环节22分析冲突产生原因艾霓应弄清楚九曲公司矛盾纠纷多原因主要有哪些，以便对症下药，提出处理方案。冲突产生主要原因有：信息传达不够准确、完整；职责不明，、缺乏效率；目的不合；存在抵触或敌对情绪等。尤其提醒：尤其提醒：冲突产生有一定渐进性，加上引起冲突原因诸多，范围很广，因此应分析情况，区别看待。第43页第43页处理冲突环节步聚3 采取适当方式处理冲突艾霓应依据九曲企业实际情况采取对应处理方式。在早期暂时采取按兵不动方式，搜集企业内资料，争取分企业内部主要力量支持，同时利用粉饰太平方式：凝聚有共同观点人员；在取得了主要力量认同后，用订定规则、和平共存方式，淡化企业内部矛盾，协调人员关系，用携手合作方式争取企业内部运作平稳。尤其提醒：处理冲突主要方式有：按兵不动；粉饰太平；铁令如山；订定规则；和平共存；讨价还价；弃子投降；全力支持；携手合作等。冲突累进性和产生冲突原因综合性决定了冲突处理针对性和求同性；不同策略有不同合用情况，实际操作时应区分对待。第44页第44页处理冲突训练一最近，大红保健晶集团为了弘扬正气，激励先进，决定组织本集团先进工作者100多人去某风景区休养所疗养，告知已经发出：决定7月15日在市文化广场集合，由集团人事部派人带队乘火车去休养地。15日清晨，100多名先进工作者手拿告知高高兴兴地从市区、郊区赶到集合地点集中，却不见详细组织者集团人事部相关人员影子，当万般无奈先进工作者赶到集团总部去问询时，才得知因接待单位有紧急任务，经协商后，集团决定延期前往休养，并且延期告知事先已经发出。先进工作者们你问我，我问你，都说没有接到。经集团领导调查，本来，详细经办此事赵秘书粗心大意，居然把告知改期事给忘掉了，造成了事故，使得一件较好事情却得到一个很坏结果，弄得先进工作者们心情很不愉快。你是集团公司总经理秘书艾霓，请你为集团办公室设计一套处理此冲突方案。第45页第45页处理冲突环节 基本操作环节辨认冲突发生征兆分析冲突产生原因采用适当方式处理冲突第46页第46页处理冲突方案一 大红保健品集团先进工作者疗养纠纷处理方案大红保健品集团先进工作者疗养纠纷处理方案 一、目的一、目的通过协调化解由于工作失误而造成消极影响，同时进一步规范秘书工作。二、拟采用办法二、拟采用办法1及时向先进工作者们解释相关情况，就工作失误造成不便向他们致歉，以稳定相关人员情绪；2召开公司相关人员会议，研究补救办法及对相关责任人员处理办法；3以文献形式将公司决定下发。注意：注意：认清冲突产生原因是秘书失职造成信息沟通不畅；当务之急是稳定先进工作者情绪；从有助于工作前提出发，研究一个切实可行处理办法，报领导同意后下发。第47页第47页处理冲突训练二大红保健品集团最新研制生产出一个补血口服液，推出市场后销售较好。但有一天，某地报纸报道，说某人服用了大红保健品厂补血口服液后吐血身亡。消费者纷纷要求退货并予以补偿，有些地方还发生了消费者与代理商之间打架伤人事件。公司总经理要办公室立刻拿出一个处理方案，办公室主任把拟订处理方案任务交给了秘书艾霓。请为艾霓拟订出处理方案。第48页第48页处理冲突环节 基本操作环节辨认冲突发生征兆分析冲突产生原因采用适当方式处理冲突第49页第49页处理冲突方案二 大红保健品集团产品报道冲突处理方案大红保健品集团产品报道冲突处理方案 一、目的一、目的通过协调，化解报道失真给公司造成消极影响。二、拟采用办法二、拟采用办法1通过法律手段及时与相关报社进行交涉，查清问题症结，协商处理办法。2及时处理消费者与代理商之间冲突，预防事态恶化。3通过新闻媒体及时向社会公众澄清事实真相。4假如协商不行，可通过司法程序处理。注意：注意：冲突产生原因是由于信息传达不完整、不准确以致消费者产生抵触情绪和行为；要尽快与新闻媒体携手合作，弄清楚死者死亡真实原因并及时告知消费者；在沟通中要认为消费者利益高度负责态度来进行处理。第50页第50页进行安全检查第51页第51页进行安全检查4月16日，又到了金鹿公司要求一周一次办公室常规安全检查时间，秘书安妮照例应当怎么做?第52页第52页进行安全检查环节 基本操作环节检查并发觉隐患处理隐患填写隐患统计及处理表第53页第53页进行安全检查环节 环节环节11检查并发觉隐患安妮要按规范操作程序进行检查，检查侧重在设施是否齐备，及既有设施是否安全运转发觉安全隐患要准确统计。通过检查，安妮将相关情况统计下列：金鹿公司办公室4月份安全检查统计1设备短缺情况：碎纸机一台。2设备安全运转情况：复印机卡纸；办公室A计算机B网络线路故障。尤其提醒：尤其提醒：应对所有设备进行全面检查。第54页第54页进行安全检查环节 环节环节22处理安全隐患将相关情况及时汇报办公室张主任，并依据张主任意见，按照问题轻重缓急分项归口处理：由办公室秘书李俊拟写一份碎纸机采购汇报申请，提交后勤科；办公室固定资产管理员晓冬联系复印机销售商，商定期间维修复印机；办公室网络安全员甄碧联系公司网络管理员，及时排除网络线路故障，并做好相关统计。尤其提醒：尤其提醒：遵循在职责范围内排除隐患，减少危险原则；职责范围内无法排除危险，有责任和义务汇报。第55页第55页进行安全检查环节环节环节33填写隐患统计及处理表尤其提醒：尤其提醒：内容包括隐患发觉、汇报、处理情况；填写要及时、准确、客观；如有必要，可依据检查情况提出工作环境改进意见。第56页第56页进行安全检查训练作为某学校办公室秘书，李元职责中包括对全校安全检查，该校近期正在进行试验大楼兴建工作，请为李元设计一份每七天一次学校安全检查工作安排表，并设计相关登记表。第57页第57页进行安全检查环节 基本操作环节检查并发觉隐患处理隐患填写隐患统计及处理表第58页第58页进行安全检查方案 安全检查工作安排表 学校安全检查工作安排表阐明：本表安排每月一个轮次，由相关人员轮流实行。注意：注意：安全检查重点部位包括：教学大楼、办公大楼、图书馆、食堂、学生宿舍以及正在修建中试验大楼；工作安排要表达分工负责原则，明确责任人；工作安排表应提出检查内容和要求，预防漏掉。第59页第59页拟订商务旅行计划第60页第60页拟订商务旅行计划得力办公设备制造公司陈总下星期一要到广州出差。星期一：陈总12:00要与广州经销商李先生在南方大酒店进行午餐聚会，15:00他将在文具制造商张先生公司所在地银海大厦四楼会见张先生。星期二：陈总9:00还要和嘉华电子有限公司王总见面，商讨合作事宜，下午还要到公司驻广州办事处检查工作，预计他于17:00离开广州返回北京。陈总要在广州度过一个晚上，你还要为他选择一个至少四星级宾馆，房间不要临街。你是陈总秘书蔡燕，请为陈总安排这次商务旅行。第61页第61页拟订商务旅行计划环节 基本操作环节基本操作环节明确商务旅行计划基本内容拟订商务旅行计划制作路程表拟写发言提纲第62页第62页拟订商务旅行计划环节 环节环节11明确商务旅行计划基本内容商务旅行计划至少应包括下列8项内容：拟定出差时间、启程及返程日期，接站安排；预定出差路线、终点及途经地点和住宿安排；选择适当交通工具（如飞机、火车、汽车，任选其一)，选择飞机要列明飞机客舱种类及停留地交通安排；准备需要携带必要资料(如谈判协议、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地指南等)；征询上司或接待人尤其要求；查明上司旅行区域天气情况；安排会晤计划，包括约会、会议计划(人员、时间、地点)，同时准备会晤人员名单背景，会晤主题；准备差旅费用，即预借钞票、兑换外币、办理旅行支票。尤其提醒：尤其提醒：商务旅行计划内容要完整，语言要简明，通惯用表格形式。第63页第63页拟订商务旅行计划环节环节环节22拟订商务旅行计划 旅行计划（陈力总经理）第64页第64页拟订商务旅行计划环节尤其提醒：拟订计划前要先对本企业差旅费用、交通、食宿等级标准范围相关要求及程序等清楚明了；计划拟订完后，要向上司汇报，依其指示决定路程。拟订时应注意：要明确上司旅行意图、目标地、旅行时间、抵达目标地后商务活动计划；了解上司对交通工具及食宿要求，熟悉本单位对出差相关要求；需要中转时，尽也许选择衔接时间在2-4小时之间班机，将时间浪费降至最低；旅行计划要按时间次序编排，做到简朴明了；要考虑上司身体情况，时间上留有余地；多拟订几个旅行方案，供上司参考，最终选定最正确方案。第65页第65页拟订商务旅行计划环节环节环节33制作路程表按照预定日程表和陈总经理计划要求、意见而制作路程表。陈力总经理行程第66页第66页拟订商务旅行计划环节 尤其提醒：尤其提醒：路程表内容普通比旅行计划更详细；安排日程时，在时间上要适当留有余地；要将每日日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用；路程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。第67页第67页拟订商务旅行计划环节步骤4 拟写发言提纲 发 言 提 纲一、感激嘉华电子有限企业热忱接待。二、介绍本企业组织结构、产品特点、发展计划及实力。三、阐述企业对与嘉华电子有限企业实力必定。四、展望双方合作前景。尤其提醒：要依据上司发言不同场合来拟写发言提纲。第68页第68页拟订商务旅行计划 尤其提醒：尤其提醒：路程表内容普通比旅行计划更详细；安排日程时，在时间上要适当留有余地；要将每日日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用；路程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。第69页第69页拟订商务旅行计划训练天乙公司是奔极公司新收购一个下属公司，总公司管理模式、经营理念在天乙公司遭到了中层管理者反对，天乙公司经理无奈之下希望总公司许总能出面帮助他处理这一问题。于是，在许总下班前两个小时，求援电话打到了秘书王灿那里。许总得知此事后，决定第二天前往天乙公司看看，预定停留两天，并把详细安排任务交给了王灿。离下班只有一个半小时了，在如此短时间里，王灿该如何拟订许总商务旅行计划。第70页第70页拟订商务旅行计划环节 基本操作环节基本操作环节明确商务旅行计划基本内容拟订商务旅行计划制作路程表拟写发言提纲第71页第71页拟订商务旅行计划环节 尤其提醒：尤其提醒：在日程安排上应考虑许总与天乙公司中层管理者见面会，可安排许总在天乙公司全体员工大会上发言。要为许总拟写好在天乙公司员工大会上发言稿，重点阐述公司管理模式和经营理念由来、特点与优势等，以打消天乙公司中层管理者及其它员工顾虑。第72页第72页拟订商务旅行计划方案下列是秘书王灿为许总制作路程表，请分析一份周密路程表应当包括哪些内容。许海总经理出差路程表第73页第73页拟订商务旅行计划方案尤其提醒：一份周密路程表主要包含以下六项内容：日期：指某月、某日、星期几。时间：出发及返回时间，包含目标地抵离时间和中转时间；开展各项活动时间；就餐、休息时间等。地点：上司此次出差目标地(包含中转地点)；旅行过程中开展各项活动地点；食宿地点等。交通工具：出发、返回时使用交通工具；停留地交通安排等。详细事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。备注：记载提醒上司注意事项，如抵达目标地需要中转中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某地为旅客提供特殊服务；在当地需要注意一些风俗习惯和利益等。路程表除行动计划外，还应将必要信息尽也许详细地写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地联络人姓名、地址、电话号码；会晤者姓名、企业名、所在地及电话号码；海外出差时当地中国大使馆所在地及电话号码。可见，王灿制作这份出差路程表还不很完善。第74页第74页准备出国商务旅行第75页第75页准备出国商务旅行应一家美国公司邀请，你上司张经理将于3月带领公司3名部门主管到美国一家公司参观考察，你应当在近期为他出国旅行做好哪些准备工作?第76页第76页准备出国商务旅行环节 基本操作环节撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡+订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前准备。第77页第77页准备出国商务旅行环节 环节环节11撰写出国申请出国申请应包括下列内容：出国事由，出国路线(外国公司所在国名称)，出国日程安排、包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等，出国组团人数。尤其提醒：申请文书后面要附出国人员名单和外国公司所发邀请函(副单)，出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务、职称等内容。环节环节22办理护照携带主管部门出国任务书，出国人员政审批件，美国公司邀请书，张经理等4人2寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授权机关办理，认真填写相关卡片和申请表。拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点等是否填写正确，并在签字格上署名。第78页第78页准备出国商务旅行环节 基本操作环节撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡+订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前准备。第79页第79页准备出国商务旅行环节 环节环节33办理签证张经理等人是因公出国，因此要到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证，办理签证要上交护照并填写一份签证表，取得签证后，检查签证有效期及是否签字盖章。尤其提醒：尤其提醒：我国政府要求，因公出国中国公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境中国公民必须办理相关签证。因公出国人员也能够委托权威可靠签证代办机构(如中国旅行社总社签证代办处)代办，也能够委托前往国家洽商公司到前往国家使(领)馆办理。第80页第80页准备出国商务旅行环节 环节环节44办理“黄皮书”在办理了有效护照和签证后，应持公司简介信到所在地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并取得“黄皮书”。当拿到“黄皮书”后，要对填写内容、医生签字、检疫机关盖章、应当接种项目等内容进行认真查验。环节环节55办理出境登记卡在办妥了上述各项手续后，再携带张经理等4人护照、户口簿、居民身份证办理暂时出国登记手续。第81页第81页准备出国商务旅行环节 环节环节66订购机票(船票、车票)在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，购买国际机票必须出示护照。拿到机票后必须对票面进行查验。查验程序普通是：查验姓名拼音是否与本人护照或其它有效证件中拼音相符；所有航程每班航班是否都有乘机联，每一联黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落时间、机场名称；是否在定座栏内填好“0K”；是否有涂改或填写不清楚地方，是否盖有公章。尤其提醒：尤其提醒：机票也能够在外国航空公司驻我国办事处购买。环节环节77办理保险通过代理人直接由保险公司为张经理等人办理出国保险手续，适合用于意外事故，如医疗及行李丢失等。第82页第82页准备出国商务旅行环节步骤8 做好出行前准备编制路程方案兑换美元准备文件资料检验证件。搜集所到国背景资料。路程方案应准备几套供张经理选择，选定最正确方案后，将其打印成文。了解外汇信息，办理兑换外币。依据这次旅行主要是以参观考察为目标，应为张经理准备必须携带演讲稿以及目标地指南等，同时还要为张经理提供相关美国风土人情及各种礼节，使张经理商务活动圆满顺利。令出行前要认真检验张经理等人护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外文名片(切不可忘掉)、外币以及其它必需出国文件、证件等是否齐全。在国际交往中，不论是出国考察或商贸洽谈，都会碰到各种不同情况，掌握美国文化、习俗、礼节等常识是非常有必要。第83页第83页准备出国商务旅行训练一两天后，你公司总经理许海将带着公司产品到法国参与博览会。请问：你应当为许总出行做好哪些准备?第84页第84页准备出国商务旅行环节 基本操作环节基本操作环节撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前准备第85页第85页准备出国商务旅行方案一 尤其提醒：尤其提醒：应持法国博览会邀请函办理护照、签证等相关出国手续；应依据法国博览会议程安排来制定详细商务旅行计划；应搜集并向总经理简介相关法国气候、风土人情等知识和博览会相关情况。第86页第86页准备出国商务旅行训练二你是白塔集团公司秘书秦溪，你上司王总要去日本东京出差，与A商社佐佐木先生商议商品代理权问题，时间大约3天。这期间，王总除了此事之外，还要拜会与公司有业务联系几家商社，同时还要探望公司驻东京办事处人员。请依据以上材料，为王总编制一份出国商务旅行路程表。第87页第87页准备出国商务旅行环节 基本操作环节基本操作环节撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前准备第88页第88页准备出国商务旅行方案二尤其提醒：尤其提醒：出差路程表 王林总经理出差路程表第89页第89页拟订会议议程第90页第90页拟订会议议程天海公司将召开季度销售总结会，会议主要内容是进行本季度销售情况总结与分析，商讨下一季度销售目的及销售策略，并且讨论销售人员招聘和培训事宜。你是天海公司秘书周仪，请拟订本次会议议程表。第91页第91页拟订会议议程环节 基本操作环节明确会议各项议题拟定各项议题顺序拟写会议议程表标题拟写会议议程表开头拟写会议议程表主体第92页第92页拟订会议议程环节 环节环节11明确会议各项议题在编制会议议程表前，请公司徐总经理、销售部杨经理提出会议议题。公司销售部杨经理把会议议程详细化为下列9项：本季度实际销售情况与预测比较。本季度主要工作列举。新季度行动计划。新季度目的预测。风险预测和对策。新季度资源需求。销售人员招聘和培训计划。新季度最高目的及目的分析。新季度最低目的及目的分析。尤其提醒：尤其提醒：依据主管领导提出会议目的和要求，征求与会者意见后提出，报主管领导审定。第93页第93页拟订会议议程环节步骤2 确定各项议题次序第一项是宣布议程，再安排此次季度销售总结会将要讨论9个问题。这9个议题次序可安排为：124893567。尤其提醒：注意议题所包括各种事物习惯性次序和本企业章程有没有对会议议程次序明确要求；尽也许将同类性质问题集中排列在一起；保密性较强议题，普通放在后面。步骤3 拟写会议议程表标题按照“会议名称+议程表”格式，将写成“天海企业季度销售会议总结会议程表”。步骤4 拟写会议议程表开头 天海企业季度销售总结会将于7月5日早晨9点在企业一会议室召开。尤其提醒：开头部分必须交代会议日期、时间和地点。第94页第94页拟订会议议程环节 环节环节55拟写会议议程表主体会议议程表一、宣布议程。二、本季度实际销售情况与预测比较。三、本季度主要工作列举。四、新季度目的预测。五、新季度最高目的及目的分析。六、新季度最低目的及目的分析。七、新季度行动计划。八、风险预测和对策。九、新季度资源需求。十、销售人员招聘和培训计划。尤其提醒：尤其提醒：将各议题冠以序号清楚地表示出来。第95页第95页拟订会议议程训练一天海公司召开职员代表大会，秘书在起草大会揭幕式议程时列出了“奏国歌”这一项议题。大会责任人在审稿时，准备把这项内容放在会议闭幕式进行，于是把这项