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财务报销制度及报销流程
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杭州和辉物资
财务报销制度及报销流程
第一章 总则
第一条 目的
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 原则
本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为借支款项、日常办公费用、其他费用支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 适用范围
本制度适用公司全体员工.
第二章 借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
(一） 出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二） 其他临时借款，如业务专项借支,借款人员应及时报账。
（三） 各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。
（四） 借款销账规定：
1、借款销账时应以借款申请单为依据,据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销账;
2、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第五条 借款流程
（一） 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金.
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务审核→总经理审批
（三） 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三章 日常费用报销制度及流程
第六条 日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等.在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算.
第七条 费用报销的一般规定
（一）经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：
1、税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务法票；
2、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据(邮政、银行、铁路的各类带印戳的收据、支出证明单).
3、加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。
4、发票抬头要求填写我单位名称。且票面金额大小写一致、内容填写完整。
(二) 填写报销单应注意:
1、根据费用性质填写对应单据；
2、报销单应使用蓝黑碳素笔严格按报销单据要求项目认真写，注明附件张数；
3、金额大小写须完全一致（不得涂改)；
4、简述费用内容或事由，要求与取得发票相符。
（三) 按规定的审批程序报批.
（四) 报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款或注明银行转账。
(五） 报销时间的具体规定
1、财务报销:公司财务部每周周四为财务报销日;经总经理审批后，每周周四财务安排现金报销款项.偶遇节假日等特殊情况财务另行通知。
2、非日常报销的其他事项不受以上的时间限制,可随时办理。
第八条 费用报销的一般流程：
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→若需批准，附批准后的清单→部门主管人员审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第九条 交通费报销制度及流程
交通费指为满足公司的生产经营需要,为公司办理相关的事宜而发生的市内交通费用，包括公交车费、地铁车费、打车费等.
(一） 费用标准：
(1)原则上外出办事，主要以地铁或公交的方式.除非特殊情况，才可乘坐出租车(需提前口头汇报上级领导批准），并在票上注明原因及往返地点。
(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
（二) 报销流程
1、员工整理交通车票（含因公公交车票）,按规定填好《出差费报销单》。
2、审批:按日常费用审批程序审批.
3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续.
第十条 差旅费报销制度及流程
员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。出差费用包括：本市及他市的市内交通费；往返本市到外市的火车、飞机、客车、轮船等费用；自驾车出差的油费、路桥费、停车费等;外地的餐费、住宿费等。
（一)出差借款流程：
1、出差申请:员工出差可向公司借支所需差旅费用,填写“借款单”，履行相关借支审批手续，借支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应。
2、 借支差旅费:出差人员将审批过的“借款单”交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3、返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用实际发生情况填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字,财务部审核签字，总经理审批；如因特殊情况不能办理报销,应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明,并注明最后报销期限,如超过一个月不报账，财务将不予报销并从其工资中扣回借款.原则上前款未清者不予办理新的借支。
（二）报销程序： 报销实行“谁借支，谁报销”的原则.各经办人将发票等原始单据分类续时贴在粘贴单上，按项目填好“差旅费报销单” 或“费用报销单”。 根据各授权范围，具体经办人由本部门负责人审核同意后交财务部，经财务部审核签字后统一交由总经理审批，由出纳按规定时间支付。
（三)、报销标准：
公司全体员工的出差补贴实行全额包干制,具体包干标准详见附件。
（四）、相关说明：
1、出差期间发生请客送礼等业务招待费用,须事先请示高层领导同意，经审批签字后报销。
2、出差人员市内交通费尽量选择公交、地铁、在无公交路线或负重等特殊情况下可打的（需提前口头汇报上级领导批准），并在票上注明原因及往返地点。
3、操作层员工与管理层员工一起出差时,由带班管理人员控制各项开销，不得超过出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。
4、住宿费、市内交通费必须凭发票据实报销，无发票、虚假发票不予报销，丢失发票须出示相关证明材料，有同行人或部门负责人签字证明,报财务特批.报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销,发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。
5、出差天数以离杭之日（含)起至回杭之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算,每日12点后出差的，按半天计。
6、开车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干,不享受交通补贴。
第十一条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程 报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批.审批后的报销单及原始单据(包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
第三部分 其他费用支出财务报销制度及流程
其他费用支出主要指因业务需要向对方单位开具支票、贷记凭证、网银转账以及大额现金支付的情况.
第十二条 其他费用支出报销财务制度及流程。
(一)填写暂支申请： 按公司规定填写《用款申请单》并报批。若为支票支付，写清楚支票抬头,金额，用途等； 若为贷记凭证（或者网银转账）支付，要求写清楚收款单位名称、收款单位开户行及账号、金额、用途等；若需提前借款,应按借款规定办理借支手续。
(二）报销标准：相关的合同协议及批准生效的用款申请单。
（三)结账报销：
(1）财务部根据审批后的用款申请单付款；
（2)经办人凭发票等资料,按规定填写报销单。
第四部分 附则
第十二条 报销单据样本、报销流程图，见附件；一切表单以财务部提供为准。
第十三条 报销人由于无票，用其他发票代替报销事项发票的,请按发票项目填写报销单，真实发生项目请填写《费用报销说明清单》 。
第十四条 本制度为暂行财务制度，解释权归公司财务部.
第十五条 本制度经总经理核准后生效。
附件一、各报销单据样本
附件二、费用报销流程图
附件三、出差费用及交通工具标准
附件四、出差审批单
附件五、费用报销说明清单

附件一:
附单据样本一： 费用报销单

样本二： 差旅费报销单

样本三：用款申请单

附件二：
公司费用报销流程图
流程图
说明
权责部门
相关表单文件
NG
NG
填写《费用报销申请单》
直接主 管审核
NG
财务部审核
总经理审批
出纳支付款项
报销单据整理粘贴

相关人员根据公司费用报销费用标准，整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。

相关部门人员
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
相关人员必须按照财务规定的要求和规定的时间填写《费用报销单》，不得涂改，不得用红色笔和圆珠笔填写，并附上相关报销发票和单据，若属于出差的费用报销，必须附上经批准的《出差申请单》.

相关部门人员
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
《费用报销单》及相关单据准备完成后，相关人员直接递交给直接主管签字,直接主管必须对以下方面进行
1、费用产生的原因及真实性
2、费用的合理性
3、票据及单据的规范性
若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报

相关部门主管
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
部门主管审核后,将报销单据提交给财务部,由会计人员进行报销费用的确认，主要包括以下内容：
1、产生的费用是否符合报销标准，
2、财务是否能及时安排此费用，
3、单据和票据是否符合财务相关规范要求.若发现不符合要求，立即发回相关部门，重新整理提报。

财务部
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
财务部对审核符合要求的报销单据统一呈总经理进行批准签字，若总经理发现不符合要求的，立即退回给财务部,由财务部后继跟进处理。

总经理
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
财务部出纳根据审批好的单据，准备好报销款项,给付款项时，相关报销人必须在报销单据上进行签字确认。

财务部出纳
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单

附件三：
出差费用及交通工具标准
一、 实行限额内实报实销,具体标准如下：
（1）住宿标准（暂定）
项目
一类城市
二类城市
三类城市
总经理\副总经理
600
500
400
总监
500
400
300
部门经理\主管
400
300
200
其他员工
300
200
150
（2）出差补贴（暂定）
项目
一类城市
二类城市
三类城市
总经理\副总经理
130
100
80
总监
110
90
70
部门经理\主管
90
70
60
其他员工
80
60
50

二、车船费实行实报实销制度，交通工具如下：
项目
飞机
高
铁
轮船
动车组
汽车
出租车
头等仓
经济仓
头等仓
经济仓
软
卧
硬
卧
硬
座
总经理\副总经理

√
√
√
√
√
√
√
√
√
总监

√
√
☆
√
☆
√
√
√
√
部门经理\主管

☆
√
☆
√
☆
√
√
√
☆
其他员工

☆
☆
☆
√
☆
☆
√
√
☆
备注：√不需审批，☆需审批

三、分类标准：
1、一类城市：首都、直辖市、自治区
2、二类城市：省会城市
3、三类城市：除1和2的其他城市

附表四： 出差审批单
填表日期： 年 月 日
姓 名

部 门

岗 位

出差事由

出差期间职务代理人
姓名：
职务：
出差目的地

申请交通工具

是否要公司派车接送

计划出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
总经理
人事行政部
部门主管/经理
申请人

实际出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
备 注

说明：1、出差人员必须填写本单，逐级审批，人事行政部备案后,方可出差；
2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；
3、交通工具,详见《出差费用及交通工具标准》。
出差审批单
填表日期: 年 月 日
姓 名

部 门

岗 位

出差事由

出差期间职务代理人
姓名：
职务:
出差目的地

申请交通工具

是否要公司
派车接送

计划出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
总经理
人事行政部
部门主管/经理
申请人

实际出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
备 注

说明：1、出差人员必须填写本单，逐级审批，人事行政部备案后，方可出差；
2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；
3、交通工具,详见《出差费用及交通工具标准》.

附表五：
费用报销说明清单
报销部门

报销人

报销日期

附件张数
共 张
发生日期
项目
摘要
张数
费用金额
原因说明

合计

预算金额

实报金额

注：1、此单只作为费用说明用，不作为记账的附件，会计应单独保存；
2、由于无票单据报销人使用其他发票冲抵时,请填写此单据。

费用报销说明清单
报销部门

报销人

报销日期

附件张数
共 张
发生日期
项目
摘要
张数
费用金额
原因说明

合计

预算金额

实报金额

注：1、此单只作为费用说明用，不作为记账的附件，会计应单独保存；
2、由于无票单据报销人使用其他发票冲抵时，请填写此单据.
财务管理制度及报销流程

第一部分总则
第一条为规范公司的日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高公司的经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效的监督，同时进一步完善公司财务管理制度,维护公司及员工相关的合法权益,特制定本制度。
第二条凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。
第三条本制度适用公司全体员工。
第二部分财务部职责
1、认真贯彻执行国家有关财务管理的法律法规，确保财务工作的合法性.
2、建立健全公司各种财务管理制度，严格按照财务工作程序执行。
3、采取切实有效的措施保证公司资金和财产的安全，维护公司的合法权益。
4、编制和执行财务预算、财务收支计划,督促有关部门加强资金回流,确保资金的有效供应。
5、进行成本、费用预测、核算、考核和控制，督促有关部门降低消耗、节约费用，提高经济效益。
6、建立健全各种财务帐目，编制财务报表，并利用财务资料进行各种经济活动分析，为公司领导决策提供有效依据。
7、负责公司材料库、办公用品库的管理。8、参与公司工程承包合同和采购合同的评审工作。
9、及时核算和上缴各种税金.
10、参与项目部与施工队结算，参与采供部与材料供应商结算。
11、会计档案资料的收集、整理，确保档案资料的完整、安全、有效.
12、加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门工作人员素质。
13、完成公司工作程序规定的其他工作，完成领导布置的其他任务。第三部分报销支出管理方案
1、公司员工因工作需要而产生的费用支出，在确认无误后，公司应实报实销.
2、员工因工作需要而产生的费用支出时，应取得原始发票,对于不能取得原始发票的情况，需由对方出具收款证明，并至少由一名证明人签字证明。
3、填写报销单注意:根据票据分类填写，金额大小写必须完全一致（不得涂改）。
准确填写报销时间、报销事由、金额、单据张数等，并在发票右下角空白处签字,同时在报销单中报销栏签字。
4、报销人整理报销单据、填写报销单→主管审核签字→财务部门复核→经理审批→到出纳处报销
5、经理签字后，出纳人员复核金额，确认无误后，将报销金额转入员工账号，出纳人员保留转账凭证作为付款依据。
第四部分财务内部管理方案
第一条：现金及银行账户管理方案
1、出纳人员应妥善保管库存现金及银行卡，需要取现时，应通知会计人员，并告知理由，不得私自取现。
2、当出纳人员根据流程需要支付报销款项时，付款后，应在报销单上签字，并盖付讫章.
3、出纳人员应做好现金日记账及银行存款日记账。
4、严禁白条抵库和任意挪用现金,出纳人员必须每日结出现金日记账的账面余额,并与库存现金核对，发现不符要及时查明原因.公司的一切现金收付都必须有合法的原始凭证。
5、加强对银行账户及其他账户的保密工作，非业务需要不准外泄，银行账户印签实行分管，并用制，不得一人统一保管使用。严禁在任何空白合同上加盖银行账户印签。
6、出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行账户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金。在每月末要做好与银行的对账工作.
第二条：财务报告及财务分析管理方案
1、财务报表分月报和年报，月报财务报表包括资产负债表、损益表.年度财务报表包括资产负债表、损益表、现金流量表、营业费用明细表、利润分配表。公司财务月报应于次月15日内完成，年度财务会计报告应于次年90日内制作，并汇报公司管理层。
2、财务分析是公司财务管理的重要组成部分，财务管理中心应对公司经营状况和经营成果进行总结、评价和考核,通过财务分析促进增收节支，充分发挥资金效能,通过对财务活动不同方案和经济效益的比较，为领导或有关部门的决策提供依据.
第三条:对账管理方案
1、对账分为账实核对、账账核对、账表核对、账证核对。
2、账实核对：出纳人员根据现金日记账,每月填制《现金及银行存款余额对账表》,并与会计账务余额核对，若核对相符，《现金及银行存款余额对账表》则作为会计原始依据装订入凭证账簿，若不相符，则检查账务或现金库存是否有误，若查无原因，则在领导审批后做财产损益调整。
3、账账核对：会计人员的总账与各相关账户、各明细账之间应相符，定期核对总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数是否相等，借方本期发生额合计数与贷方本期发生额合计数是否相等；核对总分类账各账户的期末余额与所属各明细分类账户的期末余额之和是否相等，总分类账各账户的本期发生额与所属各明细分类账户的本期发生额之和是否相等。核对总分类账中“现金”和“银行存款”账户的期末余额与相对应的日记账的期末余额是否相等。切实做到账账相符.
4、账表核对：会计人员应实时核对账面金额与报表金额，做到账表相符。会计报表是根据会计账簿记录及有关资料编制的,两者之间存在着相对应的关系。因此,通过检查会计报表各项目的数据与会计账簿有关数据是否一致，确保会计信息的质量。
5、账证核对：保证账证相符，是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是根据会计凭证等资料编制的，两者之间存在逻辑关系。因此，通过账证核对，可以检查、验证会计账簿和会计凭证的内容是否正确无误，以保证会计资料真实、完整。会计人员应当定期将会计账簿记录与其相应的会计凭证（包括时间、编号、内容、金额、记账方向等)逐项核对，检查是否一致.如果发现有不一致之处，应当及时查明原因，并按照规定予以改正。

第五部分附则
第一条:本制度自公司领导批准后生效实施。
第二条：公司各部门及所有员工必须严格按照本制度所有规定进行财务活动,财务部门负责落实实施。

财务报销制度

总则
第一条制定目的
为了严格公司的费用报销管理，规范费用报销的程序及规定，加强费用开支控制,提高经济效益，制定本办法。
第二条适用范围
公司所有部门及全体员工。

第二章细则
第一条报销审批监控程序
1、公司除正常费用开支外,其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后,在计划范围内列支。
2、办公用品的购置：由各部门根据需要，编制计划报行政部审核汇总，按审批权限批准后由公司统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进出情况。
3、材料采购报销须按公司采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。
4、大额项目支出报销，由本人所在部门负责人审签后，报总经理审批。
5、公司日常费用支出报销,由本人所在部门负责人审签后，元以下由部门负责人审批；元以上由总经理审批。
6、要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月末汇总本月的报销清单，上报总经理。
7、公司经理级别以上所产生的费用由总经理签字报销。
第二条报销规定
（一）差旅费报销规定
1、员工出差实行个人先行垫付，实报实效原则。
2、员工出差返回后,填写“差旅费报销单",连同“出差申请单"、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。
3、员工差旅费报销标准严格按照公司规定执行.
4、住宿费:单人或双人出差每天最高不超过250元，去港澳地区出差每天最高不超过400元，超出部分由个人承担。
5、交通费：出差不是为处理紧急事务的，普通员工以车，船为交通工具.员工长途出差交通费可实报实销，出租车票不得连号。
（二）市内交通费用报销规定
公司员工在市内外出办事,应尽量选择乘坐公交车,原则上不提倡乘坐出租车,如确应工作需要乘坐出租车，要事先请示分管领导,并在报销单上注明，报销时出租车票不得连号。
（三)报销发票粘贴规定
报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在报销单背面(左上角处），完整规范地填写相应的报销单。具体要求为：
1、费用报销单：按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间.
2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。
3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，注明出差事由,随行人员.
三、报销时间
1、购买原材料和支付工程款,必须在合同付款日前三天报批备款。
2、员工报销其他费用，当费用发生日为本月25号之前的在本月内按规定程序进行报批.
3、每月25日为报销日,当事人填好报销单，经相关审批人签字后，到财务办理.报销款于报销日后一星期内核销发放。
四、下列情况不予报销：
1、违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。
2、不符合报销制度标准的单据,无理由跨年度的单据.
3、其他不符合国家开支标准的单据.

制定执行日期：2021年8月