公司物料采购管理制度.doc

XXX公司物料采购管理制度
1、 目的
1.1 明确各相关部门职责及物料采购流程
1.1.1 提高来料质量
1.1.2 提高来料准时到货率
1.1.3 减少物料成本
1.2 规范供应商的考察、选择和评估，提高供应链的管理水平
2、 2023年目的分解
2.1 供应商总数量缩减25%以上，将供应商总数控制在220家以内，其中：
2.1.1 战略合作伙伴供应商占5%以上
2.1.2 优秀供应商占20%以上
2.1.3 合格供应商占60%以上
2.2 来料合格率达成96%以上
2.3 准时到货率达成98%以上
2.4 订单录入准确率100％
2.5 准时付款率100％
3、 定义
3.1 资格供应商标准
资格供应商的标准如下：
1） 综合评估总得分大于70分者（含70分）
2） 除战略合作伙伴供应商外，目前所有其它已经是我司供应商的均作为资格供应商
3） 通过我司组织的现场考察，评分在80分以上（含80分）且具有向我司打样和批量供货能力的新供应商
3.2 合格供应商标准
合格供应商的标准如下：
1） 诚信合作，无弄虚作假行为
2） 综合评估总得分大于80分者（含80分）
3.3 优秀供应商标准
优秀供应商的标准如下：
1） 诚信合作，无弄虚作假行为
2） 综合评估总得分大于90分者（含90分）
3.4 战略伙伴供应商
连续保持优秀供应商资格一年以上者，经供应商批准，由外协中心申请，报技术生产事业部总经理审核，技术质量委员会主任委员批准后成为战略伙伴供应商。
4、 范围
4.1 合用于所有海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资的采购
4.2 适应于海洋王所有的供应商
5、 部门职责
5.1 外协中心
5.1.1 外协中心是通过对供应商资源及公司内部资源进行管理，保证及时、优质、低价地为产品开
发和生产供应所需各种物料的职能管理部门，也是第一责任部门
5.1.2 外协中心是组织对供应商进行现场考察以及对供应商进行再评审的责任部门
5.1.3 外协中心综合部负责订单跟进、付款、文献管理，监控外协任务书执行，记录每月供应商的准时交货情况，并进行分析，提出分析报告和改善规定，每月向供应商予以通报
5.2 订单完毕部
5.2.1 订单完毕部为物料采购流程执行的监控责任部门
5.2.2 提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心
5.2.3 审核采购协议
5.2.4 监督协议的执行情况及抽查物料价格情况，对其中存在的问题行使管理职权，责成相关部门
进行整改，并对整改不力的部门按责任过失处罚，严重者向公司提出解决意见
5.2.5 参与供应商考察，负责对供应商生产能力、人员配置、工艺、设备进行了解评估
5.3 产品研制中心
5.3.1 负责解决不合格来料中存在的技术、工艺问题
5.3.2 负责解决不合格来料中，供应商对技术规定和检查标准的理解存在差异以及技术规定和检查
标准自身存在不合理等问题
5.3.3 负责新物料、新供应商物料、开模和改模的首轮价格洽谈和核算（涉及设计更改导致价格发生变化的初次谈价）
5.3.4 负责打样过程中对供应商制定工艺文献及执行工艺文献的核查、跟踪与解决
5.3.5 负责试模过程的现场跟踪，保证所打样品与批量生产的一致性
5.3.6 样品确认前，对向供应商提供的图纸、技术规定、检查标准、检查方法的准确性及保证供应商对的理解负责
5.3.7 参与供应商考察，负责对供应商技术能力、生产能力、工艺保障能力的符合性进行评估
5.4 质量卓越部
5.4.1 质量卓越部为物料采购过程中，对来料进行质量管理以及对不合格物料解决进行监控的责任
部门，对其中存在的问题行使管理职权，责任相关部门进行整改，并对整改不力的部门按责任过失处罚，严重者向公司提出解决意见
5.4.2 质量卓越部是完善供应商质量管理体系的第一责任部门。
5.4.3 样品确认并正常采购后，对向供应商提供的物料检查标准、检查方法、技术规定的准确性及保证供应商对的理解负责
5.4.4 负责在公司规定的时间规定内提出到货品料的检查结果
5.4.5 负责记录来料质量情况，按供应商资格规定对供应商进行分析和评价，并提出分析报告和改善规定，每月向供应商予以通报（交外协中心向供应商进行通报）
5.4.6 参与供应商考察，负责对供应商质量保障和控制能力的符合性、可靠性进行评估
5.5 财务部
5.5.1 财务部为监控外协中心准时给供应商付款的责任部门
5.5.2 按制度审核付款资料，按协议规定准时付款
5.5.3 参与供应商考察，负责对供应商经营状况的合法性进行评估
5.6 生产部门
5.6.1 负责以天为单位向订单完毕部和外协中心反馈到货情况记录
5.6.2 负责保持物料帐实相符，及时反馈低于安全库存的物料信息；
6、 内容
6.1 供应商现场考察
6.1.1 通过对供应商的经营状况、生产保障能力、工艺控制能力、质量过程控制能力、现场环境、人员状况及质量体系运营情况等进行全面的现场考察和评审，选择具有所需能力并符合公司规定的供应商，保证来料质量，提高供应链的水平。
6.1.2 由外协工程师根据外协任务书或者其它寻访供应商的规定，在和设计人员等进行充足沟通并
理解物料的技术规定后，
1） 假如公司已有的供应商资源能完毕该任务，则按战略合作伙伴供应商→优秀供应商→合格供应商→资格供应商的顺序原则向至少2家供应商发出明确的寻价和打样告知，此种情况下不需要再进行供应商现场考察
2） 假如公司的供应商资源不能完毕该任务，则向至少3家合适的生产厂商发出明确的寻价和打样告知，此种情况下在打样完毕后必须进行现场考察
3） 不勉强原则：即所有进行寻价和打样的供应商和生产厂商假如不愿或不能接受我司的技术规定、检查标准且通过沟通后仍不能达成一致者，或者供应商认为其生产能力、加工设备无法满足我司规定者，不得勉强供应商和生产厂商接受我司的任务
4） 先定价原则：即打样之前必须先按流程规定将价格或者定价原则谈好并拟定后才干打样（可以先不进行最终审批，待打样合格后进行最终审批），不允许在没有谈好价格的情况下让供应商或者生产厂商先打样，特殊情况要先打样者必须经技术生产事业部总经理批准
5） 批量价原则：除采用与批量生产工艺不一致的手板样品的价格外，所有价格都必须是批量价格
6.1.3 对于必须进行现场考察的生产厂商，在满足以下条件时，外协工程师与被考察对象商定明确
的现场考察时间。
1） 打样样品已经确认合格，对于以功能样品或者采用其它工艺、材料代替的打样样品即样品打样和实际生产时也许不是同一个厂商的情况，需通过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可
2） 已经按规定流程完毕价格谈判
6.1.4 外协工程师规定被考察的生产厂商提供以下资料：
1） 厂商基本资料：涉及厂商介绍、组织架构、人力资源状况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、重要客户等
2） 质量方针和质量目的
3） 工艺文献：我司打样样品的作业指导书、关键工序及工装控制说明（假如没有我司样品，可以其它零部件的上述工艺文献替代）
6.1.5 外协工程师收到厂商提供的资料后，填写“供应商考察告知单”并经外协中心总经理批准后，
随厂商资料一起发各相关部门负责人
6.1.6 相关部门接到“供应商考察告知单”后，应根据考察对象制定具体的考察项目、内容、方法
及负责人，在2天内回复外协中心。需准备的考察内容重要为：
1） 根据考察责任及厂商的资料，了解其相关制度、流程；
2） 以检查制度、流程与实际是否一致，结果与目的是否一致，结果是否能满足我司规定等为考察要点，细化考察内容，拟定要看什么文献、现场、表格，要与什么人交谈及在考察的那个环节、那个时间进行等；
3） 拟定考察参与负责人。
6.1.7 外协工程师收到各部门反馈的考察计划后，在1天内整理并制定出具体的供应商考察计划，
交外协部经理审核，外协中心总经理拟定考察组人员名单、指定考察组组长并批准考察计划。考察组人员规定如下：
1） 省内生产厂商的考察组人员必须至少在3名以上，外协中心和质量卓越部必须各有1人
2） 省外生产厂商的考察组人员必须至少在3名以上，外协中心、产品研制中心和质量卓越部必须各有1人
6.1.8 外协工程师将供应商考察计划告知被考察对象，并与被考察对象予以确认。
6.1.9 外协部经理在考察的前2天组织所有的考察人员开一个准备会，由考察组组长再次明确目的、
责任、环节、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整的内容。
6.1.10 由外协工程师组织考察人员等对供应商进行现场考察和评分，评分在80分以上（含80分）
且无严重不合格项者，经考察组组长及成员签字后方可成为资格供应商。
6.1.11 特殊情况（如：外地供应商、客户指定供应商等）在样品确认后，由技术生产总监在样品确认书上批准，方可作为资格供应商。
6.1.12 未通过现场考察或未经技术生产总监签字批准的生产厂商不能成为资格供应商给我司供货。
6.2 供应商再评估
6.2.1 通过对供应商供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及其执行情况等进行及时地、连续地评估，促使供应商不断地进行连续改善，提高公司供应链的水平。
6.2.2 供应商再评估采用扣分制，从供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及执行情况三个方面进行评估，每季度的基础满分均为100分，经三项评估后根据总得分情况分别给予如下解决：
1） 对于优秀供应商和战略合作伙伴供应商：
a. 总得分低于90分者（不含90分），给予该供应商黄牌警告，并给予30天的整改期，
供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内假如当月得分低于96分（不含96
分）者，将该供应商等级下降一级
b. 总得分低于80分者（不含80分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，
供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内假如当月得分低于95分（不含95
分）者，将该供应商等级下降一级
c. 总得分低于75分者（不含75分），直接将该供应商等级下降一级
d. 外协中心总经理对给予黄牌、红牌警告的优秀供应商和战略合作伙伴供应商负责进行
跟踪解决
2） 对于合格供应商：
a. 总得分低于80分者（不含80分），给予该供应商黄牌警告，并给予30天的整改期，
供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内假如当月得分低于93分（不含93
分）者，将该供应商等级下降一级
b. 总得分低于70分者（不含70分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，
供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内假如当月得分低于92分（不含92
分）者，将该供应商等级下降一级
c. 总得分低于65分者（不含65分），直接将该供应商等级下降一级
d. 外协部经理对给予黄牌、红牌警告的合格供应商负责进行跟踪解决
3） 对于资格供应商：
a. 总得分低于70分者（不含70分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，
供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内假如当月得分低于90分（不含90
分）者，将该供应商等级下降一级
b. 总得分低于60分者（不含60分），直接取消资格供应商资格
6.2.3 供应商再评估周期如下，时间为评估周期的最后一个月末。
a. 每月交货品料批次数大于12批者（含12批），以连续3个月时间来鉴定
b. 每月交货品料批次数小于12批而大于6批者（含6批），以连续6个月时间来鉴定
c. 每月交货品料批次数小于6批而大于3批者（含3批），以连续12个月时间来鉴定
d. 每月交货品料批次数小于3批者，以连续15个月时间来鉴定
6.2.4 对于供应商供货质量情况的评估
对供应商供货质量情况的评估由质量卓越部负责，每月末将当月的记录结果并针对问题较多的供应商提交分析报告和改善规定一起交外协中心综合部。具体扣分标准如下：
1） 每批来料合格率达不到96%以上（含96%，以下同）者，扣4分
2） 同一物料因同一因素连续第二批合格率达不到96%以上者，扣8分，连续第三批合格率达不到96%以上者，扣12分，依此类推
3） 质量卓越部批准让步接受的物料按批合格解决
6.2.5 对于供应商准时交货情况的评估
对供应商准时交货情况的评估由外协中心综合部负责，每月末将当月的结果记录出来并针对问题较多的供应提交分析报告和改善规定交外协中心总经理。具体扣分标准如下：
1） 每出现一批延迟到货的物料，扣1分
2） 订单完毕部批准延期交货的物料，可以按订单完毕部新批准的日期计算是否准时交货
6.2.6 对于提交整改措施及执行情况
对供应商提交整改措施及执行情况的评估由质量卓越部负责，每月末将当月的记录结果交外协中心综合部。具体扣分标准如下：
1） 供应商未在规定期间内提交整改措施，每次扣1分
2） 整改措施不具体、不充足或者不对的（以质量卓越部的鉴定结果为准，有异义时由质量卓越部经理来鉴定），扣0.5分
3） 供应商不严格按照整改措施执行，一经发现扣5分
6.2.7 假如发现直接用我司图纸、模具或者通过细微改动间接使用我司图纸、模具以及我司委托开发、生产，产权属于我司的技术为任何第三方加工产品和零部件者，直接淘汰出供应商链且永远不能再选用。
6.2.8 外协中心综合部每月3日前需将上月的供应商评估的评估情况、解决情况（涉及红黄牌警告解决）及供应商的最终等级报外协中心总经理审批后，发给质量卓越部、订单完毕部，并向相应的供应商进行通报。
6.2.9 对于每个供应商的晋级，外协中心应根据供应商的等级采用以贺卡、传真、设宴等各种合适的形式向供应商表达祝贺并规定继续改善，以表达公司对每个供应商的进步给予关注和重视。
6.3 供应商品质保证
6.3.1 目的：明确供应商对标准、技术规定和责任的认知，保证供货质量。
6.3.2 质量卓越部需对供应商对的理解物料的技术规定和检查标准负责，并保证双方达成共识。假如供应商对检查标准不理解或有异议时，由质量卓越部负责与供应商进行沟通和交流（必要时可规定产品研制中心参与），保证供应商对的理解并达成一致。假如通过沟通和交流，技术规定和检查标准需修改者、检查标准由质量卓越部负责修改或组织修改，图纸和技术规定由产品研制中心负责修改，并按程序文献规定受控下发至相关部门；
6.3.3 外协工程师应让供应商理解、认同并签订“责任协议书”、“质量保证协议书”。对于供应商违反“责任协议书”的规定或未能达成“质量保证协议书”的规定者，外协工程师必须严格按照协议书的规定执行处罚或退货，质量卓越部负责监督外协中心的执行；
6.3.4 外协中心综合部负责对所有发给供应商的图纸、技术规定、检查标准、来料检查报告、整改告知等必须规定供应商签字回传并存档。
6.4 外协任务书执行流程
6.4.1 目的：外协任务书用于产品开发样品的采购，由产品研制中心总经理以上人员批准生效；
6.4.2 外协任务书由事业部文控转交至外协文控，由外协文控编号、登记下发时间、负责人后，分发至各责任工程师；
6.4.3 外协部责任工程师必须先认真阅读图纸并充足了解物料的标准和技术规定，必要时与设计人员进行充足沟通；
6.4.4 外协部责任工程师按照6.1.2条规定选择供应商或生产厂商进行报价，并按规定流程进行谈价后拟定供应商或生产厂商打样；
6.4.5 由外协部责任工程师将供应商的情况及报价单等资料交产品研制中心总经理，并告知供应商来司协商；
6.4.6 由产品研制中心总经理和工程师与供应商对产品图纸、技术规定、样品价格、样品进度、质量保证工艺等进行首轮协商和谈判；
6.4.7 外协部工程师与供应商进行第二轮价格谈判，并对样品的进度和品质保证工艺的贯彻负责；
6.4.8 外协任务书完毕后，外协工程师告知相关产品研制中心工程师确认数量及品质，外协工程师填写好签收单，产品研制中心工程师在外协任务书的原件和签收单上签字并注明实领数量，产品研制中心总经理必须在签收单上签字以示审核；若为模具样，需填写样品确认告知书交产品研制中心工程师；
6.4.9 执行完毕的外协任务书由外协文控负责归档，并以周为单位将完毕情况、样品批量价格进行记录报外协中心总经理，由外协中心总经理将记录的新项目物料价格，交相应的产品研制中心总经理，做为价格评审的最终依据；
6.4.10 需付款的外协任务书，由外协工程师填写付款告知书，附样品签收单经综合部审核后报财务付款；
6.4.11 外协工程师必须按规定的时间向供应商支付样品货款。在产品研制中心确认样品之日起90天内（供应商付款周期为90天者，则从确认样品之日起到供应商付款周期之后15天之内）假如没有向供应商支付样品货款，按责任过失追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任，情节严重者按公司奖惩条例进行解决，且该样品货款需经技术生产总监签字批准后方能交财务部告知付款；
6.4.12 外协工程师必须严格按照外协任务书中规定的数量、规格及技术规定等打样，假如打样数量需增长、规格及技术规定需改变等，必须经打样提出部门的负责人在外协任务书上更改处署名确认后方可实行，改变较多者需重新填写外协任务书并按程序进行审批。假如外协工程师在供应商现场需对上述内容提出更改规定期，可先电话请示打样提出部门负责人批准后实行，但必须在1个工作日内将外协任务书交给该负责人进行书面更改并署名确认，否则将按责任过失予以处罚，导致严重后果者按公司奖惩条例进行解决。
6.5 价格谈判和审批
6.5.1 目的：明确和规范物料采购价格核算、洽谈、审批的流程、规定和权限，减少物料采购成本。
6.5.2 价格谈判流程
价格谈判流程如下：
1） 外协中心将供应商的报价资料所有交给打样或者寻价的提出部门的负责人，由该部门负责和供应商（涉及尚未成为我司的供应商的生产厂商）进行第一轮的价格谈判
特别强调：所有报价的供应商都必须谈价
2） 第一轮价格谈判完毕后，由该部门负责人进行审核，并以书面形式将第一轮谈价的过程、结果及相关资料转交外协中心工程师
3） 外协工程师和供应商进行第二轮价格谈判，并由外协中心负责将所有资料存档
4） 第二轮价格谈判完毕后，外协工程师按价格审批流程和权限进行审批
6.5.3 报价及谈价规定
外协中心提供应其它部门的报价单以及最终谈定的报价单必须符合以下规定：
1） 报价单必须清楚、完整，有报价日期和署名（或盖章），任何人不得涂改
2） 报价单的总原则是必须有明细组成，以便其它部门谈价、核价，规定如下：
a. 材料费必须分解到物料的重量（或面积、体积等）、单价、损耗（或废料重量、面积等），
假如损耗（涉及废料等）高于20%时，原则上不得采用该方法加工，而必须修改设计或者改变加工方法、材料形式等，例如灯具的支架可以采用带材而不采用板材、采用热板而不能采用冷板等
b. 加工费必须分解到每一道加工工序，如车螺纹、平端面、钻孔、攻丝等
c. 喷涂（涉及喷塑、喷油、喷漆等）须分解到面积、单价，如需保护解决时要单列出来
d. 包装运送须分解到包装纸箱的价格、每箱数量、纸箱回收次数等
e. 模具加工物料须分解到机床吨位（有投影面积）、每件所需工序时间等，不允许用高于
物料实际所需机床吨位两个等级的机床加工，如物料际所需压铸机吨位为300吨时，不允许用500吨的压铸机压铸等（供应商应机床紧张自行调整者除外，费用由供应商承担）
f. 电路板、充电器、电子镇流器等电子器件物料必须分解到重要元器件的规格、等级、
数量、单价等及其它重要材料、加工费用等
3） 必须按供应商访价规定，有多家报价
4） 成本评审时重要物料的价格必须是通过两轮谈判，并通过外协部经理审核后的价格，外协部经理对该价格负责
5） 最终谈定的价格（涉及供应商提出的涨价价格）必须是书面形式的、无任何涂改的、且有供应商署名（或盖章）及我司经办人员和外协部经理、外协中心总经理的署名
6） 对于最终价格审批时，如发现有明显存在没有通过明细分解而使价格不合理且没有任何说明理由者，将追究外协中心有关负责人的责任过失，情节严重者按公司奖惩条例解决
7） 订单完毕部每月至少对当月审批的物料价格及老物料价格进行一次抽查，发现价格有问题者向外协中心总经理发出整改告知并监控其完毕，如发现存在违反流程规定要给予责任过失处罚，情节严重者向公司提出解决建议
6.5.4 价格审批流程和权限
价格审批流程如下：
1） 两轮价格谈判完毕或者通过成本评审后，由外协工程师填写价格审批表，附第一轮、第二轮报价和谈价资料，报外协中心总经理批准后交综合部。审批表同样需具体记录价格明细、市场行情、多家对比等情况
2） 审批表一式三联，第三联报订单完毕部录入系统建立物料档案，作为协议审核的依据；第一联原件附初次协议付款依据，流转后存财务；第二联综合部存档
3） 模具审批表外协工程师自存，填写模具协议时附协议再交综合部
价格审批权限如下：
1） 外协中心总经理负责正常情况下所有物料价格的批准
2） 涨价物料价格审批表需外协工程师附调查报告，交外协中心总经理审批，报技术生产事业部总经理批准后执行
3） 样品灯具采购总价在10万元以下（不含10万元）由技术生产事业部总经理批准，10万元以上由技术质量委员会主任委员批准。
价格审批时限如下：
1） 对于新产品的物料，在成本评审通过之日起7个工作日内必须完毕所有物料的价格审批，
对事先不能准确知道重量、面积等的物料，在样品确认后3个工作日内必须完毕价格审批
2） 对于设计更改的物料，必须在产品研制中心的设计/工艺更改告知下发后2个工作日内必须
完毕其价格审批
3） 对于其它形式的采购物料，在样品得到确认起3个工作日内必须完毕价格审批
6.5.5 涨价解决规定
1） 因原材料行情市场价格大幅度上涨，供应商以书面形式提出涨价者
解决原则如下：
a. 风险共担原则，即我司和供应商共同承担涨价
b. 材料是否可以更改的原则
c. 已经签订协议的物料价格不涨价，应按原价格执行完协议
d. 对于滚动计划交货的物料，原则上不涨价，按原价格执行完协议。如价格差异的确较
大，可从下一批告知交货时开始涨价，而本批及以前所交物料维持原价格
解决流程和规定：
a. 必须有供应商的书面涨价规定
b. 必须向审批者提交原材料市场行情上涨依据
c. 必须对物料价格上涨情况进行分析
d. 供应商提出书面涨价规定后，外协中心必须在7天内完毕有关审批，否则将追究外协
中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任
e. 不允许未完毕价格审批而规定供应商先做货的行为，否将将追究外协中心总经理、外
协部经理和责任工程师的责任
f. 涨价价格最终批准权在技术生产事业部总经理
2） 成本评审通过后（未进行成本评审者，以小批量试生产合格后），因产品、物料的设计更改（涉及技术规定的更改等）而导致价格上涨者（涉及修模费、改模费、返工费等费用）
解决流程和规定：
a. 修模费、改模费、返工费等费用必须通过批准后，才干按方案实行。费用在1000元以下（含1000元）者由产品研制中心总经理批准，费用在1000元以上至10000元以下（含10000元）者由技术生产事业部总工程师批准（要同时审批更改方案），费用在10000元以上者由技术生产事业部总经理批准（要同时审批更改方案）
b. 产品研制中心在对产品进行设计更改时，如成本增长超过产品直接材料成本的3%时，需将方案和成本增长情况报技术生产事业部总经理批准后方可实行更改，如成本增长超过产品直接材料成本的5%以上时，需将方案和成本增长情况报技术质量委员会主任委员批准后方可实行更改
c. 不允许在价格未完毕审批的情况下告知供应商先做货的行为，否则追究外协中心总经
理、外协部经理和责任工程师的责任
d. 如在我司下单后，供应商再提出涨价时，应按照本批维持原价的原则解决
6.5.6 外协综合部在每周一将上周所有价格发生变化（涉及涨价、降价）的物料进行记录并报订单完毕部、财务部，并将物料所属的产成品的规格型号及编码报财务部。
6.6 打样跟踪
6.6.1 目的：通过检查生产工艺文献的对的性及执行情况，保证所打样品符合设计图纸的技术规定并能代表批量生产的一致性
6.6.2 外协工程师负责打样跟踪的平常工作，涉及供应商的管理
6.6.3 产品研制中心负责打样跟踪的技术、工艺问题的沟通、现场检查和解决以及试模跟踪等
6.6.4 对于压铸模、塑胶模、异形玻璃模具等一些重要的、一致性容易出问题的模具应进行现场跟踪试模，一方面防止供应商在大批量不良品中挑选出最佳的几个样品送来检测，另一方面也防止由于试模样品数量太少，掩盖了批量生产中出现的问题发生，从而保证其与批量生产的一致性、可靠性
6.7 协议流转
6.7.1 目的：规范协议填制规定及流转方式。
6.7.2 采购协议分类
因公司业务需要由外协中心根据采购申请单（采购计划）、外协任务书等与供应商签订的物料购买协议即为采购协议。按购买内容分为四种：
1) 物料采购协议：因采购生产物料而与供应商签订的协议；
2) 模具订制协议：就模具开模而与供应商签订的协议；
3) 固定资产购置协议：因购买仪器、设备、工具类等固定资产而与供应商签订的协议；
4) 委托维修协议：因产品或物料需委托供应商维修解决而签订的协议；
6.7.3 采购方式：
1) 协议采购：指根据每次采购需求经供需双方签字盖章生效后实行的采购方式；
2) 协议采购：指我方与供应商签订长期合作协议后，在具体业务操作中以我方签字既认为有效协议的采购方式，属于协议采购的一种形式；
3) 滚动协议采购：指我方与供应商签订滚动协议后，计划下1～3个月用量的协议，按计划规定供货，按协议付款期根据实际到货的合格物料数量结算的采购方式；
4) 零星采购：指不需供应商确认的采购方式。符合以下情况之一，且不含预付款的可确认为零星采购；
a、 采购金额小于1000元；
b、 不也许签订协议或协议的；
c、 只采购一次的物料；
d、 外地供应商，货到验收合格付款；
5）长期协议及滚动协议的对象是合格供应商和优秀、战略伙伴供应商，由外协部交供应商署名盖章后，报外协中心总经理审批，交办公室盖章，再报财务、订单完毕部、外协综合部存档。
6.7.4 协议填写规定
1) 卖方：填写卖方工商、税务注册登记全称；
2) 地址：填写卖方工商、税务注册登记地址；
3) 电话：卖方业务联系的电话号码（深圳市外需注明区号）；
4) 传真：卖方业务联系的传真号码（深圳市外需注明区号）；
5) 编号：物料协议为电脑订单流水号，电脑订单流水号需连续，不允许出现空号；模具协议、固定资产协议按公司及签订的年份和4位流水号（ OSP060003 为澳照2023年第三份协议）；
6) 日期：填制协议的日期；
7) 物料编码、物料名称、规格或图号及版本号、单位、数量、单价、金额准确无误，单价必须是通过批准的；
8) 交货日期：以订单完毕部核准的交货日期为准；
9) 包装规定：小物料为每包的数量，较大的物料为每箱的数量，注明包装单位；
10) 付款条件：与供应商协商达成，如货到齐验收合格**天付，每批货到验收合格**天，月结**天、样品验收合格**天等，有预付款的需明确预付的时间；
11) 备注栏中注明相应的采购申请单号、外协任务书号和采购方式，即协议采购、协议采购、零星采购；
12) 委外入库物料协议和采购入库物料协议分开填制，委外入库物料协议在备注栏中注明委外字样和物料损耗率；
13) 检查标准、所开票据类型需明确规定；
14) 模具协议需注明模具规格、相应图号及版本号、所用材料、使用寿命、所有权、存放地点、维修保养方式及必要的其他规定；
15) 固定资产协议须在备注中注明固定资产的维护，保养等条款，固定资产协议规定供应商提供产品的相关证书。
6.7.5 协议填写
1) 由综合部文员根据采购申请单所列物料，按照物料档案，在收到采购申请单的当天录入采购协议，并在采购申请单相应位置标明协议号、供应商名称；
2) 外协中心接到计划采购申请单在2天内对不能到货的物料以OA形式告知订单完毕部。
3) 滚动物料协议按协议规定，由综合部在协议号后备注加以说明，滚动物料每三个月下一次协议，协议中的数量为虚拟数，协议编号作为跟单入库的依据；
4) 模具订做协议和固定资产购置协议由外协工程师手工填制协议后附《价格审批表》交综合部登记编号，并在《审批表》右上角注明协议号；
5) 所有协议需由综合部预审，应注意：
a、 同一协议不允许录入两条以上相同物料；
b、 新供应商第一次协议，由外协部向综合部提供以下资料：供应商考察报告表、基本情况表、营业执照、税务登记证复印件等；
c、 新物料录制协议前需将《价格审批表》第三联交订单完毕部建立物料档案。
6.7.6 协议的审核
1) 综合部于每日16：00对当天录入电脑订单进行预审，第二天9：00将协议清单交订单完毕部；
2) 订单完毕部天天上午11：00前对协议进行审核，并将审核结果记录在清单上于当天12：00前交综合部；
3) 对未通过审核的协议，订单完毕部注明未审核因素，外协中心核算因素后修改订单，并在清单上注明“已更改”，于两小时内更改完毕交订单完毕部再次审核。对未及时更改的协议，当事人需书面写明因素，由外协中心总经理签字后交订单完毕部审核。
6.7.7 协议打印及生效
1) 由综合部负责协议打印，每份协议只可打印一份；
2) 综合部每日下午2：00起打印当天订单完毕部已审核协议；综合部下午3：00将协议交订单完毕部审核，4：30将协议交外协中心总经理签字生效；
3) 滚动物料由订单完毕部每周下滚动计划，综合部跟单员书面告知供应商；
4) 综合部文员每两天与订单完毕部核对采购申请单，以防有漏单。
6.7.8 协议发出
1) 综合部天天下午5：00前将协议传真给供应商，并在协议蓝联上注明“已传真”及传真日期；
2) 传真后的协议蓝联由综合部跟单员保存，未注明传真字样的协议即为未传供应商协议；
3) 协议其它三联由综合部文员归档留存。
6.7.9 协议变更
1) 已审核生效的协议如需变更，必须由跟单员或外协工程师书面写明更改因素交外协中心总经理签字批准，收回协议所有联交订单完毕部作废，由订单完毕部对相应协议弃审后方可修改协议；
2) 若原协议已与入库单关联，必须由跟单员或外协工程师书面写明更改因素交外协中心总经理签字批准，收回协议所有联交订单完毕部，由综合部做红字单抵冲入库单，由订单完毕部将原协议关闭后，再由综合部重新录入新协议，按上述协议录入、审核、打印、生效及发出程序实行。
6.7.10 协议传递、盖章
1) 生效协议由外协综合部在两天内，交公司办公室盖章；
2) 由综合部跟单员告知供应商来综合部盖章；
3) 外地供应商的协议，由我司盖章后快递给供应商盖章。
6.8 协议跟踪
6.8.1 目的：明确跟单规定，准确反馈执行异常情况，保证准时到货。
6.8.2 外协综合部文员应在接到物料采购申请单的两天内，完毕协议的传真；将协议蓝联交跟单员。
6.8.3 外协综合部跟单文员根据当天录入系统的协议更新《订单跟踪表》，协议的核对、跟踪、反馈、入库过程记录到跟踪表中。
6.8.4 协议核对
1) 综合部跟单员接到协议蓝联及滚动计划订单后，用协议与系统内订单进行核对，在采购申请单进行标记，防止错单、漏单；滚动计划与协议核对看物料是否齐全、对的；
2) 将未传真的订单完毕传真，做好标记；
3) 在24小时内与供应商确认是否收到传真件：对协议采购规定供应商署名盖章回传，协议采购和月结采购规定供应商署名确认回传，零星采购直接告知供应商到期送货；若供应商未收到必须重传供应商；
4) 供应商有异议的协议，需供应商明确更改事项规定及因素，在两个工作日内回传；报综合部经理协调解决。
6.8.5 建立协议执行跟踪点
1) 由跟单员与供应商认知双方的协议执行流程，核对产品的规格型号；
2) 跟单员要确认供应商计划、生产、品质保证、仓库、运送的相应负责人，按到料、投产、产出合格数量、品质异常、发货等跟单节点，将供货周期划分跟踪时间段，建立协议执行跟踪点；
3) 跟单员按跟踪点对协议执行情况进行电话跟踪，做好记录。
6.8.6 准确反馈协议执行状况
1) 跟单员应准确了解供应商的产能数据，通过对供应商计划、生产、品质保证、仓库、运送等实际执行数据的掌握，对的判断协议执行情况；
2) 通过对各跟踪点的跟踪及对供应商多个部门人员反映情况的分析，拟定协议执行中的异常数据；及时向相关外协工程师、外协中心总经理反映协议执行中的异常情况；
3) 由外协工程师解决到货异常，负责准时到货。由外协中心总经理监督。
6.9 物料出入库及单据录入：
6.9.1 目的：规范物料出入库规定。
6.9.2 物料出入库分类：可分直接采购入库、委外发料加工物料出入库、委托维修物料出入库、退货出库；
6.9.3 入库
1) 综合部跟单员需规定供应商按协议规定期间准时到货，同时提供一式两联送货单（一联给仓库，一联给外协综合部），送货单注明收货单位、物料编码、品名、订单号或委外号、是否补退货等；
2) 由仓库收货人在供应商送货单上注明到货时间，告知质量卓越部检查；
6.9.4 入库录入
1) 由仓库天天上午9：00及下午4：00前将收货单交综合部；
2) 综合部文员接到送货单后应在2小时内录入用友；
3) 录入负责人应拒绝录入物料名称、编码、相应协议号、送货日期、填写不全或错误的送货单，交跟单员确认后录入；
4) 对于直接采购的物料以拷贝订单的方式在采购管理模块中录入“采购入库单”，备注送货单流水号；
5) 对于委外发料加工的物料及委托维修入库物料，在库存管理模块中录入“其他入库单”；
6.9.5 出库
1) 委外及委托维修出库由综合部跟单员填写“发料告知单”，注明所发物料的编码、名称、数量、注明相应的协议号，即委外号，并告知仓库发货时间，交综合部录单文员输入委外出库单，并告知仓库发货时间；
2) 由综合部跟单员告知供应商准时提货；
3) 仓库按单发料给供应商，由供应商签收后，将“其他出库单”红联交供应商，（现阶段没有交外协综合部，蓝联交财务，绿联交订单完毕部，白联自留；
4) 当供应商检查外发的物料不合格，退回我司时，综合部根据供应商退料单，在库存管理模块做“其他出库单”的红单。同时注明发料时的委外号。（该操作由仓库完毕），蓝联交财务，白联交仓库；
5) 外协任务书执行过程中若需外发物料，由设计工程师领料交负责的外协工程师；外协任务书采购的物料若需入库，由产品研制中心交仓库办理入库手续；
6) 对于批退的物料由综合部文员依据《来料检查报告》录入退货单，于次日9：00将文献传到仓库，仓库在供应商到来时，打印退货单由质量卓越部完毕
7) 对于来料、生产中积累的采购次品，综合部每周五将采购次品库清单打印出来，交跟单文员确认，请跟单人员注明协议号、物料是否委外、及物料所在仓库，综合部每周一将确认的物料退货单录入用友系统,告知质量卓越部打印退货单；
6.9.6 退货单的录入：综合部文员在接到仓库书面告知后，应立即录入并打印退货单。
6.10 对帐、付款
6.10.1 目的：规范对帐规定，保证及时付款。
6.10.2 综合部付款文员应纯熟我司付款规定，熟知税票的辨别，了解国税、地税、关税等相关政府规定，编写培训教材对外协人员、供应商进行培训，