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SAP软件系统公司ERP项目建议书

53
2020年5月29日
文档仅供参考

××药业股份有限公司

企业资源计划系统

项目建议书

SAP广州分公司

二OO一年九月

目 录

SAP公司概况 …………………………………………………………….3
深圳太太药业ERP项目功能………………………………………………5
SAP系统技术基础…………………………………………………………43
软件系统报价………………………… ………………………………….57
SAP公司概况
1．1 SAP 软件系统有限公司简介
SAP是世界上首屈一指的集成化商品软件公司,1972年创立于德国,是当前世界上第四大独立软件供应商和全球最大的管理软件供应商。MySAP.com系统是SAP总结多年来实施成功的经验,投入大量人员和资金开发完成的面向不同规模,不同类型企业的一体化解决方案。SAP的业务遍布全世界50多个国家和地区,在欧洲、北美、南非、亚洲太平洋地区都设有分公司。当前SAP的用户有30000多家,<财富500强>的前十名公司里有九家使用SAP软件,且500强中80%是SAP的用户。在过去几年里,SAP员工的数量不断增长,其中三分之一以上从事研究与开发。SAP把百分之三十的销售额投资于这些面向未来的工作,迄今为止已超过40亿美元的研究与开发投入。SAP在总结多年来众多客户的行业特点及实施成功的经验,在不断完善的基础上,不但向客户提供最先进的产品和管理思想还经过第一流的实施服务,与客户共同努力全力投入以保证项目的实施顺利,使客户取得竞争上的优势。

SAP提供的标准商业应用软件综合了生产、分销、人事以及财务会计过程。它精简了业务过程,提供快速存取操作数据而且使公司活动的计划与控制能够精确。客户能够从SAP提供的广泛使用产品的范围中挑选满足自己特殊需要的模块,并经过定制功能来满足她们自己的特殊需求。在必要时还能够经过SAP开发环境扩充或修改程序。SAP的软件不特定于某一行业,但却涉及一个公司内部的业务职能领域进行优化和完善。

1994年底SAP在中国设立办事处,1995年成立SAP北京软件系统有限公司,1996年成立上海分公司。1997年7月1日随着香港回归中国,SAP大中国区正式成立,并于1997年末在广州成立分公司。SAP大中国区拥有180多位员工,特别广州分公司在成立仅一年的时间里已拥有26位员工,为华南地区的广大客户提供良好的本地支持。
SAP中国自1995年推出2.2D、2.2F汉化版本后,全部汉化的3.0D、3.0F版本于1997年全面推向市场。3.0中文版支持其它双字节,如日文、韩文,以及能够和西文版如英、德、法等文兼容。可与Internet连接的R/33.1中文版已于1997年年底推出。另外,用户手册和培训资料等也已翻译成中文。今天,由于R/3系统4.0,4.5,4.6版问世,包含了大量创新功能以增强价值链管理和进入市场的先机。在日新月异的IT/S的市场上,SAP首先提出了完全的E-commerce与传统的ERP的组合理念,并首先于99年9月推出了其最新产品:,将有助于商家把握住最新的机会,在internet上大展鸿图。

SAP公司的系统是一个开放式的系统,它拥有一批世界著名的软硬件及数据库合作伙伴,其中包括HP,IBM,SNI,COMPAQ,SUN,LOTUS,INFORMIX,ORACLE,DB2,SQL SERVER等,对她们的产品都有很好的兼容性。

SAP大中国区已在北京,上海,广州,香港建立了一支强大的咨询和技术支持队伍和SAP在中国的咨询合作伙伴,如普华永道、欧亚咨询、高维信诚、安达信、IBM、德勤等一起为客户提供全方位的实施支持服务。

当前,SAP在中国拥有近200家客户,包括深圳三九药业、广州羊城药业、西安扬森、辉瑞制药、罗氏制药、中华电力、浙江电力、上海贝尔公司、NOKIA中国公司、爱立信中国公司、西门子、深圳康佳集团、惠阳联想及联想集团、COMPAQ、GKI,美晨股份有限公司、长春一汽－大众、上海三菱电梯、上海通用汽车、三星集团、中山今日集团、东莞美时集团、青岛海尔集团等等。SAP正是以强大的客户群及一流的产品确保我们的顾客支持她们的全球战略与业务目标。
为解除广大客户的后顾之忧,作为SAP全球技术服务体系的一部分,SAP Great China(SAP大中国)已于1997年8月1日起,正式向包括大陆、香港、台湾在内的华语地区提供热线支持服务(Hotline)。当前大中国地区的顾问及技术支持人员已超过350多人。
深圳太太药业ERP项目功能

功能概要
主要流程
功能详解
1. 财务会计

1.1 总分类帐

主数据
用来定义科目功能,控制会计交易的过帐和相关流程。

帐户余额和行
项目
凭证过帐后,系统自动更新科目余额。另外系统提供行项目对总帐科目进行管理。

凭证过帐
标准会计功能。同时对总帐和明细帐进行过帐,并提供快速输入,循环过帐,样本过帐,及跨公司过帐等多种方式。

清帐
针对往来科目,系统同时提供过帐和清帐功能,对往来科目进行分级分类管理。

信息系统
提供所有总帐相关的标准报表。包括资产负债表,损益表等,并提供下载,2D/3D图形,下拉式报表。

1.2 应付帐款

供应商主数据
针对每一个供应商建立相应主数据,用来控制和记录业务交易。支持自动付款,可建立授权机制防止未授权人员访问主数据。由于系统是集成式的,此主数据可同时用于应付帐款和采购模块。

付款
付款程序处理手工和批量付款。灵活的定义付款方式 (现金,支票,转帐等) 付款形式,针对每一个国家有各自不同的方式,如美国的锁箱方式,瑞士的返还后付款方式等。

特殊交易:预付款
针对特殊的付款要求,可生成只影响供应商科目的预付款项目(即单边凭证),不影响资产负债表项目,但对供应商付款时,自动抵消预付款。

信息系统
支持所有的标准报表,付款历史清单,现金折扣表,汇率折算表及客户和供应商的帐龄分析

1.3 应收帐款

客户主数据
用来控制客户的业务交易和管理客户的信息。可同时用于应收帐款和销售模块。避免相同数据多次输入,主数据包括客户的地址,电话,传真,收款方式,货运方式,发票,定单流程及催款信息等。

催款程序
系统自动搜索所有未收款的项目,按照金额,时间自动设定催款级别,生成催款通知书并发给客户。并可设定催款次数,严重程度(包括采取法律行动)。

特殊交易:汇
票
支持汇票收款方式。汇票方式作为特殊的方式独立于其它交易之外,即在显示业务交易时,可选择显示/不显示汇票方式。

信息系统
见1.2 应付帐款

1.4 资产会计

组织要素和结
构
用资产的组织结构反映企业的组织结构,每一个资产都清楚地被分配到相应的组织结构中。另外可根据相应要素将资产进行分类以便支持管理会计和财务会计的需求

资产评估的基
本功能
可根据指定的要求进行资产价值的评估。既可根据本国政府的要求,又可根据企业内部管理的需求,或是行业的需求。

集成
作为总帐的明细帐－资产会计是管理和描述相关固定资产的业务交易的。除了记录折旧和价值变化外,所有相关总帐的变化都会同时更新总帐,和在成本会计中进行成本分配。

折旧
支持多种方式的折旧:普通折旧(直线折旧,余额递减,)特殊折旧,计划外折旧等。能够用户自定义折旧方法。

维护主数据
记录每个资产的所有记录,包括一般信息,时间相关信息,维护信息,税务信息,保险信息,物理库存等。

交易
执行所有资产交易,购置,资本化,后资本化,转移,报废,等等。

资产生命周 期的其它交易
包括在建工程的预付款,在建工程的结算,关联公司转移,等。

信息系统
包括一系列资产相关的标准报表,资产余额表,资产库存清单等。另提供修改功能使资产报表符合用户需求。

1.4 预算管理

授权管理
经过定义授权,可针对不同的业务目标及不同的用户有不同的授权(输入,修改,显示等)。

主数据
包括公司里所有的预算结构,按照组织结构和功能来划分。用基金中心和承诺项目分别表示

预算和可用性检查
预算项目, 即预算中的收入、开支及现金等也能够以层次结构建立。预算能够具体分配到结构中各个层次,对于每月的预算额,既能够手工地分配,也能够将全年的预算按公司设定的参数按月分配。过帐到预算管理模块受可用性控制所约束。对某些特殊的预算,这是特别有用的,因为它能够避免预算的超支。

实际和承诺项目
基金管理模块被集成进运做模块,诸如,物料管理,销售和分销管理,资产管理,和财务会计。流向基金管理的数据或者被记录为承诺数据或者为实际数据。承诺数据是直至发票接收点或发票发出点的所有录入数据,比如,采购定单和采购请求。所有其它数据是实际数据。

信息系统
对基金中心/承诺条目层的分析允许你容易的用鼠标点击预算瓶颈发生地。报表内的下拉功能使你准确识别对哪一笔收入和支出是由哪一个事物处理执行的。报告数据能被下载到Microsoft Excel ,以便完成对数据的更进一步修改。
2. 管理会计

2.1 成本要素会计

调整分类帐
是在成本控制中描述业务交易的工具,进行财务会计和管理会计一致性的对帐,并反映成本的概要,是进行成本分析的起点。

维护主数据
包括成本要素和收入要素,对应财务会计中的收入科目和费用科目

期间任务
成本估算及调整过帐,是对成本进行多种方式的细分:百分比喻式, 目标方式等。

信息系统
反映成本要素的报表同财务会计中的成本收入科目保持一致,据此进行成本细分。

2.2 成本中心会计

主数据
成本中心反映企业的整体组织结构,在一个会计期间基本保持不变,经过与成本要素的结合,可判断决策上的弱点,和成本中心计划比较,可决定在何处进行成本降低。

成本中心计划
是公司整体预算的一部分,也是进行标准成本管理的首要条件。能够定义效绩目标,经过采取不断适应目标的改进而达到控制业务行为,也可对各个成本中心评价有效性。

实际过帐
经过实时的实际价值的记录,能够在尽量早的阶段知道实际和计划的差异,才能采取必要的业务行为。

期末结帐
是公司财务结算的一部分,是对间接费用进行各种调整的期末行为,是最终调整总分类帐的必要手段。

信息系统
广泛,灵活的信息系统用来分析企业的成本流程。能够进行标准的循环评估,建立的报表满足特殊需求,实时在线的分析成本,从汇总的数据追溯回原始凭证,执行下拉式报表,将报表下载到Excel或其它数据格式。

2.3内部定单

主数据
包括各种类型的定单:间接费用定单,投资定单,带收入的定单。用来监控受时间限制的费用或是与收入相关的费用。(例如:跨部门发生的促销活动)

内部定单计划
在内部定单计划中,用户能够在定单的整个时间周期中输入费用,活动和业务流程,比较实际成本和计划成本。并进行不同的差异分析。

资金承诺
利用这个功能能够将未来会发生的费用提前作为一种承诺(如采购定单引起未来的资金流出)输入定单中,冲减相应的预算,防止预算超支。

信息系统
见2.2的信息系统

2.4 生产成本计划

带数量结构的物料成本估算
是计算与生产定单无关的成本和产品的价格。即计算产成品的制造成本和销售成本。是标准成本法的重要工具。

不带数量结构的物料成本估算
计算没有物料清单的产品成本,即针对原料,作业,间接费用进行汇总计算

参考及模拟成本
针对新产品进行成本计划和单价设定,经过建立基础计划目标来实现。

价格更新
根据物料成本估算的结果对物料主数据的价格进行更新,包括标准成本估计,库存成本估计(基于税务目的),其它计划外的成本估计。

2.5 成本对象控制
(以生产定单方式为例)

按照定单生产的成本对象
以生产定单作为成本对象,包括带数量结构的和不带数量结构的生产定单,能够定义原材料数量和使用时间,工作中心,运作方式,外部作业等。

间接费用
间接费用(电费,仓储费)只能间接分配进产品,普通方式包括按百分比或数量方式,更精确方式按成本动因方式等。

生产定单的计划成本
按照计划的批量计算生产定单的计划成本,为期末分析成本差异作准备。

实际成本
支持多种过帐方式:重过帐,时间表,直接作业分配,手工过帐等。

期末结帐(定单)
采用实际价格评估,实际间接费用分摊,在产品结算,差异计算和生产定单结算等。可利用流程管理功能自动进行结帐。

信息系统
包括汇总分析,详细报表,项目比较等。

2.6 获利性分析

结构
为了使用获利性分析,需要建立分析模式,包括特性值(例如:销售组织,客户和价值字段(收入,成本)等数据结构。

主数据
针对特性值和价值字段建立的主数据,称为获利段,来反映所有与利润相关的信息。

计划
用户能够对选定的获利段的销售,收入和利润数据进行计划。根据业务需求,显示整个公司的计划流程。

实际价值流
系统使用实际价值流来从相关模块中转移数据到获利分析中的价值字段。例如:从销售模块中转移销售收入,销售数量。从成本中心模块中转移间接费用。从总帐模块中转移运费,从生产成本中转移制造成本。

信息系统
同2.2 信息系统
3. 后勤概要

3.1 主数据

物料主数据
物料主数据用于整个后勤系统。因此,物料数据的集成性非常的重要。在SAP中,物料主数据和以下内容实时集成:
· 采购;
· 物料的库存管理,包括物料移动记账和盘点;
· 发票记账时的发票校验;
· 销售和分销的销售订单流程;
· 生产计划和控制的物料需求计划,排程,以及生产排程;
· 和财务有关的计价方式或成本计算。

物料主数据的建立能够针对不同的物料类型,不同的组织结构,不同的使用对象。

3.2 基本功能

批号管理
由于GMP规则和药业的需求,物料需要在批号的级别基础上进行区分和管理。SAP的批号管理功能有以下方面:
· 批量号的赋值;
· 批号定义:使用跨模块功能进行批号特性和特性值定义。
· 批号状态管理:区分某批号物料的使用状态。
· 批号确定:能够在出货,物料指定,或根据客户需求出货时进行特殊的批号自动搜寻,如先进先出,后进先出等。
· 批号使用清单:追踪批号使用情况,根据药业GMP规则进行质量记录。

3.3 后勤信息系统
后勤信息系统包括以下内容:
· 销售信息系统
· 采购信息系统
· 库存控制系统
· 车间信息系统
· 工厂维护信息系统
· 质量管理信息系统

SAP的信息系统采用下拉式的数据采集方式,帮助用户对数据进行追踪,直至原始凭证;SAP还支持使用版本控制,ABC分析法,累计频率曲线,相关曲线,分类法,双重分类法,计划/实际比较,同期比较,关键指标比较等各种分析方法。在界面上,SAP采用数据表和图形分析法的结合,能够进行二维,三维,锥形,曲线,折线,饼图等各种图形进行直观的分析。所有数据和图形都能够下载至MS Office或其它文件。

后勤信息系统不但能够经过各种方式反映实际数据,也能够用于创立计划数据,比如简易的计划功能,预测功能等。在销售信息和生产信息的结合下,能够使用销售运作计划来制定一个集中式的计划和预测工具。

预警系统
SAP的预警系统能够采用以下数据进行预警:
· 录入数据的固定值:比如某客户的信用额占用达到一万元等;
· 趋势数据:比如某客户的销售额在某一期间内为负增长;
· 计划/实际比较:比如某客户的销售额在某一期间内比预计少80%。
预警系统能够采用普通分析,例外分析,或周期性分析等各种方法,能够利用事件驱动,也能够由系统设定驱动,比如时间周期,报表运行等。预警系统分析后的信息输出能够驱动工作流,或仅仅进行分析和报表输出。
4. 销售分销

4.1 主数据

组织结构
为实现销售和分销的复杂情况,SAP把销售组织结构设置为多层,交叉形式,以满足灵活多变的分销类型。再销售组织和公司的平行或附属的层次结构下,设置灵活的销售区域,由销售组织,分销渠道,产品组的有机组合构成。在行政管理的要求之下,又可设置销售组,销售办公室,销售员等多层组织单元。
在分销链的驱动下,装载点,出货点以及运输计划点的设置,帮助进行运输和出货的计划与安排。
这样灵活多变的销售与分销的组织结构,不但提供了诸如定价政策,出货计划等多种功能,而且也使销售分析具有了多维的视角。

业务伙伴(客户)
在销售分销链中,根据参与的业务伙伴的多样性,SAP定义了不同类型的客户:
· 客户:不同的客户还区分为合同方,售达方,开票方,付款方,等各种类型;
· 供应商:有时候供应商也会参与销售业务,如承运商,等;
· 员工:对于员工在销售过程中的参与,如果有佣金等功能,也可把员工作为业务伙伴的一种。
在定义业务伙伴的时候,SAP采用针对不同组织结构单元的方式,定义不同的数据,比如,同一个客户针对不同销售组织,或不同产品,采用不同的定价措施等。
对于客户的分类,既能够采用平行分类,同时也能够进行树状分类系统,称之为客户层次组织。利用此功能,能够解决分销形式带来的客户多级化情况。

4.2 基本功能

定价条件技术
定价的制定在SAP中采用条件技术,即指定在特定条件下的价格,定价程序等。具体步骤如下:
1. 定义价格条件类型,如基价,折扣,运费,税价,促销,佣金等;
2. 定义价格条件表,帮助储存和调用价格条件记录;
3. 定义价格条件的搜寻次序,比如客户/物料价,客户组/物料折扣等;
4. 将价格条件组合排列成定价程序。
运用这样的方法,能够灵活地指定严格的定价程序,并与系统的权限设置结合在一起,帮助实施多变的定价措施。

可用量检查
销售与分销系统中,在录入销售订单的同时,系统能够自动检查可用量,对于运输安排部门,包装部门等来讲,能够有足够的时间准备出货,如果不够的库存,能够经过MRP来触发成品的生产,原材料的采购等。在销售分销系统中,可用量检查能够包括下列内容:
· 库存
安全库存;
在途库存;
在检库存;
冻结库存;
· 将来的货物转移
采购订单;
采购请求;
计划订单;
生产订单;
预留数量;
相关预留;
相关需求;
销售需求;
出货需求;
不同的物料,销售订单类型等都能够拥有不同的可用量检查方式。

凭证输出管理
SAP支持对MS Office,打印,e-mail等各种形式的输出,并能够自定义打印格式,打印目标,打印内容选择,打印语言等。再销售流程中出现的各种凭证均能够进行输出。

信用/风险管理

SAP的信用/风险管理包括以下方式:
· 静态信用额度检查,如未清订单,未清装运,未清发票;未清项(应收帐);
· 动态信用额度检查,如未清订单价值;
· 单张订单最大值;
· 特定字段的修改, 如付款条款,固定定价日期等;
· 下次检查日期;
· 过期未清项;
· 最早未清项;
· 最高催款等级限制;
· 用户自定义检查等。
信用检查的基本过程为:
· 根据公司信用管理的要求,能够自定义自己的自动信用检查条件,如由销售订单输入,装运,出货记账触发;
· 订单处理过程中,信用代表会接到系统自动发出的对未经过信用检查的客户情况的信息;
· 此情况根据需要也能够发送值信用管理人员;
· 信用代表根据信用政策检查客户信用状况,并决定是否放行或放宽限额。

4.3 销售分销流程

客户询价/报价
客户询价/报价是售前的活动,主要用于:
· 评估售前活动,如售前的成功率等;
· 销售组织处理大型项目的手段。
· 监督针对消费品的大型合同签订过程。
客户询价和报价能够作为建立销售订单的参考。

普通销售订单
针对大部分正常业务,所建立的订单。
订单包括两大部分内容:
· 抬头部分:从客户主数据,将有关的销售,装运,定价和发票,文字信息,联系人等数据自动复制至订单;
· 项目部分:将与销售有关的物料的主数据,如定价数据,装运排程,可用度检查,税项确定,重量和体积复制至销售项目上。
销售订单的类型帮助确定了定价方式,后续程序,如出货方式,发票方式等一系列内容。

特殊销售订单
处理如现金交易,快速订单等特殊订单类型,其有关的定价,出货,发票,付款都有特殊定义。

框架协议
客户框架协议是指针对某一客户的出货数量和日期的协议。

客户合同
SAP提供下列不同的客户合同类型:
· 主合同:一系列低等级合同的组合,包含提供给所有低等级合同的一般条款;
· 数量合同:客户在特定期限内将要订购的大批量产品的协议。合同包括基本数量和价格信息,可是没有具体的出货日期和数量。
· 价值合同:客户在特定期限内将要订购的物料或服务的目标价值协议,能够包括特定物料或物料组。
· 服务合同:服务合同指对客户提供的特定服务的条件协议。
销售合同能够分批分部地转换成销售订单。

客户投诉流程
SAP能够处理下列投诉流程:
· 免费出货:向客户提供免费的货物,如样品等。
· 后续免费出货:向客户提供和上次订单或交货有关的免费货物,如赔偿等;
· 退货:接受退货以后,经过检验,可能有后续流程:贷项凭证或后续免费出货;
· 贷项凭证请求:价格差异可能引起贷项凭证请求;
· 借项凭证请求:价格差异可能引起借项凭证请求;
· 红字发票请求:冲销原发票。

特殊销售流程
SAP能够处理诸如第三方交易,外协加工等特殊的销售流程。

4.4 出货流程
出货流程支持下列基本功能:
· 对相关凭证的期限监控,如销售订单等;
· 创立和处理对外出货;
· 对装运工作清单进行计划和监控;
· 监控物料可用量,并处理完整订单;
· 监控仓库容量状况;
· 包装装运;
· 运输计划的信息支持;
· 支持外贸需求;
· 打印和传送装运凭证;
· 处理出货记账;
· 对处理中的装运,将要实现的活动,以及可能的瓶颈进行监控。

拣货
通知仓库管理人员对销售订单的某些到期项目进行备货,称为拣货。能够选择是否使用库位管理,并对拣出的货物确定其数量,位置,批号等内容。

发货记账
发货过程中完成下列基本功能:
· 库存减少,数量等于装运数量;
· 价值的改动会记录至库存会计中的资产负债表;
· 需求减少,数量等于装运数量;
· 序列号状态更新;
· 发货记账被自动记录至凭证流程;
· 装运检验清单被创立(采用质量管理系统)

凭证输出
装运过程中的任何凭证都能够灵活定义,并用各种方式进行打印或输出。

4.5 开票
开票功能能够完成下列基本功能:
· 创立基于装运或服务的发票,开列借项或贷项凭证,形式发票等;
· 取消开票事务;
· 定价更新检验功能;
· 佣金发放;
· 将开票数据传递至财务会计和管理会计。

开票流程
开票方式能够有:
· 每张销售凭证单独开列单张发票;
· 多张销售凭证开列组合发票;
· 对一张或多张销售凭证开列多张发票;
· 发票清单方式。

4.6 销售信息系统
作为后勤信息系统的一部分,销售信息系统具有一切后勤信息系统拥有的特性,如下拉式的报表,各种图形表示法,各种比较法,ABC分析法等。
同时,销售信息系统采用标准法,灵活定义等各种分析工具,在分析报表过程中,能够采用称为特性-关键指标的方式进行,即针对已定义的客户组,客户,地区,产品组,分销渠道,产品,等各种特性考察关键指标。
5. 物料管理/采购

5.1 主数据

组织结构
根据集团公司的采购需求,SAP把针对采购的组织结构单元分为公司代码,工厂,采购组织,采购组等,并将这些结构单元按照自己的实际需求进行平行或交叉地分配。这样,采购的组织结构和财务方面,物料管理方面的管理是实时联系的。

供应商主数据
供应商是为企业提供原材料或服务的业务伙伴,不但需要有采购方面的数据,如采购提前期,供应批量等,还包括许多财务信息,如银行账号,付款方式,记账方式,财务分析数据等,而且对于不同的采购组织或工厂,供应商的某些信息都会有差异。因此,SAP的供应商主数据是建立在不同组织结构上的不同部门应用的数据,而且实时集成。

5.2 采购

采购申请
SAP支持以下各种类型采购申请:
· 标准采购申请
· 外包采购申请
· 外协采购申请
· 库存移动申请
· 外部服务采购申请
采购申请能够经过以下方式产生:
· 经过物料计划和控制:物料计划会建议哪些物料需要订购多少。订单数量和收获日期由系统自动确定,能够进行人工调整。
· 经过生产订单:用以满足工序性外协和非库存物料的采购。
· 手工建立:对于资产,其它类型费用,以及行政性低值易耗品等,能够手工创立采购申请。

报价请求和报价
报价请求和报价在SAP中是以凭证形式存在。供应商提出的价格和价格条件能够直接填入原报价请求中,系统还能够对不同供应商的报价进行比较,得到较好的报价,并通知落选的竞标者。所有的情况都会做系统记录,用作将来的参考。
报价请求和报价凭证能够有自己的审批程序。

采购订单
由物料主数据确定物料是否能够被采购。
多种不同类型的外部采购凭证能够转化未采购订单,如:报价请求和报价;合同;发货协议;
不同类型的采购订单针对不同的采购流程:
· 标准采购订单
· 外包采购订单
· 外协采购订单
· 库存移动订单
· 外部服务采购订单
采购订单包含许多内容:
· 价格条件:如:基价,促销,折扣,返利,税金等各种价格计算情况。
· 科目分配:确定采购项目的财务记账方式和科目确定。
· 供应商确定:经过采购信息记录,采购协议,供应商份额分配,货源清单等各种方式确定供应商。
· 采购订单历史:采购订单历史是实时在每一条项目上进行记录更新。
· 合作伙伴角色:如出货方,开票方,以及承运商等等。
· 文本:能够自定义许多类的文本,基于订单抬头或订单项目,以帮助采购订单的文本打印。
· 其它还有许多采购订单的内容,能够经过供应商/物料主数据,及协议等拷贝至订单,如供货条件,Incoterm,付款条款等。

框架协议
在SAP中框架协议包括:
· 合同:如集中协议合同,分散型合同;
· 交货协议:如根据集中协议合同创立的交货协议。

采购信息记录
采购信息记录帮助购买方快速确定:
· 对于某种需求物料以前是否向某一供应商采购过;
· 对于某种需求物料以前有哪些供应商供应过。
采购信息记录包括下列内容:
· 数据信息,诸如价格,价格条件等;
· 以前的采购订单数量;
· 过量和不足交货的差异限额;
· 计划交货时间,如交货周期等;
· 供应商评估数据;
· 具有显示哪些供应商是常规供应商的标记。
· 物料所属供应商排序;
· 供应商供应物料的可用周期。

采购凭证输出
如同后勤系统中的任何模块,采购流程中的任何凭证都能够自由定义格式,并定义输出方式,如打印,e-mail,等等。

定价条件技术
对于采购中的定价,SAP有完整的控制方法。
基本价格包括下列类型:
· 基价;
· 净价;
· 有效价。
除此之外,还能够制定参考价,如市场价,计划价,等等。
对于除了基本价格以外的影响价格的因素,能够包括,如折扣,返利,税金,运费,等。
具体方式参考销售与分销模块中的定价条件技术。

审批程序
采购流程中的凭证审批方式:
· 审批条件:确定哪些项目和订单需要审批
· 审批策略:确定采购审批程序
· 审批码:两位数的号码,决定采购订单状态和权限的关系
· 审批满足条件:确定审批码顺序
· 审批指示符:确定在审批过程中采购凭证被修改时,是否触发新的审批程序,以及决定采购审批在未结束前,是否能够被复制至新的申请,订单等。
· 相关审批:用于管理多员工负责同一责任的审批方式。

供应商评估
供应商评估帮助制定四大主要评估指标,价格,交货,质量,服务,并为每一个主要指标制定许多能够评分的次级指标,并在评分时采用加权系数,手工调整等方式。对于评分的来源,系统自动采取来自物料管理模块的价格,交货日期,以及质量管理模块的质量评分等数据,避免重复操作。供应商评估的分数能够直接影响后续采购行为,如供应商份额分配等。

5.3 发票校验
后勤系统的发票校验完成下列功能:
· 完成物料采购流程,此流程从采购申请开始,并完成至收货;
· 允许发票不但来自于物料采购,也能够是服务,费用,成本等。
· 允许贷项凭证处理,比如红字冲销,或退货等。

凭证暂存
凭证暂存提供了用户这样的功能,现在系统中输入发票或贷项凭证,并把它存储在一张凭证里,但系统不会将它记账。
对于暂存的凭证,能够随时修改其内容,如金额等,直至最终修改认证完毕,才进行实际记账。
此功能能够和审核的流程结合,进行权限的控制。

帐目确定
SAP对日常业务提供自动记账功能,如物料收货记账,发票记账等等。对于某些随机发生的,无法预料的账目记账,能够手工进行输入。自动记账的账目确定受多方面影响,如凭证输入,物料主数据,系统设置等。

直接记账
对于非采购订单或收货有关的记账,如费用记账等,能够采用直接记账法,账户能够是总账科目,也能够是物料账户。

税务记账
各种不同的税务,能够在系统中确定是计入何科目,并对物料价格或利润进行什么样的调整。

差异处理
对于发票和收货或采购订单的差异,系统能够设置是否允许小的差异存在,并设置差异的大小,如百分比或绝对值等。对于存在的差异,系统允许下列处理方式:
· 向供应商退货;
· 取消发票并重新录入新的正确发票,或贷项/借项凭证;
· 手工调整GR/IR账户。

发票冻结和释放
发票能够因为下列原因冻结:
· 发票项目差异;
· 发票项目数额;
· 随机抽取冻结;
· 手工冻结。
根据权限和释放冻结发票的政策,能够进行自动和手工的发票释放。

运费计算
运费分为可预计的和不可预计的两种。前者能够将其纳入定价程序内,进行处理,收货时自动计入预定账户或物料科目;后者能够进行人工记账。

后续借贷
后续进行的借贷凭证录入具有以下特点:
· 系统将这些后续借贷凭证包含入原始采购订单历史;
· 在后续借贷凭证记账时,系统自动更新订单的总价值而非数量。
· 后续借贷凭证不得超过原发票数量,并能够因为数量差异而被冻结。
· 录入的发票或贷项凭证能够同时包含非后续项目和后续项目。
· 能够进行后续凭证和原始凭证的价格差异比较,并进行限额控制。

自动结算
能够使用自动结算功能节约行政成本:
· 已评估的发票的结算;
· 外协结算;
· 开票计划的结算;
· 重新估价。

凭证输出
各种格式的凭证的各种输出方式,如打印等。
6. 物料管理/库存

6.1 主数据

组织结构
为了满足多储存点的物料管理需求,SAP将物料管理的组织结构单元分为,公司代码,工厂,库存地等,并进行数状结构的管理,对于物料本身还能够进行批号管理。物料的计价范围能够是工厂,也能够下放至批号。

物料主数据
参见后勤概要之物料主数据。

6.2 物料移动
物料管理的物料移动主要包括以下类型:
· 收货
从供应商或生产部门收货并记账。收货会增加库存。
· 发货
物料的扣减或发货,如物料消耗,销售订单出货记账等。发货会扣减库存。
· 库存转移
库存地间的转移,不引起财务上的变化。
· 转移记账
库存转移,库存状态改变等,可能引起财务上的变化。

凭证输出
任何物料移动产生的凭证都能够进行各种形式的定义和输出,如打印,e-mail等。

6.3 批号管理
参见后勤概要之批号管理

6.4 特殊流程

供应商外协流程
SAP提供标准供应商外协流程,包括工序性外协和整体外协两种。帮助用户计划外协过程,并计算外协成本和产品成本。

6.5 库存盘点程序
SAP提供管理本公司库存和其它特殊库存的功能,如供应商管理库存,外协原材料库存,或暂退库存等等。对于上述库存的可用状态的数量,质检状态的数量,以及冻结状态的数量都能够进行盘点。
SAP提供下列方式的盘点:
· 周期性盘点:盘点期间,冻结一切库存进行盘点;
· 持续性盘点:财政年度中,库存进行持续性盘点,每一种物料在一个财政年度中必须被盘点一次;
· 循环盘点:财政年度中,库存象个正常周期进行盘点;
· 库存抽检:在资产负债表的关键日期上,进行样品抽检,如果差异小雨允许值,则认为库存帐目结余为正确。
任何盘点差异一旦确认,会自动进入财务系统进行调整。

6.6 库存信息系统
作为后勤信息系统的一部分,库存信息系统具有一切后勤信息系统拥有的特性,如下拉式的报表,各种图形表示法,各种比较法,ABC分析法等。
同时,库存信息系统采用标准法,灵活定义等各种分析工具,在分析报表过程中,能够采用称为特性-关键指标的方式进行,即针对已定义的移动类型,库存地,工厂,移动原因等各种特性考察关键指标。SAP还制定了诸如库存周转率等通用评估指标,帮助用户分析物料的分布,价值等情况。
7. 生产计划和控制

7.1 主数据

组织结构

配方管理

物料清单(BoM),即配方的使用包括:
· 研发部门能够在物料清单的基础上进行工作;
· 物料需求计划部门展开在某一天有效的物料清单,以确定物料的与成本有关的订单数量;
· 生产排产部门使用物料清单做为工序计划和生产控制的基础;
· 生产订单管理部门使用物料清单来计划物料供应;
· 销售订单的物料清单:对于特