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云南大理洱宝实业有限公司管理手册质量手册

180

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。
云南大理洱宝实业有限公司
YUNNAN DALI ERBAO INDUSTRY CO.,LTD.

依据GB/T19001- idt ISO9001: 《质量管理要求》
和 GB/T 19630.1～19630. 4— 《有机产品》标准编制

文件编码: EBSY/SC--
版次: B版
编制:
审核:
批准:
发放编号:
受控状态:

06月25日发布 07月01日实 施
云南大理洱宝实业有限公司 发 布
云南大理洱宝实业有限公司
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管理手册
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页码:
1/3
章节号
标 题
页码
0.1
颁布令
4
0.2
管理者代表任命书
5
0.3
管理手册的管理
6
0.4
管理手册修改记录
7
0.5
公司简介
8-9
0.6
管理体系组织机构图
10
0.7
管理体系职能分配表
11
0.8
管理方针和管理目标
12-13
1
目的和适用范围
14
2
引用标准
15
3
术语和定义
16
4
管理体系 4.1总要求
17
4.2
文件要求 4.2.1总则
18
4.2.2
管理手册
19
4.2.3
文件控制
22-23
4.2.4
记录控制
24-26

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页码:
2/3
章节号
标 题
页码
5
管理职责 5.1管理承诺
27
5.2
以顾客为关注焦点
28
5.3
管理方针
29
5.4
策划
30
5.5
职责、 权限与沟通
31-36
5.6
管理评审
37-38
6
资源管理 6.1资源提供
39
6.2
人力资源
40-42
6.3
基础设施
43-46
6.4
工作环境
47
7
产品实现 7.1产品实现的策划
48-51
7.2
与顾客有关的过程
52-57
7.3
设计和开发
删减
7.4
采购
58-62
7.5
生产和服务提供 7.5.1生产和服务提供的控制
63-73
7.5.2
生产和服务提供过程的确认
74
7.5.3
标识和可追溯性
75-77
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页码:
3/3
章节号
标 题
页码
7.5.4
顾客财产
78
7.5.5
产品防护
79-82
7.6
监视和测量装置的控制
83-84
8
测量、 分析和改进 8.1总则
85
8.2
监视和测量 8.2.1 顾客满意
86
8.2.2
内部审核
87-90
8.2.3
过程的监视和测量
91
8.2.4
产品的监视和测量
92-93
8.3
不合格品控制
94-95
8.4
数据分析
96-97
8.5
改进 8.5.1持续改进
98
8.5.2
纠正措施
99-100
8.5.3
预防措施
101-102

附录一: 法律、 法规、 技术标准目录
附录二: 程序文件目录
附录三: 支持性作业文件目录
附录四: 记录清单
附录五: 生产基地、 加工车间布置图

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0．1 颁布令
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为了健全、 规范和进一步完善公司的有机产品生产和加工管理体系, 促进管理体系规范化、 国际化, 提高全员质量参与意识与企业管理水平及市场竞争能力, 公司于 7月, 根据ISO9001: 管理体系标准要求、 GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准要求和公司的实际运作状况及相关的法律法规要求, 结合公司当前有机产品管理的实际情况, 遵照”科学、 严谨、 简洁、 高效、 实用”的原则, 编写了《云南大理洱宝实业有限公司管理手册》( QG/ EBSC01-- ) B/0版。现予批准颁布实施。
本《管理手册》由云南大理洱宝实业有限公司办公室组织编制, 经公司总经理审定, 符合国家政策、 法律法规和本公司实际, 符合ISO9001: 标准和GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准的要求, 是云南大理洱宝实业有限公司各项管理活动的根本依据和准则, 是指导公司建立并实施管理体系的纲领性文件和行动准则, 对外是公司质量保证能力的证实文件。
本手册 07月01日起生效,自发布之日起, 全体员工必须严格遵照执行。

总经理:

06月25日

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0．2 管理者代表任命
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管理者代表任命书
为确保云南大理洱宝实业有限公司按照ISO9001: 管理体系标准、 GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准要求建立、 实施和保持管理体系, 总经理李学峰任命总经理助理赵灿松为管理者代表, 负责公司管理体系的建立、 运行和保持工作。
管理者代表职责:
1、 协助总经理依照ISO9001: 标准和GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准的要求建立、 实施和保持管理体系。
2、 向总经理报告管理体系运行情况, 以便评审和改进。
3、 在整个公司内提高全体员工满足用户要求的意识。
4、 就管理体系方面有关事宜与外部各方的联络, 包括咨询公司、 认证公司、 顾客、 供应商。
具体职责见本手册第3.0章”组织机构和职责权限”2.3.2 条款的规定。

总经理:

06月25日

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0．3 管理手册的管理
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管理手册的管理

1 本手册是阐述公司管理方针、 管理目标, 描述管理体系的文件, 经管理者代表审核, 总经理批准后生效。
2 本手册适用于公司”洱宝”牌话梅、 雕梅、 青梅爽饮料、 青梅醋、 青梅醋饮料和青梅酒等青梅系列产品的生产、 销售和服务全过程的各个环节。
3 本手册按章节内容编制分页码, 按手册内容顺序编制总页码。
4 本手册正本由办公室负责保存, 副本由办公室负责发放。手册发放分受控和非受控两种版本, 受控本加盖”受控”印章后发放到各有关部门, 办公室负责统一更改; 非受控本发放由办公室提出, 经管理者代表批准后发放, 变更时本公司不负责通知持有者。两种发放均进行编号、 标识和记录。
5本手册根据需要进行更改。更改时由办公室凭”文件更改通知单”到各使用人员处执行更改, 并填写”手册更改控制表”。”文件更改通知单”由办公室保存。
6 本手册受控本持有者必须做到: 理解手册内容并贯彻执行; 爱护手册, 若损坏或丢失立即向办公室报告, 由办公室更换或补发; 手册持有者调离岗位时, 必须将手册交回办公室后方能办理离岗手续。
7 因需要本手册被译成外文时, 对外文本进行与中文本同样的控制。
8本手册解释权归管理者代表。

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0．4 管理手册修改记录
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序号
更改通知单号
更改性质
更改章节/条款号
更改人／日期
批准人／日期

备注:

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0．5 公司简介
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公司简介

云南大理洱宝实业有限公司是在省、 州、 县各级组织和各有关部门的关心支持下创办于1995年12月, 公司位于风景秀丽的省级旅游景点”茈碧湖”畔大庄。
公司主要依托本县丰富的梅果、 李子、 木瓜资源优势, 在传统加工工艺的基础上, 运用现代科技, 开发生产了”洱宝”牌蜜饯系列、 果酒果醋系列、 果汁饮料系列等产品。公司将本地传统加工工艺同现代科技有机结合, 为增加农产品加工的科技含量和开发新品种、 多品种等方面闯出一条新路。”洱宝”系列产品先后代表州、 县参加了国内30余次展销会, 产品先后荣获大理州地方产品”金花奖”; 大理州质量技术监督协会”推荐产品”; 中国‘99昆明世界园艺博览会”云南名特优指定产品”; 第二届、 第三届、 第四届中国昆明国际旅游节”最佳旅游商品”; 第六届、 第七届”云南省消费者喜爱商品”; ”科技兴旅大赛奖”; 国家质量卫生安全全面达标食品, 中国食品工业协会授予”中国知名食品信誉品牌”等殊荣。
洱宝牌雕梅、 青梅爽饮料还被中国绿色食品发展中心认定为”绿色食品”, 洱宝话梅和脆梅还被云南省质量技术监督局认定为”无公害农产品”。
公司注重企业文化建设, 建立了”梅文化”展厅, 省人大主任尹俊亲笔为公司题写”梅果飘香”; 《五朵金花》剧作者、 著名剧作家王公浦先生为公司题写”天下第一梅”; 中国工程院资深院士、 北京林业大学教授陈俊愉先生为公司题写”洱宝梅品扬天下”, 有力地推动了洱源的”梅文化”建设。

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0．5 公司概况
页码:
2/2
我公司自成立以来, 注重新产品的投入开发研制工作, 青梅爽饮料便是最新推出的天然保健饮品。近年来引进国内先进饮料生产线投产易拉罐青梅爽和塑料瓶装500ml、 1250ml青梅爽饮料, 产品具有原汁、 原味、 清爽可口、 老幼四季皆宜等特点, 现已被认定为”绿色食品”。产品推出后受到广大消费者的青睐, 它已成为婚庆喜宴、 家庭聚会及旅游携带的理想饮品。
公司从创立到现在已经走过近9年的岁月, 在全国各地开辟了”洱宝”系列产品市场, 销售额稳步上升, 不断创造出辉煌的业绩。”洱宝”系列产品已走入千家万户, 成为人们生活中不可多得的保健食品。
公司于 8月开始建立并实施ISO 9001: 国际质量管理体系, 并经过国家认证, 按照《有机产品》要求建立并实施有机产品管理体系, 经过加强整个公司从基地到加工过程按有机生态方式的管理和控制, 以期用更优良的质量、 更丰富的产品来满足各界顾客的需要。本公司诚信与各界合作, 提供质优价廉的优质产品, 欢迎各界人士光临指导。
公司法人代表: 李协鼎
地 址: 云南省洱源县茈碧湖大庄
电 话: ( 0872) 5129114 传 真:[phone]
邮 编: 671200
网 址:WWW

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0．6 管理体系组织机构图
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1/1
管理体系组织机构图:

总经理

管理者代表

副总经理

基地管理部

营销部

办公室

生产技术部

生产车间

青梅醋饮料

包装车间

化验室

原料库

成品库
青梅醋车间

饮料车间
青梅酒车间

话梅车间

糖化车间

原料车间

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0．7 管理体系职能分配表
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管理体系要求
( 依据手册章节内容并对应标准要求)
领导层
职能部门
总经理
管理者代表
副总经理
营销部
生产技术部
办公室
基地管理部
生产
车间
体系
4.1总要求
▲

△

4.2文件的总要求

○

△
△
▲
△
△
管
理
职
责
5.1管理承诺
▲

△
△
△
△
△
5.2以顾客为关注焦点
▲

△
△

5.3管理方针
▲

△
△
△
△
△
5.4策划
▲
○

△
△
△
△
△
5.5职责、 权限与沟通
▲

△
△
△
△
△
5.6管理评审
▲
○

△

资
源
管
理
6.1资源提供
▲

△

△
6.2人力资源
○

△
△
▲
△
△
6.3基础设施

○
△
▲
△
△
△
6.4工作环境

○
△
▲
△
△
△
产
品
实
现
7.1产品实现的策划

○
△
▲

7.2与顾客有关的过程
○

▲
△

7.3设计和开发

○
△
▲

7.4采购
青梅、 木瓜原料采购管理
○

△

▲
△
其它原料采购管理
○

▲
△

△
7.5.1生产和服务提供的控制

○
△
▲
△
△
△
7.5.2生产和服务提供过程的确认

○

▲

7.5.3标识和可追溯性

○

▲

△
△
7.5.5产品防护

○
△
▲

△
△
7.6监视和测量装置的控制

○

▲

△
△
测
量
、
分
析
和
改
进
8.1测量、 分析和改进总则

○

▲

8.2.1顾客满意
○

▲
△

8.2.2内部审核

○

△
△
▲
△
△
8.2.3过程的监视和测量

○

△
△
▲
△
△
8.2.4产品的监视和测量

○
△
▲

△
8.3不合格品控制

○
△
▲

△
8.4数据分析

△
▲
△

△
8.5改进
产品

○

▲

△
△
体系

○

△
△
▲
△
△
注: ▲表示归口管理部门( 人员) , △表示协办部门( 车间) , ○表示主管领导。
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0.8管理方针和目标
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１、 本公司管理方针:
顾客第一 质量至上
诚信为本 持续改进 创行业名牌

２、 本公司管理目标:
●产品月综合合格率 92％, 三年内达到95％;
●顾客满意率93%, 三年内达到95％。
3、 管理方针内涵
”质量至上”反映了公司管理的总体要求。食品质量是生命、 是基石, 是企业生存和发展的基础, 食品质量关系人民健康, 必须确保生产出合格产品去满足顾客需要、 创优质产品去占领市场。公司经过引入ISO9000和《有机产品》管理体系标准, 采用国际先进的管理模式, 加强生产经营全过程每个环节( 过程) 的控制, 从而提高公司整体管理水平, 以管理促质量, 管理创效益。
”顾客第一、 诚信为本”这是我们的承诺。用户是上帝, 是我们的衣食父母, 我们必须忠于顾客, 向顾客提供优质产品的同时, 从产品售前、 售中、 到售后每一个环节, 为顾客提供优质服务, 贯穿所有工作的宗旨就是让用户满意,只有这样企业才能走向辉煌。
”持续改进, 创行业名牌”是我们的追求目标。经过持续改进, 不断完善管理体系, 不断提高产品质量, 不断满足顾客的需要, 才能树立企业良好的形象, 提高公司的信誉, 企业才能创造更好的效益, 不断发展壮大, 成为行业龙头。
为此, 公司规定了2项主要管理目标。
3.1”产品月综合合格率92％, 三年内达到95％”。即经过不断提高工序产品一次合格率, 确保成品100%合格, 公司才能不断降低质量成本, 创造更多经济效益。这是公司生存、 发展的基础, ”三年内达到95％”也体现了持续改进的思想。
3.2 ”顾客满意率93%, 三年内达到95％”。即经过不断提高产品质量和服务质量, 最终让顾客满意。

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0.9管理方针和目标
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4 管理目标的分解与考核
4.1 每年初由办公室将公司管理目标分解到各管理部门和生产车间。
4.2 每年初公司将制定质量考核办法对当年管理目标经过承包等形式进行分解考核, 以确保公司管理目标在各管理部门和生产车间中得到理解和贯彻执行, 并经过分解目标的实现来保证公司目标的实现。
4.3 为确保公司员工都能理解并坚持贯彻执行公司的管理方针, 确保管理目标的实现, 公司将管理方针和管理目标形成文件, 下发各部门和车间采取各种形式进行广泛的宣传和动员。公司要求全体员工做到: 人人牢记, 深刻理解, 坚决贯彻执行。
4.4管理方针和目标的实施情况由办公室负责检查考核。办公室每年将管理方针和目标的实施情况形成报告, 提交管理评审。

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1 目的和适用范围
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1.1目的
1.1.1公司按GB/T19001- 标准和GB/T19630.1～GB/T19630.1
- 《有机产品》标准要求建立管理体系, 编写了《管理手册》, 并有效运行, 从而证实公司能持续稳定的提供满足顾客和法律法规要求的产品的能力, 同时, 持续改进管理体系, 进而达到增强顾客满意的目的。
1.1.2本《管理手册》描述了公司的管理体系, 成为公司满足顾客的期望和要求, 并提供合格产品的依据。
1.2适用范围
1.2.1本《管理手册》覆盖的产品范围:
●管理体系覆盖产品范围: ”洱宝”牌话梅、 雕梅、 青梅爽饮料、 青梅醋、 青梅醋饮料、 青梅酒等青梅系列产品生产、 销售和服务。
●有机食品覆盖产品范围: ”洱宝”牌青梅爽饮料、 青梅醋饮料、 话梅、 雕梅和青梅醋 的生产、 销售和服务。
1.2.2本《管理手册》适用于管理体系覆盖的部门和生产现场。
1.2.3本公司的”洱宝”牌梅果系列产品属成熟定型产品, 不涉及设计与开发内容( 7.3) ,因此在体系策划时将设计与开发( 7.3) 此删减不影响组织提供满足顾客和适用法律、 法规要求的产品的能力或责任的要求。
1.2.4由于本公司在生产经营中不存在顾客提供的原料、 半成品、 包装物、 技术、 资料、 运输等财产, 故对GB/T19001- 标准中”7.5.4顾客财产”进行了删减。
1.2.5由于本公司有机产品采用野生青梅果为原料, 同时, 也建立有机青梅基地, 有机产品生产过程不涉及”畜禽养殖”、 ”蜜蜂饲养和蜂产品加工”、 ”特定作物”、 ”水产养殖”、 ”纺织品”等内容, 故对GB/T19630.1- 《有机产品 第1部分 生产》标准中5、 6、 8、 9、 10章节进行了删减, 对GB/T19630.2- 《有机产品 第2部分 加工》标准中4.10章节进行了删减。
1.2.6 本管理手册覆盖了GB/T19001- 标准和GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准的要求。

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2 引用标准
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下列标准所包含的条文, 经过在本手册的引用而构成本手册的条文。本手册发布时, 下列所示标准的版本均有效。所有标准都会被修订, 使用本手册的各方面应跟踪、 探讨使用下列标准最新版本的可能性。
1.GB/T19000- idt ISO9000: 《质量管理体系——基本原理和术语》。
2.GB/T19001- idt ISO9001: 《质量管理体系——要求》。
3.GB/T19004- idt ISO9004: 《质量管理体系——业绩改进指南》。
4.GB/T19004- idt ISO9004: 《质量管理体系——业绩改进指南》。
5.中国认证机构国家认可委员会发布GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准。

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3 术语和定义
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3.1通用术语和定义
本手册采用GB/T19000- idt ISO9000: 《管理体系——基础和术语》、 GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准中的术语和定义。与本公司生产经营相关国家标准和行业标准中的术语和定义也构成本手册的术语和定义。
3.2 专业名词的术语和定义
3.2.1产品: 本手册所指产品包括”洱宝”牌话梅、 雕梅、 青梅爽饮料、 青梅醋、 青梅醋饮料、 青梅酒等青梅系列产品。
3.2.2 半成品: 指在生产过程中形成的中间产品。
3.2.3物资: 指产品制造过程中所需各种原料、 材料、 部件、 辅料和备品备件的总称。
3.2.4 特殊工序: 指对产品质量有直接影响而又难以评定产品质量特性的生产工序。包括不易检测或不能经济地检测产品质量特性的工序; 操作需要特殊技能的工序; 事后检验和试验不能充分说明其质量特性的工序。
3.2.5 岗位培训: 指资格培训、 岗位技术及技能培训、 适应性培训。
3.2.6 质量体系文件和资料: 指描述质量体系的文件的总称。包括质量手册、 程序文件、 作业文件及适当范围的外来文件( 法规、 标准、 图样等) 。
3.2.7 受控文件: 指需要追溯到使用者进行更改控制的文件。
3.2.8 非受控文件: 指不需要追溯到使用者进行更改控制的文件。
3.2.9产品保存期: 指在标签上规定的条件下, 食品能够食用的最终日期; 超过此期限, 产品质量( 品质) 可能发生变化, 因此食品不再适宜于销售。
3.3.10保质期: 指在标签上规定的条件下, 保持食品质量( 品质) 的期限。在此期限, 食品完全适于销售, 并符合标签上或产品标准中规定的质量( 品质) ; 超过此期限, 在一定时间内食品依然是能够食用的。

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4管理体系 4.1 总要求
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本公司依据GB/T19001- idt ISO9001: 《管理体系——要求》标准、 GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准建立了管理体系, 编制了管理体系文件, 收集有机生产和加工的最新有效的国家相关法律法规的要求。由管理者代表负责组织实施和保持, 并持续改进。为保证管理体系的实施, 公司拥有合法的土地使用权, 企业具有合法的营业执照, 公司建立了各项质量活动的过程。
4.1.1识别管理体系过程
公司对管理体系所要求的过程进行了识别, 并编制了相应的程序文件和其它文件。这些过程是从识别顾客需求到顾客评价的大过程, 也包括了具体的质量活动的子过程。
4.1.2确定过程顺序和相互作用
在管理体系过程中明确了各项质量活动的主管部门和人员, 配合部门和人员, 并规定了工作顺序和相互间的接口关系。
4.1.3确定了过程有效运行的准则和方法
各过程中已规定了运行的方法和支持性文件以确保过程有效运行。
4.1.4对过程进行监视
规定了各过程获得信息的资源的方法, 以确保各过程的有效运作和检查其运行的效果。
4.1.5过程的监视、 测量和分析
经过管理评审、 内部审核核对各过程, 进行监视、 测量和分析, 以检查策划结果的适宜性、 充分性和有效性, 并达到持续改进的目的。
4.1.6对外包过程的控制
公司的外包过程有:检验和试验(项目)、 原材料及成品的公司外运输、 精密和关键设备的检修( 项目) 等。这些外包过程按照采购过程进行控制。
4.1.7公司与有机生产和加工涉及到的有关各方签订合同, 合同中均确保有关各方都能遵守本规范的要求。

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4.2 文件要求 4.2.1 总则
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管理体系文件是指给出管理体系相关信息的任何文件, 管理体系文件是管理体系运行的依据。公司管理体系文件包括方针、 目标、 手册、 程序、 作业文件( 包括生产基地位置图、 加工和储藏等场所的位置图等) 。
4.2.1管理体系文件结构
公司管理体系文件包括三个层次: 第一层次管理手册, 第二层次程序文件, 第三层次作业文件( 包括标准要求的记录) 。如下图:

4.2.2 公司生产基地、 加工和储藏等场所的位置图( 见附图一) , 该图定期更新以反映公司的变化。
4.2.3 管理手册
管理手册是阐述公司管理方针、 管理目标, 描述管理体系的文件, 是公司管理体系的基本法规。手册适用于公司”洱宝”牌青梅醋、 青梅爽饮料、 话梅、 雕梅和青梅酒等青梅系列产品设计/开发、 生产、 销售和服务过程的各环节, 各职能部门必须采取各种措施来达到管理手册所规定的要求。
4.2.4 程序文件
程序文件是管理手册的支持性文件。是根据手册制订的进行管理活动所应遵循的基本程序和方法, 公司共编制程序文件16个(见附页清单)。
4.2.5 作业文件
作业文件是程序文件的支持性文件, 包括管理标准、 工作标准、 技术标准、 操作规程、 作业指导书、 质量记录等(见附页清单)。
4.2.6 文件、 记录的控制执行《文件控制程序》和《记录控制程序》规定。
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4.2.2 管理手册
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4.2.2.1 公司管理手册包括以下内容:
a.管理体系的目的和适用范围;
b.管理体系所包括的过程及其顺序和相互作用的描述;
c.管理体系覆盖了GB/T19001- idt ISO9001: 《管理体系——要求》标准中除”7.5.4顾客财产”外的全部条文, 对”7.5.4顾客财产”进行了删减; 覆盖了GB/T19630.1～GB/T19630.4- 《有机产品》标准中除”作物生产”、 ”畜禽养殖”、 ”蜜蜂饲养和蜂产品加工”、 ”特定作物”、 ”水产养殖”、 ”纺织品”外的全部内容条文, 对GB/T19630.1- 《有机产品 第1部分 生产》标准中5、 6、 8、 9、 10章节进行了删减, 对GB/T19630.2- 《有机产品 第2部分 加工》标准中4.10章节进行了删减。
d. 公司各部门的职责、 权限和相互关系;
e. 查询相关文件的途径。
f. 有机食品生产计划。
4.2.2.2 手册的管理
a.管理手册为公司受控文件, 由办公室组织编制, 经管理者代表审核, 总经理批准后发布。
b.管理手册具体按《文件和资料控制程序》实施管理。

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4.2.3文件控制
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文件控制程序
1 目的
对与管理体系有关的文件进行控制, 确保文件达到科学化、 规范化的要求, 使各部门都能执行有效版本文件。
2 适用范围
本程序适用于与管理体系有关的文件的控制。
3 职责
3.1 管理者代表负责领导工作。
3.2办公室是管理体系文件控制的归口管理部门。
3.3 各部门负责本部门管理体系文件的编制( 修订) 及管理。
4 工作程序
4.1 管理体系文件的控制范围
4.1.1管理类文件
包括: 管理手册、 程序文件、 管理标准、 工作标准等。
4.1.2技术类文件
包括: 技术标准、 操作规程、 作业指导书等。
4.1.3外来文件
包括: 国家的法律法规、 国家或行业标准、 供方及顾客提供的有关质量标准的文件等。
4.1.4文件的形式
本公司的文件形式有: 书面形式、 软盘、 光盘等。
4.1.5 质量体系文件的使用状态分为受控文件、 非受控文件和时效性短的文件, 受控文件的目录由办公室提出, 并建立《质量体系文件清单》, 受控文件发放时必须加盖红色受控印章及分发号; 非受控文件发放时只加盖红色分发号; 时效性短的文件, 发放时只需有发放记录即可。
4.1.6 文件的编码由办公室按《质量体系文件编码规则》执行。
4.2 文件的编写和审批
4.2.1 管理手册、 程序文件由办公室组织编写, 管理者代表审核, 经
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4.2.3文件控制
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总经理批准后形成正式有效文件。
4.2.2技术类文件由各部门根据公司的具体情况和管理体系运行的需要进行编写, 由部门领导审核, 经管理者代表批准后形成正式有效文件。
4.3 文件的发放
4.3.1文件编写部门编写完文件后, 交到办公室进行文件格式审核、 编号, 然后填写《文件审批表》, 交总经理或相关分管领导审核签字, 最后打、 复印出《文件审批表》相应的发放份数送公司文控员处进行登记、 存档、 发放, 发放时文控员应填写《文件发放登记表》, 按《文件审批表》范围发放。确保在使用处获得有关文件的有效版本。
4.3.2 文件领用或交回人在《文件发放登记表》上签字领取或交回文件, 便于追溯到每份文件的使用部门或使用人。
4.3.3 因工作需要使用有关文件时, 不得随意借用她人的文件复印, 应要求文件编写部门填写《文件审批表》, 经相关领导批准后, 才能到文控员领取。4.3.4 当使用人使用的文件出现严重破损影响使用时, 应到文控员处办理更换手续, 交旧换新, 沿用原分发号, 销毁旧文件。
4.3.5 如使用人将文件丢失, 应按4.3.3 条办理领用手续。在补发时应给予新的分发号, 并注明丢失的文件的分发号作废。
4.3.6公司内部不得使用未加盖红色受控印章的文件复印件, 一经发现, 除立即追回销毁外, 还要追究有关人员的责任。
4.3.7非受控文件发放时, 文控员只需加盖分发号, 填写《文件发放登记表》发放即可。
4.3.8如文件时效性短, 1个月后就失效, 无需进行更改控制的文件,
发放时只需有发放记录即可。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件的更改条件
ａ) 部门职能发生了变化。
ｂ) 文件的控制能力不能满足体系内部管理需要和体系外部质量保证的需要。
4.4.2 文件更改性质分为: 更改条款、 换页、 换版。
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4.2.3文件控制
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4.4.3 文件的更改由管理评审会议或文件使用部门提出, 由办公室填写《文件更改申请通知单》交相关领导审核、 批准后, 办公室负责更改。经过内审、 管评对文件的适宜性定期进行评价, 如文件发生更改就进行修订。
4.4.4文件的局部更改不允许涂、 抹、 擦、 消。正确的更改方法为, 在错误内容上划两横, 在上方写上正确内容, 在下方写上更改人姓名或在更改内容上盖上更改人图章, 可行时要标明更改性质加盖”更改”印章。
4.4.5文件的某页经三次局部更改或更改内容超过50%时, 必须进行换页。
4.4.6管理手册、 程序文件及技术文件尽可能采取活页装订方式, 需修改的内容达到60%以上时, 应进行换版, 具体修改内容由文件编写部门提出申请交相关领导批准后实施。
4.4.7文件更改后相应的由修改内容的单页上的”版/次”要修改, 同时封面的”版/次”也应作相应修改。
4.4.8 文件更改后的审核、 批准由原审核批准人进行, 当原审批人不在职时, 由接替其岗位人员审批。
4.5文件的作废
4.5.1文件编写部门更换完需更改或修订的文件后, 根据换页、 换版收回的旧文件, 报办公室批准后与收回的旧文件一起交到文控员处, 由文控员进行销毁。
4.5.2办公室对需作废的文件应及时从现场收回, 并加盖”作废”印章, 如因为法律和/或积累知识的目的保留的作废文件, 同时加盖”留用”印章, 交文控员处进行存档; 如需销毁的作废文件, 由办公室填写《文件销毁申请表》报分管领导批准后与作废文件一起交到文控员处, 由文控员进行销毁。
4.5.3文件销毁时, 文控员填写《销毁文件清单》, 由相关人员签字确认。如文件为单页印刷, 可在有文字一页上加盖”作废”印章, 表示销毁, 另一空白页能够用作其它文件印刷