云易通财务软件操作说明书.doc

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云易通
财务记账管理软件

使
用
说
明
书

一、 系统介绍
这个产品是适用于大多数企业的一款财务记账管理软件, 用到了最先进的云存储技术, 而且采用了全新的数据结构, 无需安装SQL-Service数据库引擎; 完全解决了很多企业的正品软件却运行在盗版数据库引擎构架上的尴尬局面; 该产品运用了最先进的网络技术, 使得软件的网络运用简单, 服务器维护工作轻松, 不论是局域网还是因特网, 云易通全部都行; 经过亿通技术人员的不懈努力, 将繁杂的财务工作变得轻松自如, 基于简化繁杂操作步骤而开发的云易通财务记账软件相信是当前市面上最易用最易学的财务软件产品; 使用这个软件的方式和手工做账的思路是一样的, 一般的会计只需要简单的学习10分钟, 基本可轻松自如的了解云易通并驾驭使用了;
二、 软件的安装与启动程序
A: 单机版安装(如果购买的是网络版本, 该步骤跳过)
1． 直接双击点击单机版安装包文件, 按系统提示进行安装。
2． 安装完毕后, 在”开始→程序”中会添加”云易通财务管理”栏。桌面上也会有于”云易通财务”的快捷键
B: 网络版客户端程序安装(如果购买的只是单机版本, 该步骤跳过)
3． 直接双击点客户端安装包文件, 按系统提示进行安装。
4． 安装完毕后, 在”开始→程序”中会添加”云易通财务管理”栏。桌面上也会有于”云易通财务客户端”的快捷键。
C: 网络版服务端程序安装(如果购买的只是单机版本, 该步骤跳过)
5． 直接双击点服务器安装包文件, 按系统提示进行安装。
6． 安装完毕后, 在”开始→程序”中会添加”云易通财务管理”栏。桌面上也会有于”云易通财务服务”的快捷键。
D: 程序启动
7． 如果是单机版本, 直接双击安装在桌面的”云易通财务”快捷键打开界面( 图1)

图1
8． 如果是网络版本, 请先启动服务器的”云易通财务服务”( 图2) , 然后再启动客户端电脑桌面上的”云易通财务客户端”(图3)

图2

图3

三．建立帐套
( 1) 点击新建账套…
填写相关的信息, 然后点击确定, 账套就建立好了

图4
( 2) 设置操作员:

图5
选择刚刚建立的账套, 点击进入账套…. 图6 。

图6
点新增用户;

图7
在左边输入建立账套的人名称和密码, 右边输入新增操作员的名字和密码; 点击确定新增; 这样就增加了一名操作员; 如果继续增加, 重复上面的步骤。

( 3) 修改登录密码:
图6界面点击修改密码打开图8界面; 修改密码界面很简单, 旧密码输入, 新密码输两次, 点却认修改即可;

图8

( 4) 删除用户:
点击图6界面中的删除用户, 弹出图9; 选择要删除的操作员, 输入主管用户名称和密码, 然后点击下方的确定按钮, 就删除了操作员。

图9

程序进入后, 财务记账的全部工作都在两个主要的界面完成;

图9

四．基本资料:
这部分, 由四个部分组成; 分别是, 设置会计科目及期初, 设置辅助核算资料, 设置常见摘要文字, 查看账套操作记录;
( 1) 设置会计科目及期初

图10
点修改, 就能够进行

图11
会计科目已经按照新会计制度分为资产、 负债、 共同、 权益、 成本、 损益六大类进行划分, 不可自己任意建立其它分类; 编码规则为4-2-2-2-2, 一共五级科目, 一级科目按照新会计制度标准为4位数, 2到5级科目为2级科目; 用2位数表示; 双击会计科目, 就能够修改该会计科目( 图12) ; 点击增加科目, 就能够添加新的会计科目( 图13)

图12

图13

( 2) 设置辅助核算资料
辅助核算是针对科目的, 是对账务处理的一种补充, 即实现更广泛的账务处理, 以适应企业管理和决策的需要。辅助核算一般经过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸, 设置某科目有相应的辅助核算后, 相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于一般的明细科目, 它具有更加灵活方便的特性, 一个核算项目能够在多个科目下挂接。而且一个会计科目能够设置单一核算项目, 也能够选择多个核算项目, 例如能够将应收账款(1131)科目同时设置为往来核算与部门核算, 方便进行财务管理。辅助核算资料设置( 图14) 可点增加删除进行辅助核算项目的操作( 图15,16,17)

图14

图15

图16
我们打开一个例子账套, 点击到1122应收账款科目就能够看到, 该科目设置的辅助核算信息( 图17)

图17

图18
我们点击1122应收账款的科目, 然后点击”设定辅助核算”按钮; 弹出辅助核算设置窗口, (图19)选择辅助核算项目, 点击确定; 1122应收账款科目就设置了辅助核算项目;

图19

图20
( 3) 常见摘要设置
点击”常见摘要设置”命令, 打开图21窗口, 点击修改, 进入常见摘要词的编辑页面图22;

图21

图22
编辑后, 点命令”完成修改”;
( 4) 账套操作记录
这个功能能帮助用户回忆曾经的操作痕迹, 对删除修改凭证, 删除修改科目都有记录可查询;

图22

五．凭证管理
( 1) 界面介绍
图23是凭证管理界面; 图上标示出了每个区域的功能介绍

图23
图24为单张凭证的查看, 上排的命令按钮为增加、 删除、 修改凭证的操作而设置; 后面的章节会具体介绍; 图25为凭证的索引区域, 安装1到12个月的标签进行索引, 而且按照凭证时间的顺序排列; 图26为模板选择区域, 单击鼠标, 能够更换凭证显示和打印的式样, 后面的章节会详细介绍模板凭证的制作设置;

图24

图25

图26
经过最上面一排绿色按钮可生成会计报表和打印; 具体使用见后面的报表设置与打印章节; ( 图27)

图27

( 2) 新增凭证
点 ”新增” 按钮; 打开窗口( 图28) ; 该窗口为新增凭证的填写窗口;

图28
按照凭证的填写规则, 填写完凭证(图29, 30,31); 填写凭证的时候, 摘要会自动出现常见摘要的词条组供选择; 科目填写会自动启动联想方式的科目库, 也能够经过填写词语或汉语拼音首声母自动定位找到科目; 借贷方金额的填写完成, 会自动计算借贷方的合计;

图29

图30

图31
如果一张凭证不能填写完凭证的内容, 能够增加一页, 那么这张凭证就会由2张组成, 如果2张也无法填写完内容, 能够继续增加;

图32

填写完成后, 保存凭证
如果继续制作新凭证, 点此按钮
填写的凭证如果行数不够, 能够增加一页
在凭证上插入一空行
删除凭证上光标所在行
当光标在贷方或借方列的时候, 能够按此命令自动找平填写金额
该按钮能够坚持凭证填写的错误

图33
( 3) 修改凭证
能够经过下图两种方法修改凭证;
点此按钮, 可修改凭证
双击该行, 可修改该凭证

图34

( 4) 删除凭证
点删除凭证按钮, 能够删除选中凭证;
此按钮可删除当前选中的凭证;

图35

( 5) 打印凭证
点打印凭证按钮, 可打印当前选中的凭证, 如果打印多张凭证, 能够按住凭证编号, 拖到打印区域, 就可进行多张打印, 如果打印全月的凭证, 点打印本月全部凭证按钮; 经过纸张选择, 能够设置适合的纸张大小, 还能够自定义纸张大小;

图36

图37

图38

点打印/设置按钮, 可进行打印也边距和打印机的设置; 图39

图39

凭证操作命令;

新增凭证
审核凭证
删除选中的凭证
打印当前选中的凭证
参考某张凭证, 添加新凭证
结转当月的损益
打印本月全部的凭证
修改选择的凭证
对已经审核的凭证弃审
凭证上是否显示科目编号

图40
六．报表汇总查询介绍
( 1) 记账软件的六种基本报表
总账: 查询所有的任意一个科目的使用情况, 而且如果由辅助核算资料组成, 将精确到进行辅助核算项目; 是根据总分类科目开设账户, 用来登记全部经济业务, 进行总分类核算, 提供总括核算资料的分类账簿。总分类账的登记依据和方法主要取决于所采用的会计核算形式。它能够直接根据各种记账凭证逐笔登记, 也能够先把记账凭证按照一定方式进行汇总, 编制成科目汇总表或汇总记账凭证等, 然后, 据以登记。
明细账: 对科目所用的到凭证全部进行列表显示查询; 如果有辅助账也会查询出来; 按明细分类账户登记的账簿叫做明细分类账, 简称”明细账”。 是根据总账科目所属的明细科目设置的, 用于分类登记某一类经济业务事项, 提供有关明细核算资料。明细账可采用订本式、 活页式、 三栏式、 多栏式、 数量金额式。
辅助明细账: 显示出所有辅助核算项目所用到的凭证单; 它能够直接根据各种记账凭证逐笔登记, 也能够先把记账凭证按照一定方式进行汇总, 编制成科目汇总表或汇总记账凭证等, 然后, 据以登记。
余额表: 汇总出一个会计科目余额不为零的表; 余额表是核对总账与分户账余额和计算利息的重要工具, 是明细核算的重要组成部分。
损益表: 损益表( 或利润表) 是用以反映公司在一定期间利润实现(或发生亏损)的财务报表。是一段时间内公司经营业绩的财务记录, 反映了这段时间的销售收入、 销售成本、 经营费用及税收状况, 报表结果为公司实现的利润或形成的亏损。为会计重要财务报表之一(其余为资产负债表、 现金流量表、 股东权益变动表)。损益表主要计算及显示公司的盈利状况

总账报表及打印
计算出余额表及打印

明细账报表及打印

辅助明细账报表及打印

计算损益报表及打印

计算出资产负债表及打印

图41
( 2) 总账
经过左边表格中的科目的选择, 能够自动汇总出科目的总账结果;

图42
上方的显示全部选择能够让所有的使用过的科目出现在列表, 一次全部打印出来;
如果点打印, 能够进行打印输出, 如图43; 也能够导出电子表格;

图43

( 3) 明细账, 辅助明细账
有统计时间的选择, 其它使用和总账报表类似;

图44

图45
( 4) 余额表
余额表的汇总能够按照科目的级别进行汇总统计, 而且能够保函辅助核算项目;

图46

( 5) 损益表
点击损益表按钮, 能够打开损益表; 经过选择统计的月份, 显示对应的损益表;

图47

( 6) 资产负债表
点击资产负债表按钮, 能够打开资产负债表; 经过选择统计的月份, 显示对应的资产负债表;

图48

七．报表编辑
( 1) 报表通用编辑方法
总账、 明细账、 辅助明细账、 余额表、 损益表、 资产负债表均经过按钮进行设置; 图为总账模板编辑;

图49

经过画字框能够增加显示的文字内容;

图50

打印模板中的变量:
_kmname_: 表示选择的总账科目的名称的变量;
_ztn_: 账套名称;
_year_: 账套年;
_dlname_: 账套登陆人;
_dlrq_: 登陆账套日期;

增加数据字段和设置和表格的标题名称一致即可; 然后双击增加的数据字段, 将属性设置为主项数据或者设置为页标题; 设置完成后, 保存模板; 不同的报表保存的模板扩展名称也不相同, 按照软件的默认即可; ( 总账的扩展名是Pzz) ;
( 2) 损益表、 资产负债表自定义编辑
点击编辑按钮, 损益表出现图51样式; 这样表格就变成可任意删行插行或编辑行组成, 经过上面的两个按钮进行删除行和插入行, 行次定义后, 能够作为变量, 每行都是由科目和变量组成, 能够任意编辑, 右边的表来实现, 增减列能够选择是增加还是减少, 编辑完公式组成, 点击下方应用, 就完成一行的编辑; 当然, 全部编辑完成, 还需要保存为模板;

图51

( 2) 凭证样式编辑
在凭证管理页面, 右键点下方的凭证模板缩略图, 就能够编辑或制作凭证的显示样式(打印样式); 凭证的内容由各种变量组成, 摘要、 科目、 借方金额、 贷方金额, 都有定义好的变量, 下图中_zy1_、 _km1_、 _jf1_、 _df1_就是第一行的变量组成; 模板如果保存在pzmb文件夹下, 重新启动程序的时候, 就会加载新的凭证样式模板;

图52

八．月结转、 年度结转
( 1) 月结转
软件会自动结转当月的损益, 点记账结转损益按钮, 就可完成当月的损益结转, 如果当月修该、 增加、 删除凭证, 能够删除已经自动结转生成的凭证, 再次点该按钮结转当月损益;

图53
如果是12月份, 还需要进行年度利润结转, 将本年利润结转到未分配利润, 当然这个过程也是由系统自动完成, 只需要再次点记账结转损益按钮;

图54

图55

( 2) 年度结转
年度结转的方法很简单, 单确定本年的记账工作全部完成, 就能够点击图上标示处, 进行年度结转工作, 年度结转, 及其简单方便; 点击后会出现图57的确认提示, 再次点击”结转期末到下一年度”; 程序在得到确认后, 会进行大约10秒左右的结转运算, 年度结转完成会出现结转成功的提示, 然后退出程序, 重新进入就能够看见一本新的账簿, 用户名密码和上年账套一致, 当然, 也能够针对该账簿更改新密码;
点次处能够进行年度结转。

图56

图57

九．账套备份、 还原、 删除
( 1) 服务器上进行账套备份、 还原、 删除
选中要备份的账套, 点击下方的”备份账套”按钮; 就能够将账套备份出去, 备份的账套能经过服务器上的”引入备份的账套”按钮还原备份; 删除账套的时候, 先选中要删除的账套, 点删除, 输入登录该账套管理员名称和密码, 正确后, 才会对选中的账套删除;

图58

图59

( 2) 客户端上进行账套备份、 还原、 删除
选中的账套上点击鼠标右键, 会出现下拉菜单, 进行导出、 导入、 删除账套; 这三种操作, 都需要输入账套管理员用户名和密码才能正常操作;