文件及记录控制程序(1).docx
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1、目的 对质量管理体系的所有文件进行有效控制,确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件,并处于受控状态,以及质量管理体系的持续有效进行,保证记录完整,实现质量追溯性。 2、范围 适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。 3、定义 3.1受控文件:指最新有效文件, 加盖“受控”印章的文件。 3.2非受控文件:未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。 3.3质量体系文件:质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。 3.4 记录:为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 3.5 外来文件:非本公司发布的,与质量体系有关的标准、规范、手册,与产品有关的法律法规,顾客提供的标准等文件。 3.6技术性文件:设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等;“技术通知” 3.7行政文件:除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件; 4、 职责 4.1集团总经理:负责质量手册的批准。 4.2集团管理者代表:负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。 4.3集团质量管理部门:负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。 4.4各部门主任、子公司分管领导:负责本部门所需的三、四层次文件的批准。 4.5各部门、子公司各职能部门:负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。 4.6集团质量部门:负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。 4.7集团技术部门:识别和编制所需的技术、工艺等文件,并负责该文件的归档管理,(含顾客图纸、样件等)。 4.8人力行政部门:编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理,(含人事任命、培训、基础建设等)。 4.9各部门:负责识别所需的各种内部管理性文件。 5、 文件控制流程图 6 过程要点描述 过程 要点描述 责任单位 使用记录 编制 6.1.1依据本程序4职责,各部门编写相应文件。 6.1.2文件编写完成后,交质量部门对文件统一进行编号,并校对文件。 6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。 各部门 文件初稿 审批 6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。 各部门 管理者代表 总经理 《文件编制、更改审批/通知单》 发放 6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。 6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。 各部门 《文件发放回收记录表》 培训 6.4.1新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门组织相关人员进行培训,并保存相关记录。 人力资源部、归口部门 培训计划 培训记录表 储存和使用 6.5.1 各部门指定专人对文件进行分类并建台帐; 6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理,并建立有效文件清单。 6.5.3使用过程中,允许以电子版、纸制版等保存 6.5.4质量文件定期清理或更换后,作废文件‘原稿’原则上需保存1年,但需标识“作废”章,并隔离存放。 6.5.6质量部门根据《质量体系文件受控清单》中文件的受控状态,对文件进行管理,适时(每年至少1次)检查评审文件的有效性,发现问题须及时处理。 6.5.7临时借阅质量体系文件时,内部借阅,由归口部门负责人签字后方可借阅。原则上不允许外部借阅。 各部门 《文件发放回收记录表》 《质量体系受控文件清单》 更改与修订 6.6.1填写《文件编制、更改审批/通知单》,按本程序附表一进行审批,对修改进行登记。(注:技术文件用《技术文件更改通知单》) 6.6.2技术文件的更改与修订,按《变更管理程序》执行。 各部门 《文件编制、更改审批/通知单》 回收及处置 6.7.1发放新文件时,应回收旧版本文件,并做记录。 6.7.2对于失效的旧版文件,由归口管理部门加盖“作废”章。作废文件每年集中统一销毁,电子档同时集中删除。 各部门 《文件发放回收记录表》 外来文件管理 6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别,并建立《外来文件清单》。 6.8.2由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估,报公司领导是否采纳并运用。如被批准,归口管理部门将负责对外来文件的推广与运用。 6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。 归口部门 《外来文件清单》 7、记录管理流程图 8.过程要点简述 过程 要点描述 责任单位 输出记录 编制、填写、修改 8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批,报送集团质量部门备案后使用。 8.1.2记录格式如需要修改,需填写《文件编制、更改审批/通知单》。 8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善,表单编号不变,修改后的表单报批后,报集团质量部门备案。 各部门 《记录表单》 审核 8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确,规范,不符合则给予指导修正或重写;发现不符合者组织培训 各部门及其负责人 整理归档 8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管,以便于检索。 各部门 《质量记录清单》 记录的储存保护 8.4.1根据记录的重要性,对每一种记录制定其保存期限,见本程序11记录。 8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境,以防损坏、变质和丢失。 各部门 记录的检索 8.5.1质量记录的查阅,原则上须由归口管理部门负责人批阅后,在规定的场所进行。原始记录不得外借。 8.5.2公司外部的查阅,须经公司领导批准。 各部门 过期记录的处置 8.6.1 保存到期的资料,由归口部门提出《销毁明细表》申请,报公司领导批准后执行。 8.6.2 销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。 各部门 《销毁明细表》 9附加说明 文件编制、审核、批准矩阵表见附件一 9.1文件及记录的编码规则 9.1.1质量体系文件编号规则为: HT YZ QX XXXX XXX 作业文件序列号:001-999 程序文件号(上层文件号) 质量体系文件类别号:手册:M;程序:P;记录:R; 子公司代号(YZ-迎洲,JZ-机制,YH-云海) 公司代号(海通) 9.1.2程序文件编码规则为: HT / QP 0803 海通程序文件号 (0803为变更管理程序) 9.1.3三层次文件编码规则为: HTXX / QP XXXX XXX 海通各子公司标识/ 程序文件代号 程序文件号 三层次文件序列号 9.1.4 记录表单文件编码规则: HTXX / QPR XXXX - XXX 海通各子公司名称标识/质量记录代号 程序文件号 记录表单号 9.1.5质量手册文件号为“HTQM” 9.1.6 程序文件页面设置格式 8.1.6.1程序文件表头 重庆海通投资集团有限公司 (宋体小二加粗居中) 文件及记录控制程序 (四号加粗居中) 文件编号:HTQP0701 (宋体5号) 页数: 6/7 (宋体5号) 发行日期:2017年7月1日 (宋体5号) 版本: G0 (宋体5号) 9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗; 9.1.6.3 程序文件正文宋体五号;行距固定值22磅;特殊格式“无”(首行无缩进) 9.1.6.4程序文件提纲目录: 1.目的; 2.范围; 3.定义; 4.职责; 5.流程图; 6.要点描述(表格形式);7.附加说明;8.支持文件; 9.记录明细表(表格形式); 10.文件变更记录(表格形式)。 (如有特殊情况需要增加提纲,目录顺序可以插入、延续或增加)。 9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达(如本程序) 过程 要点描述 责任单位 使用记录 9.1.7 三层次文件页面格式 9.1.7.1三层次文件表头设置 重庆海通机械制造有限公司(四号宋体) 文件编号 HTJZQP0602-01 设备操作规程(四号宋体) 页数: 7/17 版本 A0 编制: 审核: 批准 发布日期 未注明文字均为五号宋体 9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗;无特殊格式(不缩进) 9.1.7.3 三层次文件正文宋体五号;行距最小值20磅;特殊格式“首行缩进2字符”; 9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。 9.1.8 记录表单无固定格式,根据各个公司记录形式的继承性进行编制; 9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素:子公司名称; 记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员 10、支持性文件 10.1《管理评审程序》 10.2《内部体系审核管理程序》 10.3《持续改进管理制度》 11、记录 序号 文件名称 文件编号 保存部门 保存方式 备注 1 文件编制、更改审批/通知单 HTQPR0701-001 质量部门 3年 2 文件发放回收记录表 HTQPR0701-002 质量部门 3年 3 质量体系文件受控清单 HTQPR0701-003 质量部门 3年 4 外来文件清单 HTQPR0701-004 质量部门 3年 5 质量记录清单 HTQPR0701-005 质量部门 3年 6 销毁明细表 HTQPR0701-006 质量部门 3年 12、程序变更记录 序号 更改条款 更改依据(通知单编号) 更改人 更改日期 备注 编制 审核 批准 发布日期 生效日期 袁顺义 毛卫平 胡官彬 2017年7月 1日 2017年7 月1 日 附表一:文件编制、审核、批准矩阵表 文件类别 编制 审核 批准 质量手册 集团质量管理部门 管理者代表 集团总经理 程序文件 集团质量管理部门 质量分管领导 管理者代表 作业文件 各子公司各部门 部门负责人 分管领导 技术文件 子公司技术部门 部门负责人 分管领导 质量记录 各子公司各部门 各部门领导 分管领导 附表二:记录清单 序号 文件名 文件编号 表格名称 表格编号 1 文件及记录控制程序 HTQP0701 文件编制、更改审批/通知单 HTQPR0701-001 文件发放回收记录表 HTQPR0701-002 质量体系文件受控清单 HTQPR0701-003 外来文件清单 HTQPR0701-004 质量记录清单 HTQPR0701-005 销毁明细表 HTQPR0701-006 2 人力资源管理程序 HTQP0702 员工花名册 HTQPR0702-001 人力资源需求汇总表 HTQPR0702-002 招聘通知与广告 HTQPR0702-003 应聘登记表 HTQPR0702-004 劳动合同 HTQPR0702-005 特殊工种员工汇总表 HTQPR0702-006 劳动用工考核表(按期转正) HTQPR0702-007 计件员工转正申请 HTQPR0702-008 员工年度评优 HTQPR0702-009 培训需求表 HTQPR0702-010 年度培训计划 HTQPR0702-011 提升式变更培训记录 HTQPR0702-012 专业人员台账 HTQPR0702-013 员工技能矩阵信息 HTQPR0702-014 培训工作总结分析报告 HTQPR0702-015 员工辞职申请表 HTQPR0702-016 员工离职应办手续清单 HTQPR0702-017 终止(解除)劳动合同通知书 HTQPR0702-018 3 设备管理程序 HTQP0703 设备需求计划 HTQPR0703-001 固定资产购置申请 HTQPR0703-002 设备调研报告 HTQPR0703-003 集团公司固定资产投资计划表 HTQPR0703-004 技术协议 HTQPR0703-005 设备验收单 HTQPR0703-006 专用器具验证报告 HTQPR0703-007 设备履历卡 HTQPR0703-008 工装履历卡 HTQPR0703-009 设备移交清单 HTQPR0703-010 设备管理台账 HTQPR0703-011 设备日常保养和点检记录表 HTQPR0703-012 设备效率统计表 HTQPR0703-013 固定资产转固流程 HTQPR0703-014 设备年度维护计划 HTQPR0703-015 设备/专用器具故障维修申请及维护记录 HTQPR0703-016 设备备件库存量表 HTQPR0703-017 固定资产调拨单 HTQPR0703-018 固定资产处置(减少)单 HTQPR0703-019 设备封存(启封)申请单 HTQPR0703-020 4 监视和测量资源管理程序 HTQP0704 监视和测量资源管理台账 HTQPR0704-001 量具领用台帐 HTQPR0704-002 量具送检表 HTQPR0704-003 量具检具报废单 HTQPR0704-004 5 合同评审管理程序 HTQP0801 沟通记录表 HTQPR0801-001 采购合同 HTQPR0801-002 大宗物质采购合同 HTQPR0801-002-01 零星物资采购合同 HTQPR0801-002-02 设备采购合同 HTQPR0801-002-03 合同评审表 HTQPR0801-003 销售合同 HTQPR0801-004 合同/订单一览表 HTQPR0801-005 6 项目管理程序 HTQP0802 《市场调研报告》 HTQPR-0802-01-001 《新产品开发可行性报告》 HTQPR-0802-01-002 《报价表》 HTQPR-0802-01-003 《顾客要求识别评审表》 HTQPR-0802-01-004 《合同评审表》 HTQPR0801-003 《项目小组成员任命及职责与分工表》 HTQPR-0802-01-005 《项目开发方案》 HTQPR-0802-01-006 《设计目标、可靠性目标及质量目标》 HTQPR-0802-01-007 《APQP计划总表》 HTQPR-0802-01-008 《新产品开发项目意向书》 HTQPR-0802-01-009 《产品设计任务书》 HTQPR-0802-01-010 《(初始)特殊特性清单》 HTQPR-0802-01-011 《初始过程流程图》 HTQPR-0802-01-012 《初始供方清单》含工装 HTQPR-0802-01-013 《初始零部件消耗定额》 HTQPR-0802-01-014 《产品质量保证方案》 HTQPR-0802-01-015 《问题清单》 HTQPR-0802-01-016 《一阶段评审报告》 HTQPR-0802-01-017 《产品设计计算报告》 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《控制图》、CPK计算 HTQRP-0802-05-001 《绩效指标》 HTQRP-0802-05-002 7 变更管理程序 HTQP0803 变更申请及通知单 HTQPR0803-001 变更过程遏制表 HTQPR0803-002 技术文件变更台账 HTQPR0803-003 8 PPAP生产件批准管理程序 HTQP0804 材料试验报告 HTQPR0804-001 性能试验报告 HTQPR0804-002 《零件提交保证书(PSW)》 HTQPR0804-003 《顾客批准记录表》 HTQPR0804-004 9 生产过程管理程序 HTQP0806 作业准备验证表 HTQPR0806-001 设备、工、量、刃、辅清单表 HTQPR0806-002 换刀记录表 HTQPR0806-003 工、料废统计表 HTQPR0806-004 生产合格率 HTQPR0806-005 生产进度表 HTQPR0806-006 终检记录台账 HTQPR0806-007 10 产品标识和可追溯性控制程序 HTQP0807 标识卡 HTQPR0807-001 生产流动卡 HTQPR0807-002 11 交付控制程序 HTQP0808 销售需求计划表 HTQPR0808-001 生产计划表 HTQPR0808-002 采购计划 HTQPR0808-003 周/3日计划 HTQPR0808-004 调整计划表 HTQPR0808-005 物资领用单 HTQPR0808-006 产品入库单 HTQPR0808-007 产品入库台账 HTQPR0808-008 产品发货单 HTQPR0808-009 产品发运报表 HTQPR0808-010 库存台账 HTQPR0808-011 产品出库台账 HTQPR0808-012 12 不合格品控制程序 HTQP0901 返工(修)通知单 HTQPR0901-001 不合格品审理单 HTQPR0901-002 三包产品处理单 HTQPR0901-003 13 管理评审程程序 HTQP0902 管理评审计划 HTQPR0902-001 质量管理体系运行报告 HTQPR0902-002 管理评审报告 HTQPR0902-003 会议签到表 HTQPR0902-004 管理评审改进计划 HTQPR0902-005 14 内部体系审核管理程序 HTQP0903 《年度内部质量审核计划》 HTQPR0903-001 《内部审核实施计划》 HTQPR0903-002 《内部审核检查表》 HTQPR0903-003 《不合格项报告》 HTQPR0903-004 《内审报告》 HTQPR0903-005 《内审员能力评价表》 HTQPR0903-006 15 纠正预防措施控制程序 HTQP1001 纠正预防措施表 HTQPR1001-001 供应商不合格质量信息反馈表 HTQPR1001-002 内/外审不符合项 HTQPR1001-003 内/外质量信息跟踪台账 HTQPR1001-004 8D报告 HTQPR1001-005 经验教训数据库 HTQPR1001-006 纠正预防措施台账 HTQPR1001-007 16 供应商管理程序 HTQPR0805 供应商开发申请表 HTQPR0805-001 供应商基本情况调查表 HTQPR0805-002 供应商现场审核检查表 HTQPR0805-003 技术协议 HTQPR0805-004 质量保证协议 HTQPR0805-005 供应商月度业绩评价表 HTQPR0805-006 年度评价表 HTQPR0805-007 合格供应商目录 HTQPR0805-008 代用申请 HTQPR0805-009 供应商资格取消申请 HTQPR0805-010 供应商质量提升计划 HTQPR0805-011 质量提升计划跟踪表 HTQPR0805-012 17 产品监视测量控制程序 HTQPR0810 报验单 HTQPR0813-001 进料检验台账 HTQPR0813-002 首件检验记录 HTQPR0813-003 巡检记录表 HTQPR0813-004 合格证/出厂检验报告 HTQPR0813-005 库存抽查记录表 HTQPR0813-006 18 产品过程审核程序 HTQPR0904 《产品及过程年度审核计划》 HTQPR0904-001 《产品审核检查表及报告》 HTQPR0904-002 《过程审核检查表》 HTQPR0904-003 《制造过程审报告》 HTQPR0904-004 19 顾客服务管理程序 HTQP0809 售后质量投诉信息登记台帐 HTQPR0809-001 顾客满意度调查表 HTQPR0809-002- 配套讲稿:
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