某某工程监理公司安全、质量、职业健康和环境体系管理制度汇编.doc

<p><span id="_baidu_bookmark_start_0" style="display: none; line-height: 0px;">‍</span>某某工程监理公司安全、质量、职业健康和环境体系管理制度汇编

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;

前 言

第三层管理制度是按照GB/T19001-2008《质量管理体系 要求》GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》标准、GB/T24001-2004《环境管理体系 要求及使用指南》的要求编制的管理体系作业文件，是XXXX工程监理有限公司(简称GTA)《管理手册》的支持性文件。
本文件会签人：

目 &nbsp;录
1、文件表格编码规定 1
2、图书、资料管理规定 9
3、文档管理制度 22
4、劳动用工管理规定 49
5、劳动管理制度 66
6、岗位任职资格规定 84
7、员工培训管理规定 92
8、人事档案管理规定 106
9、员工考核管理规定 115
10、库房管理规定 127
11、物资、设备管理规定 136
12、公务通信费用管理规定 150
13、计算机及信息安全管理规定 159
14、公务车辆及驾驶员管理规定 169
15、会议管理规定 186
16、公文管理规定 198
17、公务接待管理规定 213
18、保密工作管理规定 221
19、印章、证书管理规定 228
20、公寓房管理规定 238
21、办公用房和基础设施设备管理规定 246
22、员工信息反馈管理规定 254
23、资质管理规定 262
24、市场信息管理规定 270
25、报价及合同评审管理规定 279
26、工程报价管理规定 291
27、顾客要求变更管理规定 309

Ö 受控本
□不受控本
登记号：

XXXX工程监理有限公司企业标准

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;GTA/WP/001―2016

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;

文件表格编码规定

2016-12-25发布 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2017-01-01实施
XXXX工程监理有限公司 发布
16

GTA/WP/001-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;修改码： 0

目 次

前 言
1 目 的
2 适用范围
3 规范性引用文件
4 职 责
5 术语和定义
6 内容与要求
6.1 文件标识码管理
6.2 公司表格编号管理
6.3 其他表格管理
7 相关文件
8 参考文献
附录
附录A（资料性附录）《文件修订记录表》

GTA/WP/001-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 修改码： 0

前 言

本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）《管理手册》的要求编制的质量、职业健康安全和环境管理体系管理制度文件，是《文件控制程序》（GTA/MP/001-2016）和《记录控制程序》（GTA/MP/002-2016）的支持性文件。
本文件中附录A至附录C是规范性附录，附录D是资料性附录。
本文件由综合部起草和解释。
本文件起草人：吴梦洁
本文件审核人：朱 &nbsp;骥
本文件批准人：刘忠山

1 目 的
为统一和规范GTA管理体系程序文件和作业文件、项目规程文件的编码格式，特编制此规定。
2 适用范围
本规定适用于GTA管理体系程序文件和作业文件的编写。
3 规范性引用文件
GB/T19001-2008 《质量管理体系要求》
GB/T24001-2004 《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T28001-2001 《职业健康安全管理体系规范》
4 职 责
4.1 综合部负责本规定的归口管理；
4.2 各部门负责本规定的应用和检查。
5 术语和定义
无
6 内容与要求
6.1 文件标识码管理
6.1.1 公司文件
文件名称
标识码
说明
例子
管理手册
GTA/MS/001―○○○
○○○―年份
《公司管理手册》标识为：GTA/MS/001―2016
程序文件
GTA/MP/×××―○○○
×××―标准条款号
○○○―年份
《文件控制程序》标识为：GTA/MP/001―2016
作业指导书制度
GTA/WP/×××―○○○
×××―流水号
○○○―年份
公司第1个作业指导书《文件表格编码规则》标识为：GTA/WP/001―2016

6.1.2 公司发文
文件名称
标识码
说明
例子
会议纪要
GTA―###―HYJY―×××―○○○
###―部门代码
×××―流水号
○○○―年份
综合部2016年第一次会议：GTA―ZHB―HYJY―001―2016
来往函件
GTA―LWHJ―×××―○○○
×××―流水号
○○○―年份
GTA―LWHJ―001―2016
对项目部发文
GTA―﹟﹟﹡―FW―×××―○○○
﹟﹟―项目简称拼音
﹡―工程类别
（D―电厂，B―变电站，X―线路，S―输变电，Z―设备监理，其他―Q）
×××―流水号○○○―年份
220KV和田变电站工程的第一个发文为：GTA―HTB―FW―001―2016

6.1.3 部门发文
文件名称
标识码
说明
例子
部门发文
GTA―###―FW―×××―○○○
###―部门代码
×××―流水号
○○○―年份

GTA―ZHB―FW
―001―2016

6.1.4 项目部文件
参照文档制度中相关规定执行。
6.2 公司表格编号管理
6.2.1表格编号
文件名称
标识码
说明
例子
公司表格
GTA―***
―○○○―□□□―×××
***―制度中规定的表格名称或表格名称的拼音简称
○○○―部门代码
□□□―年份
×××―流水号

6.2.2部门代码
综合部
ZHB
经营部
JYB
质安部
ZAB
电源项目管理部
DYB
电网项目管理部
DWB
设备监理部
SJB

6.3 其他表格管理
文件名称
标识码
说明
例子
国家、行业文件表格
沿用原有的标识号

沿用原有的标识号
外单位表格
遵循外单位的标识号

沿用原有的标识号
文件表格编码规则在执行过程中，如需补充或更改，应由综合部及其人员承担，若需要指派别的部门和人员更改时，所指派人员应有与原起草人相当的经验和知识，并能得到所必须的背景资料。对于规则的更改，其提出、授权、审核和批准与编制时相同。
7 相关文件
7.1 《文件控制程序》（GTA/MP/001-2016）
7.2 《记录控制程序》（GTA/MP/002-2016）
7.3 《法律、法规和其他要求控制程序》（GTA/MP/005-2016）
7.4 《标识和可追溯性管理程序》（GTA/MP/018-2016）
8 参考文献
无
附录

附录A（资料性附录）
修改码：0 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 文件修订记录表 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 表TA1001
序
号
修订内容
修改码
页码
修改人
审核人
批准人及批准日期
原
改后
原
改后

Ö 受控本
□不受控本
登记号：

XXXX工程监理有限公司企业标准

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;GTA/WP/002―2016

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
图书、资料管理规定

2016-12-25发布 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2017-01-01实施
XXXX工程监理有限公司 发布

GTA/WP/002-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;修改码： 0

目 次

前 言
1 目 的
2 适用范围
3 规范性引用文件
4 职 责
5 术语和定义
6 内容与要求
6.1 图书、资料有效性管理
6.2 图书、资料购置管理
6.3 图书、资料的入库、编号与分发
6.4 图书、资料借阅与销毁
7 相关文件
8 参考文献
附 录
附录A(规范性附录）《书籍、规范借阅申请表》
附录B(规范性附录）《书籍、规范借阅登记表》
附录C(规范性附录）《书籍、规范验收入库单》
附录D(规范性附录）《书籍、规范遗失处理单》
附录E(规范性附录）《书籍、规范出库登记单》
附录F(资料性附录）《文件修订记录表》

GTA/WP/002-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;修改码： 0

前 言

本文件是按照GB/T19001-2008《质量管理体系 要求》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》标准、GB/T24001-2004《环境管理体系 要求及使用指南》的要求编制的管理体系作业文件，是XXXX工程监理有限公司（简称GTA）《管理手册》的支持性文件。
本文件中的附录A至E是规范性附录，附录F是资料性附录。
本文件由综合部起草和解释。
本文件起草人：吴梦洁
本文件审核人：朱 &nbsp;骥
本文件批准人：刘忠山

1 目 的
加强和规范公司图书、资料管理工作，最大限度的发挥图书资料的作用。
2 适用范围
本规定适用于GTA图书资料购置、入库、借阅、归还、销毁的管理。
3 规范性引用文件
GB/T19001-2008 《质量管理体系要求》
GB/T24001-2004 《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T28001-2001 《职业健康安全管理体系规范》
4 职 责
4.1 综合部负责本规定的归口管理；
4.2 各部门负责本规定的具体实施。
5 术语和定义
5.1 图书：指公开出版发行的书籍、规程、规范、标准等，以下简称图书。
5.2 资料：指需归档的会议交流资料、内部出版资料、从外单位收集的工程资料、工程图集等。以下简称资料。
6 内容与要求
6.1 图书、资料有效性管理
档案管理人员根据质安部发布的有效清单，每年对图书、资料进行清理。图书、资料按相关规范进行清理。综合部对旧版本规程规范保存一份，清理后的图书、资料安排其进入销毁程序。
6.2 图书、资料购置管理
6.2.1 购置程序：各部门根据需求填写《书籍、规范借阅申请表》，如需长期领用则按照《物资设备管理规定》的要求填写《物资设备领用申请表》，申请批准后由综合部负责购买并发放至申请部门。
6.2.2 购置范围：标准文件，规程规范，培训教材、学习资料、参考资料资料等。
6.3 图书、资料的入库、编号与分发
6.3.1 整编
根据“图书、资料台帐”所录的编号顺序对要入库的书籍进行编号，加盖“XXXX工程监理有限公司资料专用章”，按编号入库。
6.3.2 入库
档案管理人员负责对整编后的图书、资料进行验收，核对信息与图书、资料是否相符，确认无误后统一入库。
6.3.3 分发
档案管理人员收到图书、资料后，应认真进行清点、验收，核对无误后按审批的分发要求进行分发，并保存分发签收记录。分发到各部门的图书、资料不用整编。
6.4 图书、资料借阅
6.4.1 借阅管理
6.4.1.1 本公司图书、资料由综合部编制目录供员工查阅，借书人限本公司员工。
6.4.1.2 借用人根据需要提出借阅申请，经所申请部门领导、档案管理人员同意后方可借出。借用人借阅密级资料（如区域地震资料、水文气象资料、规划图等），须按照本公司保密制度的相关要求办理审批手续后方能借出。综合部保存的孤本图书（标准、规范、手册、工具书等）不提供外借，仅限于在借阅室查阅。借用人借出的图书、资料，在使用过程中应妥善保管，不得在图书、资料上涂改、拆散、剪贴和批注，不得转借给其他人员或外单位，防止图书、资料损坏、丢失，确保安全。使用密级资料应注意保密。
6.4.2 归还管理
6.4.2.1 归还流程：资料管理员确认图书资料无损坏后，在“文件和资料借阅登记表”登记归还日期，且在“图书、资料台帐”上进行注销。
6.4.2.2 若“文件和资料借阅登记表”上所有的图书、资料都已归还，可将其销毁。
6.4.2.3 归还要求：借阅图书、资料最长期限为30天，到期应及时归还；对于长期使用的图书、资料应按照《物资设备管理规定》的要求办理领用手续。离职人员在离职前必须清还所借图书、资料。
6.4.3 图书遗失与损坏
6.4.3.1 对于图书遗失的，由书籍资料保管员填写“书籍规范遗失处理单”。一般规程规范须照原图书版本购赔或照原价赔偿。
6.4.3.2 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有以上行为者，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。
6.4.4 图书出库登记
批准领用的图书不需填写《书籍、规范借阅申请表》，综合部应做好出库登记单并由领用人签名确认。
6.5 图书、资料的销毁
6.5.1 图书、资料的销毁参照《文档管理制度》（GTA/WP/003-2016）中的相关规定执行。
7 相关文件
7.1 《文档管理制度》（GTA/WP/003-2016）
7.2 《物资设备管理制度》（GTA/WP/012-2016）
8 参考文献
无
附 录

附录A(规范性附录）

表修改码：0
XXXX工程监理有限公司
书籍、规范借阅申请表
表TA0041

编号：GTA―SJSQ―○○○―2016―001
申请部门

申 请 人

日期

序号
名 &nbsp;称
标准代号
单位
数量
单价（元）
总价（元）
备注

总金额（元）

申请部门意见：

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;部门负责人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 日期： &nbsp; &nbsp; &nbsp;
已有情况：

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 综合部专职： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 日期：
综合部意见：

综合部负责人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;日期：

GTA/WP/002-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;修改码： 0
附录B(规范性附录）
修改码：0 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 书籍、规范借阅登记表 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 表TA0042
公 司 号： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;姓 &nbsp; &nbsp;名： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;部门： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;移交人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;接收人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;编号：GTA―SJDJ―○○○―2016―001
号
编号
馆藏号
名 &nbsp; &nbsp; 称
标准代号
受控状态
数量
公司号
姓名
借阅日期
归还日期
备 注

附录C(规范性附录）
修改码：0 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;书籍、规程验收入库单 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 表TA0043
编号：GTA―SGYR―○○○―2016―001

编号
名 &nbsp;称
标准代号
单位
数量
单价（元）
总价（元）
备注

其 他
附 件

备注

经 &nbsp;办： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;验 &nbsp;收： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;部门主管： &nbsp;
年 &nbsp;月 &nbsp;日 &nbsp; &nbsp;

27

GTA/WP/002-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 修改码： 0

附录D(规范性附录）
修改码：0
书籍、规范遗失处理单
表TA0044 &nbsp;

编号：GTA―SGYC―○○○―2016―001
部门名称

书籍遗失清单目录：
序号
编号
名称（简）
单价（元）
数量（本）
备注

经办人

日 期

部门意见：
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;部门负责人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;日期： &nbsp; &nbsp; &nbsp;
鉴定意见：
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp; &nbsp;综合部专职： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;日期： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
综合部意见：

综合部负责人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;日期： &nbsp;

附录E(规范性附录）
修改码：0
书籍、规范出库登记单
表TA0045 &nbsp;

编号：GTA―SGCD―○○○―2016―001 &nbsp;
部门名称

书籍出库清单目录：
序号
编号
名称（简）
单价（元）
数量（本）
备注

领用人： &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;领用日期：

附录F（资料性附录）
修改码：0 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 文件修订记录表 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 表TA1001
序
号
修订内容
修改码
页码
修改人
审核人
批准人及批准日期
原
改后
原
改后

Ö 受控本
□不受控本
登记号：

XXXX工程监理有限公司企业标准

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;GTA/WP/003-2016

文档管理制度

2016-12-25发布 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2017-01-01实施

XXXX工程监理有限公司 发布
GTA/WP/003-2016 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;修改码：0

目 次

前 言
1目 的
2适用范围
3规范性引用文件
4职 责
5术语和定义
6内容与要求
7 相关文件
8 参考文献
附 录
附录A(规范性附录）《归档范围一览表（企业类）》
附录B(规范性附录）《档案查/借阅申请表》
附录C(规范性附录）《保密文件查/借阅申请表》
附录D(规范性附录）《档案信息条目检索》
附录E(规范性附录）《归档文件目录》
附录F(规范性附录) 《档案移交目录》
附录G(规范性附录）《公司内部档案盒背脊图》
附录H规范性附录）《销毁清册》
附录I(规范性附录）《卷内目录》
附录J(规范性附录）《变更归档文件申请表》
附录K(资料性附录）《文件修订记录表》

前 言

本文件是按照XXXX工程监理有限公司（简称GTA）《管理手册》的要求编制的档案管理制度，是《质量、职业健康安全和环境管理体系程序文件汇编》中《文件控制程序》（GTA/MP001-2016）的支持性文件。
本文件中的附录A至J是规范性附录，附录K是资料性附录。
本文件由综合部起草和解释。
本文件起草人：李天皋、吴梦洁
本文件审核人：朱 &nbsp;骥
本文件审批人：刘忠山

1 目 的
为加强GTA档案管理工作，促进档案工作更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《企业档案管理规定》、结合公司档案管理工作实际，制定本规定。
2 适用范围
本管理制度适用于GTA归档的各种文件。
3 规范性引用文件
GB/T19001-2008 《质量管理体系要求》
GB/T24001-2004 《环境管理体系要求及使用指南》
GB/T28001-2001 《职业健康安全管理体系规范》
4 职 责
4.1 综合部对负责组织实施本规定。
4.2各部门负责在本部门内实施本文件。
4.3 各工程项目部负责归档文件内容的完整性、真实性和有效性。
5 术语和定义
5.1 档案：档案是在有关工作完成后，按照一定的归档制度集中保管的具有参考和凭证价值的非现行文件，档案是历史的真实记录。本公司档案可按保存形式分为文书档案、声像档案、电子档案三大部分。按照文件来源分为人事档案、合同档案、工程档案、其他档案等。
5.2 文书档案：公司在日常工作活动中直接形成的、保存备查的文件材料。
5.3 声像档案：公司在日常工作活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带和影视片等特殊载体的历史记录。
5.4 电子档案：是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
5.5 人事档案：公司在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事合同、档案
5.6 合同档案：公司在经营、采购等工作活动中所形成的具有法律效力的合同文件及其相关的补充协议、支持性文件、委托书等。
5.7 工程档案：公司在工程监理、工程监造、项目管理等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。
5.8 报价档案：在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的工程招标文件、询价文件、投标文件等。
5.9 荣誉、实物档案：指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
5.10 审计档案：指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。
6 内容与要求
6.1 档案库房的设置
具体见《库房管理规定》（GTA/WP/011-2016）。
6.2 文档管理
6.2.1 文件归档流程如下图所示（其中目录要求同时提交电子版）：

需归档文件
各部门档案管理工作负责人
综合部档案管理工作负责人
入库归档
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&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;退回整改 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;附目录
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验收不合格
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&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 验收合格 &nbsp;
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6.2.2 文件归档期限的基本原则：
6.2.2.1 文书档案、人事档案在次年第一季度末前移交归档。
6.2.2.3 生产管理资料按季度装订整理，在本年最后一季度末归档。
6.2.2.4 技术研发项目于项目终止或结题后1个月内移交，重要或大型跨年度项目，根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单。
6.2.2.5 工程建设资料一般情况下于工程竣工验收后半年内移交归档。
6.2.2.6 报价文件在招投标或报价过程中，经营部临时保管所有文件。收到(未)中标通知书或签订合同后，在确认资料、信息的完整性后，于2个月内移交综合部归档。
6.2.2.7 合同文件的相关材料由经营部收集、汇总并整理。经营部在合同执行过程中临时保管相关材料，在项目执行完成，并结清费用后2个月完成归档。
6.2.2.8 国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后1周内归档。
6.2.2.9 公司重大活动的照片、录像带，生产管理中形成的图片资料等声像档案于活动结束后1周内归档。
6.2.2.10 公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字画、宣传画片、卡片等，由获得或制作部门于活动结束后及时向综合部移交。
6.2.3 档案使用管理：
6.2.3.1 查阅/复印/借用密级档案，应严格执行公司保密管理制度。在提供使用时，由公司领导签批，填写《保密文件查/借阅申请表》。查/借阅一般档案则填写《档案查/借阅申请表》。
6.2.3.2 查阅/复印一般档案资料需经所在部门专责签批。
6.2.3.3 借用一般档案资料需经所在部门主任领导签批。
6.2.3.4 借用公司资质、证照复印件需经利用部门主任签批，借用原件需经公司总经理签批。
6.2.3.5 填写“档案查阅/借用申请表”时，必须注明借用原因及借用期限，并按时归还。确因工作原因不能按时归还时，应办理续借手续。
6.2.3.6 从档案室借出的档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。借出的档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。档案资料借出后不得转借他人。借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋归还。
6.2.3.7 档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的使用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。
6.2.3.8 公司档案仅对内部员工提供查询/借用；外单位和非本公司人员需查阅时，需由对口业务部门承办，办理借阅手续。
6.2.3.9 载有公司档案信息的磁盘、光盘一律不得外借。
6.2.3.10 档案资料在借出期间丢失或损坏，由经办人书面说明遗失过程和原因，所在部门领导确认后，提交综合部报公司领导。如涉及公司重大机密需追究个人责任时，按《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》处理。
6.2.3.11 文档管理员每月25日前对当月借出档案进行统计，对到期未归还档案进行催交，或重新办理续借手续。
6.2.4 档案保管
6.2.4.1 公司全部档案均由综合部统一管理，工商注册资料及重要产权文件等由经营部保管。
6.2.4.2 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。长期为十五年（含）以上至五十年，短期为十五年（不含）以下。
6.2.4.3 保密档案资料涉及公司知识产权和经济利益，各文档管理人员应高度重视，自觉遵守有关保密规定，严格管理，防止密级档案资料泄密。
6.2.4.4 公司档案库房实行专人管理，并定期对库藏档案保管情况进行检查。
6.2.5 鉴定销毁
6.2.5.1 档案鉴定是鉴别、核查已到保管期限档案的使用价值，决定档案续存或销毁的依据。档案鉴定小组每年应对档案进行一次清理，做到帐物相符；每三年开展一次档案鉴定工作，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。
6.2.5.2 通过鉴定，对已过期限确无保存价值的档案要编造销毁清册，对已过期但通过鉴定认为仍需保存的档案重新设定保管期限。销毁申请的审批程序执行XX天联集团公司的相关规定。
6.2.5.3 档案销毁工作由综合部进行，监销人员签名，并注明销毁日期，销毁清册应存档备查。
6.2.5.4 档案销毁后，综合部应对档案纸质目录和电子目录同时进行修订，注销已销毁的档案目录信息。
6.3 编号
6.3.1 档号的结构
文件归档编号按照：
6.3.1.1 工程档案：工程简称—参建单位 —类别号—流水号
6.3.1.2 合同档案：公司代号—年份—类别—项目代号—流水号
6.3.1.3 文书、报价档案、报价档案等：公司代号—年份—类别—流水号
6.3.2 编制规则
6.3.2.1 年号为文件归档的年号；案卷号用四位数阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不留空号。

6.3.2.2 部门代码设定如下：
综合部
ZHB
经营部
JYB
质安部
ZAB
电源项目管理部
DYB
电网项目管理部
DWB
设备监理部
SJB

6.3.2.3 档号示例
例如：
&nbsp; &nbsp; GTA—2016—2 2 1 1—0001
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&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 一级目录（经营管理）
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 年号（2016年）
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0001 1 1—001—8 0 3 8—0001 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 案卷号
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 四级目录（监理）
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;三级目录（工程管理性）
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 二级目录（综合）
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 一级目录（基建）
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 参建单位简称（GTA）</p>