物业服务中心内部管理检查制度.doc

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内部管理检查规程

1 目的
规范内部管理服务工作，确保各部门内部管理高效、有序。
2 适用范围
内部管理工作。
3 职责
3.1 经理负责组织公司工作计划（年度／月度）的制定、实施与控制，并对年度、月度工作进行总结。
3.2 各部门负责人负责本部门的工作计划（年度／月度）的制定、实施与控制，并对年度、月度工作进行总结。
3.3 经理负责组织每月对各部门的月检工作。
4 工作流程
4.1 工作计划的制定
4.1.1 年度工作计划
4.1.1.1 每年12月10日前，各部门负责人应根据公司总体工作计划、《管理工作手册》，并结合工作的实际情况编制出下一年度工作计划；
4.1.1.2 年度工作计划应以书面格式于12月10日前报经理进行审核。经理应当于12月25日前组织公司主管工作会议进行专项讨论通过，并将各部门计划汇总后于12月25日前上报董事会，经董事会会议修订、批准；
4.1.1.3 经批准后的年度工作计划由经理布置，各部门负责人具体实施。计划的完成情况作为各部门负责人的绩效考评指标之一；
4.1.1.4 年度工作计划的内容应包括以下几部分：
a） 年度工作目标；
b） 主要工作实施说明；
c） 保证措施；
d） 工作计划实施、完成时间表；
e） 费用预算。
4.1.2 月度工作计划
4.1.2.1 每月月底前，各部门负责人应根据公司批准后的年度工作计划、公司新的要求以及本岗位的实际工作情况具体编制出下月度工作计划；
4.1.2.2 下月工作计划应于当月15日前报经理审批，资料档案员将修订后的各部门工作计划汇总存档备案；
4.1.2.3 经经理批准后的各部门月度工作计划由各部门负责人具体组织实施、监控，计划的实施、完成情况作为各部门负责人绩效考评的依据之一；
4.1.2.4 月度工作计划的内容应包括以下几部分：
a） 月度工作计划；
b） 主要工作实施说明；
c） 工作计划实施、完成时间表；
d） 费用预算。
4.2 工作总结的制定
4.2.1 年度工作总结
4.2.1.1 每年12月20日前，各部门负责人应依据年度工作计划、质量记录、档案，编写年度工作总结，上报经理，由经理召开公司工作会议讨论通过。资料档案员将通过的各部门年度工作总结汇总后存档备案；
4.2.1.2 讨论结论作为各部门负责人绩效考评的依据之一；
4.2.1.3 年度工作总结的内容要求包括：
a） 计划目标的逐项完成情况、完成数据；
b） 主要工作措施的实施情况；
c） 员工的绩效考评结果；
d） 费用成本支出情况；
4.2.2 月度工作小结
4.2.2.1 每月5日前，各部门负责人应当依据月度工作计划、质量记录、档案，对上月工作进行小结；
4.2.2.2 工作小结应以书面形式报经理进行审核。资料档案员将各部门月度工作小结汇总存档备案；
4.2.2.3 经理对工作小结的审核结果作为各部门负责人月度绩效考评的依据之一；
4.2.2.4 月度工作小结的内容应包括：
a） 工作计划的完成情况（附统计数据）；
b） 员工绩效考评结果；
c） 附录的原始证据。
4.3 日常工作组织、布置、实施
4.3.1 工作例会、专项会议、协调会议
4.3.1.1 工作例会：经理每周应定期召开各部门负责人工作例会，工作例会是为日常工作安排、沟通协调、工作小结的会议，会议内容如下：
a） 总结上一周的工作实施情况；
b） 通报各方面、各部门的主要工作实施情况；
c） 提出需要协助的问题、困难；
d） 布置下一周的各项工作；
e） 根据《绩效考评管理规程》，对员工工作表现进行奖优罚劣。
4.3.1.2 专项会议：会议内容如下：
a） 有明确的会议议题；
b） 有相关人员的主要发言记录；
c） 有结果。
4.3.1.3 协调会议：是由经理为协调各部门之间的工作而召开的联席会议。会议内容如下：
a） 有事先通知相关人员与会；
b） 有相关人员的主要发言摘要；
c） 有结果。
4.3.2 各类会议均应有详细的会议纪要。
4.3.3 工作的组织实施：经理、各部门负责人应当严格依据公司工作手册以及公司相关工作规定，组织实施专项工作。
4.4 内部巡视检查
4.4.1 日检
4.4.1.1 经理、各部门负责人应当依据管理工作手册对下属员工的工作进行日常例行检查。
4.4.1.2 检查频次及检查人：
a） 经理应对辖区的物业状况、下属员工表现进行定期工作检查，并将结果记录于当日《公司值班记录》中；
b） 维修主管每日应对辖区至少进行不少于一次巡视和检查，巡检内容详见《楼宇巡视检查工作规程》。并将结果记录于当日（值班记录）中；
c） 安管队长每日对辖区及各岗位安管员工作进行检查，并将结果记录于当日（值班记录）中；
4.4.2 周检
4.4.2.1 经理／副经理每周对各部门工作进行一次巡视检查，并在周检记录表上作相应的的记录和评价。
4.4.3 月检
4.4.3.1 经理／副经理每月最后一周周末，组织各部门负责人对辖区进行一次全面检查，评审物业状况（重点是检查设备房、主要设施设备、消防报警、公共通道）、员工表现进行检查，并将结果记录在月检报告表中。
4.4.4 检查的方式：采用抽检的方式进行。
4.4.5 检查的原则：
a） 重点部位、重要工作要重点、重复检查；
b） 在会议上列出来的问题要重点检查；
c） 对工作的执行结果要重点检查；
d） 检查时注意原始证据的保留。
4.4.6 检查以纠正违规、提高管理服务水平为目的，因而在检查出违规现象时，应当场予以纠正，示范指导。严禁只查不帮的行为。
4.5 绩效考评
4.5.1 经理、各部门负责人应当依据（日检）、（周检）和（月检）对下属员工进行绩效考评
4.6 员工培训
4.6.1 公司应组织全体员工参加公司举办的相关知识、业务技能培训；
4.6.2 管理员每年12月26日前根据公司培训计划，结合辖区实际特点，编制下一年度公司内部培训社区文化工作计划，上报经理审批，管理员存档备案。
4.6.3 公司全体员工应参加公司内部培训，培训考核结果作为员工绩效考评的依据之一。
4.6.4 每次培训都应有签到记录、培训记录、培训小结。
4.7 质量记录的管理
4.7.1 经审核批准后的年度工作计划、工作总结由公司归档长期保存。
4.7.2 月度工作计划、工作小结及各种会议记录由各主管部门自动归档，保存期两年。
4.7.3 所有质量记录每月5日前交综合部由管理员负责归档。
5 记录、标识
5.1 《业户档案管理规程》
5.2 《楼宇巡视检查工作规程》
5.3 《公司值班记录》
5.4 《周检记录》
5.5 《月检记录》

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