项目公司日常费用报销管理制度.docx

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沙洋县沙河线项目管理有限公司

日常费用报销管理制度

编 制： 财务部
审 核： 严永志
批 准： 丁建滨
日 期： 2018年1月

目录
第一章 总则 3
第二章 日常零星采购及固定资产采购 3
第三章 日常维修报销 4
第四章 差旅费报销 4
第五章 团建费用报销 7
第六章 对外业务招待费申请流程 7
第七章 公司对外业务招待费用报销 8
第八章 业务费用报销 8
第九章 费用报销时限规定 8

第一章 总则
第一条 为加强公司各项费用审批、报销的管理，规范费用审批、报销标准及程序，参照国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司全体员工。
第三条 本制度所指费用主要包括：办公费、差旅费、业务招待费等公司经营过程中发生的各项费用及其它非生产性支出费用。

第二章 日常零星采购报销及固定资产采购
第四条 办公用品零星采购
1.办公用品的采购由行政部负责，采购人员持经公司董事长批准的《办公用品请购单》进行采购。
2.采购人员报销办公费用的，须工整填写《费用报销单》并粘贴购买办公用品发票（合法票据）、公司董事长签字的《办公用品请购单》才能予以报销。
第五条 固定资产采购
1、 凡使用年限一年以上， 单位价值在 5000 元以上的资产， 称为固定资产；符合下条件之一者也应列为固定资产；属于整体之一部分，不便或不宜划分，而其整体总值符合固定资产标准者，应列为固定资产；凡相同种类、规格的设备、器具、使用年限在一年以上，虽然单位价值不足 5000 元，但数量较多，总值较大，而又集中管理者亦应列为固定资产。
2、 固定资产的采购由专人负责，采购人员持经公司总负责人批准的《固定资产申请表》进行采购，大型设备须报备集团签批，签批后购买时须提供采购合同。
3、采购人员报销固定资产购买费用时，须工整填写《费用报销单》并附购买固定资产发票（合法票据）、公司董事长签字的《固定资产申请表》，大型设备须提供购买合同才能予以报销
第六条 采购报销：行政专员凭有效相关申请单 、供货单、采购发票填写《费用报销单》 →部门负责人签字→会计审核单据签字→董事长或授权人审核签字→出纳付款。

第三章 日常维修报销
第七条 维修报销： 行政专员凭有效 《维修申请单》 、 维修单、 维修发票 ，填写 《费用报销单》→部门负责人签字→会计审核单据签字→财务负责人签字→董事长或授权人审核签字→出纳付款。

第四章 差旅费报销
第八条 本地公务外出
1、员工本地公务外出需自行将交通票据留存，作为报销凭证；
2、外勤人员遇特殊情况需乘坐出租车的，须向部门负责人提出申请，由该员工所在部门负责人批准后，方能乘坐；
3、所有申请不限形式， 口头告知部门负责人， 部门负责人知晓此事并同意即可。
4、本地公务外出：外勤人员凭有效公交票、的士发票，填写《费用报销单》并附上外出事由及地点明细→部门负责人签字→会计审核单据签字→董事长或授权人审核签字→出纳付款。（公交票应累计不小于300元金额的票据报销一次。）
第九条 异地出差
1、员工出差分为“长途”和“短途”两种，当天往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途” ；
2、一类地区：北京、上海、广州、深圳；二类地区：厦门、宁波、青岛、武汉及其它直辖市和省会城市；三类地区：除一类地区、二类地区外的其他地区。
3、员工出差乘坐交通工具时，公司董事长可以乘坐飞机；其他员工出差可以乘坐汽车、地铁或火车；未经批准自行超标准乘坐交通工具者，按标准交通工具票价报销。
4、员工出差，特殊情况须乘坐飞机的，须经董事长批准方能报销乘坐飞机费用。
5、董事长的出差费用实行实报实销制度，其他员工的出差限额制，具体报销额度标准见下表（元/日） ：
区分
住宿标准
三类地区
二类地区
一类地区
基层人员
260
350
450
中层人员
300
450
550
高管人员
400
550
700

6、普通员工与管理层员工一起出差时，随行人员一人可按同级水平报销交通工具费用。
7、员工若外出参加培训，培训单位有吃住安排而员工因某种原因需自行安排时，费用标准不得超过培训单位安排标准；
8、伙食补助：分职务、地区于限额内报销，报销的上限标准（单位：元/天/人）：
区分
伙食补助
三类地区
二类地区
一类地区
基层人员
30
40
50
中层人员
40
50
60
高管人员
50
60
70

9、报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用报销额度部分凭发票报销（发票金额大于费用报销额度标准的按标准报销，发票金额小于费用报销额度的按实际金额报销）。
10、出差归来，员工凭《差旅费报销必须提供的单据为：《出差申请单》、《出差报告》、《出差清单》、发票→部门负责人签字→分管领导签字→会计审核单据及签字→财务负责人签字→董事长或授权人审核签字→借支冲账/出纳付款。
第十条 异地出差借支
1 、出差前需向提前公司借款的，填写《借支单》后，持已签字的《出差审批单》及《借支单》呈董事长或（公司分管授权人 2000 元以内）审核。
2、 将已签字的《借支单》提交会计审核、财务部审批，经出纳再次确认无误后，方能付款。

第五章 团建费用管理
第十一条 内部团队建设费申请流程（每个部门原则上按一个季度团建一次按 80元标准一人）
第十二条 员工团建需由牵头部门负责人提交 《团建费用申请表》，明确参与部门、人员、事由。部门团建申请由当事部门负责人签字，跨部门间团建申请需分别由各参与部门负责人签字。
第十三条 牵头部门内勤交负责人签字确认的《团建费用申请单》呈送董事长（或公司分管经理）审核签字后，方能向财务部领取费用。
第十四条 公司内部团队建设费用报销流程
第十五条 条团队建设活动费用以不超过80元/人（包含在公司领用的烟酒费用）的标准进行报销。
第十六条 活动结束后，由发起部门进行填单报销；报销单上面需有烟酒登记员签字备注烟酒领用情况，另外需要附上次团建申请单及本次团建名单，发票金额大于费用报销额度标准的按标准报销，发票金额小于费用报销额度的按实际金额报销。
第十七条 发起部门凭《团建费用申请表》、费用发票→部门负责人签字→财务部审核单据及签字→公司董事长或授权人审核签字→借支冲账/出纳付款。

第六章 对外业务招待费申请流程
第十八条 招待经办人需填写《业务招待申请单》 ，注明招待人员、人数、地点、招待原因，呈部门负责人审核签字后，呈送董事长签字核准；
第十九条 一般人员借支金额不得超过 2000 元， 主管及以上人员借支金额不得超过 3000 元，凭《借支单》提交董事长或授权人审核签字，财务部审核后至出纳处付款；
第二十条 根据需招待的单位、人数、业务大小，在招待时，除经办人外，至少有一名部门同事陪同；
第二十一条 原则上经办人必须填写《业务招待申请单》后方可进行业务招待，若遇紧急情况需事先通过电话方式向有审核签字权的领导请示， 请示时需告知招待人员、人数、地点、招待原因，获得同意后方可进行招待，并在招待结束后的 2个工作日内补填申请单。

第七章 公司对外业务招待费用报销流程
第二十二条 报销标准：原则上外司主要领导按照100元/人，外司陪同人员及我司陪同人员按照50元/人的标准进行招待；
第二十三条 特殊情况下需提高标准的，必须提前报董事长在《业务招待申请单》上签字方可准予报销；
第二十四条 报销流程：招待人员凭《业务招待申请单》、招待发票→部门负责人签字→财务部审核单据及签字→公司董事长或授权人审核签字→借支冲账/出纳付款。

第八章 业务费用报销流程
第二十五条 经办人填写《费用报销单》→部门负责人审核签字→财务部审核单据及签字→公司董事长或授权人审核签字→借支冲账/出纳付款。

第九章 费用报销时限规定
第二十六条 办公费用：零星采购、办公耗材、低值易耗品及维修费用的报销，原则上应在业务发生后最迟一个月内完成相关费用的支付和发票的入账工作。
第二十七条 差旅费：
1、公司各部门员工出差前必须到行政部前台处登记出差时间，前台做好电子版登记台账；
2、所有员工出差返回公司上班一小时内必须到前台处登记返回的准确时间；
3、员工出差返回后在家滞留时间不得超过半天，若遇节假日则在节假日后必须返司上班；
4、员工应在出差返回公司上班后的一周内完成报销。
第二十八条 业务招待费：需在业务产生后的7个工作日内完成发票的报销工作。
第二十九条 报销要求
1、公司财务部统一审核签单时间为每周二与周四
2、公司统一报销付款时间为每周五。
3、若未按审批流程进行报销的（事先未以任何形式向领导报备，领导事后不知情的情况），则按照报销金额的10%扣除费用并将罚款充公。
第三十条 费用报销单据规定
公司人员报销各项费用时，必须提供正规发票或收据（发票上应同时具有税务监制章和财务专用章），否则财务部将不得为其办理相关报销事宜。
第二十条 本规定解释权在财务部。
第二十一条 本规定自下发之日起施行。

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