手册-金天鹅软件用户手册.doc
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1、金天鹅软件用户手册 欢迎使用金天鹅软件!下面的指南手册将对金天鹅软件提供一个快速入门的概述。指南为初次使用金天鹅用户设计,将通过图文解释来一步一步教您入门,如果你已经很熟悉金天鹅,那么你可以跳过这个指南。下面操作的描述有很多替代方案.显而易见的原因是:我们不可能在这个指南中描述所有的可能操作.但是,只要你的时间允许,我们还是鼓励你去发现其他的菜单和功能选项,那将会很有趣。更有趣的一个定律:当你使用金天鹅一段时间,你就会发现使用金天鹅是那么的简单有趣,接待收银员使用金天鹅的效率比金天鹅培训师都要干净利落。 在酒店做了快6年的前台接待不止一次的向我感叹:现在的收银员真是幸福,我们那时候做一个客人接
2、待,要手工写上好几张单据,然后发放宾客房卡,在做公安登记表格。而现在。趁她打顿的时候,我告诉她,快的话,可能只要5秒钟。我从她微笑的面容看出一丝丝羡慕的眼神。我可以想像她当时在做客人登记的情形,但对于现在的酒店用户来说,我已经无法想像,如果不使用金天鹅,她们的世界将会怎样。鉴于20000多家用户的使用习惯和特性,指南手册采用了以下几点:第一,免费下载,第二,向导安装,第三,快速设置,第四,快速使用。第五,常见问题,在接下来的手册中,我们将以下面的符号来表示金天鹅软件功能菜单;系统 一级系统 二级菜单 【】 三级功能 四级 按钮 五级金天鹅系统认知A、图标与按钮 在系统中常见的使用的按钮与图标标
3、记: 选项框,表示未选中 选项框,表示已选中 菜单节点,表示此目录下还有分项节点 菜单节点,表示此目录下节点已全部打开 选项框,表示已选中 选项框,表示未选中 可隐藏式导航菜单的锁定标记(用途:将导航菜单打开) 可隐藏式导航菜单的解锁标记(用途:将导航菜单隐藏) 标准按钮:下拉列表框,点击可弹出列表项目。 标准按钮:返回上一级菜单目录。 标准按钮:页面向前,页面之间的切换,与后退按钮相应。 标准按钮:根据字面理解,向后退,退回上一级页面。 标准按钮:关闭按钮(可关闭全部窗口页面) 标准按钮:删除按钮 标准按钮:添加按钮B、客房房态 房间状态;在系统中,将房态赋予特定的代码,具体如下:V(Vac
4、ant):空房;O(Occupy):占用;C(Clean):干净房;D(Duty):脏房;I(Inspect):已查房;OOO(Out Of Order):维修房;OOI(Out Of ):关闭房。这些代码可以适当组合:VC空净房(可以出租的空房)OC住房 (已住客人的房间)OD住脏房(是指有客人在住,但房间需要打扫卫生的房间),VD空脏房 (客人已经退房但尚未打扫卫生)OO维修房(需要维修的房间.不能出租)在金天鹅酒店管理系统中,为了确切的描述客房的各种状态,不仅采用不同的图元颜色表示空净房、住房、空脏房等房间的主房态;更进一步地,采用不同图标来表示 钟点房、保密房、团队房等更细子房态。下面
5、,我们对系统用到的主房态和子房态分别进行描述。C、客房房态颜色 空房:可以入住的空房。住房: 当前有客人在住的房间,住房包括很多种类型,像团队房、散客房、钟点房、半天房、午夜房等。脏房: 客人已经退房但未打扫卫生。维修房:需要维修的房间,这种房间不能登记入住。占脏房:客人已入住,但房间卫生尚未打扫。D、客房子状态 客房子态在系统中用附加在房态图元上的图标表示,用于描述客人房间的特征信息。钟点房:一般只开几个小时的房间,在房态图的图元左上角用一个小时钟表示保密房:客人要求保密的房间,不对外透露信息。在房态图上房号用红色显示。自用房:一般指酒店内部人员所开房间,所开房间大部分为经理主管所开的款待房
6、)预离房:该房态表明客人今天即将离店。(到达客人的离店日期后,系统会自动在将离的客人房间上显示出标志)。半日房:是指客人开房只开半天,在房态图的左上角用此图标表示。午夜房:午夜是指零时到中午11点59分的这一段时间.午夜房就是在这个时间段所要入住的客房,由于这个时间段入住的宾客比较少,所以房费相对便宜一些。房管:房管设置是指宾客在房务中心或者前台借取相关物品,或其他信息。 锁房:多用途,可以为预订房,将房间设置为锁房,提醒。因情况而定。温馨提示:熟悉金天鹅软件各种房态,会让您的操作快捷如飞。E、名词解释 复制入住 根据字面理解,指复制、拷贝已住客人的资料信息开房。联房 联,代表结合、联合、联结
7、。指两个或两个以上房间的联合,实现押金、消费共享、共同支付。(要一起结账的客人)取消联房 取消,指将原有的关系使其失去作用、无效。取消单个房间与其他房间之间的关系(联合),实现AA制。(单独结账的客人)走结 先退房后结账的处理。将该房间退房,但账务未结的客人。冲调 冲账。指取销未消费记录和错误记录,使账务保持正确。 记账 记:记录、把事物写下来。指将客人消费记入、录入客人账务。押金 由政府发行、上有印记、标记金额大小的人民币。客人开房需交取相应金额作为开房保证金,作保证。转账 转:转入、转达、转至。指将指定客人房间的押金或/和消费转入到另一指定客人房间、或转入至协议单位账务。定价协议 酒店根据
8、客人不同的身份来给宾客拟定的一个开房价格。夜审/营业日期 营业日期是酒店所有帐务发生的日期,它不同于帐务发生的实际日期(自然日),每天夜审的终审后结束该营业日并将营业日历翻到下一页,即开启下一个营业日。比如一个营业点在凌晨3:00中输入一笔帐务,只要未做过夜审,该笔费用依旧算为当前营业日期的费用,而不是该笔费用发生的日期。尽管酒店昼夜24小时营业,但为了管理上的的需要,必须审核并汇总一天来的营业情况,故每天都定时安排一次审核汇总工作。由于酒店一般夜间的营业较少,故几乎所有的酒店都把每天一次的审核工作放在夜间进行,并称之为夜间审核,简称为“夜审”。夜审的作用 1、过租、收取房费(将所有在住客人房
9、租计入客人消费账务);2、修正房态(将预计离店的客人房间状态改为预离房态);3、推进酒店营业日期;4、置到期未入住的预订为无效; 交班 员工交接,把本班工作进行交接。指当班员工即当前值班员工这个班次值班时间已结束,需要下一个员工来接班。这个时候,当班员工需要交代当前班次的具体概括:如金额发生、房卡情况、是否投款、客人物品保管、客人叫醒、等一系列综合情况。软件里根据酒店财务做帐方式全自动进行;产品向导使用用户登录金天鹅官网,登录产品页;1)免费下载 2)向导安装 3)快速设置 4)快速使用安装准备工作 在安装”金天鹅” 软件产品之前,您必须准备好所有的软硬件设施:安装好操作系统的电脑,网络连接设
10、备,打印机等,如果是连锁版,同时须准备好网络连接设备,如交换机,网卡,网线,各酒店的通讯设备及联网设备等。我们要求局域网和各个连锁店的网络连通。金天鹅软件支持的操作系统 Windows XP (32位简体中文版) Windows Vista (32位简体中文版) Windows 7 (32位简体中文版) Windows Server 2003/2008 一、免费下载 (我如何下载金天鹅软件?) 访问金天鹅官方网站,进入酒店管理系统页面: 下载相应版本。如遇下载、安装、使用等问题请拨打全国免费客户热线:4006-010-409;二、向导安装 (我如何安装金天鹅软件?) 当您下载完成后,请找到下载
11、文件解压并运行下载的安装程序,提取文件,您将会看到如下的安装向导窗口.点击“下一步”,会出现最终用户使用协议窗口:请阅读许可协议,选择“我接受许可协议中的条款”点击下一步。如果您不同意许可协议,请点击“取消”退出安装。接下来出现选择金天鹅软件安装路径的窗口:您可以选择将金天鹅软件安装到哪个目录下,建议您按照默认设置即可。您也可以点击“浏览”按钮选择安装目录。点击下一步,进入安装界面,点击安装,进入安装。接下来会出现安装进度窗口:点击下一步,安装完成。请点击“完成”,金天鹅软件就已经成功的安装到您的计算机上了。金天鹅软件运行模式的选择 软件的运行模式分为主机【服务器】和客户机【客户端】两种,服务
12、器模式即安装有数据库软件的电脑(主机)。客户机则不需要安装数据库,通过网络来访问服务器,进行读写数据操作。主机(服务器)和客户机(客户端)的安装模式选择(主机:服务器模式,客户机:客户端模式)注意! 如果您是单机使用,可忽略此步骤!如果您是局域网使用软件(网络版)请固定主机(服务器)IP地址!否则,当主机ip发生变化时,客户端找不到主机,访问失败,需重新运行客户端模式安装!IP地址的查看方法和配置 查看电脑和路由器的IP地址,点击开始菜单运行,输入CMD进入Dos命令提示符操作界面,再输入ipconfig 回车,查看该电脑和路由的默认网关,如下图:配置并固定电脑的ip地址 配置固定IP地址,右
13、键网上邻居 属性本地连接属性Internet协议版本4(Tcp/IPv4)属性选择 使用下面的ip地址,将上述获取的相应参数填入。确定退出即可。如下图;服务器模式安装 在安装完金天鹅软件后,在我们的电脑桌面已经有了金天鹅软件的快捷图标,双击进入,弹出数据库连接失败提示,点击确定,进入运行模式对话框:我们选择服务器模式。如果您是windows7操作系统,请右键金天鹅软件的快捷图标以管理员身份运行!否则导致安装失败! 点击下一步,进入服务器模式安装。请勿修改上面任何参数!否则导致安装失败! 选择默认安装配置。点击下一步。点击安装按钮,等待安装。安装成功并通过测试连接,确定并点击下一步。服务器模式安
14、装成功。客户端模式安装 在客户机软件安装金天鹅软件后,请选择客户端模式,点击下一步。点击下一步,进入配置数据库服务器的计算机窗口,修改连接数据库服务器的计算机IP地址栏目(该IP地址为安装服务器模式电脑ip)。 客户端连接服务器计算机的ip地址 固定服务器计算机IP地址,并正确输入数据库服务器计算机ip地址,其他参数请勿修改,否则导则安装失败;客户端软件数据库服务器端口必须和服务器软件数据库端口保持一致!进入客户端安装连接数据库配置步骤,点击安装按钮,等待安装完成。安装连接数据库成功,确定,点击进入下一步,客户端安装成功。客户端模式安装完成。 客户端安装失败的原因 1、 服务器(主机)防火墙开
15、启,请关闭防火墙:点击开始控制面板防火墙关闭防火墙确定。2、 安装客户端时【请输入数据库服务器计算机ip地址】输入的服务器(主机)ip地址错误。查看主机IP地址并输入正确的ip地址!3、 请检查线路和网络,电脑网卡网络不通。如主机ip为192.168.10.166,查看客户机和主机是否能连接正常,您可通过点击开始,运行中输入 ping 192.168.10.166 t 回车键。若出现下图,则说明网络连接正常。4、杀毒软件或防火墙的阻止,请通过。快速设置 设置的过程很简单,快速设置提供了酒店营业的基础信息设定内容,对酒店用户来说,完成基础信息的设置就意味着可以快速投入使用。快速设置基础信息的方式
16、有两种:一种是启用初始化配置向导进行设置;另一种是进入系统配置子系统进行维护。下面我们以进入系统配置子系统的维护方法进行快速设置。在录入基础数据前,我们要对系统进行数据初始化处理,即将所有业务数据0处理,使其营业数据保持正确。系统数据初始化初次使用金天鹅软件,建议您对系统进行完全初始化处理。完全初始化将清除系统所有数据,以方便录入酒店基础信息。营业数据初始化只清除系统产生的营业数据,保留房类、房价、房间等基础信息,适用于基础信息录入后营业前练习使用。(超级用户admin,默认密码为0123)登录系统配置子系统全局配置【系统数据初始化】选择;如下图。1、用户管理【用户角色权限】 超级用户(adm
17、in)登录金天鹅软件系统配置子系统全局配置【操作员与权限管理】,设置金天鹅用户角色和权限。金天鹅软件超级用户的用户和密码:用户名admin、密码0123 用户和部门结构构成酒店boss总经理财务客房部经理前台经理接待房务金天鹅软件的用户角色灵活,可根据酒店情况和部门灵活设置角色权限。用户角色 新增用户角色新增用户代码用户名密码允许登录用户组(部门)客房登录第一个画面登录显示使用范围保存。编辑用户角色选中用户编辑保存。用户禁用选中用户编辑将允许登录和登录显示的勾去掉保存。删除用户角色选中用户删除保存。用户权限 选中用户编辑: 选项框,表示未选中(无该选项操作权限) 选项框,表示已选中 (有该选项
18、操作权限)用户权限根据酒店部门结构分配相应权限。权限复制 将已有权限用户复制给相同部门用户,快速设置权限。如下;右键已有权限用户admin复制到权限复制李世确定。酒店信息 超级用户(admin)登录金天鹅软件系统配置子系统全局配置【酒店信息】,填写正确的酒店信息内容:酒店名称电话通讯地址营业日期押金单信息。押金单信息:此信息可根据酒店情况自定义编辑。编辑完成请点击确定使其生效。 酒店营业规则设置 营业规则,指酒店或宾馆由管理层制定和公认或由代表人统一制定并通过的,在酒店管理系统里指定和使用的条例和章程。营业规则配置方法:超级用户admin登录系统配置子系统一全局配置一【基础信息维护】一编辑规则
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- 关 键 词:
- 手册 天鹅 软件 用户手册
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