会议接待流程(2).doc

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会议接待流程
（主办方：主办单位；承办方：承办单位；协办方：会务公司）
一、会议准备
1. 学习资料（主/承办单位提供）
2. 会议登记表/签到表（主/承办单位提供）
3.《会议指南》、《会议日程》（主/承办单位提供）
4. 会议资料（主/承办单位提供）
5. 领导发言稿（主/承办单位提供）
6. 会议用背景墙图片（主/承办单位提供）
7. 横幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)
8. 会议礼品（主/承办单位按参会人数准备）
二、设备及设施准备
1. 电脑
2.投影仪
3.会议室一间（根据参会人数预定）
4.车辆准备(根据要求安排接送站服务)
5. 麦克风根据会议要求提供
6. 订制领导座次牌（根据要求安排）
7. 会议形式：座谈/桌形式/剧院(按要求安排)
三、会前准备工作程序
1. 根据会务组要求，代表报到前，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按要求落实到位。
2. 据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3. 提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
5. 与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。
6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。
四、会议其它费用开支预算
1、按实际消费结算（会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出（如课酬、横幅、茶歇等各报销项目）等。）
五、会场布置
1. 布场。
2. 按会议规定的要求布置好会场。
3. 设立会务人员发放会议用品及文件，维护会场秩序。
六、人员安排（财务人员、房餐、总勤（老师、会议室、车辆））
1. 根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员，票务，考察咨询，督导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）。
2. 会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务。
3. 车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
4. 生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务。
七、发票的开据
在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要求)，开据正式发票（会议发票/酒店的住宿发票）。
八、会议接站
1.会议报到当天，安排接站。
2.人员及车辆安排
1）接站车辆：根据主办方要求派车
2）领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，有特殊要求的提前安排，保证准确安全接待。
九、会议报到
1. 在酒店大堂设“报到处”、“考察咨询处”、“票务处”；
2. 报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等；
3. 提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求；
4. 根据主办方要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品；
5. 代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存；
6. 提前打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表；
7. 会务组24小时有专职服务，随时接待安排参会代表。
十、会议期间
1. 要求酒店落实叫早/叫醒服务；
2. 准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行；
3. 落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序；
4. 落实返程机、车票的登记；
5. 及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈；
6. 与酒店 公司财务人员协调好票据的开取；
7. 准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程；

8. 会议财务人员核准账单（根据收据填写收费明细、制作会议账单）（根据账单核准返住等信息）待准确无误后安排落实到位。
十一：会议考察
1：代表的安全问题
1）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
2）、我方承诺确保代表返程机、车票，并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行，取保顺利返程
十二：会议结束工作
1：会议结算
1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误。
2）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益。
2：会议返程
1）：我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向，分批送站，使代表顺利返程。
2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。
3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向主办方反馈。

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