会议策划流程书.docx

会议流程
流程图：
主办科室提出申请
成立会务组确认
会议根本信息
制订会务方案并上报领导

会前准备工作
召开会议，会议过程会务效劳

会议完毕
费用结算、填写各类申报材料
整理资料、归档
清扫会场保持会场呈备用状态

一、会议前准备工作
1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅〔一般由会议承办宾馆制作〕、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。
2、会前准备工作流程
2.1、会议的方案：
〔1〕确定会议的目的，试图到达的效果，会议预期取得的成果等。
〔2〕确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
〔3〕决定会议的工作人员和效劳人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.2、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。
〔1〕议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
〔2〕日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
2.3、 会议本钱预算。
会议的本钱=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+效劳人员的工资+咨询劳务费。
2.4、 准备会议资料。
〔1〕开幕词、工作报告、发言稿等
〔2〕会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、 发送会议通知及承受回执。
〔1〕会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、 、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议那么可寄送请柬或邀请信。
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、 、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加 征询、确定的双重方式。
〔2〕回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。
回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
2.6、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：
(1) 会场要整洁、安静、明亮、通风、平安，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
(2) 主席台席位。
第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。
(3)会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现过失。
2.7、 其他准备
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有平安保卫人员和保密措施。会议方案中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。
二、会议期间工作
1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。
2、会议期间的工作流程
2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。
2.2、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
2.3、 会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。
2.4、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。
2.5、专人负责会场的协调事务工作〔包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等〕。
2.6、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作。
2.7、 协调会议期间的交通工具的安排。
2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。
三、会议后续工作
1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。
2、会议后的工作流程
2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承当行动的责任人姓名、时间及标准。说明下次会议的日期和时间。
2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反应及处理工作。
2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。
2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办效劳。
2.5、欢迎代表工作。
2.6、会议费用的结算工作。
四、人员职责
1、会务负责人
1) 联络协调
— 对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议方案书及工作进度表，确保会议顺利完成；
— 对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；
— 协调会务工作人员的活动。
2) 制定会议方案并实施
— 负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；
— 负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。
3) 会场及住宿安排
— 负责会议酒店〔场地〕接洽、预订及协议签订；
— 负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。
4) 负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议
— 各类资料内容确实认审核；
— 确定印刷地点；
— 会场布置的审核。
5) 制定可行性预算
6) 同会议发言人及各位贵宾联系
2、 会务助理
1) 各类文本的起草、修改，资料的编排、制作
— 根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；
— 负责会场背景效果图的设计与制作；
— 代表证、餐券的设计与制作。
2) 负责重要人员的联络事宜
— 负责重要人员的行程安排的联系、确认；
— 负责重要人员的机〔车〕票的预订；
— 负责重要人员的专人接、送及陪同安排；
— 负责重要人员在会议期间的用车安排。
3) 负责与会代表联络事宜
— 负责会议通知书的寄发及确认回执工作；
— 负责会务资料的收集、确认并输入数据库；
— 如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。
4) 负责会场的管理工作
— 负责会场及仪器设备的管理；
— 提前做好仪器设备的调试工作；
— 负责会场影像/通讯的管理(计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等)；
— 确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及保密工作。
5) 负责交通管理及平安措施
— 负责用车方案；
— 负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车平安。
6) 负责会场平安保障工作
— 负责对可能存在和未知的平安隐患进展检查并制定解决方案
7) 会务帐务管理
— 会前负责制定收入、支出预算表
— 会后负责制作收入、支出明细表
— 负责会务费用分配方案的制定、上报及落实
3、 应急人员
1) 负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。
2) 负责参会人员的引领、接待。
3〕负责就餐秩序的控制。
4〕负责会中其他应急工作。
附：会议所需准备的所有文件的形式见附表〔以第一次会议的各文件形式为例〕。
文件明细
会议通知 附表1
回执 附表2
会务手册 附表3
主持词 附表4
参会人员表 附表5
会议议程书 附表6
桌签 附表7
餐卷 附表8
代表证 附表9
会议背景PPT 附表10
房间号码表 附表11
会议资料领取表 附表12
与会人员签到表 附表13
会务费发放表 附表14
考勤表 附表15
参会人员通讯录 附表16
简报 附表17
会议总结 附表18
会议证明 附表19
新闻稿 附表20