企业档案管理制度范本.docx

企业档案管理制度范本

　　企业档案管理制度 篇1　　第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
　　第二条 档案管理机构及其职责
　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一编写管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
　　第三条 归档制度
　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
　　第四条 档案保管制度
　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
　　第五条 档案借阅制度
　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
　　第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
　　第七条 本制度从二Oxx年十月一日起执行。
　　企业档案管理制度 篇2　　一、总则
　　1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
　　2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。?
　　二、文件材料的编写管理
　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。
　　2、文件材料的编写由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
　　3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员编写,交行政部备案。会议文件由行政部编写。
　　三、归档范围
　　1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。?
　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。?
　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。?
　　四、归档要求
　　1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。?
　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。?
　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。?
　　6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
　　五、档案管理人员职责
　　1、按照有关规定做好文件材料的编写、整理、分类、归档等工作。
　　2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
　　六、档案的利用
　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的'借阅要由总经理签字批准。
　　2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
　　3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
　　5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
　　6、不准转借,必须专人专用。
　　7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
　　七、本制度即日起开始执行。
　　企业档案管理制度 篇3　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法(以下简称档案法)和有关法律、法规，制定本规定。
　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
　　第三条企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
　　(一)贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
　　(二)统筹规划并负责本企业档案的编写、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
　　(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
　　(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
　　第七条企业各部门负责归档文件材料的编写和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
　　第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。
　　国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。
　　第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。国营企业档案管理暂行规定同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
　　企业档案管理制度 篇4　　第一章总则
　　第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。
　　第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。
　　第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。
　　第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。
　　第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。
　　第二章管理职责与人员
　　第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。
　　第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。
　　第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。
　　第九条境外档案工作主要内容：
　　(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;
　　(二)制定文件材料归档和档案管理制度;
　　(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;
　　(四)负责档案编写、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;
　　(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;
　　(六)负责境外档案移交工作。
　　第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。
　　第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。
　　第三章文件材料的形成与归档
　　第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。
　　第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。
　　第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时编写整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
　　第十五条归档文件材料应当符合如下要求：
　　(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式
　　(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。
　　(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。
　　(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。
　　(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
　　第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。
　　归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。
　　第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

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