会议室使用管理办法.doc

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哈尔滨圣明节能技术有限责任公司
《会议室使用管理办法》
第一章 总 则
第一条 为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。
第二章 管理办法
第二条 会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由综合办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第三条 为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前一日通知综合办公室，填写《会议室使用申请单》（见附件1），审批后交回办公室备案，以便统一安排。
第四条 填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要综合办公室协办的事项需提前注明，以便综合办公室根据情况做好相关协调安排。
第五条 正常工作日，各部门提前到综合办公室填写申请单，审批后备案，即可使用会议室。若非工作日使用，需提前二天到综合办公室填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。
第六条 如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知综合办公室，以备整理会议室及准备相关会议用品等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。
第七条 会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知综合办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
第八条 部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。
第九条 如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
第十条 如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。
第十一条 各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。
第十二条 会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。
第十三条 未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到综合办公室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。
第三章 附 则
第十四条 本制度于下发之日起执行。
第十五条 本制度公司授权综合办公室负责解释。

附件1：
会议室使用申请单
申请部门

申请人

使用时间
年 月 日 时 分-- 年 月 日 时 分
与会人数

负责人

会议内容

需要配合设备设施
□投影仪 □音响 □电脑 □电源 □茶水 □纸笔 □白板（白板笔、擦子）
□其他
备注

行政副总： 综合办主任： 部门主管：
附件1：
会议室使用申请单
申请部门

申请人

使用时间
年 月 日 时 分-- 年 月 日 时 分
与会人数

负责人

会议内容

需要配合设备设施
□投影仪 □音响 □电脑 □电源 □茶水 □纸笔 □白板（白板笔、擦子）
□其他
备注

行政副总： 综合办主任： 部门主管：
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