会计档案管理制度(1).doc

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公司会计档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强公司会计档案管理，保证资料完整，使会计档案基础工作规范化、制度化，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及《集团档案管理办法》，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，它既是本单位档案的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。
第三条 会计档案管理，是企业管理的一项很重要的基础工作，各级领导应高度重视，加强对会计档案管理工作的领导。档案部门和财务部门要互相支持，密切配合，共同做好会计档案管理工作。各级机关的档案部门和财务部门负责对所属单位的会计档案管理工作进行业务指导、检查和监督。
第四条 本办法适用于公司所属各单位、各部门。
第五条 每年形成的会计档案(包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料和电算软盘资料)，应由财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装定成册。
第二章 会计档案的分类及编号
第六条 会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。
第七条 会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
第八条 会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
第九条 其他会计档案包括 ：
(一)文书部分：
1、各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；
2、年度财务计划，年度财务工作计划，年度财务工作总结，年度财务决算编审工作的要求，财政、财务工作会议文件及资料；
3、各种财务分析资料(包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析)；
4、各种调查报告和典型经验；
5、资信证明；
6、重点工程决算资料；
7、各种投标保函；
8、城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。
(二)表单部分：年度各项经济技术指标完成情况报表(包括统计、质量、劳动工资、安全生产、设备情况、科技成果及效益等)；财务检查报告；国库券和其他债券分配和统计报表；会计人员统计表、会计人员考试情况统计表；会计人员考核资料；会计证登记表；职称评定审批表；会计达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资产卡片；各种台账、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。
（三）电算化部分：会计电算化存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

第十条 会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用“三统一”的办法，即：分类标准统一（一类凭证、二类账簿、三类报表、四类其他会计档案）、档案形成统一（案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一）、管理要求统一（建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册），并分门别类按各卷顺序编号。
第十一条 会计档案编号级次：2/2/2/4，即大类/年度/类别/流水号。
第十二条 大类是指会计内容的大类：01凭证、02账簿、03报表、04其他档案……。
第十三条 年度是指会计内容发生的年份，如08、09……。
第十四条 类别是指大类下的分类，凭证类别以月份划分01一月、02二月……；账簿类别分为01资产类、02负债类……；报表类别分为01主表、02附表、03内部管理报表……；
第十五条 其它档案类别分为： 99其它。
第十六条 流水号是指按会计内容的发生时序，连续编制号码。如2008年2月份第25本凭证，应编为0108020025；2008年第50份合同应编为0408020050。
第三章 会计档案的装订
第十七条 会计凭证的装订。每月装订一次，须在次月10日前装订完成，按年分月妥善保管归档。
（一）会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
（二）会计凭证装订时的要求：用“三角两针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上两个针眼，实行两眼一线并在凭证上方和左侧面各走两次线后再到背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮的里面。记账凭证装订完成后，要根据三角装订的大小进行完全包角，由装订人在记账凭证侧面注明年、月、凭证种类和起始号码，并在包角处的装订线封签处签名或者盖章。装订凭证厚度一般为2-2.5厘米，保证装订牢固，美观大方。
（三）会计凭证装订后的注意事项。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第十八条 会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
（一）基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
（二）活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
（三）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，由会计主管人员和经办人签章。
（四）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号。编号一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第十九条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按会计报表的编号顺序排列各种会计报表、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
第四章 财务信息化档案
第二十条 数据资料管理与保密。计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
（一）现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员将审核无误后的原始凭证按分录当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
（二）银行记账凭证、账册的输出与保管。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证按分录输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。
（三）转账凭证的输入、输出与保管。有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证按分录输入计算机。并打印输出，装订成册，妥为保管。
（四）科目汇总表、账簿打印时间。现金、银行日记账每天打印。银行余额调整表每月打印一次。总分类账和各种明细分类账每月打印一次。现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。
（五）其他。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
第二十一条 数据备份管理。会计核算数据必须经常进行备份工作。在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
第二十二条 信息化会计档案管理。会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。随计算机配置的操作系统、各类应用程序软件、购买的商品化会计核算系统软件，软件的备份磁盘，作为会计档案保管。各类会计档案的出借，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
第五章 会计档案的移交
第二十三条 负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上签字。
第二十四条 撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财务部门审查后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财务部门保管。
第二十五条 被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入单位。双方经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清册上签字，上级档案和财务部门派员监交。
第六章 会计档案的保管
第二十六条 公司级以上机关应设会计档案室。没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定专人负责保管。会计凭证、会计账簿、会计报表每年会计年度终了，暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。年度终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。其他会计档案，由财务部门自行保管。
第二十七条 会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。
第二十八条 会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变质。不允许随便堆放，保证会计档案完整无损。
第二十九条 会计档案的保管年限，按«会计档案保管年限表»执行。保管年限期满后方能销毁。会计部门保管的其他会计档案，各种契约、重点工程决算资料，会议记录本永久保存；其他档案按其使用价值各单位自定保管年限：

第七章 会计档案借阅的批准权限
第三十条 公司财务部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，档案保管人员应及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档案保管人员应及时提供。
第三十一条 本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，要经财务部门负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案部门和财务部门负责人批准，方能借阅。
第三十二条 外单位人员查阅会计档案。要持单位介绍信，经单位主管领导批准，方能借阅。
第三十三条 借阅会计档案应在财务部门或档案部门的档案库(室)内查阅。须拿出档案库(室)时要经档案部门和财务部门负责人批准，必须携带出单位的要经单位主管领导批准。
第三十四条 需要借出财务部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在“会计档案借阅登记簿”上进行登记，归还时还应注明归还时间。
第八章 会计档案的销毁
第三十五条 公司级单位会计档案的销毁。由档案、审计和财务部门共同对应销毁的会计档案进行鉴定，经本单位主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经总公司档案部门和财务部门批准并派人监销时，方能由档案管理部门销毁。
第三十六条 总公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部门对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经总公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经市档案局、财政局和建设银行市分行批准并派人监销。方能由档案管理部门销毁。
第三十七条 会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报经档案、审计部门鉴定、审批和监销。
第三十八条 基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财务部门审查批准，并派人监销，方能销毁。
第三十九条 会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了结的债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无使用价值时再销毁。
第九章 附则
第四十条 本制度由公司财务资产部负责解释。
第四十一条 本制度自印发之日起执行。
附：相关账表

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