公司接待管理制度(新版).doc

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公司接待管理制度

一、目的：
为进一步规范各类业务接待行为，便于各种接待活动的顺利进行，本着明确责任、厉行节约，有效控制接待费用，严格执行管理规定的宗旨，特制定本制度。
二、适用范围：
1、本制度适用于公司开展各类业务和其他各项经营活动而产生的接待事项；
2、公司各种接待费用的申请、审核、批准。
三、职责划分：
1、接待申请人、部门负责来访人员的联系、陪同、接待、讲解、洽谈、接待审批，配合其他工作人员、管理部门共同完成接待工作。
2、行政部（接待管理部门）配合申请部门，负责参观路线、展厅、报告厅、车间、会议（洽谈）场所的安排布置及食宿、接送车辆的安排，接待费用的控制、统计工作。
四、接待费用控制
接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政部为公司接待事务的管理部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理，月末将各部门费用情况汇总并上报。
五、公司接待事务用车、用餐、住宿坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在指定地点就餐、住宿（特殊须另行申请），根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。
1、公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级政府机关负责人等接待为贵宾接待；政府一般工作人员及普通客户接待为标准接待；其他供应商、外协单位、中间商及客户、派驻到公司监造、售后、学习的一般人员接待标准为普通接待。具体规定如下：
类别
接待标准
住宿安排
餐饮安排
贵宾接待
富世龙
329元/天
金都
实报实销
金都
384元/天
陶唐
凯利莱
166元/天
公司餐厅
40元/人
标准接待
凯利莱或等价快捷酒店
166元/天
公司餐厅
30元/天
公司客房
免费
普通接待
公司客房
免费
公司餐厅
15元/天
2、接待人员一般为对口部门负责人或相关人员，确因工作需要招待重要客人，各部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人数的比例为1:5。
3、凡普通接待中午一律不准饮酒。标准接待、贵宾接待的用餐场合，陪酒人员必须饮酒，但不得因酒误事或损害公司形象。
4、一般情况下在公司餐厅招待用餐。如因特殊情况需在酒店、宾馆安排用餐或住宿的，须经总经理签字，由行政部安排至定点酒店，以降低接待费用。
六、接待管理
1、申请填写
公司各部门如有接待需求，提前填写《客户接待申请表》（见附件1），仔细填写表中相关如用餐、用车、住宿、陪同等基本情况（包括特殊客户的民族风俗及忌讳需注明）。
2、审批及时间
由申请部门填写《客户接待申请表》，请直属领导、总经理审批，提前一天报行政部安排接待事宜。
如遇特殊情况，电话请示总经理同意后，可通过电话形式通知行政部，在线完成接待申请表事后及时补办接待手续。
3、 申请单填写注意事项
1) 车辆安排：如需接送，须注明时间、地点、人数、航班号、联系人、联系电话及是否预订往返飞机票等。
2) 住宿安排：如需住宿，须注明住宿时间、费用结算方式、人数、性别、联系人、标准、地点、需否接送。
3) 用餐安排：如需用餐，须注明费用结算方式、用餐地点、人数、标准、需否接送及烟酒的名称、数量。
4) 参观路线：根据客户需要，可以安排不同的参观路线。一般路线：展厅——实验室通道——装三通道——封装通道——装二通道——装一通道，如有其他要求或指定，请在填写《客户接待申请表》时注明，以免贻误工作。
5) 会议室：如需使用会议室，请注明地点（一层、三层或二层培训室）、白板、投影仪、会议资料（提供内容）、桌签、鲜花、笔本、茶水饮料、瓜果及其他物品。
6) 其他接待/协助人员：如需其他部门工作人员协助接待时，由申请部门负责人联系对口部门，安排人员共同完成接待工作。
7) 赠品：原则上不提供赠品，如确需赠品，需注明名称、数量，经公司总经理批准后由行政部统一准备。（注：销售由销售内勤申领）
七、费用核算
1、所有接待产生的费用，须有相应的申请单（直属领导批准）、账单（申请人签字）、发票（加盖公章），经行政部核准后按照公司财务制度报销。
2、如有紧急情况，可以先电话请示总经理，经批准后先安排接待，随后补办手续。未经批准产生的接待费用，不予报销。
八、本制度自发布之日起施行。

客户接待申请表(附件1)
来访单位

客户姓名
联系电话

来访目的
□领导视察 □公司整体实力了解 □公司产品了解  □培训学习 □技术交流 
□产品质量抽检或监造 □ 其他：
来访人数
总人数： 人。男 人，女 人。
备注（民族风俗等）：
来访时间
年 月 日 时至 年 月 日 时，共 天。
费用预算
住宿费 元，就餐费 元，交通费 元，其他 元，总计： 元。 其他费用说明：
车辆安排
□无需接送 是否订机票：□来程/□返程 结算方式：□客户/□单位
□接客： 年 月 日 时，地点 ，□接机，航班号 。
□送客： 年 月 日 时，地点 ，□送机，航班号 。其他说明：
住宿标准
工厂住宿
年 月 日至 年 月 日 □单人间 □双人间
酒店住宿
□无需安排 □安排： 年 月 日 接送：□是/□否
□标准单人 □标准双人 数量 间 结算方式：□客户/□单位
□金都 □富世龙 □凯利莱 □其他：
用餐标准
公司餐厅
年 月 日至 年 月 日，□贵宾餐 □标准餐 □普通餐
酒店用餐
□无需安排 □安排： 年 月 日 接送：□是/□否
□金都 □陶唐 □富世龙 结算方式：□客户/□单位
接待安排
接待人员

出席领导

参观安排
□无需安排 □安排： 年 月 日
□ 展 厅 □ 报告厅 □ 实验室 □ 装三车间 □封装车间
□ 装二车间 □ 装一车间 □加工车间 □ 压铸车间
会议安排
□无需安排 □安排： 年 月 日至 年 月 日
□一楼会议室 □二楼培训室 □三楼会议室
□投影仪 □白 板 □会议资料 □桌签 □笔 本
□鲜 花 □茶/饮料 □瓜 果 □其他：
赠品名称

赠品数量

备注

申请部门
申请人
直属上级审批
总经理审批
行政确认人

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