外联部规章制度定稿.doc

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外语学院疯狂英语俱乐部外联部规章制度
一、 总则
第一条：为保证外联部工作的顺利开展，特制定此工作章程。
第二条：外联部各成员必须严格遵守外联部工作章程及工作制度。
第三条：外联部各成员必须严格遵守外联部实务操作流程，非特殊情况不得擅自改变操作流程
第四条：外联部要和协会内其他部门加强沟通交流联系，共同促进协会发展。
二、 工作制度
1、 外联部全体成员要服从部门工作安排、部署，要有大局思想和主人翁意识。
2、对于部门内部各种资料须妥善保管，绝对不能外泄。若有发现，必将严厉惩处。
3、 外出联系商家时，须提前做好充分准备，并应及时向部长报告商家要求及商谈情况。外出拉赞助时，如遇突发事件，必须及时与部长或副部取得联系，不得私自做主。
4、严格遵守外联部实务操作流程，任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何协议。
5、每次外出，不允许单独行动，需有两人及两人以上共同出行。
7、与人交谈时要注意所处环境，选择适当的方式方法，绝不可盛气凌人、妄言不知之事。
8、外联部的一切赞助物品及资金归学生会所有，任何人不得擅自动用，须在合用签定后统一支配。
9、部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况，及商家资料并上报部门。
10、任何人不得做出有损学校及学生会名誉、利益的行为。
11、本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题。
12.在每次外出活动时，要与相关负责人联系，说明情况，相关负责人要认真记录，以便外联部做最终的相关统计。
13.在对外活动中应保持大学生的人格和修养，树立外联部良好的形象，切实维护外联部的声誉，体现本部的团队精神。
14.为锻炼大一干事的各方面的能力，大一干事可以在执行部长的分配任务的同时，有充分的自由来发挥自己的潜力，外联部的发展以及各种活动搜集资料、献计献策，但必须的本部成员的商议和部长的同意，方可执行。
15.外联部成员在各方面应以身作则，认真负责，服从部长的合理安排保持学校及大学生联合会的良好形象。
16.在和商家的交谈中，要礼貌用语，举止得当 ，态度诚恳，穿着整洁适当。
17.外出联系工作应事先制定工作计划，且向部长或副部长说明，得到准许后方可开展工作。工作结束归校后，应及时向部长或副部长作工作汇报、总结。

三、 会议制度
1、外联部所有成员应按时参加学院召开的例会及工作总结会议，会议主要进行工作总结，部长传达上级指示和新的任务，具体安排部门工作和具体活动的人员部署。
2、定期举行会议，并作会议记录，总结前一段时间的工作有哪些不足，为以后的工作积累经验。并讨论下一段要开展的各项工作。
5、由部长或副部长定期召开例会。任何人不得无故缺席。会前请自动关闭一切响闹装置，不得影响正常会议。
6、在工作处理中有任何的问题和疑问可及时提出，共同解决。
7、若有紧急情况，可由部长或副部长召开临时会议。
8、部门例会要求每位成员准时参加且必须考勤签到，因故无法参加需请假，每次例会必须严格考勤并如实记录
四．请假制度
事后请假仅适用于在事态紧急或事发仓促，其他客观上按事前请假制度执行。

四、 财务制度
1、商家所提供的赞助资金、物品归学生会所有，由学生会统一管理和支配，个人无权私自处理赞助资金和物质。
2.赞助资金（包括物品折现等），一经到位，先由相关负责人进行登记，。个人不得私自存留。
3.每一笔出入账须在日记记账上，财务报表中体现，并在月末进行结算，记账应做到清晰明了以备审查。
4.经费的报销凭条一律采取发票，不得乱报和虚报金额，有指定负责人进行审计和监督。报销要严格执行财务纪律。
5本部在进行活动时应本着实事求是、节俭的原则，制作经费预算，活动过程必须严格按照预算进行。
五． 外联部实务操作流程
商业赞助内容：
（一）提前做好赞助商情况的前期考察，出具考察报告，由举办活动的部室向外联部提供详细的活动计划书、资金预算书，仔细了解有关活动情况；
（二）由外联部和活动主办部室共同草拟可行可操作的赞助策划；
（三）确定赞助对象方向，着手收集赞助对象联系方式，相关资料等；
（四）赞助的可行性，给商家提供的宣传方式，以及可以给他们带来的宣传效益等；并且及时将活动计划书及活动预算通知对方；
（五）及时和赞助方洽谈赞助合作事宜，但合作条件不得有损学生会利益，不得与校规校纪冲突；
（六）洽谈成功后，制定详细严谨的合作协议，商谈具体条款，及时将对方的要求向部门活动负责人汇报。
(七)将赞助金数额抽取10%为本部活动经费，其余赞助金额以及实物赞助交与举办活动的部门；
（八）活动结束后，及时将活动结果反馈给赞助公司；并保持联系以取得长期合作关系；
（九）外联部的工作应该是长期、持续的，平时应多注意校园周围的商家和与学生生活相关的商家,并尽力与其保持密切联系。

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