公司企业综合管理科管理制度制度.doc
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1、办公室管理制度第一章 总则第一条 为了进一步规范办公室的工作,强化管理职能和提高工作效率,根据公司的工作实际制定本制度。第二条 本“制度”仅适应于办公室的工作管理。第三条 办公室工作的基本原则是紧紧围绕企业经营的发展目标,按照企业发展规划,积极贯彻落实和组织实施企业的各项方针,政策和举措。第四条 办公室工作的基本任务是以服务企业的业务工作为重点,总结和揭示企业经营中的经验和教训,制定必要的管理制度和改进措施。开展各种形式的政治文化活动,提高企业的管理水平和职工的文化素质,促进企业健康有序长足发展。第五条 办公室的全体工作人员,必须自觉遵守本制度的各项规定,严于律己,忠于职守,树立良好的行为形象
2、。第二章 职责第六条 根据企业各个时期的工作重点,按照董事会及公司的安排,做好传达和贯彻落实工作。在传达和贯彻工作中,应按工作程序进行。1、 按有关精神和要求整理材料。2、 按照工作的时效要求,该于当日传达的不得拖至次日。3、 按照工作的精神要求,必须吃透所传达工作的主要精神,领会主要领导的工作意图、工作步骤和工作收效,言简意赅,抓住中心。4、 根据所传达工作的内容要求,拟定传达的形式,该以文件下达的不准口头传达,不论采取哪种形式,事前均要征得领导的同意。5、 对所传达的工作必须到位,要分清级次,该传达到哪一级,就传达到哪一级。第七条 在搞好协调、配合、服务等工作的同时,应对各职能部门的工作进
3、行必要的检查和了解。了解工作情况的内容主要包括:1、 企业内的主要工作的落实情况。2、 阶段性的任务指标完成情况。3、 各职能部门在贯彻执行各项工作中的先进经验和有效方法。先进典型、模范事例。4、 工作中存在的问题等。各部门对办公室所了解的情况应予积极配合。办公室对所了解到的工作和问题,应采取不同形式给予宣传或纠正。第八条 办公室对各职能部门所反映的问题,必须及时上报有关领导,不得积压和瞒报,在反映的过程中应做到:1、 对各类问题进行筛选,按程度分级次逐级汇报。2、 汇报问题,必须实事求是。3、 对存在的问题,需要提出解决措施的,应以书面形式提出。第三章 日常事务第九条 作息时间统一按国家的作
4、息时间执行。特殊工作岗位(如工作一线)可根据工作需要由各生产部室自行确定。第十条 全体管理人员,统一执行上下班签到制,签到工作由办公室值班人员负责。第十一条 上班签到时间按规定时间提前5分钟执行。下班签到时间按规定时间推后10分钟执行。如签到值班人员未按上述时间执行影响他人签到的,每发生一次扣出勤半天。第十二条 签到值班人员必须认真负责,严格把关,坚守签到岗位,制止一切违反签到规定的行为。不准把签到表扔到桌上了事,如签到人员不负责任造成他人代签、补签、乱签等违章问题的,按签到表上的实际情况,每发现一次扣签到值班人员出勤半天。由办公室主任负责监督。第十三条 签到表由办公室内务干事负责印制,表上人
5、员必须齐全、有效,不准名实不符。对人员增减情况要随时进行调整。第十四条 签到表由内务干事统一管理,签到值班人员应把本班内所经手的签到表一份不少交给内务干事,月终根据签到情况由内务干事统计汇总执行处罚。第十五条 管理人员签到后,应坚守岗位,认真工作。不得无故脱岗,更不准进行其它玩耍活动。第十六条 有事外出,必须请假。请假程序为:各职能部室向部室负责人请假,各职能部室负责人向分管经理(矿长)请假,副经理(副矿长)向总经理请假,总经理向董事长请假,董事会组成人员统一向董事长请假。凡职能部室负责人以上领导请假外出者,都必须通知办公室。第十七条 不论因何原因请假,都必须填写请假条,经领导批准后方可离岗。
6、第十八条 请假时间在两天以内的,由各职能部室负责人批准,三天至五天的由副经理(副矿长)批准,七天以上的由总经理批准,十天以上由董事长批准。如不按上述程序履行的,一律按旷工处理。第十九条 请假到期后,必须按时到办公室签到,如遇特殊情况需要延长假期的,应按上述程序进行审批。否则,按旷工处罚。第二十条 各职能部室负责人对本部室请假职工应持请假条,及时通知办公室签到人员,月终依照请假天数进行考勤。第二十一条 凡全体管理人员,不论任何岗位都必须严格执行签到制度,统一到办公室签到,不准以任何借口推诿签到工作。第二十二条 签到必须是本人签字,严禁他人代签。凡不负责任为他人代签的,代签一人,扣本人出勤半天。以
7、此类推。第二十三条 本人因公外出的,由所在部室的领导(领导也外出,由本部室人员)向办公室签到值班人员讲明情况,由签到人员在表内注明,其他人员无权代签。第二十四条 办公室签到值班人员对未签到的工作人员按旷工处理,旷工一次扣出勤一天。签到值班人员对当天违反签到制度的,处罚情况必须于当天下班前进行统计,填写违章处罚通知书送达本人。通知书一式两份,月终汇总后执行处罚。第二十五条 工作人员迟到后,应到办公室办理签到手续,不办理签到手续的按旷工处理。但签到必须签上迟到,每月累计迟到三次以上的,每三次扣出勤半天。第二十六条 工作期间,办公室人员应进行不定时查岗,对无故不在岗位的,按脱岗处罚,每脱岗一次,扣半
8、天出勤。第二十七条 凡无视考勤制度,在班中参与玩耍活动的(如:打游戏机、打扑克、下象棋、打麻将等)每查获一次本人 。(如在机关内打游戏机的,微机管理人员罚出勤一天),部室领导罚款五十元。第二十八条 部室领导是本部室职员遵章守纪的第一责任人,对违纪行为承担领导责任。各职能部室工作人员凡迟到三次,脱岗三次,玩耍一次,矿工一次的,每发生其中一项扣除本部室负责人出勤天二天。第二十九条 因事请假时间超过8天的,按实际超出天数扣除本人出勤。第三十条 生产一线员工执行调度室、验身房签到签退制度。第三十一条 办公室干事根据签到表月终将考勤报表交财务核算人员。第三十二条 财务核算人员必须认真负责,对办公室报送的
9、处罚情况,应另立项目,从工资中扣除。使其起到管理作用。第三十三条 对不服从处罚发生争议的,由各职能部室负责人负责核查解决。第四章 公文处理第三十四条 公文处理是办公室工作的一项重要内容,主要由办公室干事负责,公文处理应按以下程序进行。一、收文。收文要做好下列工作:(1) 签收。对重要文件,机密文件要办理签发手续。(2) 登记。根据来文机关、文件名称、发文时间、收文时间等有关要求,逐项进行登记,以便核查。二、批办。办公室干事在接到来文时,应根据文件的内容,附上文件批办卡片送有关领导审阅。对领导批注的文件,要按批准内容通知有关职能部室执行。三、催办。在执行文件规定的过程中,要检查执行部门的工作情况
10、,督促办理。四、审核。对于各级来文,办公室干事应当进行审核,审核的重点是:(1) 文件的规定事项应属哪一部门办理。(2) 文件的时限程度,紧急公文必须按时限要求办理,不准延误。经审核后,按文件的要求报送有关主管领导进行阅示,并按阅示意见通知承办部门组织实施。五、对传阅的文件,应注意收回,不准一放了之,造成丢失。其它部门需要带文传达的,必须由带文人办理有关手续,定期收回。六、公文办理完毕后,应及时整理,归档。任何人不得保存应当归档的公文。文件的归档,应根据其发文机关(省、市、县来文)相互联系,特性特记(如通知、决定等)归类整理,在整理归档中,对不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别报有关领导批准后
11、,可以销毁,并保证归档公文的完整,便于保管和利用。七、公文管理人员调离工作岗位时,必须办理移交手续,移交时接管人员按收文登记表逐件查收。八、公司内部行文,办公室干事必须按文件要求及时送达,并办理签收手续。九、其它部门收到各类文件后应及时交办公室统一登记传阅,不得私自存放。第五章 材料撰写第三十五条 各种文字材料是体现企业管理的主要手段,文字材料的撰写应以简明、高效、及时、准确为基本原则。第三十六条 文字材料的撰写属董事会、公司总结、汇报主要由办公室资料干事负责,办公室主任进行把关,生产、技术、设备、安全部门的工作由其职能部门负责并报办公室备存,小型材料由内务干事负责。第三十七条 草拟材料,应按
12、下列程序进行;1、 根据工作的要求,按照领导的安排,抓住发文的目的,确定公文类别。2、 在公文起草中,要选用最佳素材,提高文件质量,达到发文目的。3、 行文,向上级汇报工作或请求解决工作中的问题,必须注重实效,突出重点。4、 文件拟写,必须情况确实、数据准确、结构严谨、条理清楚,直述不曲、字词规范、篇幅力求简短。5、 草稿完成后,应报送主要领导进行批改,领导批改后,附文件签发卡,按要求办理签发手续。第三十八条 内部材料应按下列规定拟制1、 内部材料主要以总结阶段工作,规范、完善内部管理,促进企业发展为重点进行拟定工作。2、 撰写内部材料应把握下列特征: 1、围绕企业的中心工作;2、上级要求完成
13、的阶段性工作;3、公司推进的重大改革。第六章 接待工作第三十九条 迎来送往,是办公室工作的主要部分,主要由办公室主任负责,协同涉及有关部门办理。第四十条 不论接待任何客人都要热情礼貌,文明用语,给客人一个良好的印象。第四十一条 接待客人必须注意下列问题:1、 对来访客人应热情接待,不准置之不理或冷脸相对,了解客人来访的目的和对象,给予领路和介绍。2、 对上级来客和业务来客,要提前与主要领导和有关职能部室联系,安排有关接待事宜。3、 在接待工作中,应细致周到,对客人提出的要求在原则范围内的尽力做到,做不到的给予解释。4、 对客人询问了解的有关情况,要进行分析,把握尺度,不是自己分管并不了解情况的
14、不能随意表态。5、 公司主要领导正在接待主要客人时,应注意引导其它客人不要擅自入内。第四十二条 接待工作完成后,应随即办理接待费用手续,按有关规定处理。第七章 办公区域的卫生管理第四十三条 办公区域的卫生由内勤负责清理,集体清理由总务科长组织实施。第四十四条 日常清理规定1、 办公室的卫生由办公室值班人员负责,上班前必须清理完毕。2、 清理工作应认真、细致,窗、门干净明亮,桌面无渍无沙,各种用具摆放有序。3、 室内用具牢固可靠,被褥视情况经常拆洗,保证室内干净清洁。4、 楼内的卫生由保洁员负责,楼梯地板每天至少拖三次,厕所每天刷洗三次,每星期全面清洗一次。5、 楼道内干净清洁,无烟头、纸屑及其
15、它杂物,楼梯扶手干净牢固,窗格清洁明亮。6、 每周一次大清扫,每星期至少擦一次玻璃。7、 各会议室要经常清扫。如有特殊情况由办公室具体安排。第四十五条 办公区域的卫生以保洁员为主,在公司办公人员,均应树立公共意识,自觉遵守卫生规定。第四十六条 内勤人员对卫生清理工作,应积极主动,按照规定要求,搞好卫生工作。第八章 印章管理第四十七条 企业行政印章和法人代表印章(以下统称印件)是企业行文发生法律效力的关键,印件具备法律效力,必须树立管理好印件的思想。第四十八条 印件由办公室内务干事管理。第四十九条 印件管理应遵循下列原则:1、 印件的存放、保管必须安全可靠。2、 印件丢失应立即报告有关单位,申明
16、废止。第五十条 加盖印章应按下列程序进行:1、 仔细审查需要盖章之内的文字材料,是否符合盖章要求。2、 不属于企业范围之内的事项,不予加盖企业印章。3、 凡涉及企业人、财、物等重大事项的文、表、单等,未见领导的签字,不准加盖印章。4、 企业办事人员外出办理业务确需携带印章的,必须办理带章手续,本人签字,领导批准,如需带空白的,应登记所带空白数,办完业务后,印章交回办公室办理注销手续。第九章 文化用品第五十一条 文化用品的选购,应本着价位低,实用性强的原则,结合本公司的使用实际,进行购置。第五十二条 文化用品的购置管理由办公室负责。第五十三条 文化用品的购置应按下列程序执行:1、 由办公室根据使
17、用情况,填写购置申请单,报董事长审批。2、 申请批准后,持单到定点单位选购。3、 物品购进后,由内务干事按购置清单的品名、数量点货入库。第五十四条 各职能部室如需购置单价在500元以上的文化用品,应由本部室专项申请,报董事长审批,由办公室购置。第五十五条 文化用品的领用应按下列程序执行:1、 办公室建立文化用品领用登记簿,对所领发的用具逐项登记。2、 常用的笔芯、墨水、稿纸等小用品,由内务干事掌握领发。超过50元用具由办公室主任批准后领发。3、 领取人办理领取签字手续。第十章 会议的组织管理第五十六条 企业召开各种会议,均由办公室负责组织。第五十七条 会场根据会议的规模确定,会场确定后,由办公
18、室组织有关人员对会场进行全面清理。第五十八条 要求参加会议的名单,由办公室负责通知。通知中必须讲清会议的时间、地点、参会人员范围、姓名和人数。第五十九条 会议记录会议记录是历次会议的原始依据,原则由办公室主任负责记录,董事会由董事会秘书负责,会议应明确以下事项:1、 会议的时间、地点、参会领导花名及人数。2、 会议的内容以及讨论决定的具体事项。3、 典型发言记录。4、 会议记录要求简明扼要,抓住实质,不宜事无巨细一概记录。5、 重要会议记录应经主持人审阅,办理签字手续。6、 董事会各种会议由董事会秘书负责组织召集通知。第六十条 会后工作会后工作是落实本次会议有关精神的实施阶段,办公室应按会议的
19、要求,采取发文或其它形式传达贯彻。第十一章 值班管理第六十一条 各职能部室的值班由各部室根据工作实际情况,确定人员名单,必须报办公室备案。第六十二条 值班安排必须认真负责,责任到人,如遇到本人外出,要另行调整人员,不得造成缺岗。第六十三条 各职能部室值班人员,应服从安排,尽职尽责,调度室、办公室坚持昼夜24小时值班规定,生产一线值班由所负责部门制定,报办公室备存。第六十四条 内部值班应做好下列工作:1、 按时到岗,坚守岗位。2、 应不定时到办公区域周围进行巡查。3、 不准外单位人员到办公内部玩耍或住宿。4、 办好交接班手续。5、 公司领导应不定时检查值班情况,解决存在的问题。6、 认真看好办公
20、室电话,受话及时,传递迅速。7、 凡上级指示及有关通知都要做好记录,文字清晰,内容完整,并要及时报有关领导。第十二章 微机管理第六十五条 微机由办公室统一管理,设专人使用。微机专管人员,应树立高度的工作责任感,按技术要求进行使用和管理。第六十六条 微机室应经常保持干净清洁、通风干燥、电路安全。第六十七条 微机室除本室工作人员外,他人不准擅自进入,更不准持机操作和打游戏。第六十八条 各职能部室需要打印文字材料,应按下列程序进行:1、 由办公室主任审核签字。2、 微机工作人员根据所签份数进行打印,并对所打印的材料进行校对。3、 由打印部室承办人在打印材料登记簿上签字。第六十九条 用纸管理1、微机、
21、复印所用的纸型、规格分别为A3、A4、B5纸,微机操作人员应本着节约办事的原则,对所用纸张严格管理,灵活应用。2、打印、复印用纸的领用程序按文化用品的有关规定执行。3、外单位资料一律不准打字和复印。第七十条 资料管理各种草拟原件是行文和重要依据,必须妥善管理,以便查核。各种行文原件由微机室负责管理,原件的保管应做好下列工作:1、 凡经领导签发的文件,分文件的重要程度,附原件分类。2、 未签发的各种行文,应将打印好的文件附原件留存。后勤管理制度 为了便于管理,达到有序可循按章办事特制定本制度:第十三章 财产管理第一节 后勤财产的管理范围 第七十一条 凡属公司按评估报告移交的(不包括生产一线)房屋
22、财产均由后勤负责管理。 第七十二条 房产设备的管理规定 1、各种财产必须建账登记,各办公室财产要编号登记,由所在办公室负责保管,后勤统一管理。2、各类财产应专人负责,如负责人员工作变动要及时变更管理手续。3、财产的使用人员要树立爱护公物的思想,妥善管理和使用各种物品用具,不得造成人为的损害和丢失。4、后勤对所管理的财产要定期组织检查清核工作,发现问题及时处理。第七十三条 后勤对所管理的所有设施、设备必须达到以下要求:1、房产设备无漏雨,无破损。易燃易爆物品要放在指定地点,不得乱放。2、供水、排水、取暖管道无破裂、无渗漏、无堵塞。3、用电设施无漏电、无断线、无乱拉和无乱接、偷电、盗电的行为,无火
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