天汉集团行政管理管控制度与操作流程.doc

母子公司管控体系制度汇编之七

宁波天汉控股集团股份有限公司

行政管理管控制度与操作流程

服务单位:
八月

目 录

第一部分 管控制度 2
品牌及重大事务管理办法 2
第一章 总则 2
第二章 职责 2
第三章 品牌管理 2
第四章 公共关系管理 3
第五章 危机管理 3
第六章 附则 4
信息报告管理制度 5
第一章 总则 5
第二章 职责 5
第三章 常规信息报告工作细则 5
第四章 重大事项信息报告工作细则 6
第五章 纪律与监督 7
第六章 附则 8
附录：信息周报 9
管控重大会议汇编指导说明 10
第一章 总 则 10
第二章 月度会议 10
第三章 季度会议 11
第四章 年度会议 12
第五章 附则 12
第二部分 操作流程 13
1. 平常信息管理流程 13
2. 重大活动管理流程 14

第一部分 管控制度

品牌及重大事务管理办法
第一章 总则

第一条 为了加强天汉集团的统一品牌建设和公共关系，提高集团的对外整体形象，扩大集团影响力，特制定本办法。
第二条 本规定合用于整个天汉集团。
第二章 职责
第三条 集团行政管理部负责集团整体形象的建设和维护。
（一）行政管理部负责集团统一品牌的策划与使用；
（二）行政管理部负责集团层面公共关系事务及二级子公司重大公关事务的办理；
（三）行政管理部配合集团相关领导解决集团重大公关事件。
第四条 在集团行政管理部的指导下，各二级子公司办公室负责所在公司的对外形象建设及维护。
（一）负责公司品牌的建设；
（二）负责公司层面常规公共关系事务的办理；
（三）配合集团行政管理部和相关领导解决公司重大公关事件。
第三章 品牌管理
第五条 行政管理部负责集团统一品牌的规划、设计、管理和维护，并参与、指导和监督二级子公司的品牌规划、设计。
第六条 二级子公司办公室负责所在公司的品牌规划、设计、管理和维护。
第七条 二级子公司品牌要与集团统一品牌具有内在的一致性，不能违反集团统一品牌的基本理念。
第八条 二级子公司举办推广自身品牌的相关公关活动，事前须将具体的方案报送集团行政管理部，经审核通过、行政副总裁审批后执行。在执行过程中，应给予必要的支持。
第九条 二级子公司由于生产经营需要而使用集团的商标或品牌标记，应事先征得集团批准。
第四章 公共关系管理
第十条 行政管理部负责集团层面的对外接待工作、与政府相关部门、金融机构以及企事业单位的良好关系建立和维护。
第十一条 集团举办重要的公关活动或出现重大的公关事件时，总裁和/或主管副总裁进行总的决策和领导，行政管理部负责制定解决方案并组织实行。
第十二条 二级子公司举办重要的公关活动或出现重大的公关事件时，集团总裁和/或主管副总裁进行总的决策，由二级子公司总经理进行领导，必要时集团副总裁亲自领导，行政管理部负责制定解决方案并组织相关公司办公室实行。
第十三条 二级子公司办公室负责所在公司的对外接待工作、与相关政府部门、金融机构以及企事业单位的良好关系建立和维护。
第十四条 其他对外重大事务：在集团相关职能部门的配合下，行政管理部负责或参与指导二级子公司的有关谈判，审核甚至起草相关协议、协议、章程等法律文献，负责解决所涉及的法律论证、法律纠纷、外聘律师、商标使用等法律事务，负责有关签约文本的最终审查及办理有关授权等法律手续。
第五章 危机管理
第十五条 行政管理部负责集团并指导各二级子公司建立针对突发性重大诉讼、重大安全生产事故和人身伤亡事故、重要财产损失、恶性经营事件、严重公共关系危机（职工、政府）以及涉外负面事件的预警系统、第一时间报告制度和应急解决机制，提高危机管理能力。
第十六条 集团监事或集团外派监事应及时对突发性事件进行独立调查，向集团提交突发性事件的专项报告，就事件自身的责任追究提出判断，作为集团领导的决策参考。
第六章 附则
第十七条 本制度经董事局批准后发布执行，集团行政管理部负责制订、修改并解释。此前有关集团对二级子公司管理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第十八条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团的有关规定。
第十九条 本制度从下发之日起执行。

信息报告管理制度
第一章 总则
第二十条 为规范集团的内部信息沟通，形成高效的信息沟通机制从而提高管理效率，特制定本制度。
第二十一条 本规定合用于整个集团。
第二章 职责
第二十二条 集团行政管理部负责整个集团的信息管理工作：
（一）定期收集各二级子公司和集团总部各职能部门的工作动态和重要信息，并将信息进行汇总和整理；
（二）每月编制集团信息简报，下发到各二级子公司和集团总部各职能部门。
第二十三条 二级子公司办公室负责收集所在二级子公司各部门的工作动态和重要信息，进行汇总和整理后上报集团行政管理部。
第二十四条 二级子公司各部门每周填写信息周报，上报所在二级子公司办公室；集团总部各职能部门每周填写信息周报，上报集团行政管理部。
第三章 常规信息报告工作细则
第二十五条 行政管理部负责制定信息简报管理制度，连同信息周报表模板（见附表）一起下发给二级子公司办公室和集团总部各职能部门。
第二十六条 二级子公司办公室将信息简报管理制度，连同信息周报表模板一起下发给所在二级子公司各部门。
第二十七条 二级子公司各部门须委派专人记录本部门上周的重要活动、重大事件以及其他重要信息，每周一报送办公室。
第二十八条 二级子公司办公室汇总各部门报送的信息周报，必要时向相关部门征询和确认相关信息，通过筛选和整理形成二级子公司的信息周报，每周二报送集团行政管理部。
第二十九条 行政管理部汇总各二级子公司办公室报送的信息周报，必要时向相关办公室征询和确认相关信息，通过筛选和整理形成集团的信息周报。
第三十条 行政管理部每周三将集团信息周报报送集团各高层领导、各职能部门、各二级子公司办公室，同时将周报信息在公司局域网上公示。
第三十一条 经集团总裁批准后，行政管理部将集团重大活动和重要信息在公司外网上公布。
第三十二条 各二级子公司办公室将集团信息周报报送公司高层领导和各部门。
第三十三条 各相关部门填写周报必须准确及时，有重大事件者必须详加说明；各二级子公司办公室和行政管理部负责相应的催收工作。
第三十四条 行政管理部负责筛选整理当月的集团周报，形成集团月报并分别报送集团各高层领导和各职能部门，同时在集团局域网上公示，经总裁批准后在集团外网上公布。
第三十五条 二级子公司办公室对本公司各部门的信息简报具有核算责任，行政管理部对各二级子公司办公室和集团各职能部门上报的信息简报也具有核算责任。
第四章 重大事项信息报告工作细则
第三十六条 集团新春工作会议，年度工作会议和其它重大会议精神的贯彻贯彻情况，会议结束后一周内报告。
第三十七条 集团各职能部门和各二级子公司重要负责人因公出省出差三天及以上，提前两天请示报告。因公、因私出国提前15天请示报告。
第三十八条 法院批准备案诉讼标的在100万元及以上的案件，发生之日报告。
第三十九条 单位银行账号被法案查封，银行还贷出现逾期，发生1小时内报告。
第四十条 重伤或死亡1人及以上的生产安全事故，发生1小时内报告。
第四十一条 因单位的各类纠纷引发的民工、职工和社会人员的上访、斗殴等群发性重大事件，1小时内报告。
第四十二条 单位或单位重要负责人的违法违纪行为情况，发现之日报告。
第四十三条 省、部级及以上的领导和重要外宾到天汉集团和二级子公司视察、访问等活动，提前三天报告。
第四十四条 各类新闻媒体上涉及到天汉集团各单位的重大负面报道，发现两小时内报告。
第四十五条 集团各类规章制度中已明确需要报告的公司资本金变更，增资扩股；新账户的设立；对外借款、对外担保、资产租赁；对外投资入股、并购外部公司；对外捐赠；设备、汽车等生产性或非生产性重大资产购置或处置和单位干部重要人事任免等重大事项，按照规定和程序请示报告。
第四十六条 重大事项报告的规定
1、实行直接报告制度。直接报告集团行政管理部，由行政管理部负责及时上报董事局和总裁班子阅处。
2、凡各单位需要报告的重大事项由所在单位重大事项报告负责人签发后，可以通过电话、传真或电子邮件报告，在上班时间外，直接报告行政管理部主任。
3、各类重大事项，必须按规定的时间规定报告，因故来不及报送具体情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和解决情况，随时进行续报。
4、集团有关领导对需要办理的重大事项报告，在3个工作日内要做出办理和批复。对突发重大事件和事故等应急报告要特事特办，急事急办，不得延误解决。
5、重大事项在按照领导的批复意见办结后，各有关单位要把办理情况向集团及时报告反馈。
第五章 纪律与监督
第四十七条 不按本规定报告、不如实准时报告常规事项、重大事项的，或未按集团批复意见办理的，视情节轻重给予当事人批评教育、责令做出检查、给以降薪、撤职等解决。
第四十八条 对常规事项、重大事项报告的内容，涉办人员要严格保密，因泄密导致损失和不良后果的，要严厉追究有关人员的责任。
第六章 附则
第四十九条 本制度经董事局批准后发布执行，集团行政管理部负责制订、修改并解释。此前有关集团对二级子公司管理的规定，凡与本办法有抵触的，均依照本办法执行。
第五十条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团的有关规定。
第五十一条 本制度从下发之日起执行。

附录：信息周报
公司：
部门：
日期：
部门重要活动
培训：

会议：

接待/参观：

其他：

部门重要信息
重大责任事故：

重大人事事件：

制度/流程变更：

其他：

部门专项工作
本周重大专项工作贯彻情况：

下周重大专项工作：

合理化建议：
所需资源支持：
填表人：
审核：
审批：

管控重大会议汇编指导说明
第一章 总 则
第五十二条 为了加强天汉集团对二级子公司在重要事项上的沟通和管理，特制定本制度。
第五十三条 本规定合用于天汉集团对二级子公司进行管控的相关重要会议，涉及财务专题会、经营分析会、部门工作总结会、二级子公司高管人员述职会、二级子公司业绩与预算偏差分析会、二级子公司中高层述职会。
第五十四条 会议视不同情况分别以集团总部或二级子公司为主体召开，分为月度、季度和年度三种。
第二章 月度会议
第五十五条 二级子公司每月应召开财务专题会。
（一）时间安排在次月初，在二级子公司举行；
（二）由二级子公司财务经理召集，二级子公司总经理、主管副总、相关财务人员参与，集团总部委派财务管理部财务经理参与；
（三）会议重要内容：二级子公司财务经理报告本月二级子公司的财务状况，并做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施和需要的支持，二级子公司总经理提出规定和指示，集团财务管理部财务经理代表总部提供意见和建议。
第五十六条 二级子公司每月应召开经营分析会。
（一）时间安排在月底，在二级子公司举行；
（二）由二级子公司总经理召集，二级子公司副总经理、各部门经理参与，集团战略投资部计划经理、财务管理部财务经理参与，必要时总经理参与；
（三）会议重要内容：二级子公司业务部门报告本月的销售情况，并做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施和需要的支持，财务经理和其他部门经理提供补充意见，二级子公司总经理提出规定和指示，集团战略投资部计划经理、财务管理部财务经理代表总部提供意见和建议。
第五十七条 二级子公司每月应召开部门工作总结会。
（一）时间安排在月底，在二级子公司举行；
（二）由二级子公司总经理召集，二级子公司副总经理、各部门经理参与；
（三）会议重要内容：二级子公司各部门、各副总分别向总经理报告本部门或主管领域的工作进展情况，并做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施、需要的支持以及下月计划，二级子公司总经理提出质询、规定和指示；
（四）二级子公司办公室负责将会议纪要报送集团行政管理部备案。
第三章 季度会议
第五十八条 集团总部每季度应召开二级子公司高层述职会。
（一）时间安排在季末，在集团总部举行；
（二）由集团行政管理部召集，总裁、副总裁、战略投资部总经理、财务管理部总经理、人力资源部总经理、二级子公司总经理（述职人）参与；
（三）会议重要内容：二级子公司总经理报告本季度二级子公司的经营业绩、财务状况和管理状况，并做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施、需要的支持和下季度的工作计划，回答集团总部人员提出的质询，并听取后者的意见和建议。二级子公司总经理离场后，总裁听取在场人员的意见并决定对述职人的业绩评估结果。
（四）会后，人力资源部总经理将述职评估结果告知述职人，并传达总部的意见。
第五十九条 二级子公司每季度应召开业绩与预算偏差分析会。
（一）时间安排在季初，在二级子公司举行；
（二）由二级子公司总经理召集，二级子公司副总经理、各部门经理参与，集团战略投资部总经理、财务管理部总经理参与，必要时财务副总裁甚至总裁参与；
（三）会议重要内容：二级子公司业务部门和财务部分别报告本季度的销售情况和预算执行情况，并对出现的偏差做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施和需要的支持，二级子公司副总和其他部门经理提供补充意见，二级子公司总经理提出规定和指示，集团战略投资部总经理、财务管理部总经理代表总部提供意见和建议。
第六十条 二级子公司每季度应召开中高管理层考核会。
（一）时间安排在季初，在业绩与预算偏差分析会举行之后，在二级子公司举行；
（二）由二级子公司总经理召集，二级子公司副总经理、各部门经理参与，集团人力资源部总经理参与；
（三）会议重要内容：二级子公司各副总、各部门经理分别向总经理报告主管领域或本部门在上季度的工作完毕情况，并做出实事求是的分析，并说明将要采用的改善措施、需要的支持以及下季度工作计划，然后回答其别人员提出的质询，最后二级子公司总经理提出质询、规定和指示，集团人力资源部总经理代表总部发表意见并转达总部的盼望和规定。
第四章 年度会议
第六十一条 上述月度和季度的重要会议同样需要在年度终了前后在二级子公司或集团总部分别进行，遵照同样的内容和程序。
第五章 附则
第六十二条 本制度由集团行政管理部负责制订、修改并解释，经总裁办公会议批准后发布执行，此前有关天汉集团对二级子公司管理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第六十三条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团的有关规定。
第六十四条 本制度从下发之日起执行。

第二部分 操作流程

1. 平常信息管理流程

流程说明：
流程名称
平常信息管理流程
管理部门
行政管理部
版本版次

流程编号

流程编制

生效日期

合用范围
本流程合用于集团平常信息的上传下达
控制目的
由集团总部来管理公司内部平常信息的传播
环节
工 作 内 容
责任部门
责任岗位
1
各子公司按信息周报模版提供一周以来公司发生的事件
子公司行政部门

2
信息周报必须经子公司总经理签字认可

子公司总经理
3
行政管理部除了收集子公司信息，还需向总部各职能部门采集相关信息
行政管理部

4
根据事件的性质进行筛选，形成集团信息简报
行政管理部

5
总裁对信息简报进行审核，提出调整建议

总裁
6
根据总裁建议进行调整
行政管理部

7
按分级分享原则下发至相关部门
行政管理部

2. 重大活动管理流程

流程说明：
流程名称
重大活动管理流程
管理部门
行政管理部
版本版次

流程编号

流程编制

生效日期

合用范围
本流程合用于对子公司重大活动的管理
控制目的
所有子公司的重大活动都在集团总部的控制范围内
环节
工 作 内 容
责任部门
责任岗位
1
重大活动涉及对外公关活动、品牌推广活动、媒体宣传活动等
子公司行政部门

2
子公司总经理对活动计划作出批示

子公司总经理
3
集团行政管理部拟定是否需要总部提供支持
集团行政管理部

4
不要总部支持的活动，集团行政管理部提出相关建议
集团行政管理部

5
由子公司自行按计划操作
子公司行政部门

6
需要总部提供支持的活动需要总裁审核

总裁
7
按照总裁建议对总部提供的支持进行调整
集团行政管理部

8
相关部门提供相应支持
支持部门