如何确保质量管理体系内审的有效性.doc

保证质量管理体系内审有效性措施黄正玉 戴 玲（江苏沙钢集团总工办）摘要：本文论述了要保证质量管理体系内审有效性，须重视内审筹划、实行及审后改善等全过程控制，提出这些环节控制措施；分析了沙钢在提高质量管理体系内审有效性方面采用措施。关键词：质量管理体系内审有效性改善1 序言伴随我国加入WTO，以及全球经济一体化迅猛发展，企业国际化趋势不可防止。按照国际化规定，企业应在实现自身价值增值同步，为顾客发明价值，从而实现“双赢”。因此积极按照国际原则，建立、有效运行和提高质量管理体系，已成为企业全面提高素质一种趋势和时尚。质量管理是企业管理一项关键管理活动，也是体现企业管理水平、关键竞争力管理活动，质量管理水平提高大多以质量管理体系为基础，并不停吸纳当时先进管理理念和措施，提高、改善质量管理体系，但凡建立了高水平质量管理体系并运行有效企业，其内部管理规范、产品质量稳定、产品市场拥有率和顾客满意度高。而质量管理体系与否合适于企业，与否需要改善、提高，对质量管理体系实际运行评价是常见措施，包括体系内部审核、管理评审、自我诊断等手段。质量管理体系内部审核（如下简称内审），作为企业质量管理体系一种关键性评价手段之一，正日益引起企业重视，它对于体系不停完善和发展，起着极为重要作用。因此怎样开展有效内审成为企业和体系认证共同关注项目，只有内审到达一定深度，才能提出或找出深层改善规定，提高企业质量管理水平，从而保证产品实物质量。2 内审筹划是实行有效内审基础内审筹划包括确定内审时间、内审范围、内审方式、内审组构成等，只有将这些进行了详细筹划，才能保证内审现场审核算施阶段有序地进行，为保证审核有效性打基础。2.1内审时间、频次和内审范围筹划质量体系内审安排时间分为例行性审核和突发性审核（或称为临时性审核）两种。一般例行性审核是一种有计划内审，企业应按照年初或上年终、或上一次例行性内审结束后制定计划进行内审。例行性内审一般为全体系内审，应对企业质量管理体系覆盖所有部门、所有产品及所有过程均进行全面内审并提出改善意见，一般企业会安排在第三方审核前或体系管理评神前两个月内进行，以利找出不符合实行改善后，增强体系运行有效性。突发性审核具有针对性，往往是针对目前企业内部出现问题及体系调整进行审核，找出问题产生原因，进行下一步改善，效果较明显。下列状况组织可考虑实行临时性内审：体系根据原则或组织机构发生重大变化时；对体系文献进行了换版，体系文献内容有较大变化时；市场需求发生重大变化或顾客有严重投诉时。内审频次由企业自主安排，例行性内审一般以企业一年进行一次和两次较为合适，为了保证体系及时得到改善，也有企业将内审作为一种常规性体系运行检查活动或有针对性地实行某些专题审核。突发性内审应完全根据企业实际状况而定。2.2 内审方式筹划内审方式分为集中式内审和滚动式内审，集中式内审可在一种短时间内将全体系运行状况进行评价，滚动式内审采用分期、分块或分产品审核方式。前者较集中，一次性审核结束，后者需要较长时间才能懂得全体系运行状况，但后者由于每次审核范围小，审核所需资源（审核员、审核时间等）少，也可在每次审核时运用与集中式内审同等资源时，进行愈加深入专题审核。选择内审方式时，应结合审核资源、审核目而定，选择最有利一种方式即可。内审范围根据内审目而定，2.3 对内审组组员筹划合理地安排内审员是保证审核深度前提。成立审核组时，应首先确定审核组长人选，审核组长应是审核能力和组织、协调能力均强审核员担任。对体系覆盖范围广、覆盖部门或过程、产品较多组织，一般会分小组审核，因此还应确定具有审核组长相称能力审核员担任小组组长。另一方面应确定根据审核范围、审核任务和审核员详细能力、专业技术能力等确定审核组组员。ISO9001原则中规定7.3、7.5.1、7.5.2、7.6、8.2.4等要素须专业审核员审核。同步还遵照“审核员不审核自己工作”原则。2.4 内审审核日程表编制对上述审核筹划成果，应由审核组长形成内审日程表，提前发放各部门，作为审核活动根据。审核日程表应包括审核范围（被审核部门）、审核时间、审核内容、审核员等内容。确定审核日程时，应选定按流程采用自上而下或自下而上审核方式后，按此原则确定各部门审核时间，为审核员理清思绪，进行系统、联贯审核和审核效率最大化打基础。3 内审实行过程控制是实行有效内审保证内审实行过程包括内审准备、现场内审、内审汇总三个环节。内审准备重要包括内审组长准备有关审核用登记表、内审员编制审核检查表；现场内审重要是内审员根据审核日程安排和审核检查表，搜集审核证据、形成审核发现过程；内审汇总重要根据审核发现对体系总体运行状况进行评价过程，更重要是应汇总出不符合审核发现，以利改善实行。3.1审核检查表编制内部分工后，内审员要搜集受审部门信息，如：理解所查部门职责分工，工艺流程，翻阅受审部门有关作业文献，内部规定等，选定审核措施（正向追踪或逆向追溯），编制检查表，体现审核详细内容、搜集审核证据手段（如问询、查阅文献、现场查看等）、抽样方案等内容，以指导现场审核有效实行。编制检查表是审核员一项技能，检查表是审核员对详细审核详细筹划，其质量高下会直接影响现场审核质量，故在现场审核前，审核组长应审核本组内审员编制检查表，保证安排审核任务不漏项，各要素详细审核内容和审核时间、抽样计划合适，同步能保证审核深度。3.2 现场审核控制审核员在现场审核时，一般根据内审检查表实行审核，当发现不符合时可合适多抽样，或偏离检查表进行追踪审核。现场审核应控制好审核时间、审核内容、审核气氛，保证准时、按质、按量完毕规定审核任务，并保证审核有效性。为此审核员应按如下规定进行现场审核：1)如实并清晰地记录审核发现，不符合事实描述应力争详细（明确4W1Hwhat、who、where、when使受审方一目了然），具有可追溯性；2)自己抽样并让取样有代表性，如按产品类别、产品规格、生产时间等实行分层抽样，抽样量多少可根据产品实际生产量确定并成比例；3)提问时不可以暗示或其他方式向受审方提醒答案；4)查阅文献、资料与到生产现场搜集证据时间，宜各占总审核时间50%；5)集中精力，不闲谈，将所有安排时间均用在审核中；6)按照PDCA措施实行审核，并结合某些先进管理理念和措施，带动被审核部门理清思绪、巩固或新吸纳先进管理理念和措施；7)发现不符合，应尽量深入下去，为确定不符合原因打基础。3.3 内审汇总内审实行后由审核小组长组织进行审核发现问题汇总，在实行内审汇总时，应使用记录技术，记录分析出各类不符合及其在各项专业管理中分布，共性问题以及各方面重要存在问题，确定出企业管理微弱环节和改善重点，并筛选出其重点或有代表性不符合作为内审不符合项。内审组长在审核末次会议上应对审核发现（尤其是不符合审核发现）、体系运行评价、成果等进行详细通报，并可针对这些微弱环节和改善重点提出改善进度规定及提议改善措施等。4 审后改善是实现内审有效性关键环节内审目就是为了找出不符合、加以改善，以提高体系运行质量。为此在内审后，体系主管部门或审核组应组织、督促、推进不符合改善，以增强体系运行有效性。为保证措施合适性，沙钢将所有不符合（包括审核中发现不符合项和所有问题点）分清责任部门，引导、督促其分析深层次原因、制定切实可行改善措施和改善实行计划，经各项不符合波及专业管理职能主管部门、体系主管部门审核，管理者代表同意后，才实行这些措施，改善时应举一反三，以克服审核中抽样带来风险。最重要一点是须对改善成果、效果实行验证，对某些好改善措施要纳入有关体系文献中进行规定，予以固化，以实现长期有效管理。5 沙钢内部体系审核提高中采用措施沙钢质量管理体系自1995年建立，已历经，并经历了4次大换版，企业于开始按照ISO9001：规定实行了体系转版，将体系架构、结合过程措施方面均进行了大换血。这也是沙钢迅猛发展阶段，沙钢不停地针对几次重大产品构造调整、生产流程新增、品牌战略实行等重大变化实行质量管理体系换版和提高，沙钢基础管理是依赖于质量管理体系有效运行来保证。因此沙钢内部体系审核有效性关系着企业各项专业管理规范和提高。为此沙钢理所当然地重视体系内部审核质量，在保证体系运行有效性方面采用了一系列措施：1)重视培养内审员能力，不停提高内审员素质近年来，沙钢几乎在每年集中式内审前，采用邀请冶金行业专家和企业自有师资相结合措施，结合行业特点、企业实际对内审员实行审核技术理论知识、实战能力进行提高培训，并对内审员重视生产专业技术能力提高培训。沙钢选择内审员时，首先选择了具有专业技术职称、且在其波及专业内为重要骨干、工作经验丰富、条理清晰、工作能独挡一面人员，范围对其实行体系基础知识、审核知识培训后，根据他们能力、专长将其审核范围定为各条线或全范围审核人员。审核范围详细分类为：质量条线（包括最高管理者、管理者代表、质量和技术主管职能部门）、生产条线（包括生产主管部职能部门、设备主管职能部门等）；经贸条线（包括采购、销售主管职能部门）、管理条线（包括人力资源管理、企业基础管理、产品宣传、企业各项工作综合监督主管职能部门）；炼钢条线（包括所有炼钢生产部门）；轧钢条线（包括所有轧钢生产部门）；炼铁条线（包括所有炼铁、烧结、球团、焦炭生产部门）；辅助条线（包括机加件、轧辊、铸件、机动、焦化化产品、能源与动力生产或提供部门）。每次实行审核员能力提高培训时，均针对其审核范围安排其结合沙钢实际专题审核技术、专题专业知识、专题管理知识深化培训，全范围内审员要参与各条线波及所有内容培训，如针对质量条线、全范围内审员实行了新产品开发（7.3要素）、生产过程控制(7.5.1要素)、产品检查(8.2.4要素)专题审核技术，工艺技术管理及沙钢各类过程产品、钢材产品生产流程、关键工艺控制参数等专题生产技术，沙钢工艺管理和工艺改善措施等专题管理知识等培训，到达了提高内审员能力目。2)安排优秀内审员参与外审迎检陪伴，向外审专家学习和提高安排某些优秀内审员参与认证中心对沙钢外审全过程迎检陪伴，并规定其向外审专家学习审核技术和先进管理经验，外审结束后实行总结、汇总，将学到知识和经验在内审员中分享。3)选派优秀内审员国家注册审核员培训和外审沙钢自开始已陆续选派了3名内审员参与质量管理体系外审培训学习，并已已分别获得了国家注册审核员、注册实习审核员资格，其中1名已获得了质量、环境、职业健康安全三体系国家注册审核员（质量）、实习审核员资格（环境、职业健康安全），通过现场实习外审或正式外审训练，不仅提高了审核员能力，还拓展了思绪、吸取了某些先进管理经验。通过这些措施，激发了内审员学习、提高能力和拓宽知识面动力。4)将为保证质量管理体系有效运行所开展工作，作为评比部门先进集体、先进个人基本条件沙钢自质量管理体系换版之时，就开始将为体系有效运行开展了哪些有效工作，如修改/编制体系文献、内审员在本部门体系运行中发挥应有作用、内审员参与内审并提出有效改善提议项目多少等，作为评行先进个人基本条件之一。也同步将体系运行质量，如部门体系运行自查自纠工作开展状况及有效性、产品实物质量（质量管理体系运行成果）、年度各次内/外审中发现不符合项数及问题点数及其改善成果/效果、部门对体系内审支持作等方面，作为评比部门先进集体条件之一。如此引导各部门领导技持内审员工作、支持体系内审工作、重视体系运行质量及自觉实行原则化管理、原则化作业意识。5)对内审过程自身有效性进行评价，不停改善、提高沙钢在每次体系内审结束后，体系主管部门会组织审核组长及各小组组长，在审核汇总同步，对审核算施过程中好和局限性方面进行总结，由体系主管部门制定改善或巩固措施，在下次内审中实行，以提高体系内审质量，从而提高内审有效性。6 结语要增强企业关键竞争力，离不开管理改善、提高，为此作为企业管理提高重要手段体系内审须保证其实行有效性。这要通过控制好内审筹划、内审实行过程和审后改善等环节来实现，同步更重要是重视内审员审核能力培养，并实行某些鼓励政策，形成高素质内审员队伍。