杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法.doc

杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法

杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法
（修 订）

前 言
为加强地铁工程建设期工程文件管理、控制以及竣工验收后的档案移交工作，市地铁集团经广泛调查研究，认真总结经验，编制完成了《杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法（修订）》。
本办法修订时，参考全国有代表性的省市轨道交通工程档案管理，结合杭州地铁工程的特点和实际，同时借鉴兄弟地铁城市相关经验而形成。请各单位在执行过程中，结合工程实践，注意积累资料、认真总结经验，如发现需要修改和补充之处，请将意见和有关资料提交市地铁集团综管部，以供再次修订时参考。
目 录
第一章 总则　 ………………………………………………………3
第二章 地铁工程档案分类 …………………………………………4
第三章 职责分工 …………………………………………………7
第四章　工程文件整理 ………………………………………………11
第五章 竣工图表的编制要求 ………………………………………39
第六章 声像档案 ………………………………………………46
第七章　文件的验收、移交 ……………………………………………52
第八章 附则 ……………………………………………………59
第九章 汇表与附件……………………………………………………61

杭州市地铁建设工程文件
编制归档管理办法
（修订）

第一章 总　　则
一、为规范杭州市地铁建设工程文件的编制、立卷、归档工作，统一地铁工程档案的验收标准，实现地铁工程档案管理的规范化、标准化、制度化，根据国家、省、市有关档案文件精神，结合地铁工程的实际，特制定本办法。
二、本办法适用于杭州市地铁集团有限责任公司及参加杭州地铁建设的设计、施工、监理、咨询、监测、检测、测量及相关供货商等单位。本办法是杭州地铁建设工程文件编制、检查和验收的依据。
三、单位、子单位、分部等工程划分详见《杭州地铁单位工程、分部工程和分项工程划分标准》。
四、根据杭州地铁工程建设的特点和具体情况，地铁工程的设计文件、征地拆迁文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，以工点[车站（含设备）、区间（含设备）和设备系统]为单位进行编制、归档（详见后序号对照表），按卷内目录排列顺序进行组卷。各工点的起讫点里程以施工图为准。
五、各施工、监理单位编制的工程建设竣工文件需提交一式若干套，分别由建设单位（1套）、工程接收单位（即运营单位2套）、档案管理部门（1套）存档；位于萧山、滨江、余杭区管段内的工程，另增加一套，分别由萧山、滨江、余杭区城建档案馆存档。施工单位或其它单位自留，不在此列。
六、公司各部门、各参建单位应高度重视工程文件编制、归档工作，注意收集、积累、整理原始记录，指派责任心强、业务熟悉的专业人员编制和归档建设工程文件。

第二章 地铁工程档案分类
根据杭州地铁工程的特点和具体情况，杭州地铁建设工程文件归档范围总体上分为线网总体和线别项目类。涉及全网的文件归入线网总体类。单个线别项目文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、运营调试和管理文件、资源开发等六部分。
一、工程准备阶段文件
地铁工程准备阶段文件是指涉及全线、总体性的，主要由建设单位相关职能部室提供的文件、资料。主要包括：
1、总体卷
2、征地拆迁文件
3、勘察测绘设计文件
4、招投标文件
5、合同管理、竣工结算
6、科研项目文件
二、监理文件
三、施工文件
四、项目竣工验收文件
五、运营调试和管理文件
六、资源开发文件

监理文件、施工文件是指由监理单位、施工和安装承包商、车辆和机电设备供货商等单位编制的，反映施工全过程的安全、质量、进度、投资控制等工作内容的竣工文件、声像档案，应分别组卷。主要分为土建、装饰工程、车辆及机电设备等三大类，其中土建可分为：车站、区间（含盾构隧道及高架桥梁）、主变电站、车辆段、轨道及房屋建筑等。
具体分类见下框图（以地铁1号线为例，其他线路参照制定）。

征地拆迁
文 件
立　　项
文 件

勘察设计

勘察设计
文 件

施工、采购安 装

招投标
文 件
按标段划分归档
监理

工程准备
阶段文件
合同管理
文 件

施工文件
其它

土建工程
科研项目
文 件

监理文件

装修工程
湘湖站

机电工程
滨康路站
杭州地铁
1号线工程

车站工程

……….

施工文件

监理文件
土建工程

施工文件
车辆段
停车场
工 程

监理文件
装修工程

施工文件

施工监理
文 件

控制中心
房建、铺轨等综合工程

监理文件

施工文件
富春路
主变电站

湘湖站～城站站

监理文件
火车东
主变电站

七堡车辆基地～城站站；
七堡车辆基地～世纪大道站；
七堡车辆基地～文泽路站
主变电站

施工文件
下沙中心
主变电站

监理文件
汽车城
主变电站

施工文件
整体道床
及铺轨
工 程

湘湖站～滨康路站

监理文件

土建工程
施工文件

区间工程

滨康路站
～西兴站

施工文件
监理文件

运营调试
管理文件
机电系统
……….

监理文件

资源开发
文 件

第三章 职责分工
一、建设单位职责
1．建设单位在综合管理部设置工程档案室，配备专职档案管理人员。负责监督和检查各参建单位在工程准备阶段和施工、竣工验收阶段工程档案的编制、立卷及归档工作。负责指挥部与各有关单位往来文件、科研项目、工程筹划、计划管理类等文件的收集和归档。
2．办公室负责与地铁建设有关的文件，重要活动、声像资料的收集、整理和归档，不包括施工过程中有关声像资料的收集、整理和归档。
3．设计部负责工程项目立项、建设项目规划、预可行性研究、工程可行性研究报告、测绘、工程水文地质勘察文件、设计方案、初步设计、施工图设计、设计变更类等文件的收集、整理和归档。
4．征地拆迁部负责建设用地、土地征收、房屋拆迁等文件、资料的收集、整理和归档。
5．经营管理部负责招投标类文件、合同类文件、概预算、计量支付及竣工结算等文件资料的收集、整理和归档。
6．工程部负责地铁工程土建（含装修）施工、监理单位有关工程安全、质量、进度（含过程控制、工程变更、竣工图纸）、（预）结算依据性文件、竣工验收等文件、资料的收集、整理和归档。
7．机电设备部和运营部负责地铁车辆、机电系统设计、施工、监理单位有关机电系统设计、设备供货及安装、运营调试和管理、（预）结算依据性文件、竣工图纸、竣工验收等文件、资料的收集、整理和归档。
8．投资开发部负责资源开发项目等有关文件的收集、整理和归档，含资源开发的技术前期、工程前期、施工过程及竣工后管理。
9.建设单位负责组织、监督、检查、收集和汇总勘察、设计、施工、监理、测量等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
10.在组织工程竣工验收前，由地铁集团综合管理部负责提请市城建档案馆对已汇总并完成自检的工程档案进行检查、预验收。未取得工程档案预验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。
11.建设单位按工程项目进展，分阶段、分步骤地对工程档案进行整理、汇总并归档，同时向市城建档案馆移交一套工程档案。
二、勘察、设计单位职责
1.应按照合同和规范要求提供地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件。上述文件应签章齐全，符合归档要求。
2.设计单位出具的设计变更文件，必须注明变更所涉及的图纸编号，并按规定提供设计变更文件原件，签章齐全。
3.列入建设单位和市城建档案馆归档范围的地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件等应按规定立卷后向建设单位移交。
三、监理单位职责
1.负责工程监理文件的收集、整理和归档工作。
2.受建设单位的委托，对施工、设备供货及安装工程文件的形成、积累、组卷、归档工作进行监督、检查，保证归档文件的完整性、准确性，符合有关要求。
3.列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程监理文件，监理单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。

四、施工单位职责
1.实行项目负责人和技术负责人负责制，配备专职资料员，并按规定进行相应的业务培训。
2.在施工过程中应按照要求及相关技术规范、规程的要求，形成完整、准确、齐全的施工文件，按工程档案的编制要求对归档的施工文件进行编制、组卷。
3.总承包单位加强对各分包单位提交的工程档案进行检查，不符合要求的应限期整改；负责汇总各分包单位编制的工程档案并统一排序立卷。
4.工程档案的编制和汇总工作应在工程竣工验收之前完成。
5.列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案等，施工单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。
文件归档职责分工见下附表。

杭州地铁归档文件职责分工表
序号
归档文件分类
责任部门
责任单位
备注
一
工程准备阶段文件

1
总体卷（立项文件）
设计部

2
用地征地拆迁文件
征地拆迁部

3
勘察设计文件
设计部
勘察、设计单位

4
招投标合同文件
经营管理部
代理公司

5
合同管理竣工结算
经营管理部

6
科研项目文件
综合管理部
各主办部门

二
监理文件
工程部、机电部
监理单位

三
施工文件
工程部、机电部
施工、安装承包商或设备供货商

四
竣工图
工程部、机电部

五
竣工验收资料
工程部、机电部

六
运营调试和管理文件
机电部、运营部

七
资源开发文件
投资开发部

第四章 工程文件整理
一、分类、立卷的原则和方法
1．分类、立卷的原则
①立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
②按地铁线别划分的原则，如地铁1号线、地铁2号线等。
③按招标标段划分的原则。
④一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷，如车站与区间捆绑招标的标段，无论施工文件、还是监理文件，车站、区间均应按单位工程内容分别组卷、归档。
⑤当一个招标标段由多专业组成时，按单位工程，分专业类别组卷归档的原则。
2.分类、立卷的方法
①工程文件可按建设时序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、运营调试和管理文件、资源开发等部分。
②工程准备阶段文件可按建设程序、标段划分、形成单位等分类、组卷。
③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
⑤竣工图可按单位工程、专业组卷，并入施工文件。
　　⑥竣工验收文件按单位工程、专业组卷，单位工程验收文件并入施工文件，线别项目验收文件单独成一类。
3.分类、立卷的要求
①案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
②文字案卷不宜过厚，一般不应超过3cm，图纸案卷可以根据需要装盒。
二、立卷编目步骤
为便于工程文件的保管查找，地铁工程文件采用统一编目标识，对全部地铁工程档案进行统一的分类和编号，组卷编目步骤按照如下顺序进行：
分类组卷
填写案卷目录
编目程序：
卷内文件排列 → 编页号 → 填写卷内目录 → 填写备考表 → 填写案卷封面（一）→（或）填写案卷封面（二）
装订

三、立卷编目各程序具体要求
（一）卷内文件排列
1.文件材料排列顺序参见有关附件。
2.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后；印本在前、定稿在后；主件在前、附件在后的顺序排列。
3.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
4.既有文字材料，又有图纸的案卷，文字在前，图纸在后。
（二）页号编制要求
1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“001”开始。
2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3.对幅面较小而进行托裱的文件材料，页号应编写在原件上。
4.对若干文件（如：标牌式合格证）托裱在一张纸上的，应编写一个页号，位置在托裱纸的右下角。
5.印刷成册的文件材料，有标准页号且自成一卷的，不必重新编写页号。
6.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（三）卷内目录编制要求
1.卷内目录按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印,见附件8。
2.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
3.文件编号：填写工程文件原有文件文号或图样的图号、设备型号、项目代号等，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。
4.责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。责任者必须填写全称。
5.文件题名：填写文件标题或图名的全称（及主要内容或部位）。没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“[]”号。
6.日期：填写文件形成的日期。几份文件作为一件时，日期应填写装订在前面的文件日期。采用8位数填写方法，如20070308。
7.页次：填写该份文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
8.备注：填写需要说明的情况。
9.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（四）卷内备考表编制要求
1.卷内备考表按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件9。
2.卷内备考表内容包括：卷内文件内容、说明、立卷人、审核人和日期，置于卷内文件之后。
3.文件内容：主要表明卷内文件的总卷数、各类文件的卷数。
4.说明：填写立卷单位对案卷情况的说明。
5.立卷人：负责整理工程文件的人员姓名，需本人亲笔签字。
6.审核人：负责检查工程文件整理质量的人员姓名，需本人亲笔签字。
7.日期：工程文件整理、检查完毕的日期。
8.备考表置于卷内文件材料尾页之后。
（五）案卷封面编制要求
1.案卷封面采用牛皮纸，形式按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件10。移交城建档案馆的档案从其规定。
2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆号、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。
3. 档号：由分类号和流水号组成。分类号制订规则按线别另行规定，各单位遵照执行。
4. 档案馆号：应填写国家给定的本档案馆的编号，由档案馆填写。
5.案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括单位工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容。同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名不能同名，应以时间段、部位或图纸编号等特征做区分标注。
包括：单位工程名称：******站
卷内文件内容：竣工图
6.编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7.起止日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8.保管期限：为永久。向档案馆移交的文件，由档案馆制定。
9.密级：为机密。
（六）脊背
按要求填写。
（七）填写案卷目录
按杭州市地铁集团提供的标准样张打印，见附件11。
（八）案卷内文件排列顺序
每一案卷依照：案卷封面㈠ 或 案卷封面㈡ 卷内目录 竣工文件 备考表排列后装订。
（九）文件的修整
1.修裱破损文件
破损、局部残缺的工程文件，在装订前需要进行修裱，以增加文件的强度，延长寿命。
2.去除易锈蚀的金属物
工程文件中的装订用品，如订书钉、大头针等，在整理时需要去除，以避免对档案潜在的危害。
3.复制金属、塑料等材质的文件材料
有些文件材料——如材料合格证——由金属、塑料等材质制成。对这些文件，一般采用复印的方式进行复制并保存。
（十） 文件装订和图纸折叠
1. 文字材料应装订，图纸不装订，图文混装应装订。
文件装订采用三孔一线装订，较厚的案卷用双线装订。个别特殊的文件可以采用黏贴和缝纫装订。任何装订方法均要保证牢固，便于保管和利用。
2.装订后的文件材料保证左边、下边对齐。
3.规划许可证等硬质材料，需装入特制的袋后再装订。
4.小于A4幅面的或标牌式的材料，需用A4纸托裱后再装订。
5.同一份文件的正文和附件，应一起组卷，附图应装入特制袋后，与正文一起装订。
6.图纸采用正面在内、反面在外、对折、图标外露的方法折叠，折叠后尺寸为A4大小，不装订。
7.档案盒统一采用杭州市地铁集团统一订制的档案盒。移交城建档案馆的档案采用城建档案专用档案盒。
四、编写《工程项目档案编制说明》
《工程项目档案编制说明》的内容包括：工程项目简介（开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等）、工程项目档案简介、文件材料立卷过程中须说明的问题。
“工程项目档案编制说明框架”，见附件12。（参照申通000卷内容调整）

第五章 竣工图表的编制要求（-按照申通内容调整）

竣工图是工程竣工档案的重要组成部分，是工程建设完成后实体的主要真实性反映材料。竣工图作为工程档案的重要内容，应做到与工程建设同步进行，真实反映工程建设的实际。
一、总体要求
（一）竣工图均按单位工程进行编制。
（二）竣工图应加盖竣工图章或绘制竣工图签，竣工图章用于由施工图改绘的竣工图。对重新绘制的竣工图，除加盖竣工图章外，尚应绘制竣工图签。
竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在图签的上方或周围不压盖图形文字的空白处。
竣工图章的内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理（见下图）。

（尺寸：50ｍｍ×80ｍｍ）
竣工图图签包括：工程名称、图名、图号、工程号等项内容（见下图）。

（尺寸：42ｍｍ×80ｍｍ）
（三）竣工图凡按施工图施工没有变更的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，作为竣工图。
（四）在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上对修改部分进行修改，并标注修改依据，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。
（五）凡结构形式、平面布置改变，以及其他重要改变不宜在原竣工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图，并由施工单位负责在新蓝图上加盖“竣工图”章。重新绘制的竣工图应绘制竣工图图签，竣工图图签上签章手续齐全。
（六）项目被取消或现场未施工，不需要编制竣工图，但应在原设计图纸目录中注明“取消”及依据，并将原图抽出作废。
（七）凡使用电子版施工图绘制竣工图的，应由设计单位提供最终版的电子设计文件，竣工图绘制完成后，原设计图签上必须签章齐全；原设计单位使用电子版施工图绘制竣工图，其设计图签上应有明确的竣工图标志。
（八）由于特殊原因，工程项目在没有正式施工图的情况下进行施工的，施工单位应在项目竣工后，根据实际施工最终状况绘制竣工图，加盖“竣工图”章，并经设计单位签署意见。
（九）凡涉及施工图设计变更、工程变更依据性等文件的整理，详见第四章。
（十）竣工说明
竣工说明应包括以下基本内容：
１.主要工程数量、技术经济指标、施工过程和工艺。
２.工程变更详细情况，包括工程量、施工方案、技术标准、主要材料等。
３.主要技术问题的处理情况。
４.土建、装饰装修、设备等工程设计变更及有关文件。
５. 其他需说明的问题。

二、竣工图绘制
（一）利用施工图绘制的竣工图
在施工图上一般采用杠（划）法、叉改法，局部修改可以圈出更改部位，在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须引划索引线并注明更改依据。
在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸。
1.施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档。凡有作废、补充、增加和修改的图纸，均应在施工图目录上标注清楚。即作废的图纸在目录上杠掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。
2.如某施工图改变量大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图代替原图，原图不再归档。
3.凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作。
如洽商图是按正规设计图纸要求进行绘制的可直接作为竣工图，但需统一编写图名、图号，并加盖竣工图章，作为补图，并在说明中注明是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并注明详见补图的图号;如洽商图未按正规设计要求绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。
4.某一条洽商可能涉及到两张或两张以上图纸，某一局部变化可能引起一系列变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。
5.不允许将洽商的附图原封不动的贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或做补图附在图纸之后。
6.根据规定须重新绘制竣工图时，应按绘制竣工图的要求制图。
7.注意事项
①字：采用仿宋字，字体的大小要与原图采用字体的大小相协调，严禁错、别、草字。
②线：一律使用绘图工具，不得徒手绘制。
③图纸：要反差明显，凡反差不好的图纸不得作为改绘用图。
修改的内容和有关说明均不得超过原图框。
（二）重新绘制竣工图
根据工程竣工现状和洽商记录绘制竣工图，重新绘制竣工图要求与原图比例相同，符合制图规范，有标准的图框和内容齐全的图签，图签中应有明确的“竣工图”字样或加盖竣工图章并绘制竣工图签。
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第六章 声像档案

一、声像档案归档一般要求
建设工程声像档案是在工程建设活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、摄像、录音带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。
（一）工程准备阶段
1．建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容；
2．工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景；
3．建设前期重大活动，如开工典礼等活动；
4．重要的前期影像文件，如立项、规划审批、初步设计审查、施工图设计审查、重大技术方案审查会议等文件。
（二）工程施工阶段
分土建工程、装修工程、机电设备安装工程等；分部、分项工程、各工序及工法；新技术、新工艺、新材料等，能够反映施工全过程——特别是重要部位和隐蔽工程——的有关声像记录。
（三）竣工验收阶段
1.工程竣工验收情况；
2.竣工后建筑物整体外观和立面状况。
（四）其它
1．工程建设期间，各级领导视察、调研等活动；
2．反映工程建设情况的有关专题片、资料片；
3．反映工程获国优、省优、市优奖项的声像材料；
4．与工程有关的航拍材料；
5．有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。

二、声像档案质量要求
（一）拍摄数量
每个单项工程拍摄照片数量不少于60张，录像素材带拍摄时间不少于60分钟，并制作工程资料片一部，放映时间在5～10分钟。
（二）归档内容
（1）用普通相机拍摄的：需附照片、说明及底片；
（2）用数码相机拍摄的：需附照片、说明及光盘；
（3）录像素材带；
（4）资料片；
（5）根据实际情况，移交领导讲话等活动的录音带及文字整理稿。
（三）归档要求
1．质量要求
（1）归档的文件必须是可读文件，在设备上演示或检测运转正常、无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性；
（2）一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的活动、会议或工程项目，其声像档案不宜存放在同一载体中；
（3）照片分类、排列正确，说明完整（有时间、地点、内容、人物、背景、制作者等文字说明）；
（4）录像资料片、专题片需配解说词，并配说明文（录像盒带上应标有工程名称、录制人、审核人、批准人）；
（5）录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，录音带需简要说明讲话人的姓名、职务、录制日期等；
（6）标签内容填写完整。
2．型号规格
（1）照片：可采用普通相机或数码相机拍摄
（a）采用普通相机拍摄的照片，底片使用普通胶片（彩色100ISO），照片一般为5寸光面彩照；
（b）采用数码相机拍摄的照片，应使用像素在500万以上的相机，并将拍摄内容刻录在光盘上，要求每张大小为TIFF：15M、JPEG：2M或BMP：8M；
（2）录像：可采用数码带或模拟带拍摄
（a）采用数码带拍摄，应使用像素在200万以上的数码摄像机录制，并刻录DVD保存，确保普通DVD设备能正常播放；
（b）采用模拟带拍摄，应使用BETACAM专业摄像机录制，内容应保存在BETACAM录像带中；
（3）录音带使用模拟带、数码带录制，录音带文字整理稿为SML、DOC、TXT、RTF格式电子文件。
3．拍摄要求
（1）构图完整、重点突出、曝光准确、影像清晰、画面完整，能准确反映建设工程重要活动或施工的实际；
（2）拍摄内容要覆盖工程全过程，各环节拍摄的数量均要占一定比例。
4．声像资料档案的移交
（1）照片、光盘、录像带、录音带拍摄、录制完成后，由承办单位或主办部室整理并编写说明，填写“声像文件移交表”，见附件14，向工程档案室移交。
（2）移交数量：工程照片和录像资料均需制作三套。

三、声像材料整理规定
（一）照片档案的整理要求
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、利用的原则。
1．分类：应在同一工程项目内按照建设程序等进行分类。单张照片或组合照片都可以作为一类，分类方案应保持一致，不应随意变动。
2．排列：应按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。
3．编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。
4．入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。
5．说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。
（1）单张照片说明的格式：应采用横写格式，分段书写。其格式如下：
题 名：
照片号：
底片号：
参见号：
时 间：
摄影者：
文字说明：
（2）单张照片说明的内容：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容。
照片号：即照片的编号。
底片号：为档案保管单位底片的统一编号，由档案保管单位填写。
参见号：由档案保管单位填写。
拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示，如20070506。
摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的主要信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
（3）单张照片说明的位置：单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。
（4）组合照片说明的填写
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。采用组合照片总说明的照片，其单张照片说明可以从简。
组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。
应在组合照片总说明中指出所含照片的起止张号和数量。组合照片不宜越册。
（5）卷内目录的编制
照片整理成册后，每一册要编写卷内目录，卷内目录由序号、照片号、底片号、题名、拍摄时间、备注（格式见附件15）组成。卷内目录的条目应根据分类原则，按单张照片或组合照片填写，并按照片号排列。
（二）底片档案的整理要求
底片应放入专用底片袋内保管，一张一袋，同时在该底片袋的右上角标明底片号，底片号与照片号应保持一致。底片的进馆编号由档案保管单位填写。
（三）光盘、录像带、录音带档案的整理要求
1．卷内目录的编制
光盘、录像带、录音带，应根据录制内容，制作卷内目录，将不同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成，格式见附件16。
2．光盘、录音带、录像带的正面，录像带的脊背，应粘贴标签，标签内容包括：建设单位、工程项目、总登记号、档号。
所有声像档案均应编制案卷目录，格式见附件17。

第七章　文件的验收、移交

一、质量要求
（一）归档文件应为原件，确无原件的应归具有凭证作用的文件材料，在复印件上加盖公章，并注明原件所在单位。打印文件归档应加盖公章或附有效签字。
（二）工程文件必须有完备的具有法律效力的责任签章，各程序责任者的签章手续必须齐全。责任人签认不得盖图章或由他人代签，必须由本人手工签字。
（三）归档文件书写材料符合档案用笔规定，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。字迹清楚，图样清晰，图面整洁，文件制作材料（纸张、照片、胶片、磁带、光盘等载体材料和记录材料）必须质地优良，益于长期保存，符合耐久性要求。
（四）设计单位出具的设计变更文件，必须注明变更所涉及的图纸编号，并按规定提供设计变更文件原件，签章齐全。
（五）图纸一般采用蓝晒图。凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须利用反差明显的新图，修改后的竣工图必须图面整洁、图样清晰，文字材料字迹工整、清楚。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（六）工程文件文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297ｍｍ*210ｍｍ）。图纸应采用国家标准图幅，折叠成A4或A3大小。
（七）归档的电子文件（光盘、录像、录音等）必须是可读文件，在设备上演示或检测运转正常、无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
（八）归档文件必须经过分类整理，组成符合档案管理要求的案卷，成套、系统、完整，真实记录、准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。
（九）地铁建设工程文件归档整理应执行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）等规范。

二、文件的验收
（一）验收的要求
1.同步性：竣工文件编制应与工程施工同步，在分部（分项）工程验收，单位（子单位）工程验收前，都要对归档文件进行汇总、整理，并通过验收。
2.规范性：应符合现行工程建设规范、标准规定及设计、合同要求。
3.完整性：各类施工文件、监理文件应完整，并相互交圈。
4.有效性：竣工文件内容应真实、有效，不得弄虚作假。
5.科学性：竣工文件分类、编号、组卷应合理、科学，便于追溯 、查询。
6.竣工图：应按本办法规定绘制、整理。
（二）验收程序
1.分部（分项）竣工文件验收组织程序
项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位审查。
监理单位审查：对项目经理部报送的竣工文件进行审查，监督项目整改。驻地监理应对竣工文件的完整性、准确性、系统性和案卷质量进行检查，签字确认并对存在问题提出整改意见，督促施工单位（承包商）进行补充、修改。
2.单位（子单位）竣工文件验收程序
项目经理部自查：由项目总工组织有关管理人员自查，通过后上报监理单位审查。
监理单位审查：对项目经理部报送的竣工文件进行审查，监督项目整改。驻地监理应对竣工文件的完整性、准确性、系统性和案卷质量进行检查，签字确认并对存在问题提出整改意见，督促施工单位（承包商）进行补充、修改。
建设单位预验收：地铁集团综合管理部、工程部或机电设备部与项目监理部等一起组成档案验收组，按本办法的要求，对竣工文件进行预验收，对所存在的问题提出整改意见。竣工文件予验收通过后，才能组织工程验收。
竣工文件正式验收：竣工文件通过预验收后，由建设单位提请市城建档案馆、市质量安全监督总站对竣工文件进行共同验收，并确定竣工文件档案质量等级。
验收、评分标准见《杭州地铁工程竣工文件质量评分标准》表（见附件19）和《地铁工程竣工归档文件初（终）验收》表（见附件20）。
正式验收时，需对竣工文件的真实性、完整性、准确性做出评价，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。

三、文件的移交
工程竣工验收合格后三个月内，施工、安装总承包单位、监理单位分别向市地铁集团、杭州市城建档案馆及相关设施管养等单位办理档案移交手续。
（一）向市地铁集团移交
1.工程准备阶段文件归档时间：各项审批程序终结、项目鉴定或工程所有资料收集完毕后，由集团公司职能部室及时向工程档案室移交归档。
2.集团公司各相关部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档工程文件的齐全、完整、准确情况，整理完毕后应编制移交表（见附件14、附件21）由部门负责人，项目负责人和移交人签字核准后向工程档案室移交。重要的工程文件移交时应编写归档说明。
3.施工、监理文件向市地铁集团移交
竣工文件移交前，先行移交清单（见附件22）和目录册，案卷目录、卷内目录（电子文件），再逐一清点、检查各案卷内的详细内容。
移交目录册主要包括以下内容：
（1）案卷封面
（2）地铁工程档案概况
（3）地铁档案移交书
（4）地铁档案质量审核书
（5）工程项目档案编制说明
（6）案卷目录
（7）全部案卷的卷内目录
（8）案卷备考表
4.工程档案室在接收时，应全面检查归档工程文件的质量，认真核对移交表，交接双方应履行签字手续，移交表交接双方各保留一份以备查考。
（二）向市城建档案馆办理移交
工程竣工验收后,由建设单位向市城建档案馆移交工程档案，均为原件，份数1份，具体归档内容参见（GB/T 50328-2001）。

四、份数规定
地铁建设工程档案实行纸质文件与电子文件双套制管理。电子文件（电子档案）可以通过扫描的方式形成，同时鼓励采用新技术直接形成电子文件（电子档案）。归档份数见下表。

杭州地铁建设工程文件归档份数表
序
号
类 别
市城建档案馆
市地铁
集 团

萧山区城建档案馆
滨江区城建档案馆
余杭区城建档案馆
市政设施
产权单位
合计
工程
档案室
运营
公司
一
工程准备
阶段文件

1
立项文件
1
2

3
2
勘察
设计
文件
总体
设计
1
2

3
初步
设计
1
2

3
施工图设计
0
2

2
3
征地拆迁
文件
1
2

1

4
4
招投标文件
0
2

2
5
合同文件
1
2

1

4
6
科研项目文件
1
2

1

4
二
监理文件
１
１
2
1

5
三
施工文件
１
１
2
1

5
四
竣工图
１
１
2
1

5
五
竣工验收文件
１
１
2
1

5
六
市政配套工程
１
１

1
2
5

说明：
1、本表中在市地铁集团、市城建档案管存档的均为原件（含电子文档）。原件仅有一份时，该原件存市地铁集团。
2.市地铁集团3份竣工归档文件，1份存公司工程档案室，2份存运营公司，具体归档范围见附件。
3．招标、投标文件
招标文件归二套（一套正本、一套副本）;
中标单位投标文件归二套（一套正本、一套副本）。