呼叫中心方案样本.doc
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1、资料内容仅供您学习参考,如有不当之处,请联系改正或者删除。JUST电信呼叫中心系统方案目 录1需求分析42方案设计52.1设计原则52.1.1开放性52.1.2实用性及友好性52.1.3先进性及兼容性52.1.4高效性62.1.5可扩充性62.1.6安全性与可靠性62.1.7易维护性72.2方案概述72.3系统拓扑图82.4系统软件平台设计93系统功能133.1系统功能一览133.2呼叫中心系统详细功能153.2.1来电弹屏153.2.2呼入排队163.2.3话务分配173.2.4现场监控193.2.5客户管理203.2.6话务报表213.2.7远程坐席223.2.8冗余热备234产品优势24
2、4.1电信级的稳定性、 可靠性244.2自主研发一体化设计, 卓越的性价比244.3上千家企业的成熟应用, 细节臻于完美254.4面向未来的开放系统, 规模扩充、 功能提升轻而易举255培训及售后255.1培训计划255.1.1系统培训255.1.2应用培训265.2售后服务275.2.1电话咨询服务275.2.2远程故障排除服务275.2.3硬件维修、 更换服务275.2.4现场支持服务285.2.5系统升级服务286扩容升级和二次开发287关于我们297.1集时通讯简介297.2部分客户名录301 需求分析呼叫中心作为一种成熟的技术, 已在电信、 金融、 公用事业等众多行业取得广泛应用。近
3、年来, 呼叫中心不再仅仅是企业的客服中心、 管理中心, 帮助企业进行营销外呼的应用越来越成为一种必然趋势。我们认为, 呼叫中心能够帮助营销外呼企业搭建以呼叫中心系统为支撑平台的营销管理系统, 经过实时监控、 录音分析、 质检分析、 报表统计分析等功能对各个业务经理的销售过程实施有效督导管理, 提高业务经理们的销售和服务水平。业务需求部门: 坐席供市公司及11个区县公司( 包括历下、 天桥、 历城、 槐荫、 高新、 市中、 长清、 章丘、 济阳、 商河、 平阴) 的维系部门、 攻坚部门使用。初步大约使用70个坐席, 规划设计充分考虑冗余, 按市公司64个坐席, 11个区县公司中每个区县按8个坐席
4、设计, 网络搭建完成后, 后期根据需要随时增加坐席。经过此系统能够达到: 1) 有效维系过程全程监督管理, 提升业务经理的职业水平。l 实时监听或查听电话录音, 增进业务经理销售过程中的认真程度和服务态度, 从而提高业务经理的敬业度和投入度。l 自动生成报表, 针对业务经理进行业绩管理和项目评估, 及时完善销售策略。l 经过报表统计及录音分析业务经理的业务水平, 准确判断业务经理的技能短板, 便于有针对性的进行培训指导, 提高销售技能。2) 工作流程优化, 提升客户服务水平及工作效率。l 分机随行业务经理的手机, 确保客户来电无遗漏。l 建立预览式批量外呼任务, 管理业务经理的外呼时间, 提高
5、业务经理的外呼效率。l 客户资料弹屏, 主动说出客户服务记录, 贴心服务赢得客户好感。l 集成短信和语音群发系统, 使业务经理外呼前、 后将客户所需详情, 经过短信发送给客户, 使外呼销售做到听到、 看到。l 经过外呼问卷, 分析客户需求, 精细经营客户, 获取最前沿的信息, 构筑以客户为中心的销售体系。根据以上客户需求, 采用高性能、 高可靠性的云呼叫中心系统为总体解决方案。建设业务销售座席, 后期还可随时根据需求进行灵活的扩容和增加座席。2 方案设计2.1 设计原则2.1.1 开放性u 开放式技术接口: 可与其它业务管理系统、 数据库软件系统方便对接, 实现基于呼叫中心平台的各种业务应用。
6、u 主机系统开放性环境: 基于LINUX操作系统, 底层环境完全开放, 便于系统的扩充和保持应用软件的可移植性。u IP分布式部署: JUST呼叫中心具备第四代呼叫中心典型的特征, 即能够实现电话分机在局域网或广域网外区域的远程部署, 构建全国统一的销售和服务网络。2.1.2 实用性及友好性JUST呼叫中心系统区别于其它呼叫中心的典型特征就是具备实用性, 即自主研发了多行业软件版本, 创造了呼叫中心与行业业务应用无缝对接的全新软件模式。同时, 软件系统基于B/S架构, 界面简洁直观, IE浏览器操作方式, 易于远程使用和维护, 界面友好易用。 2.1.3 先进性及兼容性本系统系最新一代呼叫中心
7、产品, 不但具备传统呼叫中心的所有功能, 同时具有传统呼叫中心所不具备的VOIP、 软交换、 工作流等功能, 既反映当前最先进CTI技术和成熟的软件设计的水平, 又具有发展的潜力。同时, 能够与其它业务管理系统、 数据库软件系统方便对接, 实现兼容。2.1.4 高效性本系统的高效性体现在当大量电话涌入时, 6秒接一个电话, 所有电话一网打尽; 主动批量外呼, 增加营销机会。同时, 高效性还体现在具有高度的自动化的特性, 如系统的自动语音导航、 多功能座席的实现、 客户信息的自动弹出及自动产生各种统计信息等。 2.1.5 可扩充性本系统具备良好的可扩充性和可扩展性。后期扩容时, 可灵活的进行外线
8、和坐席扩容, 只需增加相关的设备和license; 而且, 因公司具有自主研发的能力, 软件系统具备持续优化的能力。系统在功能上也是可扩充的, 而且这种扩充以不影响现有功能为前提。可扩充性还体现在系统分机的无限部署, 不但能够在本地还能够远程, 且分机数量没有限制, 内部分机通话费用为零。2.1.6 安全性与可靠性呼叫中心是直接联系客户的重要渠道, 也是收集保存大量珍贵客户信息的载体, 安全性与可靠性是非常重要的特性, 本系统在设计之初就为客户考虑, 采用最新的备份技术, 双盘同时读写, 一旦出现断电等紧急情况时, 客户数据仍保存完好。同时, 系统的安全性和可靠性还体现在: l 所有随机软件均
9、有完备版权, 无需客户另外购买操作系统及数据库软件。l LINUX操作系统, 无计算机病毒感染, 有效提高稳定性与安全性。l 双硬盘设计提供软件备份, 具备全面的软件远程维护能力。l 硬件平台采用专业服务器, 硬件故障1小时响应, 2小时上门服务。l 采用( 多) 双服务器冗余备份设计, 即当一台服务器出现异常时, 另一台服务器能够迅速改变双机为单机的工作模式, 使系统快速恢复持续运行下去。2.1.7 易维护性本呼叫中心系统维护工作分为两部分。第一部分为硬件部分, 我们提供的呼叫中心硬件服务器均为品牌服务器, 在全国各地均有专门的售后服务点, 如果硬件出现问题能够在2小时内作出响应, 12小时
10、内解决问题。第二部分为软件部分, 在软件系统安装完成后我们会架设专门用于服务器维护的VPN通道, 经过此通道能够远程连接服务器完成在线维护, 能够在较短的时间内解决问题。2.2 方案概述采用一体化IP分布式呼叫中心系统作为上述需求的解决方案。以统一的号码作为呼叫中心的系统号码, 集中受理客户的业务咨询、 业务办理、 投诉建议等服务需求, 为客户提供综合性服务。它能与Internet、 数据库系统、 以及企业自有CRM系统很好地集成, 实现数据共享。l 主要功能需求: 实现呼叫中心的基本功能, 如电话交换、 通话转移、 分机随行、 来电弹屏、 来电智能匹配、 电话排队、 队列管理、 客户关系管理
11、、 自动语音应答、 自动话务分配、 三方通话、 通话统计报表、 电话录音、 语音信箱、 分机远程部署、 多方电话会议、 群发短信、 语音、 传真、 黑白名单、 通话质检、 坐席监控、 批量外呼、 知识库、 工作流、 WEBCALL网页呼入等功能。2.3 系统拓扑图客户呼入公司统一服务热线后, 由IVR语音提示进入业务咨询、 业务办理、 投诉建议等各项业务流程, 系统提供自助语音查询和人工服务两种服务方式。人工服务, 由不同的坐席组接听处理, 提供专业的服务。如在下班或节假日时间, 客户可选择语音留言, 系统自动保留录音, 或者将公司电话与值班人员手机连接, 24小时服务客户。系统还能够在企业各
12、分公司或办事处设置远程座席, 实现服务的本地接入。总部和分部通话免费, 客户信息共享。总部经过互联网可定时采集各分部客服座席的录音、 通话记录等相关管理数据。上述方案拓扑中, 组成呼叫中心系统的主要设备如下: 1) 呼叫中心系统一体化服务器: 该设备是呼叫中心核心的接入设备和处理平台, 采用高性能专业服务器, 品牌厂商代工生产, 无须外挂其它任何设备就能够实现呼叫中心的排队、 自动话务分配、 录音、 多方会议、 IVR等所有功能。 2) 呼叫中心系统软件管理平台: 该平台是系统功能的核心支撑平台, 采用性能稳定、 高效的LINUX作为操作系统。B/S结构, 简洁美观, 操作便捷, 易于远程使用
13、和维护。3) 呼叫中心坐席终端配置: 一般由PC机、 IP电话机( 或网关普通电话机或专业坐席耳麦) 、 耳麦、 坐席软件电话等组成; 一般专业坐席我们建议配置网关专业坐席耳麦, 普通分机能够采用网关普通电话机( 也能够用IP电话机) 。远程坐席的部署需要网络相通且保证稳定的带宽, 可采用电脑+坐席软件电话的建设模式。2.4 系统软件平台设计系统功能的核心支撑平台, 基于性能稳定、 高效的LINUX操作系统, 采用先进的PHP语言开发, 基于MYSQL数据库存储, 系统底层采用C语言开发。完整的提供电话交换PBX、 语音网关VOIP、 客户关系管理( 来电弹屏) CRM、 自动话务分配ACD、
14、 自动语音应答IVR、 统计报表CDR、 电话录音、 电话排队、 电话会议、 语音信箱等全系列功能。无需再集成任何其它的功能组件, 即可满足用户的需求。集时通讯IP分布式一体化呼叫中心系统登录界面本系统采用集时通讯最新研发的V5.8软件版本, 相比之前的版本, 不但在界面上进行了改版, 给用户带来更好的视觉体验, 在产品功能、 技术架构和系统稳定性方面更有所提升, 主要体现在: 1) 全新的界面改版, 在外观上强调产品的立体感和整体档次, 带给用户舒适感。亮丽简洁的新首页超级管理员平台2) 座席状态实时监控, 各种状态一目了然, 最快刷新频率能够到达1秒。3) 图形化显示队列状态, 查询等待应
15、答的来电信息, 最快刷新频率为2秒。4) 大幅提高单一系统的承载能力。上一版本, 单一服务器支撑100-150坐席, V5.8新版本单台高配服务器可支持800坐席左右规模的大型系统。支撑能力的提升大大降低了系统硬件建设成本和后期运营维护成本。5) 优化和提升报表功能, 增加话后处理功能。增加或者改进考勤报表、 话务量统计报表、 队列统计报表、 排队等待时长等报表, 方便管理者随时调整呼叫中心的运营策略, 提高业务人员的服务态度和工作效率。新增话后处理功能, 经过查看座席考勤/话务量报表, 能够清楚的了解座席代表在接听完电话后需要跟进完成交易所花的时间。6) 新增加简单外呼功能。简单外呼是经过逐
16、个拨打导入的电话号码与客户沟通, 为问卷调查、 客户回访、 业务拓展等工作提供便利, 同时生成了各类统计报表, 方便用户对外呼结果进行分析和进一步运用。3 系统功能3.1 系统功能一览3.1.1.1 电话交换模块l 分机在线、 示忙、 代接、 人工转接、 通话保持( 驻留) l 遇忙、 无人接听时转其它分机或指定座席l 遇忙、 无人接听时转移至外部手机或电话号码l 遇忙、 无人接听时转语音留言信箱l 分机无条件转移( 指定分机或电话号码) l 分机随行功能( 分机一号通) l 分机呼出权限控制l IVR语音导航菜单设置l 分时间或节假日设置不同语音菜单3.1.1.2 扩展电话交换模块l 电话录
17、音, 能够播放和下载l 电话排队功能, 播放等待音乐, 并提供队列位置通告l 设置来电号码池( 黑、 白名单) l 按来电区号智能转接不同座席l 按呼叫号码智能转接不同座席l 自动IP长途前缀l 鼠标点击拨号l 分机监听、 强踢、 强插、 强制示忙、 强制示闲、 强制注销( 管理员使用) l 队列、 分机状态监控l 接通前自动报工号l 通话质检, 邀请客户评分l 电话会议, 并支持手机和电话参与l 动态座席登录与管理3.1.1.3 客户关系管理模块l 来电弹屏( 来电弹出客户资料及以往服务记录) l 资料同步转移( 当坐席需要转接电话时弹屏页面随动转移给其它坐席) l 可自行配置, 弹出指定页
18、面l 提供标准弹屏开发接口l 标准B/S座席工作界面l 客户资料管理( 新建, 删除, 查询) l 服务记录管理( 添加和查询) l 批量导入、 导出客户资料信息3.1.1.4 报表管理模块l 通话记录、 录音实时查询l 数据分析、 统计报表l 提供标准报表数据接口l 通话录音批量导出3.1.1.5 扩展功能模块l 内部短消息l 公告管理l 日程管理l 工作日志l FAQ知识库管理l 传真管理( 提供电子传真收发功能) ( 选配) l WEBCALL 网页呼入( 选配) l 批量外呼( 提供自动批量外呼) ( 选配) l 短信群发/单发、 传真群发、 TTS语音群发( 经过第三方平台和接口)
19、( 需开通账号) l 远程座席部署l VOIP外线通道( 系统能够选择从VOIP通道呼出) , 需要第三方线路支持( 需开通账号) l 标准开发应用接口或OCX开发控件3.2 呼叫中心系统详细功能3.2.1 来电弹屏 在坐席电话振铃的同时( 铃声响起200ms内) , 与屏幕上同步弹出相关的客户信息: 老客户弹屏信息: 包含客户基本资料、 该客户名下的服务记录列表等; 新客户弹屏信息: 弹出新客户的资料录入窗口, 自动填写好来电号码和区域。 作为呼叫中心的基本功能, JUST标准版, 基于”事件驱动”的弹屏机制, 弹屏更及时、 对系统的负载更低, 稳定性更高。3.2.2 呼入排队l 智能、 高
20、效的队列管理功能: 可设定固定接听坐席和动态接听坐席, 以便根据来电情况, 灵活调整某个队列接听话务员的人数。l 简洁实用的排队接听策略: 全部振铃, 当客户来电进入队列后, 系统将来电分配给所有空闲的座席分机, 直到有某一振铃座席应答。接上一次轮询, 当客户来电进入队列后, 系统自动将来电分配给上次分配座席的下一个空闲座席。例如: 有座席分机A, B, 系统第一次将来电分配给座席A, 则下一个来电自动分配给座席B。最近最少接听, 当客户来电进入队列后, 系统自动将来电分配给当前空闲座席中通话次数最少的座席。空闲最长, 当客户来电进入队列后, 系统自动将来电分配给当前空闲座席中空闲时长最长的座
21、席。随机轮询,当客户来电进入队列后, 系统将来电随机分配给当前任一空闲座席。技能优先, 当客户来电进入队列后, 系统将来电优先分配给技能高的空闲座席。l 高效快捷的呼叫分配针对专业客服平台的特点, 特别优化的软交换排队算法, 应对浪涌式大规模的呼入请求, 确保满负荷状态下, 呼入队列的来电, 在小于1秒的时间内分配至空闲坐席端。 3.2.3 话务分配 系统智能识别来电, 并根据预先设定的呼入规则, 自动将来电分配给相应的座席、 队列或语音信箱来处理。呼入的规则设定包括: l 黑白名单: 可将特定号码放于黑、 白名单中, 系统根据号码表, 设定这些号码呼入时的处理流程; l 智能匹配: 将呼入电
22、话优先分配给最近一次来电的接听对象。l 按号码归属地分配: 根据呼入来电的号码归属地进行话务的分配。系统定期更新号码表, 对于固定电话和手机, 均可适用。l 按拨打的DID号码: 系统提供多个对外服务的号码( DID号码) , 可根据客户拨打的不同DID号码进行相应的话务分配。 来电智能匹配设置界面 号码归属地配置界面黑名单呼入规则3.2.4 现场监控系统提供了非常完善的现场运营管理监控工具。包括: l 坐席监控: 以图形化的形式, 显示坐席的实时状态( 空闲、 通话中、 振铃中、 小休、 会议、 离线等) , 并可非常便利的在监控台上进行话务转移、 监听、 强插、 强拆等管理动作。监控页面采
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