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医疗机构监管及办公自动化管理系统

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2020年6月23日
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医疗机构监管及办公自动化管理系统

一、 医疗机构监管系统
医疗机构监管系统基于昆明市个体医疗机构过多, 管理繁杂、 工作量过大, 执行力度不够、 一些文件宣传不能准时准确到达而产生的一款系统软件
1.1 设计思想

一、 办公自动化的含义
办公自动化不但仅是办公无纸化, 也不但仅是办公过程电子化、 数字化, 它应该在信息利用、 协同工作、 决策支持等方面开始发挥出巨大的作用, 它要完成的工作包括信息统计分析、 工作日程安排、 小组协同工作管理、 工作流应用自动化等。
作为提高企业机构办公管理效率的基础平台, 近年来, 办公自动化系统得到广大企业机构的高度重视, 纷纷构建起适合于自身应用特色的办公自动化系统(OA), 经过办公自动化系统的成功推广, 逐步提高企事业机构的工作效率, 提升管理质量, 更好地向国际接轨。面对已经到来的知识经济和中国即将加入WTO后所带来的更广阔的市场空间与更激烈的市场竞争, 企事业机构对办公自动化系统更加寄予厚望。
事实上, 无论是电子商务还是知识经济, 对企业的竞争实力都提出了越来越高的要求。面对电子商务时代迅速变化的市场环境和技术手段, 企业作为一个整体的快速响应能力和学习创新能力是企业能够更好地发展和保持竞争优势的关键环节, 实施好这些环节要求企业内部拥有一整套有效的协作环境予以强有力支持, 在这个电子协作环境中, 必须能够提供信息的实时沟通和知识的高度共享, 确保企业所有员工在业务处理的每一个环节都能够便捷地获得所需要的相关知识, 包括在线的专家、 文件背景资料以及相关的企业业务信息, 以便随时随地地根据需要向专家学习、 向企业现有知识学习, 借助知识的力量, 提升每个员工的创造能力, 从而大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。因此, 要求办公自动化系统能够紧密地把信息处理、 业务流程和知识管理融合于一体, 实现从现有的”工作流应用系统”到更高级的”决策智能系统”――即基于知识管理的办公自动化系统的革命性转变。
二、 办公自动化的发展历史
2.1 第一代办公自动化
2.1.1  实现个体工作自动化
1972年,靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司,并推出了2200文字处理系统( Word Processing System) , 从此WPS一词正式出现。WPS把王安公司推向了事业的顶峰, 使办公自动化发展到一个崭新的阶段。1985年3月, Intel公司推出了集成度为27.5万个晶体管的80386, 1989年推出了集成度为120万个晶体管的80486, 1995年又推出了集成度为510万个晶体管的80586( 即奔腾Pentium微处理器) 。由于微处理器速度和性能的不断提高, 使个人电脑走向辉煌, 为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。
Windows等操作系统的更新换代和办公套件的不断升级, 为办公自动化提供了越来越多的功能, 包括文字处理、 电子表格、 数据库、 简报和幻灯片制作等功能, 为办公自动化创造了非常有利的软件环境。
2.1.2  第一代办公自动化的特点
●要有一台中档以上的个人( 或商用) 电脑并安装一个高版本的操作系统( 如Windows 98或OS/2 Warp Server) 和一组跨平台的办公套件( 如MS Office 97或Lotus OfficePro) 。
●它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统( MIS) , 它基于传统的关系型数据库, 以结构化数据为主要处理和存储对象, 只限于企业内部数据的计算和统计。

我们把这一时期的办公自动化系统划分为第一代办公自动化系统, 它以个人电脑和办公套件为主要特征, 应用基于文件系统和关系型数据库系统, 以结构化数据为存储和处理对象, 强调对数据的计算和统计能力, 实现了数据统计和文档写作电子化, 完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃, 实现个体工作的自动化。
2.2 第二代办公自动化
2.2.1  实现工作流程自动化
从信息技术的发展来看, 基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足:
●PC的负担过重, 且价格偏高;
●由于缺乏公共的基础通信平台, 不但通用性差、 可再用性低, 而且没有通信和协同工作的能力, 不能建立统一的集成办公平台;
●系统自适应能力差, 只能按开发时确定的思路、 流程和功能处理信息;
●信息管理只限于企业内部, 没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、 广域网和因特网的高速发展, 办公自动化的内涵也发生了变化。全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上, 在Navigator和Explorer等引擎的导航下, 浏览世界各个地方的信息资源。在这种大环境下, 人们开始考虑把个人电脑联到因特网上, 来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足, 并扩展办公自动化的功能。
个人电脑联了网, 很多软件资源能够经过ISP的服务器从网上免费或廉价下载, 瘦客户机、 胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。使用基于对象－关系型数据库( ORDB) 和数据仓库( Data Warehouse) , 增强了数据的通用性( Universality) 和可再用性( Reavailability) 。
基础通信平台的使用, 大大提高了通信和协同工作的能力。1995年, IBM公司CEO郭士纳( Gerstner) 提出”以网络为中心的计算”( Network－Centric Computing) 模式, 极大地影响了办公自动化的发展趋势, 出现了以网络为中心, 以信息( 或工作流) 为主要处理内容的第二代办公自动化系统。
2.2.2  第二代办公自动化系统特点
●以网络为中心, 以非结构化数据的信息流( 或工作流) 为主要存储和处理对象;
●有利于在企业内部建立通信基础平台, 不但提高了办公的效率, 减少了扯皮和内耗, 还增强了系统的安全性。
这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任, 建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制, 建立协同工作的环境, 为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内, 所有员工都能够经过办公自动化系统, 根据自己的权限, 了解自己需要完成的工作, 包括上级交办的事情、 需要交给别人做的事情、 需要与别人合作的事情、 自己需要的信息以及与别人共享的信息, 也就是说, 经过办公自动化系统, 员工能够对自己所要实施的任务和目标”知其然”。
与第一代相比, 第二代办公自动化系统前进了一大步, 但缺少的是对知识的管理, 这与知识经济的发展不相适应。
2.3 第三代办公自动化
2.3.1  以知识管理为核心
1996年, 世界”经济合作与发展组织”( Organization for Economic Cooperation and Development, OECD) 在”科学技术和产业展望”的报告中首先提出了”以知识为基础的经济”概念, 人们把它归纳为知识经济( Knowledge Economic) 。知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、 教育以及创新( Innovation) 、 应变能力( Responsiveness) 、 生产率( Productivity) 和技能素质( Competency) 为主要内涵的知识管理( Knowledge Management) 。
事实上, 知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了, 其目的在于达到整个企业的最终目标, 这就需要依靠先进的管理思想和方法。从这个意义上说, 办公实际上是一个管理的过程, 由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变, 这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统, 能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中, 工作人员之间最基本的联系是沟通、 协调和控制, 这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。
我们所说的知识管理, 实际上是一种系统, 是帮助企业发现知道什么, 如何定位拥有专门知识的人, 如何传递这些知识, 以及如何有效利用知识的系统。经过利用先进的协作技术, 能够在恰当的时间, 将正确的知识传给正确的人, 帮助企业提高整体业务水平。
办公自动化系统的发展恰好与数据、 信息和知识的演变同步, 即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化, 再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃, 即由数据处理向信息处理的飞跃, 由信息处理向知识处理的飞跃。在办公自动化系统的发展中, 使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大, 由企业行政人员扩展到企业的管理层, 再扩展到企业的全体员工。另外, 在运作机制上, 也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理, 再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、 群件, 到构建Web应用等各种方式中获取、 存储、 提炼和再用知识。
2.3.2  第三代办公自动化体系特点
基于知识管理的第三代办公自动化系统, 能够在恰当的时间, 将恰当的知识迅速的传给恰当的人, 充分发挥信息共享、 优化配置的资源优势, 极大地提高了系统的实用性和效率, 同时还兼具了如下特点:
●把知识管理融入BPR( 业务流程重组) 知识管理只有与业务流程紧密相连, 才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合, 不但能够节省大量开支, 更重要的是能够产生巨大的价值, 经过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理, 实现知识共享和再利用, 从而提高业务水平和效率。
●改造企业文化 知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、 建立有利于知识共享的新型企业文化, 是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。
●建立学习型企业 所谓学习型企业是指经过不断的学习来提高竞争力的企业。这里所说的学习并不但仅是看书、 办学习班, 而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、 营销、 技术支持过程中学习, 强调全员学习、 全程学习和团队学习。
第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上, 帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理, 使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。
2.3.3  第三代办公自动化体系结构
如图3所示。

1.1.1.1    ERP
ERP

底层是企业的基本信息支撑环境, 它包括ERP、 MIS系统的信息化支撑, 以及对企业外部Internet的信息获取。三类系统的相互作用体现了Intranet的思想, 经过设计和实现优秀的Internet信息获取工具, 能够有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务, 帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库。存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是烦杂而海量的, 需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下, 发掘其中有价值的模式与知识, 进行紧密而科学的组织, 这是支持知识管理系统实现的有利依据。图中的圆环代表了企业员工的工作环境, 其上的各个结点代表企业中不同岗位上的员工。
第三代办公自动化系统能够这样概括: 它仍是以网络( Internet/Intranet/Extranet) 为中心, 以数据、 信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。

三、 云集Oright网上办公自动化系统
3.1      设计思想
传统办公软件的缺点在于: 版本不断更新、 设备和系统维护困难、 应用环境多样、 人员培训复杂、 使用不够方便。随着经济的发展, 企业面临的市场竞争也越来越激烈, 如何降低办公成本、 提高办公效率是企业的共同追求。同时, 如何帮助用户实现大量信息快速、 有效、 准确地获取、 管理和使用也是当今计算机软件业的追逐目标和发展原则。
有鉴于此, 云集公司利用其自身在政府和企业公文管理、 办公自动化领域的深厚积累, 因应用户的需要, 利用当今领先的WEB技术, 推出B/S体系结构、 多平台应用的Oright网上办公自动化系统软件。它的特点是: 网络化——信息传递迅速、 效率提高; 数字化——信息传递准确、 协同工作; 智能化——以知识管理为核心, 提供决策支持; 无纸化——节约办公耗材, 降低成本; 流程化——流程自定义, 并提供监督和提醒功能; 方便性——随时随地方便办公, 不受时间和地点限制; 经济性——无需购买别的应用软件。
云集为企业提供的网上办公自动化系统方案定位于解决企业全局的资源管理和工作安排; 掌控各部门之间的业务协作和进展; 便利企业内部信息交流、 知识管理; 体现企业文化的精髓。
3.2      系统特色
1、 各式表单的电子化管理, 并提供凝聚了管理经验的示范表单模板。
2、 客户可自定义工作流程, 方便灵活办公。
3、 B/S架构,真正的瘦客户端, 且跨平台运行。
4、 良好的接口性能,容易与其它软件系统( 如财务、 MRPⅡ、 ERP等) 整合。
5、 安装使用方便, 安全性能优良。
3.3  技术优势与特点
3.3.1  B/S体系结构
基于B/S的体系结构, 真正实现瘦客户端。界面简单、 易操作, 用户只要使用一个浏览器, 就能进行各种应用操作, 版本更新仅对服务器进行。既能实现信息的网络化共享, 同时又实现信息的集中化管理, 避免由于个人工作电脑管理不严而造成的泄密。用户端只需要IE浏览器, 无须安装特殊的客户端软件, 出差或移动办公时无须担心客户端软件意外受损, 甚至无须携带笔记本电脑。支持跨地域机构的协同办公。系统升级只需要在服务器端进行。
3.3.2  多平台应用
系统能可应用于Linux、 freebsd 、 Unix 、 Windows 95/98/NT/Me/ 等系统平台之上。
3.3.3  虚拟网络
对于没有服务器的企业和单位提供虚拟域名, 实现网上办公。
3.3.4  督办催办
支持文档在企业间流转和催办的功能, 更加适合企业集团或大型机构的要求。
3.3.5  海量的信息存储机制
本系统将传统办公大量的不同载体上的信息集中到办公自动化数据库中进行管理, 后台采用大型数据库, 支持二进制大文件的存储, 支持纸张文件、 静态图像和动态图像的存储, 并能进行统计分析, 为决策科学化提供有力依据。
3.3.6  独具特色的办公自动提醒
对于各种事务, 特别是有时间限制的工作, 能够自动提醒, 同时支持多种提醒模式和方法。
3.3.7  XML技术
提供XML应用技术, 支持文件的快速转换, 使不同文件之间的兼容更容易。
3.3.8  以图形方式自定义信息处理流程
强大灵活的工作流引擎以及图形化的流程自定义, 使系统能够满足各种复杂的流程业务需求。
3.3.9  完备而灵活的权限管理机制
利用员工的所属部门、 角色和所属群组的设定, 以及每个功能模块的详细的权限设置, 形成一套完备而灵活的权限管理机制。
3.3.10 强大的报表处理功能
在传统办公中, 人工方式进行报表统计不但工作量巨大, 而且容易出错。本系统提供报表的自定义功能, 可设计出满足要求格式的报表, 并将其发布到本OA系统上。用户经过浏览器浏览相应的报表, 并继而可进行报表的保存, 打印, 转档, 发送及编辑等多种分级功能。这并支持标准化的报表格式, 使办公效率得到显著提升。
3.3.11 预留WAP和SMS的WEB服务的接口
系统预留了WAP和SMS的WEB服务的接口, 一旦公司采用了WAP和SMS的WEB服务, 即可将此服务整合到本系统中来, 使得办公环境延伸至无线网络, 摆脱电脑对工作人员的束缚。

4          云集办公自动化系统模块
云集办公自动化系统分为信息交流、 公共信息服务、 个人办公助理、 行政办公、 表单使用、 人事管理、 系统管理、 系统功能8大功能模块。
另外提供以下可选模块: 网上会议、 移动办公、 电子杂志编辑、 互联网知识库、 示范表单模板等。

4.1      系统登录
任何一个人均可进入办公网, 能够查看不需要权限的内容。可是只有登录后才可查看自己的个人文档。其权限的分配由系统管理员在后台分配。同一个用户只需要登录一次, 就能够查看和操作其权限下的所有内容。

4.2      公共信息服务
分为新闻公告管理、 电子白板、 电子论坛、 提案板、 网上调查、 网上寻呼等功能模块, 可作为公司的信息入口和信息交流区。

新闻公告: 电子论坛:

4.2.1  公司新闻
a)      其实是发布公司新闻的管理系统。相关人员负责拟稿, 经过主管核准后, 直接发布到公司主页的新闻公告中。新闻报道中能够带图片和附件。
b)      提供内部办公网的新闻报道与公司外部网站中的新闻报道同步的功能。
c)      能够按部门, 按员工, 按时间段统计新闻数量汇总表。
4.2.2  公司公告
a) 同新闻管理, 相关人员负责拟稿, 经过主管审阅、 总经理签核后, 直接发布到公司主页的新闻公告中。
b) 能够对所有公司公告进行查询, 并提供打印功能。
4.2.3  精英名录
提供单位内部的人员详细信息, 类似员工大家庭。但与人力资源系统中的员工信息不同, 只摘取可公开的部分。
4.2.4  电子论坛
a) 这是一个通用模块, 类似一个非正式的会议室, 提供一个信息交流、 思想沟通和问题讨论的空间。必须做到能够由系统管理开设各类讨论园地, 如管理类型讨论, 疑难解决, 问题讨论, 电脑园地等, 而且能自动更新论坛页面。
b)    用户填写论坛申请表, 自动发送到系统管理员, 由系统管理员对论坛的使用权限进行后台设置, 并将受理情况自动通知申请人。
4.2.5  公共资料共享
该模块提供给公司各个部门发布和存放部门的资料, 可设置专人管理, 并根据权限访问该模块内存放的资料。

a) 该系统接收工作流应用中流转完成的各种文档和流转信息, 以及其它方式收集的各种文档资料, 用户也可把与本部门有关的公文、 业务数据、 文件等资料存放在文件柜中。
b) 能够按部门也能够按专题进行分类, 按文件柜的形式进行保存和管理, 每个文件柜可设置专门的管理员和查阅人员, 实现对公共文档信息的管理与共享。
c) 管理员可对文件进行整理以便备查, 还可将重要的文件传递到档案室进行正式归档。
4.2.6  公司、 部门介绍
提供公司介绍、 部门介绍。数状结构的组织架构图。
4.2.7  信息采编、 网络杂志
系统管理员新建各类网络杂志, 要求能自动接受来自各网络的网络杂志, 并能自动加入系统中, 无需人员干预。
a) 为组织提供了一个集中管理信息和知识的场所。可设置人员和使用权限, 以保障安全应用, 并可对各种信息和知识进行方便灵活的查询和检索。
b) 能够经过各种渠道, 从所有可利用的信息源收集公司所需要的信息, 从各种媒体采集的各种信息作为原始信息记录在案, 经过筛选后编辑成各种主题的信息刊物( 如每天播发重要信息、 内参、 经济形势、 销售简报等) 。
c) 能够借鉴Lotus知识管理门户Raven　的做法。当然这一块要达到发掘整理利用有用的知识, 并将之在适当的时间传送给适当的人员, 还有很多工作要做。可能也是第三代的办公自动化软件的真正难点所在。
4.2.8  刊物编辑和发布
a) 可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。实现网上投稿、 网上编辑、 可对全公司各部门的各类信息进行合理的收集、 分类、 查询, 组合成电子文档在网上发行。稿件计酬、 稿费发放经过电子邮件通知投稿人。网络杂志能够打印下来。
b) 制作电子杂志模板, 而且提供制作网络杂志的编辑工具。
4.2.9  网上传呼
动态实现与所有在线员工的实时交谈、 协作和共享信息。能够一对一, 也能够一对多地发送信息, 并有提醒功能。
4.2.10 网上会议
    虚拟会议系统, 能够在网上召开各种类型的会议, 会议设有主持人, 与会人员以文字、 音频、 视频进行交流, 具备一般会议的功能。办公人员能够经过Internet召开远程会议。
4.2.11 网上调查
同内部网现有的网上调查投票系统。
4.2.12 电子白板
提供网上留言板的功能, 特别是员工外出或有事需要交代提醒的时候用。也能够发布通知、 纪要等, 提供让留言人删除该留言的功能, 也能够回复该信息。由于将公司的公告、 部门留言、 个人留言集中到一起方便查阅, 能够使员工无论在哪里都能及时收到留言, 提高紧急事件的快速反应能力。
Ø        公告板
Ø        部门留言板
Ø        个人留言板
4.2.13 提案板( 领导信箱)
a) 反映公司各类情况的公开信箱。本模块包括新建情况反映书、 信箱主人收到信件, 系统提供发表意见或转其它部门处理的功能。
b) 发信人能够随时查看自己提交的情况反映书的办理情况。
c) 提供分类统计意见件数表、 意见处理率的查询。
d) 用户能够依此模块建立自己的专用信箱, 内容不公开, 如: 总经理信箱、 工会信箱等。
4.2.14 WAP通知
将任务、 通知等信息以WAP方式进行发送, 使用者借助WAP手机便能够随时掌握组织动态。( 清华文通的可选模块)

4.3      个人办公助理    
存放和处理个人相关的文件资料, 其它人无法访问。包括日程安排、 工作日志、 待办事宜、 个人文档( 公文包) 、 代理设置、 密码维护、 个人设置、 我的邮箱( 电子邮件) 、 通讯录、 记事薄、 办公自动提醒等多个功能模块, 是方便的个性化的个人办公智能助理。
4.3.1  日程安排( 计划)
用于个人时间管理, 进行约会、 会议安排、 工作安排。既支持传统的日程安排方式, 又支持先进的PDCA计划管理模式, 融合了现代企业管理理念。经过日程安排, 既能够合理的安排自己的工作, 还能够经过台历式的图形界面, 轻松地查看安排好的各种约会。如果拥有适当的权限, 您还能够经过系统把某项工作分配给她人去做。系统还提供时时提醒的功能。

Ø        个人日程安排: 提供不受上下班时间约束的日程安排功能, 提高工作效率
Ø        部门日程安排: 提供部门员工的协同工作的平台, 提高团队管理效率
Ø        日程安排检索: 经过权限的设定, 能够查看自己和她人的日程安排, 并以图形化的方式直观地显示出来

4.3.2  工作日志( 报告)
a)      用于填写工作计划或报告的界面, 能够分日、 周、 月、 季度、 年进行分类填写, 自动汇总到数据库。
b)      工作报告查询能够分日、 周、 月、 季度、 年、 部门、 群组、 人名、 报告种类进行, 并提供打印的功能。个人只能查询、 修改个人的计划和报告, 上级能够查询但不能修改下级的计划和报告, 上级能够在查询时提出意见, 用邮件方式回复给个人。一旦上级查询过下级的报告后, 个人不能再进行修改。

4.3.3  待办事宜
用户启动系统时, 系统会自动检查用户当日该处理的公文、 任务、 会议等事务并以醒目的形式提醒用户。另一方面也可经过向用户发送电子邮件、 手机短信息、 BP机短信息等方式, 方便没有在线的用户知道自己的相关信息。
4.3.4  个人文档( 公文包)
个人文档主要用来保存用户起草过的文件的副本, 如收、 发文的草稿等, 并从这里起草之后进入审批流程进行审批。本库与公文管理子系统连接, 用户在此起草公文, 在这些文件完成并提交之前, 除用户本人之外任何人均无法看到文件的草稿; 当用户定稿后可在本库经过按钮”进入流程”直接进入相关的数据库, 而无需逐一打开其它数据库。也能够用它来保存并管理其它任何有价值的资料, 包括从书报杂志中摘录的, 或从其它数据库拷贝过来的, 或是引入的各式各样的图片文件, 样式繁多, 内容不限。
4.3.5  代理设置
当本人因工外出或请假时, 设置部分工作的代理人, 能够将个人负责的工作分别分派给不同的人, 也可对自己负责的工作进行授权、 分派, 代理级别可分一级代理和二级代理。代理设置好后, 系统会自动对所有涉及的代理人、 代理工作部分进行自动识别和判断, 并根据相关规则进行工作流的分派, 从而达到高效、 及时的处理。
4.3.6  密码维护
设置和修改个人密码, 保护自我, 保证系统安全。
4.3.7  个性设置
能够设置个人喜欢的页面和最新进入的内容, 系统启动时, 会自动根据用户设定采用不同的页面模板, 自动进入用户最关心的内容。
4.3.8  我的邮箱( 电子邮件)
不但提供分类信息( 信件、 文档、 报表等) 在系统内各分支机构、 各部门及员工间快速、 高效的传递, 支持部门成员协同工作, 还能够实现与外界邮件系统进行通讯, 直接面向Internet发送和接收邮件。
4.3.9  通讯录( 名片管理)
     分为个人通讯录和共享通讯录, 管理个人和公司通讯信息, 具备快速分类统计、 查询、 打印功能。内容包括姓名、 单位、 职位、 公司地址、 传真、 传呼、 手机、 个人( 或公司) 网页地址、 e-mail、 特长等项目, 需要实现输入修改查询( 全文检索) 的功能, 而且针对单张名片, 名片所有人能够授权别人共享。每个人只能查看自己的通讯录和共享通讯录, 对输入重复的名片给予提示警告。提供匹配查询和模糊查询。
4.3.10 办公自动提醒
象邮件提醒的形式一样, 以声音和图形方式提醒新到的邮件、 表单、 通知等待办事宜。
4.3.11 综合查询
可对系统中所有信息进行信息导航和全文索引。

4.4      行政办公系统
在行政办公模块中, 按照办公所涉及的内容, 提供考勤管理、 业务管理、 资源管理和文档管理数据库信息的查询。
并能够根据企业实际需要开发出功能齐全的办公用品、 图书管理、 办公场所管理、 车辆管理、 资产管理子系统。

公共场所管理: 图书管理:

以下各个功能模块都涉及到表单和工作流程,也就是都能够归之于签报管理数据库。
4.4.1  签报管理( 审批管理)
完成单位内部各种申请、 报告、 文稿等信息的网络起草、 审批和自动传递的全过程。与发文系统类似, 实现签报起草、 打字、 审批、 签发、 正式签报及文档归档的电子化。
根据用户的需求可设定几级签报, 系统管理员可自定义自己单位的行文处理期限、 缓急程度。系统有严格的权限控制, 不同权限的人员对应不同的文件处理功能; 而且流程灵活, 用户可根据实际情况定义文件的批阅流程。
同样签报也提供了许多细致的功能, 如: 文件处理过程中逾期能自动发送催办; 签发后能按照文件的级别和主办单位自动编写文号; 自动记录文件的处理过程; 正式签报完毕后能自动将文件归档等。
以下是签报处理流程的简要说明:
1.起草签报
起草人直接在”个人文档”库内拟稿, 起草签报的详细内容, 输入行文要素, 然后经过”进入流程”按钮进入本库, 根据起草人的公文处理权力、 级别、 文件类型( 签报单位、 审批单位等) 定义审批流程, 还可发表个人意见, 最后将文件提交给下一审批者。
当文件从起草人处提交给下一个审批者后, 将有严格的权限限制, 只有文件的起草人、 从前批阅人和当前审批人能够阅读文件内容, 只有当前审批人能够对文件进行编辑和处理工作, 包括修改、 批示、 同意或拒绝等等。
2.文件在起草人所在部门内流转
文件在起草人所在部门内能够逐人流转, 由部门内其它人员斟酌文件内容和审批流程, 并可经过执行”转部门内其它人员”和”返回上一个人”等操作将文件转回至文件起草人处, 与之商榷文件内容和批阅流程。
3.签出
由签报起草人所在部门中有文件传递权的人员或领导执行”签出”操作, 结束此签报在起草人所在部门的内部流转, 将文件传递至审批流程定义的下一个部门。如果本级还有会签单位, 则签出到流程中定义的下一个会签单位的具有与此文当前批阅级别同级的传递权的人员处, 若该单位无具有此传递权的人员, 则签出到该单位领导处; 如果本级已没有会签单位, 则签出到上一级的会签单位, 如此类推, 直至签发领导处。
4.会签
文件逐级经过主办和会办单位的审批, 其流转顺序严格遵循签报中定义的审批流程从下至上、 从左到右, 在同级单位的各部门之间会签后, 再转至上一级单位的各部门之间会签。
在各会签单位内部的流转过程类似于在签报起草人所在部门的内部流转过程, 也是逐人进行的, 但会签单位的所有审批人员只能发表意见, 不能修改文件内容和审批流程; 同样, 文件在各单位内部流转时, 具有与文件当前批阅级别同级的传递权的人员和领导可执行”签出”操作, 将文件传递到签报流程定义的下一个审批单位。
5.领导审批、 签发
最后, 文件到达签发领导处。经所有签发领导审批经过后, 由最后一位签发领导执行”签发” 操作, 结束签报的流转, 系统自动将文件发回至起草人员处, 由她( 她) 完成后序工作。
在会签和领导审批过程中, 各级枢纽单位和签发领导可酌情修改文件流程或经过执行”返起草人”操作, 将文件返回起草人处, 让起草人修改文件, 并重新进行审批。
6.归档
在完成签报的所有整理工作之后, 起草人能够执行”归档”操作将签报转储到”档案室”库, 由”档案室”库的管理员整理、 编入案卷。同时”签报”库中的这份文件将在”签报”库管理员指定的时间段由系统自动从”签报”库中清除掉。此后, 任何人只能到”档案室”库中去查询和借阅已归档的文件, 但均无权对其进行修改。
4.4.2  请款管理
实现用户网上填写请款申请单、 根据请款额度选择审批流程或自定义流程来进行网上请款审批的全过程。请款报销库用于日常费用管理。经过请款表在业务流程中的运用, 完成工作人员从请款、 报销、 结帐的完整过程。在本库中, 包括从申请、 批准、 借款、 催办到 结算五个阶段工作流程。每个请款单的各阶段详细资料都保存在本数据库中。利用本系统能够进行公司的请款报销资料的浏览, 查询和分析, 利于单位内部的财务管理。

4.4.3  办公用品管理
完成对办公用品的购入、 领用、 结存信息的查询和统计。

4.4.4  图书资料管理
完成对图书资料的购入、 借阅、 审批、 归还和催还的管理, 实现网上图书馆的功能。
4.4.5  资产管理
管理公司所有的贵重设备、 车辆、 房产等资产, 管理内容包括资产登记入库, 使用申请、 维修保养记录、 归还、 核销等。随时掌握公司的资产使用情况和资产状况, 便于资源的统筹分配和使用跟踪, 提高资产的利用率。

Ø        资产登记: 对固定资产进行编号和评估等处理
Ø        资产领用: 记录领用人、 领用时间、 用途、 归还日期等
Ø        资产维护: 随时检查固定资产的使用情况, 重新评估等处理
Ø        资产查询: 查询固定资产的统计资料, 决定是否更换等处理
Ø        资产卡制作: 打印固定资产卡, 便于资料的保存
Ø        设备预约: 事先预约设备, 有自动检测冲突功能, 避免重复申请、 交叉申请。
4.4.6  车辆管理
4.4.6.1 车辆明细的管理
车辆明细包括车辆品牌、 车牌、 车形、 颜色、 购买日期、 预计报废日期、 当前行公里数、 驾驶员等到项目。其中公里数为自动计算得到, 等于每次派车所走里程之和。
4.4.6.2 派车管理
派车单的申请、 审核。核准后自动转入车辆管理部门的审核, 车辆管理部门根据实际情况派车, 核决情况自动通知申请者, 包括不核准的情况, 如果遇到紧急情况, 车辆管理部门有权变更车辆使用者, 但必须及时通知前申请者, 而且说明原因。使用完毕后, 车辆使用部门必须填写行驶公里数, 经过电子邮件送使用者签收。
任何人均有权查询车辆的使用状况。状况包括车牌、 车型、 使用时间、 目的地、 预计返回时间、 驾驶员、 行驶公里数等信息, 醒目标明车辆空闲时间。各类车辆使用的汇总报表。能够查询每车在一个时间段内的行驶公里数汇总表, 驾驶员月工作时间、 出车次数汇总表。
4.4.6.3 车辆维修管理
包括车辆维修申请、 审核、 费用输入、 审核。
车辆维修单包括车号、 申请日期、 维修时间、 修理单位、 维修部分、 修理明细及费用、 经办人等内容。
汽车加油记录申请单, 包括车号、 加油时间、 加油站名称、 加油数量、 经办人等项目。并送领导审核。
车辆维修的各类查询及报表。包括在一段时间内各车辆每公里耗油量汇总表。每辆车在各个时间段内耗油量比较表。各车辆在一段时间内的维修费用汇总表等。　　
4.4.7  场所管理
反映单位所有场所的资料信息、 使用状况, 提供实时状态, 线上预约, 合理分配, 防止浪费。
1、 场所资料维护
2、 预约申请
3、 审批登记
4、 退还核销
5、 即时查询
6、 维修记录
4.4.8  会议管理
完成会议室资源登记和使用查询、 会议申请及审批、 会议安排、 会议公告和会议纪要的管理。会议管理系统主要用于制订会议安排, 发送会议通知, 记录会议纪要。会议召集人在选择与会人员时能够方便地查看这些人员在会议召开期间是否外出, 制定出合理的会议安排, 从而确保会议的出席率, 提高会议的效率。
当会议召集人确认一项会议安排后, 系统将此会议通知的读取权限自动分发给主持人及参加人。与会人员能够经过会议管理系统看到会议通知及详细的会议安排情况。会议情况能够经过会议纪要加以记录。
管理员还可创立一周的会议安排表。用户能经过”周安排表”视图查看下周的会议安排汇总情况; 与会人员还可查看和记录会议公告和会议纪要。

4.4.9  活动管理
4.4.9.1 接待管理
接待接洽数据库是为了满足业务与行政工作中公务交往活动管理的需要而设计的。任何人可对自己或她人的来访接待工作进行登记、 分类、 查阅、 保存。
4.4.9.2 外出管理
单位人员外出能够在留言板上留言, 也能够在外出管理模块中填写, 登记外出地点、 单位、 人员、 交通工具、 拜访事宜、 预计时间、 同行人员、 联系电话。外出人员回来后, 重新登陆系统, 系统能够提醒她录入拜访结果。
4.4.9.3 电话记录
对收、 拨电话和传真的记录进行管理。包括登记、 打印、 批办、 移交等功能。电话登记的内容包括: 来电日期与时间, 来电人名, 受话人名以及来电的详细内容及处理结果。
4.4.9.4 值班安排
能够安排并通知指定人员的值班日期及时间, 系统根据条件设定自动排班, 并提供值班记录输入和查询。
4.4.9.5 活动安排
解决公司各类活动组织安排, 大型接待组织安排的协调问题。功能包括新建活动、 细分活动、 小任务安排、 完成提醒、 未完成超时提醒、 活动物品的使用情况登记, 活动总结报告。各种有关活动的统计