项目综合办公室行政业务管理.docx

第二十二章 项目综合部行政业务管理

1 目的
强化项目基础管理工作，提高项目部综合部的工作效率，实现项目管理制度化、标准化、流程化。
2 业务内容
2.1 印鉴管理
2.2 档案资料管理
2.3 公文管理
2.4 会议管理
2.5 资产管理
2.6 食堂管理
2.7 车辆管理
3 工作职责
3.1 负责项目经理部文秘工作，起草年、季工作总结及有关文件等综合性文稿，负责审核和印制项目经理部公文、函件、会议材料等书面材料。
3.2 负责项目经理部各类综合会议的组织筹备、会议记录、文件整理等工作，协助业务部门做好相关会议的会务工作。
3.3 负责项目经理部各类行政印鉴的管理；负责公文、函电的收发、登记、呈批、传阅、催办和文件分类、立卷、归档工作。
3.4 负责及时收集项目经理部在管理过程中形成的各类基础资料，并根据资料的性质，进行分类，归口管理。按要求及时向业主和公司档案室移交竣工资料。
3.5 负责项目经理部的内外部联系、沟通工作，搞好对外接待工作，组织安排上级领导视察和现场办公活动。
3.6 负责项目经理部非生产固定资产、低值易耗品的管理工作，做好办公及生活用品的购置、发放和日常维护工作，及时填报并上报有关报表。
3.7 负责项目部车辆的保养、维修、报废以及日常使用管理等。
3.8 负责项目部食堂管理工作。
4 工作程序
4.1 印鉴管理
4.1.1 印鉴的式样、规格
⑴ 项目经理部的印鉴一律为圆形。
⑵ 项目经理部及党工委（党总支）的印鉴，直径不大于4.0厘米，项目部章中央刊五角星，党工委（党总支）章中央刊镰刀锤子图案，图案外刊项目部、项目部党总支全称，自左而右环行。
⑶ 项目经理部的部门印鉴，直径最大不得超过3.8厘米、最小不小于3.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。
⑷ 项目经理部经理、党工委（党总支）书记名章、签字章的规格、式样可根据实际需要确定。
4.1.2 印鉴的刻制
⑴ 使用中铁一局集团公司资质中标的项目，其项目经理部行政用印鉴由集团公司办公室根据集团公司批文刻制，由公司或项目部派员到集团公司文书科签字领取。项目部其他印鉴可根据批文自行刻制。
⑵ 使用除中铁一局集团公司资质外的其他单位资质中标的项目,其项目经理部的行政用印鉴由公司办公室根据公司批文刻制，项目部其他印鉴可根据批文自行刻制。
4.1.3 印鉴的名称、字体和质料
⑴ 印鉴所刊名称，应为本单位的法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以采用规范化简称。
⑵ 印鉴所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
⑶ 印鉴的质料，由制发单位根据实际需要自行确定。
4.1.4 印鉴的启用
印鉴刻制后，须报上一级单位备案，由上一级批准单位发文启用。
4.1.5 印鉴的管理
⑴ 各单位必须建立健全印鉴管理制度，加强用印管理，严格审批手续。未经符合管理权限的领导批准，不得擅自使用单位印鉴。
⑵ 各单位和部门要指定专人负责印鉴的管理，建立印鉴保管和使用登记制度。印鉴管理人员应恪尽职守，照章办事，严把用印关。
⑶ 为方便工作，项目经理部经理、总支书记的名章经经理、总支书记授权项目部综合办统一保管，用印须经经理、书记本人或授权委托代理人批准。
⑷ 印鉴应置放在可靠的保险设备内保管，保管人员不得使印鉴处于失控状态或私自将印鉴带离保管现场。
⑸ 要严格履行用印登记手续。每次用印必须填写印鉴使用申请单，印鉴管理人员要认真核对签发批准人、用印内容和份数无误后再用印。
⑹ 公文盖印时，必须检查签发手续是否完备，按照规定的份数盖印。印鉴要盖得端正、清晰。印鉴位置上不压文，下骑年盖月。严防错盖、漏盖。严禁使用空白盖印文纸。凡不符合用印规定的，印鉴管理部门有权拒绝用印。
4.1.6 印鉴的使用
⑴ 凡以项目经理部名义发出的文、电，凭项目部主管领导签发的原稿为依据用印。
⑵ 凡以项目经理部名义对外联系工作用印的，用印人应持本部门领导批准并加盖印鉴的证明，填写印鉴使用申请单，经项目经理部领导审核同意后用印。
⑶ 确需在外地用印时，印鉴使用部门(室)应当填写印鉴借用申请单，经项目经理部领导批准，由两人以上保管印鉴，用印后应及时携印返回。
⑷ 对纯属事务性用印，如控购申请、业务性证明、信函等，需经项目经理部综合部领导批准同意后用印。
4.1.7 印鉴的收缴
⑴ 项目经理部的所有印鉴，如因项目撤销、名称改变或换用新印鉴而停止使用时，应当由项目综合办将所有原印鉴及时送交公司办公室封存或销毁，不得私存或自行销毁。
⑵ 因项目完工但工程结算未最终完成，需使用相关印鉴的，由公司机关本部对口部门到公司办公室办理使用或借用印鉴手续。
⑶ 伪造印章或使用伪造印鉴者，要依法惩处。如发现伪造印鉴或使用伪造印鉴者，应及时向公安机关或印鉴所刊名称单位举报。
4.1.8 项目经理部印鉴使用、借用申请单（附表：1）
4.1.9 项目印鉴管理流程图及工作标准（见附图、附表）
4.2 档案资料管理
4.2.1 项目资料的内容
⑴ 项目资料包括项目经理部在项目管理过程中形成的各种技术数据、表格、图纸、文件、声像资料、项目获得的各类荣誉证、奖状、锦旗、奖杯等。
⑵ 项目资料的内容详见附图。
4.2.2 基本要求
⑴ 项目部应根据公司或业主的要求，建立满足项目施工管理需要的档案资料室，配备专职或兼职的档案资料员，负责收集、整理、保管本项目各类资料和应归档文件资料的立卷归档工作。
⑵ 项目经理部须明确资料归口管理部门，工程技术资料归项目工程部管理，项目计合部、物设部、安质部、财务部、实验室归口管理本部门的资料；其它各类文件、声像资料、各类荣誉证、奖状、锦旗、奖杯等资料归项目综合部管理。
⑶ 资料管理必须贯穿于项目管理的全过程，资料的收集应随工程的进展及时进行，保证资料真实、准确，并按照项目信息管理的要求及时整理归档，经有关负责人审核签字。
⑷ 档案资料的调阅应按照档案管理规定办理，实行调阅审签制，严禁随意对外借阅和未经领导审批同意他人调阅，本项目人员调阅必须在调阅单上签字。
⑸ 存放资料的资料盒外贴标签使用统一式样(见附图)
4.2.3 工程技术档案
⑴ 项目工程部负责技术资料的收集、整理以及竣工资料编制工作。
⑵ 档案资料员须将竣工资料按行业竣工文件编制办法或业主要求编制，并对整理的工程技术资料进行编号及编撰索引，按要求及时移交公司档案室归档管理。
4.2.4 其它档案
⑴ 项目计合部、物设部、安质部、财务部、实验室负责本部门资料的整理、汇总工作；
⑵ 项目部综合部负责声像资料、各类荣誉证、奖状、锦旗、奖杯、获奖文件的收集、整理工作。
⑶ 项目计合部、物设部、安质部、财务部、实验室的资料在工程结束时，分别交公司机关对口部门保存。
⑷ 项目部综合办应及时把意义重大的以及国家和省部级领导人视察工作的音像资料；项目部获得的厅、局级及以上各类荣誉证、奖状、锦旗、奖杯等文件的原件移交公司档案室，项目部保留复印件。
4.2.5 附图：

1、法律法规和部门规章
2、业主、监理、上级指挥部、地方政府文件
3、公司发文件、受控文件、资料
4、项目部内部文件、资料库资料
5、项目所获地方政府、业主的各种奖励证书、奖状、奖杯、声像资料等原件

综合办文件资料
1、主要原材料、成品、半成品、构件出厂质量证明和试（检）验报告
2、施工试验记录
3、隐蔽工程验收记录
4、施工组织设计
5、工程质量检验评定
6、竣工验收资料
7、设计变更记录
8、竣工图
9、施工项目质量合格证书
10、单位工程竣工质量核定表
11、竣工验收证明书
12、施工技术资料移交表
13、施工项目结算
14、回访与保修
公司
档
案
室

工程部文件资料

项目文件资料

4.2.6 项目档案管理流程图及工作标准（见附图、附表）
4.3 公文管理
4.3.1 公文收文管理
⑴ 建立收文台账，收文台帐登记的内容要确保完整、及时。
⑵ 业主发文要单独组卷。
⑶ 文件处理单各项记录形成闭合。
4.3.2 公文发文管理
⑴ 按要求填写发文稿纸，各项内容齐全有效。
⑵ 建立发文台帐，确保各项行文标准、格式合乎规范，主题词使用正确。
4.3.3 支持性文件清单及检查
⑴ 完整收集在建项目所需的国家、行业、地方有关质量、环境、职业健康安全的法律法规。
⑵分类建立文件资料清单，按季对清单进行动态调整并发放到各使用场所，作废文件要有销毁记录。
4.3.4 项目公文管理（收文、发文）流程图及工作标准（见附图、附表）
4.4 项目会议
4.4.1 会议程序
⑴ 会前由综合部准备好会议有关材料，落实会议时间、地点、提前发出会议通知。
⑵ 项目各部室如有需提交会议讨论审议的事项，应提前做好必要的准备，需布置落实事项的有关会议材料应按照项目部领导及会议要求及时准备。
⑶ 综合部要做好会议记录，并督办会议各项工作部署的贯彻落实。
⑷ 项目部各部室和所属单位召开的小型相关专业会议，有关工作可参照本程序组织进行
4.4.2 项目经理办公会议（党政联席会议）
⑴ 项目经理办公会议由项目经理、党工委书记、副经理、总工程师和各部室（含所属单位）负责人参加，必要时与议题有关的人员可以列席会议。
⑵ 项目经理办公会议由项目经理或常务副经理负责召集，需要列席的人员由项目经理或常务副经理确定。
⑶ 按照民主集中制的原则，项目经理办公会议的主要内容：
u 贯彻落实公司党委、公司以及建设单位、主管部门的工作安排。 总结通报上一阶段的各项工作，研究部署下一阶段的工作。
u 分析、研究和解决施工过程中出现的突出问题.
u 研究决定自身建设、规章制度、合同签定、大宗物资采购、人事安排和重大开支等内部重要事项。
u 对项目生产管理中存在的问题进行专项研究，制定方案加以解决。对涉及进度、质量、安全、环保，生产经营、内部管理等方面的问题进行专题研讨提出解决办法形成纪要。
u 各部室（含所属单位）需提交办公会议讨论审议的重要事项。
⑷ 项目经理办公会议一般每月召开一次（月末或月初），必要时项目经理可随时召集开会。
4.4.3 生产交班会
⑴ 项目经理部生产交班会由项目部领导、各部室（含所属单位）负责人、施工队（施工工点）负责人参加，项目经理主持。
⑵ 生产交班会主要内容：
u 听取各部室、各施工队阶段性工程进度、质量、安全、管理中存在的问题等情况汇报并提出具体处理意见。
u 听取各施工队阶段性生产情况总结和下一阶段形象进度、施工计划。
u 总结评价阶段性工作，对施工队提出的有关工程整改方案进行确认，提出下一阶段工程进度、质量控制、安全管理等工作目标及具体实施意见。布置需要各部室落实解决的具体事项。
u 每周召开一次小交班会，通报上一周在生产、安全、质量等方面存在的问题。每月末召开大交班会，通报上一个月施工生产情况，安排部署下月工作，协调解决工作中遇到的问题。
4.4.4 安全质量分析会
⑴ 安全质量分析会每季度召开一次，由项目经理部领导、各部室（含所属单位）负责人、安全质量监察负责人、施工队（各施工工点）负责人参加，项目总工主持。
⑵ 安全质量分析会的主要内容：
u 通报上一季度安全、质量方面存在的问题，并提出整改意见，制定整改措施。
u 部署安全、质量管理工作，对所承担工程的重点部位、关键工序下达安全、质量交底书并进行作业指导。对已经发生的安全、质量事故进行分析处理，查找原因落实防范措施。
4.4.5 早点名
⑴ 每日早晨点完名后，由项目经理主持，副职领导和各部门（含所属施工队）负责人参加召开晨会。
⑵ 总结通报上一天的工作，安排部署当日工作，明确有关部门的任务。根据上级、业主、监理的要求和在检查中发现的问题提出改进意见。
4.4.6 其它会议：
对于党工委会议、支委会议、党员大会、民主生活会等会议，应严格按照制度要求按时召开。
4.4.7 项目会议管理流程图及工作标准（见附图、附表）
4.5 资产管理
4.5.1 项目综合部管理的资产包括非生产固定资产、低值易耗品。非生产固定资产是指非生产单位使用的各种固定资产。办公设备、食堂、浴室等所使用的房屋、设备、器具等资产。低值易耗品是指使用年限较短、价值在2000元以内，容易损坏，达不到固定资产标准的各种办公用具，计算机附件等物品。2000元以上未组资的固定资产，可纳入低值易耗品管理范畴。
4.5.2 公司行政办公室负责全公司包括项目部的非生产固定资产、低值易耗品的动态管理和监督。
4.5.3 项目部成立非生产固定资产、低值易耗品管理和鉴定小组，办公室设在项目部综合部，负责本项目部非生产固定资产、低值易耗品的统一管理，由专人负责计划购置、分配、领用、登帐、维修和处理事宜。
⑴ 项目部在项目在建过程中，对新购置和公司范围内调拨的非生产固定资产，低值易耗品应填写并建立《非生产固定资产、低值易耗品的购买、调拨台帐》及《非生产固定资产、低值易耗品使用台帐》，不论本季度有没有新购置的项目都要于每季度末以电子表格的形式上报公司办公室备案。
⑵ 在领用价值500元以上的办公设备等低值易耗品时，项目部综合部要建立个人领用保管卡片--《非生产固定资产、低值易耗品个人领用卡片》，做到帐卡相符、帐物相符。
⑶ 项目部综合部每季度末与财务室核对资金帐、做到帐帐相符，在年底和项目即将完工时与财务部门配合，对本项目非生产固定资产、500元以上的办公设备等低值易耗品分别进行清点、造册，填写《非生产固定资产、低值易耗品实物清查汇总表》和《非生产固定资产、低值易耗品处理表》。对使用时间太久，不能修复再使用的，经本项目部管理和鉴定小组鉴定，并报请主管领导审批同意后，按报废或变卖处理，处理的款项交项目部财务室；对于不能报废或变卖的非生产固定资产、低值易耗品，本项目部可自行调拨到公司其他单位或新成立的项目部，调拨价格由双方协商决定，交、接单位同时填写《非生产固定资产、低值易耗品交接汇总表》，并以电子表格的形式上报公司办公室备案。
⑷ 项目部综合部在撤离本项目之前要完成对非生产固定资产、低值易耗品的清查、处理工作，如因提前撤离而造成非生产固定资产、低值易耗品的流失，将追究综合部主责人员的责任。
4.5.4 保管使用责任制
⑴ 指定专人或使用人保管，末经保管人同意，他人不得随意动用。
⑵ 个人保管的物品，如有损坏或丢失，本人要写明丢失原因，项目领导要签注意见，视其使用年限按现行市场价格核收赔偿费。个人在调离或退休时要交清所保管的物品，否则财务室不予办理工资转移手续。
⑶ 非生产固定资产、低值易耗品确因使用损坏，可向综合部提出维修意见，如需要修理，则由综合部负责联系相关事宜。
⑷ 需要报废的办公设备、器具等，须由财务、综合部和使用部门组成的鉴定小组鉴定认可并经项目经理签认后方可办理报废手续。
⑸ 鉴定同意报废的低值易耗品应交回综合部，使用部门不得擅自处理。
⑹ 不论何种情况或何种款源购置的符合标准的低值易耗品，都要占收入帐，不得随意流失或化公为私。
4.5.5 项目资产管理流程图及工作标准（见附图、附表）
4.6 食堂管理
4.6.1 工作标准
⑴ 职工食堂建设应满足卫生标准要求。应设置在远离厕所、垃圾站、有毒有害场所等污染源的地方。食堂应设置独立的操作间和储藏间。操作间灶台及其周边应贴瓷砖，所贴瓷砖高度不宜小于1.5米，地面应作硬化和防滑处理。粮食存放台距墙和地面应大于0.2米。配备必要的排风设施和冷藏设施。
⑵ 食堂内部操作间必须通风良好，清洁卫生，严防食物变质和害虫叮咬。仓库食品要分类存放、妥善保存、合理调配。
⑶ 炊事人员必须思想端正，要持证上岗，身体健康，工作服勤洗勤换，保持良好的个人卫生。
⑷ 要保证蔬菜、肉类等食品的新鲜度，严禁腐烂变质食品进入食堂。
4.6.2 工作职责
⑴ 项目部综合部负责项目部的后勤食堂管理工作，负责成立食堂伙食委员会，定期对项目部的食堂饭菜质量、管理员物品采购、炊事员的工作卫生进行评定，定期公布食堂的伙食账目，接受干部职工的监督。
⑵ 管理员负责项目部食堂的食品物资采购，保证项目部的就餐需要。
⑶ 炊事员负责项目部的食堂操作炊事工作，要确保项目的职工正常就餐。
4.6.3 工作程序
⑴ 成立伙食委员会，由项目部主管领导任主任，相关部门负责人和职工代表任委员。
⑵ 伙委员定期召开会议，认真听取职工对食堂的意见，不断提高饭菜质量。
⑶ 管理人员每天采购的食物必须按食堂管理规定，经炊事班长清点验收后方可入库。严格执行验收手续，做到票物相符。
⑷ 管理员和炊事员精心核算食堂成本，账目做到日清月结，定期公布上月食堂收支情况。
⑸ 炊事人员要合理安排好每周菜谱，在控制好成本的原则下，做到饭菜花样多、质量高、味道鲜美。
⑹ 在施工大干时，食堂应根据施工生产需要，安排好职工的夜班饭，为一线职工做好服务。
4.7 车辆管理
4.7.1 建立项目部车辆管理制度和司机岗位责任制。管理制度包括车辆管理办法、车辆保养维修办法和交通行车安全管理办法等。
4.7.2 项目部对聘用司机进行备案（证照齐全），同时签订交通安全责任书，并做好安全知识教育培训。
4.7.3 建立车辆使用记录。
4.7.4 对车辆进行保养、修理时，由驾驶员提出申请，经相关部门审核确认，送指定厂家进行维修，由综合部进行验收签认。
5 附表
5.1 项目经理部印鉴使用、借用申请单
5.2 非生产固定资产、低值易耗品购买、调拨台帐
5.3 非生产固定资产、低值易耗品使用台帐
5.4 非生产固定资产、低值易耗品个人领用卡片
5.5 非生产固定资产、低值易耗品实物清查汇总表
5.6 非生产固定资产、低值易耗品处理表
5.7 非生产固定资产、低值易耗品交接汇总表
5.8 档案盒标签式样
5.9 车辆使用登记表
5.10 车辆保养维修申请单

印签管理流程图

印签管理工作标准
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
机构 成立发文
B2
任务程序：

成立机构文件
² 集团公司或公司人力资源部门发布成立机构文件。

管理点：

² 集团公司或公司人力资源部门发布成立机构文件。

刻制印章
发印管用
A3 E4 A4
E4
任务程序：

² 局办或司办根据文件刻制行政印鉴，并留印模。

² 用印单位签字领取行政印鉴，并根据机构成立文件刻制其它印鉴，报上一级主管单位备案。

² 用印单位(或部门)具有使用保管权益。

管理点：

² 根据文件刻制印章。留印模。

申请使用公司印章
F5 E6
任务程序：

印章使用申请表及签字本
² 项目各工区、部门申请用印。填写申请用印单。

² 项目综合部根据用印单用印。

管理点：

² 项目综合部根据用印单用印。

印章保管及销毁
A7 A8
任务程序：

销毁记录
² 用印完毕保管；机构撤销交回印章保管。
² 作废销毁。
² 登记造册。
管理点：
² 用印完毕保管；机构撤销交回印章保管。
编制：郭春萍 审核：孙强

档案管理流程图

档案管理工作标准
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
收集归档
A2
任务程序：

² 接收各业务部门和工程项目部移交的档案。

² 对移交的档案文件质量进行审核，办理移交手续；按照档案分类原则和编号规定进行系统化和编号。

管理点：

² 接受档案并审核编号。

文件积累 整理归档 竣工资料 移交
B2 C2
任务程序：

案卷（办法）
² 按照档案管理要求对办理完毕事项形成的文件做好登记、保管和平时利用。

² 按照档案管理规定，把本部门业务形成的应归档文件收集齐全；按照各类档案的不同特点和整理原则进行整理和组卷把整理好的案卷（文件）移交司办(档案室)。

管理点：

² 按照档案管理规定，把本部门业务形成的应归档文件收集齐全；按照各类档案的不同特点和整理原则进行整理和组卷把整理好的案卷（文件）移交项目档案室。

保管/ 提供利用
A3
任务程序：

档案借用清单
² 按照各类档案分类原则排列上架，保证档案安全；保证库房保管环境符合规定。

² 在保证档案安全的基础上尽可能的提供档案为企业各项工作服务。

² 做好档案信息检索和档案快速查找工作。

² 开发档案信息资源，做好主动服务。

管理点：

² 按照各类档案分类原则排列上架，保证档案安全；保证库房保管环境符合规定。

鉴定销毁
B3 A4
任务程序：

销毁档案目录
² 定期对超保管期限的档案进行重新鉴定，以确定有无继续保存价值，对仍具有保存价值重新整理保存，对失去保存值的档案进行销毁处理。
² 对需要销毁的档案文件做好登记并上报档案鉴定小组领导批准后销毁。
² 档案人员负责监销，保证应销毁档案不散失和泄密。
管理点：
² 档案人员负责监销，保证应销毁档案不散失和泄密。
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
统计建帐
A5
任务程序：

统计台帐
² 建立各类档案统计台帐和图表，做到帐档相符。

² 对档案的收进、移出、销毁和实存数量以及档案的整理、鉴定、保管及利用等情况做好统计。

管理点：

² 对档案的收进、移出、销毁和实存数量以及档案的整理、鉴定、保管及利用等情况做好统计。

档案年报
A6
任务程序：

² 按时完成档案统计年报的数据采集和整理上报。

管理点：

² 按时完成档案统计年报的数据采集和整理上报。

编制：郭春萍 审核：孙强

公文管理流程图（收文）

公文管理工作标准（收文）
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
接受文件 编号登记
B2
任务程序：

² 由项目综合部负责接收外上级单位、项目业主及局外地方政府部门发来的文件、传真登记编号。

管理点：

² 追踪、反馈处理结果

拟办
B3
任务程序：

² 由综合部或主责部门提出处理意见。
管理点：
² 拟办意见要明确、具体，并判断是否需业务主管的领导签批意见。
阅批
A4
B4
任务程序：

² 及时将文件转交业务主管领导签发意见。若遇领导出差，紧急文件必须及时电话请示。
管理点：
² 判断文件、传真轻重缓急
执行批示
C5 D5 C6 D6
任务程序：

² 根据领导批示意见转发、传阅、办理。
² 相关部门按照文件执行。
管理点：
² 按领导批示意见及来文要求及时办理
任务程序：
² 各工区、部门按照文件执行。
管理点：
² 按领导批示意见及来文要求及时办理
整理归档
B6
任务程序：
按年度交档

² 整理归档
管理点：
² 收文与批复合订归档
编制：郭春萍 审核：孙强

公文管理流程图（发文）

公文管理工作标准（发文）
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
起草文件
C2
任务程序：
依据具体情况而定
办文格式
² 各部门根据工作需要起草文件，交项目综合部；项目部报公司的请示、汇报按上行文格式上报。
管理点：
² 行文简明扼要，条理清晰，一文一事，不得多头上报。
核稿
B3
C3
任务程序：

发文简称表主题词表 文件格式格式
² 发文部门负责人对文件进行初审，综合部对文件进行核稿
管理点：
² 是否需要行文，文件格式是否正确、文件内容是否清晰明确，以及文件是否网上发布、是否属受控文件等。
文件会签
A4 C4
任务程序：

² 需会签文件由文件起草部门交相关部门会签。
管理点：
² 文件会签的标准是否需要相关部门配合执行。
签发
A5
任务程序：

² 由发文部门交主管领导签发。若遇领导出差，紧急文件必须及时电话请示或接替领导签发。
管理点：
² 由发文部门交主管领导签发。
套文头
C6
任务程序：

² 由发文部门到项目综合部登记编号，并领取文头格式。
管理点：
² 由发文部门到项目综合部登记编号，并领取文头格式。
用印
B7
任务程序：

² 由发文部门到项目综合部发行用印手续。
管理点：
² 由发文部门到项目综合部填写用印单，并据此在发文文件上加盖公章。
文件发布与执行
C8
D8
任务程序：

² 由发文部门发布文件
² 项目各工区、各部门按照文件执行。
管理点：
² 项目各工区、各部门按照文件执行。
整理归档
C9 B10
任务程序：
按年度交档

² 各部门将正式发布的文件及其底稿交综合部，定期归档。
管理点：
² 正式发布文件领导签批件原稿与正式文件合订存档；请示与批复合订归档。
编制：郭春萍 审核：孙强
会议管理流程图

会议管理工作标准
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
起草通知 经费预算
A2 B2 C2
任务程序

² 由会议承办部门编制会议费用表、送部门领导审核、上报项目分管领导审批。

管理点

² 注明会议目的、议程、时间、地点、人员以及相关事宜。

² 区分会议类别，严格执行会议经费标准。

准备汇报 资料
D4
任务程序

² 按照通知时限上报资料。

管理点

² 严格符合通知要求，内容充实、思路清晰、言简意赅。

会议服务
E4 F4 G4
任务程：

² 根据会议情况，做好会场布置及食宿安排。

管理点：

² 根据会议情况，做好会场布置及食宿安排。

分发会议 资料
C6
任务程序

² 依据会议情况通知人员。

管理点

² 避免遗漏。

会议服务 会议拍摄
F7
G7
任务程序

² 保证会议顺利进行。

管理点

² 录音、扩音、照明、温度、饮水。会议合影；及时报道。

整理纪要/情况通报
C8
任务程序

² 进行会议总结、归纳。
管理点
² 客观反映会议情况。
定稿发布
C9
F10
任务程序

² 及时发布会议信息。

管理点

² 主题鲜明，具有时效性。

编制：郭春萍 审核：孙强

资产管理流程图

资产管理工作标准
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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
申请购置物品
B2
C2
D2
A3
任务程序：

购置物品申请
² 相关部门提出购置物品的申请

管理点：

² 由相关部门制定购置计划。

确定规格型号
购买物品
D3
B4
B5
B6
B7
任务程序：

购买合同
² 相关部门判断是否非电脑、办公家具。

² 如是电脑、办公家具则要在综合部确定规格型号。

² 由综合部购买时判断是否要签合同：如果购置的固定资产总值超过10万元或者低易总值超过5万元必须签订购买合同。

² 签订购置合同确定购置物品的规格、型号、价格、服务等条款，明确责任。

² 按照申请的要求由综合部或申请部门购置物品。

管理点：

² 按照申请的要求由综合部或申请部门购置物品。

组资报销
B8
C8
B9
C9
D9
任务程序：

1、固资组资单 2、低易品登记表 3、报销单
² 财务部门判断是否需要点收入帐。

² 综合部对采购物品进行点收入帐。

² 由购买部门对所购物品报销。

管理点：

² 综合部或申请部门对所购物品报销。

保管使用\清产核资
B10 C10 D10
B11
C11
D11
任务程序：

1、清查资产的通知2、资产清查表
² 财务部门牵头，财产管理部门分发清产核资单。

² 各部门管理资产的人员对本部门资产逐一从规格、型号、数量进行登记，并在备注栏说明资产所在地。

² 各部门对资产一一核查签字认可，加盖本部门单位公章。

² 清查完毕的单子分别送达财务主管部门、综合部和财产管理部门留存。

管理点：

² 清产核资。

评估残值处理
B12 C12 D12
B13
C13
D13
B14
任务程序：

资产管理办法
² 由财务部门，财产管理部门，主管资产的部门长共同查看实物并议价。

² 处理资产殘值交机关财务科。

管理点：

² 报废物品。

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任务名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
返单登帐
B15
任务程序：

低易、固资单
² 新建低易单子30－1999元财务部门一份，资产管理部门二份。

² 新建固资单子财务部门三份，资产管理部门及资产所在部门各一份。

² 报废资产除固定资产财务三份外，其余都是各一份。

管理点：

² 资产返单。

编制：郭春萍 审核：孙强

附表1：
中铁一局集团第三工程公司
（ ）项目经理部印鉴使用申请单
日 期
年 月 日
用印部门

份 数

用 印 人

内 容

业务
主管
部门
审批

项目经理部领导或办公室审批

中铁一局集团第三工程公司

借用日期

年 月 日
借用部门

归还日期
年 月 日
借 用 人

原 因

借用部门 负责人审批

项目经理部领导或办公室审批批

（ ）项目经理部印鉴借用申请单
4厘米

中铁一局集团

××项目部
档案室资料

××××类

×××××××

第1卷

××××年度
21.4厘米
附表8:

附表9：
车辆使用记录表
项目部： 登记人：
序号
日期
出车
司机
出车时间
目的地
使用人
备注