程序文件控制程序.doc

程序文件控制程序

1.目的
控制质量体系程序文件的编制、审核、签发、修改、作废和实施，保证程序文件及时有效地使用，失效文件不被误用，保密文件不失密。

2.适用范围
本程序适用于公司地产口程序文件的控制。

3.引用文件
无。

4.定义
无。

5.职责
5.1管理者代表负责签发程序文件。
5.2 ISO9000工作组负责人负责评审程序文件，确定文件发放范围，编定程序文件的文件号及版本。
5.3 ISO9000工作组质管人员负责程序文件的复印、分发，失效文件的回收和销毁，负责保存程序文件原件。
5.4各部门负责人负责审阅本部门员工提出的程序文件修改建议。
5.5各部门兼职资料员负责接收、保管程序文件及《文件传阅单》（见GFP5-1-F5）。

6.培训或任职资格
执行本程序人员不需特别资格或培训。

7.程序
7.1程序文件的起草、评审与签发
7.1.1各部门负责人指定人员起草本部门主要负责的程序文件。
7.1.2各部门负责人审阅本部门人员起草的程序文件，修改后提交给ISO9000工作组负责人。
7.1.3 ISO9000工作组负责人对各部门提交的程序文件进行审核和修改，如认为需要评审，则组织相关部门人员评审。必要时，通知管理者代表参加评审。评审通过后，交管理者代表审批签发。
7.1.4程序文件标准格式
每份程序文件正文均须遵守下列标准格式：
(1)目的;
(2)适用范围;
(3)引用文件;
(4)定义;

(5)职责；
(6)资格和培训；
(7)程序；
(8)记录保存；
(9)附件。
7.1.5签发后的文件由ISO9000工作组负责人编排文件号及版本号。程序文件正文中所出现的引用文件和附件均不注明版本号，仅在正文后的附件上编排附件的版本号，程序文件的文件号和程序文件附件号、附件版本号样式如下：
GFPXX-XX；
GFPXX-XX-FXX·X；
其中： GFP—— 质量体系程序文件；
XX-XX—— 对应质量体系要素号—文件序号
XX-XX-FXX·X—— 对应质量体系要素号—文件序号—附件号·附件版本号。
7.1.6 ISO9000工作组负责人编排好程序文件的文件号及版本号后，确定《文件发放范围》（见GFP5-1-F2），并填写《程序文件封面》（见GFP5-1-F6），然后将《文件发放范围》交给ISO9000工作组质管人员复印、分发。
7.1.7 ISO9000工作组质管人员在分发文件前需将每本文件的封面加盖“文件控制专用章”，然后再根据《文件发放范围》分发。
7.1.8文件接收人接收后须在《程序文件分发及回收清单》（见GFP5-1-F3）上签收，文件接收人一般由各部门兼职资料员担任。
7.1.9管理层、ISO9000工作组以外的程序文件接收人接收到文件后，交本部门相关员工传阅，并要求员工在《文件传阅单》上签字。
7.1.10程序文件原件不盖“文件控制专用章”，程序文件正文不得擅自复印、外传。
7.2程序文件的存档
ISO9000工作组质管人员保存程序文件原件，并填写《程序文件目录及状况清单》（见GFP5-1-F4）。
7.3程序文件的修改
7.3.1已颁布的程序文件实施过程中需要修改时,由各部门负责人初审本部门员工提出的程序文件修改建议，并签署《程序文件修改建议书》（见GFP5-1-F1），提交给ISO9000工作组负责人。
7.3.2 ISO9000工作组负责人认为需要评审时，组织相关部门人员评审《程序文件修改建议书》并确定修改意见，最后由ISO9000工作组负责人负责修改稿的定稿。定稿后交管理者代表审批签发。
7.3.3 ISO9000工作组负责人在程序文件封面上填写修订情况及生效日期，并在《程序文件修改建议书》上填写生效日期后，交ISO9000工作组质管人员按第7.1.6～7.1.10分发。
7.3.4程序文件满5次修订的，由ISO9000工作组负责人更换版本号。
7.4失效文件的回收
7.4.1 ISO9000工作组质管人员根据《程序文件分发及回收清单》中该失效文件的实际发放范围，先将失效文件回收，然后才发放新版程序文件，并同时填写《程序文件分发及回收清单》中有关回收栏目。
7.4.2失效文件由ISO9000工作组质管人员回收后在其封面加盖“失效”印章，原
件存档。复印件保存半年后，ISO9000工作组质管人员填写《文件销毁清单》（见GFP5-1-F7）并销毁。

8.记录保存
8.1程序文件原件、《文件发放范围》、《程序文件目录及状况清单》、《程序文件分发及回收清单》、《文件销毁清单》由ISO9000工作组质管人员永久保存。
8.2所有程序文件修改建议书由ISO9000工作组负责人保存至文件颁布实施一年后销毁。
8.3最新版的完整的一套程序文件复印件由ISO9000工作组负责人保存。
8.4发到部门的程序文件和《文件传阅单》由部门兼职资料员保管。
8.5《文件传阅单》由兼职资料员保存一年后销毁。

9.附件
9.1 GFP5-1-F1《程序文件修改建议书》
9.2 GFP5-1-F2《文件发放范围》
9.3 GFP5-1-F3《程序文件分发及回收清单》
9.4 GFP5-1-F4《程序文件目录及状况清单》
9.5 GFP5-1-F5《文件传阅单》
9.6 GFP5-1-F6《程序文件封面》
9.7 GFP5-1-F7《文件销毁清单》

GFP5-1-F5.1
文 件 传 阅 单

文 件 号

文件名

版本

修改条目

页数

传
阅
人
签
名

说

明

1.如属文件的修改版但未换版本号，则由部门负责人在“修改条目”栏填写本次修改的条目序号。
2.如属初版文件或换版文件的，修改条目填写“初版”或“换版”。
3.传阅人签名时应同时注明时间。
4.兼职资料员最后签名并保管此单。

GFP5-1-F4.2
程序文件目录及状况清单

序
号
文件号
文 件 名 称
生 效
时 间
版 本
状 态
在用(ü)
失效(û)

印制及发放数量
发放范围
记 录
时 间
记录人
备 注

GFP5-1-F2.1
文件发放范围

序号
文件名
颁布
时间
董事长
总经理
管理者代表
副总经理
副总经理
总会
计师
计划
财务
部
ISO9000工作组
总师室
工程技术室
预决算室
工程计划
调度室
工程部设计组
工程部施工组
项目开发部
建材供应部
销售部
文化传播公司
现场办公室

注：“√”表示发放 管理者代表： 时间：GFP5-1-F3.1
程序文件分发及回收清单

序号
文件号
颁布时间
接收部门
接收人
发放数量
接收时间
发放人
回收时间
回收数量
回收人

GFP5-1-F1.1

程序文件修改建议书

文件号

文 件 名

版 本

原内容
修改建议

修改建议人： 日期：

部门负责人： 日期：

评 审 意 见

ISO9000工作组组长： 日期：
管理者代表签发

签发日期

生效日期

GFP5-1-F6.1

地产口质量体系程序文件
文件编号

版 本 号

生效日期

程序文件名称

(盖控制专用章处)
修改状态
修 订 情 况
生 效 日 期
I

II

III

IV

V

起 草

职 务

日 期

审 核

职 务

日 期

签 发

职 务

日 期

GFP5-1-F7.1
文 件 销 毁 清 单

序 号
文 件 编 号
文 件 名 称
版 本 状 态
失 效 时 间
数 量
备 注
页 数
份 数

销毁人： 销毁时间：