计算机业务操作手册.docx

计算机业务操作手册

9
2020年4月19日
文档仅供参考

.

引言
随着集团在信息化建设方面的投入,信息技术在集团的各个方面被广泛地应用,大部分业务都需要借助计算机的支持进行。计算机已成为促进集团的业务发展的重要因素。为了进一步提高集团信息管理规范,增强员工计算机业务的操作技能,特制订员工<计算机业务操作手册>。
<手册>的内容分为”信息管理规程”和”业务软件操作流程”两部分。前部分汇总了集团最新的计算机操作规范,帮助员工及时了解集团信息管理规定;后部分以图文并茂的形式,详细描述了ERP系统等主要业务软件的操作流程,帮助员工提高计算机业务技能。
<手册>的排版采用模块化设计,各章节的页码互相独立,经过目录表组合成一体。方便单独对部分章节进行版本的更新,既节约纸张又不影响检索内容。更新时只需以新版本的相关页替换旧版本内容即可,不必打印全部手册。
<手册>的电子版本存放于OA办公系统。方便员工浏览及使用。
<手册>的第一版于年月日发布。
目录

第一章信息管理规程
1.1信息系统帐号的管理规程
1.2移动存储设备的管理规程
1.3员工计算机数据备份的规程
1.4防病毒软件的管理规程
1.5计算机文件共享操作的规程
1.6软件的安装及使用的管理规程
1.7访问互联网的管理规程
1.8计算机及附属设备带离集团的规程
1.9外来计算机设备接入集团网络的规程
1.10IT培训程序
1.11IT服务流程
第二章业务软件操作流程
2.1ERP系统采购操作流程
2.2ERP系统库存转移操作流程
2.3ERP系统转库操作流程
2.4ERP系统盘点操作流程
2.5ERP系统生产操作流程
2.6ERP系统销售(领用/退货/返利)操作流程
2.7ERP系统库存转移(异地库调拨)操作流程
2.8ERP系统凭证的输入操作流程
2.9ERP系统AP事务处理操作流程
2.10ERP系统销售会计操作流程
2.11ERP系统年结业务操作流程
2.12ERP物料编码管理规程
2.13业务软件操作流程
2.14发货软件操作流程
2.15生产软件操作流程
2.16CR操作流程
2.17供应商及客户冻结/解冻管理规程

版本
发布日期
1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

文件名称
1.1信息系统帐号的管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.1信息系统帐号的管理规程
— 适用范围:
集团每台计算机的用户账号(包括ERP系统、以及文件共享服务器的账号)。
— 相关策略:
1、账号的申请、变更及注销:
1.1员工因工作需要申请、变更用户权限,需以书面形式(格式见下表),向MIS部门申请相关事宜。
1.2员工离职或职位变更,部门主管有责任及时通知MIS部门,注销或调整其账号的相应权限。
2、账号密码的管理:
2.1 每季度更改一次密码。
2.2 用户在连续尝试3次登录失败后,用户帐号自动锁定30分钟。
2.3 所设密码必须大于等于6位字符。
2.4 在电脑”屏幕保护程序”标签中选中”在恢复时使用密码保护”选项。
2.5 ERP系统的用户密码于每季度首月的中旬15号自动变更,用户需要在季初的1-15日内到MIS部门办理当季度的密码变更事宜,并在”密码管理表”上签字确认。MIS部门负责及时通知及指导用户变更密码。
2.6 用户必须对所使用的密码严格保密,不得提供她人使用。用户在由于密码锁定无法登录系统时请及时联系MIS部门。
ERP用户权限申请(变更)审批单
申请人:申请日期:
申请(变更)的理由(详述):
申请(变更)的进程及其功能(详述):

部门主管意见:
签字:
年月日
集团MIS主管意见:
签字:
年月日

文件名称
1.2移动存储设备的管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.2移动存储设备的管理规程
— 适用范围
所有在集团内使用的移动存储设备(包括U盘、移动硬盘等)。
— 相关策略
1、 在集团内只允许员工在自己的计算机上使用移动存储设备,如果需要在不同计算机间传递数据,能够经过文件服务器,使用文件共享的方式传递数据。
2、 在使用前必须先进行病毒的扫描,操作步骤如下:
2.1插入设备后,首先在盘符上点右键,在弹出的菜单中选择”病毒扫描”选项。
2.2然后对进行病毒扫描,确认无病毒或已经解除病毒威胁(如上图右)。
2.3为了防止U盘”AUTO”型病毒的感染,请不要使用直接双击盘符的方法打开U盘。打开方法是:在U盘的盘符上点击右键,在弹出菜单中选择”打开”选项来打开U盘,(如下图)。

文件名称
1.3员工计算机数据备份的规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.3员工计算机数据备份的规程
— 适用范围
集团所有计算机(PC)。
— 相关策略:
1、 用户应把日常数据保存在”C盘”以外的分区上。避免因系统崩溃造成的数据损失。
2、 对于计算机中的重要数据,用户有责任对其进行及时、定期的备份。以防止数据损坏或丢失对集团业务造成的不必要影响。

文件名称
1.4防病毒软件的管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.4防病毒软件的管理规程
— 适用范围
集团所有计算机(PC)。
— 相关策略:
当前集团的每台计算机都安装了卡巴斯基企业版杀毒软件。软件已设置为每天自动升级病毒库,同时每天自动扫描病毒。因此当杀毒软件的扫描界面自动启动后,请勿在扫描病毒的过程中关闭软件界面,等扫描结束后再关闭。

文件名称
1.6软件的安装及使用的管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.6软件的安装及使用的管理规程
— 适用范围
集团所有计算机(PC)。
— 相关策略:
1、 不安装任何未经MIS部门确认的软件到集团的电脑上,如因工作原故需要安装新的应用软件,必须事先获得MIS部门的书面的同意。
2、 部门负责人须定期检查本部门计算机软件的安装情况,确保符合以上的要求。检查最少每半年进行一次。
3、 MIS部门须负责定期检查并删除每台集团计算机中不合适的盗版软件或与工作无关的软件。
4、 软件购买申请单请详见下表。

软件购买申请单
部门:申请人:
软件名称、版本及数量:
申请理由及用途(详述):
年月日
部门主管意见:
签字:
年月日
MIS主管意见:
签字:
年月日
集团领导意见:
签字:
年月日

文件名称
1.7访问互联网的管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.7访问互联网的管理规程
— 适用范围
集团访问互联网的员工。
— 相关策略:
1、 上网的时间为正常上班时间段(8:30—16:30);如有特殊需要,请在申请表中注明。
2、 不用作与工作无关的用途。如:聊天(MSN/QQ等)、下载电影、玩游戏(联众游戏等)等与集团经营无关的娱乐活动。
3、 不私自下载及安装任何软件。确因工作需要安装,则联系MIS部门进行安装。
4、 在访问互联网的过程中不随便点击不清楚的链接,如遇到不清楚的提示窗口,请点击左上角的[X]按钮关闭。
5、 不访问反动、黄色信息等不良的网站。
6、 部门负责人有责任监管好本部门的上网活动。
7、 发现有不符合以上要求的上网行为,MIS部门有权单方停止其上网活动。
8、 相关申请单请详见下表。

电子邮箱(E-Mail)申请单
部门:申请人:
1、请注明E-Mail用途(请具体描述)
2、E-Mail地址: @
3、本人同意:
① 集团邮箱只作为工作用途使用,不用作与工作无关的用途。
② 集团邮箱只限于本人使用,不得借予她人使用。
签字:
年月日
部门主管意见:
签字:
年月日
MIS主管意见:
签字:
年月日
MIS部门记录 :
开通时间: 注销时间:
备注:

访问互联网申请单
部门:申请人:
所用电脑是否为集团电脑:[]。固定资产编号:
是否由多人使用:[]。使用人数/范围:
申请事由(上网用途):
浏览网页的范围:
本人同意:
1. 上网的时间为正常上班时间段(8:30—16:30);
2. 不用作与工作无关的用途。如:聊天(MSN/QQ等)、下载电影、玩游戏(联众游戏等)等与集团经营无关的娱乐活动;
3. 不私自下载及安装任何软件(确因工作需要安装,需联系MIS部门进行安装);
4. 不访问反动、黄色信息等不良的网站;
5. 部门负责人有责任监管好本部门的上网活动;
6. 发现有不符合以上要求的上网行为,MIS部门有权单方停止其上网活动。
签字:年月日
部门主管意见:
签字:年月日
MIS主管意见:
签字:年月日

文件名称
1.8计算机及附属设备带离集团规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.8计算机及附属设备带离集团规程
— 适用范围
集团所有计算机(PC)
— 相关策略:
员工如因工作需要,将计算机及附属设备带离办公场所(集团),需
先获取书面的授权批准才能带出集团。申请表及格式详见下表。

计算机及附属设备带离集团申请表
部门:申请人:
计算机设备名称及固定资产编号:
申请事由及带出/回时间(详述):
本人同意:
1、 不用作与工作无关的用途。如:聊天(MSN/QQ等)、电影、玩游戏等与集团经营无关的活动;
2、不下载及安装任何软件,如确因工作需要安装,则联系MIS部门进行安装;
3、带出时有责任保护好设备的安全。
签字:
年月日
部门负责人意见:
签字:
年月日
集团MIS主管意见:
签字:
年月日

文件名称
1.9外来计算机设备接入集团网络规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.9外来计算机设备接入集团网络规程
— 适用范围
集团所有计算机(PC)
— 相关策略:
1、 禁止任何未经授权的计算机设备接入到我集团的网络。
2、 确因工作需要接入,必须先向集团MIS部门提交书面申请(申请格式见附件),获得批准后方允许接入。
3、 若擅自接入网络,经举报或由MIS部门在网络监控日志中发现,集团将予当事人禁止接入集团网络三个月作为处罚。情况严重者交由集团总裁处理。
4、 对于因擅自接入网络而给集团造成了实际的经济损失者(如:造成集团机密数据泄露或系统瘫痪),除予上述处罚外,当事人还需同时承担相应的赔偿责任,严重者集团将追究其法律责任。

外来计算机设备接入集团网络申请表
部门:申请人:
计算机型号及申请事由(详述):
本人同意:
1. 不用作与工作无关的用途。如:聊天(MSN/QQ等)、电影、游戏等与集团经营无关的活动;
2. 不下载及安装任何软件,如确因工作需要安装,则联系集团MIS部门进行安装;
3. 未经集团MIS部门同意,不擅自修改所分配的IP地址。
签字:
年月日
部门负责人意见:
签字:
年月日
MIS部门检查情况及意见:
1、计算机中的操作系统、Office、防病毒软件都为正版;是[]否[]
2、安装了有效的防病毒软件,同时经检查计算机上没有病毒;是[]否[]
3、IP地址:[]
签字:
年月日
MIS主管意见:
签字:
年月日

文件名称
1.10信息化培训程序
制定

发布日期

版本
1.0
审核

1.10信息化培训程序
— 适用范围
集团使用计算机的员工。
— 相关策略:
各部门根据业务需要,能够随时提出MIS部门培训申请,同时MIS部门根据了解到的情况会及时的举办定期及不定期的信息化培训。

文件名称
2.1ERP系统采购操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.1ERP系统采购操作流程
2.1-1维护采购订单(供应)
采购订单类型选1(人工)——>供应商——>订单类型选标准订单——>维护行——>物料(要与供应商提供的物料对应)——>数量——>保存退出。
2.1-2打印采购订单(供应)
打印两联(供应、仓库)
2.1-3打印收货票据(供应)
打印一联给仓库

2.1-4维护收货(仓库)
插入一个——>TAB——>选供应商(可按订单号查找)

2.1-5打印存放清单(仓库)
填入收货号——>点击”继续”按钮。
打印三联(仓库、供应、财务)。见下图:
2.1-6打印采购发票(供应)
填入采购订单号码——>点击”继续”按钮——>选择纸张类型——>点击打印。打印一联给财务。见下图:

文件名称
2.2ERP系统库存转移操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.2ERP系统库存转移操作流程
2.2-1维护补充订单
插入——TAB——在”补充仓库”中选出货仓库,在”目标仓库”中选收货仓库,TAB——点击”行”。见下图:

插入——选择物料——成品选择带包装物料——TAB——维护数量——保存——多个物品重复上述过程,形成若干行——记忆订单号——保存退出。见下图:

2.2-2打印补充订单回执
填入订单号——点击”继续”——设备选”D”——点击”继续”——退出。见下图:

2.2-3生成出库通知单
”运行”填入”001”——订单类型选补充订单——TAB——填入订单号——点击”继续”——选择打印机——预览选”V”——点击”继续”,打印——打印两份(财务、仓库)——退出。见下图:

2.2-4下达出库数据
TAB——填入订单号——选择”继续”——设备选”D”——选择”继续”——退出。见下图:

2.2-5维护补充订单收货
插入——填入订单号——单击收货日期——核对交货数量——TAB——保存退出——直至全部显示已过帐数量——保存。见下图:

文件名称
2.3ERP系统业务转库操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.3ERP系统转库操作流程
点击仓库管理——INV循环盘点——输入库存事务处理。见下图:

插入——输入待转移物料——TAB键——带包装物料XSS——TAB键——仓库F10——TAB——事务处理类型选择库存转移——TAB——输入计划数量——TAB——目标仓库选产品编号——TAB键——点击”继续”。见下图:

在批行中选择批号——点击”确定”——TAB——保存退出。

文件名称
2.4ERP系统盘点操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.4ERP系统盘点操作流程
2.4-1打开生成循环盘点单进程(tdilc5210abc123),输入仓库代码然后按继续。见下图:

2.4-2打印循环盘点单。见下图:

注意:进行盘点前,要对现场仓库的库存进行预先的分析,对于产品:
1)确认已经反冲过原料(即使是部份地反冲)的产品,都已经入成品库
2)如果产品没有入成品库,但又反冲一部份或全部的原料,应当在加工厂盘点结果中加以修正,比如全部折算成原料。
对于原料:
1)实际已经用于生产,但产品BATCH没有反冲(生产订单处于计划状态),应当在实际盘点出来的库存上加上这部份原料,作为加工厂的现场仓库的盘点库存。
2)实际还没有用于生产,产品BATCH却反冲了,应当避免。
2.4-3输入库位循环盘点数据,见下图:
在弹出窗口中先输入循环盘点单,仓库,物料名称,带包装物料,然后点确定。
根据显示系统库存数,盘点汇总表修改盘点库存量．保存．(即完成一个品种,再查找输入另一品种)如系统库存量为零即插入一个品种,维护一个生产批号,包装规格,盘点库存量(即盘盈数)保存．做下一个．依此全部品种输入完成后保存退出。

2.4-4打印循环盘点检查报告.见下图:
打印循环盘点检查报告．输入对应仓库盘点号,继续,打印．
核对盘点汇总表和打印表品种、规格、数量是否完全一致,做到准确无误。如有误差即时输入纠正后再打印核对直到全部一致。
2.4-5处理循环盘点数据——输入对应单号,继续。见下图:

2.4-6删除循环盘点单——输入对应单号,继续。即完成。

文件名称
2.5ERP系统生产操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.5ERP系统生产操作流程
2.5-1通用流程
1. 维护补充订单——>订单类型选RN1——>补充仓库选原材料仓或半成品仓——>目标仓库选择A10或A10(加工厂现场仓)——>添加(维护)行——>保存退出。
2. 打印补充订单回执(生产)
3. 生产出库通知单(生产)
4. 下达出库数据(仓库)
5. 维护补充订单收货(生产)
6. 维护生产批次。见下图:
新建——>生产批次——>输入物料——>选择带包装物料——>输入数量——>表格2——>返工批次选是——>返工任务主物料(选任务)——>返工任务最终产品(一般为7000)——>返回表格1——>选分配批号并保存返回——>记录生产批次和批号。
7. 打印生产指令单。见下图:
输入”生产批次”,点击继续,打印。

8. 维护估计最终产品。见下图:
9. 维护估计材料(XSS跳过这一步骤)。见下图:
查找到批次后加一行——>CNT选XSS——>仓库选A10或A20——>加入第三行——>仓库选A10或A20(和第二行一样)——>保存一下——>选中第一行删除。
10. 确认生产BATCH实绩。见下图:
11. 报告完成工序.见下图:
查找批次后——>选第一个10号工序——>TAB到完成选是——>保存一下——>在”特殊”菜单中选择”报告完成的最终产品包装物”——>TAB——>选仓库(其中产品编号就是仓库)——>过帐至库存——>选批号——>保存退出
12. 结算生产批次。输入生产批次,点击继续按钮。

文件名称
2.6ERP系统销售操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.6ERP系统销售操作流程
2.6-1 维护销售订单(销售部)。见下图;
注意1:正常销售选择订单类型为”SN1”,领用选择订单类型为”SS1”,销售退货选择订单类型为”SR1”,

维护销售订单。选择订单类型为”SN1”,财务方面维护价格为”0”。
2.6-2 打印订单回执(销售部)
注意:如是销售退货,则打印出订单回执后,物流方面的流程结束。
2.6-3生成出库通知单(销售部)。见下图:
填入订单编号——>点击”继续”按钮——>选择纸张类型——>打印。

2.6-4下达出库数据(物管科)。见下图:
填入订单编号——>点击”继续”按钮。

2.6-5如果需要修改批号,则需要维护”维护出库数据”进程:(物管科)。
完成后点击保存。见下图:

2.6-6打印装箱单(物管科)。见下图:
填入订单编号——>点击”继续”按钮——>选择纸张类型——>打印。
2.6-7更改价格:tdsls4122abc123(财务部)。见下图:
2.6-8打印销售发票:tdsls4404abc123(财务部)。
填入订单编号——>点击”继续”按钮——>选择纸张类型——>打印。
2.6-9处理已交货的销售订单tdsls4223abc123(财务部)。见下图:
2.6-10过帐:tfgld4201abc123(财务部)。
2.6-11完结:tfgld1110abc123(财务部)。见下图:
插入——>选择年度,完结运行编号——>点击”选择”按钮进行完结。

文件名称
2.7ERP系统库存转移操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.7ERP系统库存转移(异地库调拨)操作流程
2.7-1维护补充订单。见下图:
插入——TAB——在”补充仓库”中选出货仓库,在”目标仓库”中选收货仓库,TAB——点击”行”
2.7-2维护补充订单(销售部)
插入——选择物料——成品选择带包装物料——TAB——维护数量——保存——多个物品重复上述过程,形成若干行——记忆订单号——保存退出。
见下图:
2.7-3打印补充订单回执(销售部)。填入订单号——点击”继续”——设备选”D”——点击”继续”——退出。见下图:
2.7-4生成出库通知单(销售部)。”运行”填入”001”——订单类型选补充订单——TAB——填入订单号——点击”继续”——选择打印机——预览选”V”——点击”继续”,打印——打印两份(财务、仓库)——退出。见下图:

2.7-5下达出库数据(物管科)。TAB——填入订单号——选择”继续”——设备选”D”——选择”继续”——退出。见下图:

2.7-6维护补充订单收货(销售部)插入——填入订单号——单击收货日期——核对交货数量——TAB——保存退出——直至全部显示已过帐数量——保存。见下图:

文件名称
2.8ERP系统凭证的输入操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.8ERP系统凭证的输入操作流程
2.8-1维护事务处理。
新增——>TAB(在批号右边单元格填写该批摘要)到纳税期——>插入——>选择事务处理类型——>点击”事务处理”按钮。见下图:

2.8-2点击”事务处理”按钮后弹出的下一界面。见下图:
单据和单据日期的选择,一般情况直接TAB。如有跟默认状态不符的情况,做更改——>事务处理类型(一般情况选择日记帐,收款则选择预收帐款,付款则选择预付帐款)。——>TAB——>客户/供应商(如为日记帐直接Tab,收款则选择客户代码,付款则选择供应商代码)——>填写金额及选择借贷方(事务处理类型为预收帐款或者预付帐款则不用选择借贷,预收直接默认为银行存款为正,预付则默认为银行存款为负)——>参考(填写摘要)——>继续——>选择总帐科目——>Section(在第二个单元格选择分帐类型)——>TAB——>填写金额和借贷方——>TAB——>参考(填写摘要),如有其它相关借贷方发生额,则重复上述输入凭证操作,否则——>特殊——>维护银行余额——>保存退出,进入以下界面。

2.8-3如果此凭证为日记帐,则该凭证输入完毕;如为收款,则插入事务处理类型DF1。选定预收款和应收款对冲处理,点击”事物处理”。

2.8-4选择客户代码(事务处理类型和单据能够不选,直接TAB)
2.8-5选定客户——>继续。见下图:

注销——>选择进行预收与应收冲销,直到剩余金额为零或者应收全部冲完,此时出现预收——>继续。见下图:

确定——>确定——>退出。见下图:
付款处理与收款类似,只是事务处理类型为DF2。

2.8-6凭证的打印(GLD事务处理—>打印未完结事务处理)。
选择年度和批号—>TAB—>继续—>TAB—>继续—>打印。见下图:

文件名称
2.9ERP系统AP事务处理操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.9ERP系统AP事务处理操作流程
2.9-1 ”维护收货后更改价格/折扣”——>查找对应的订单号——>对应的物料——>核对价格——>如有差异,按发票价格更改:
2.9-2 打印采购发票——>输入订单号——>选择打印设备——>继续。
见下图:

2.9-3发票匹配:
插入——>生成新批号——>”批号”后键入”Invoicematching”——>插入”事务”PP2——>选择”事务处理”。见下图:

输入”供应商代码”—>”金额”—>根据发票情况选择纳税期段—>”发票号”—>”参考”—>”采购订单”—>”继续”。见下图:
点”匹配”。见下图:
选择相对应的采购订单号——>选”完全”或”部分”;
若”金额”与”与订单相匹配”金额相差不大,点”批准”。见下图:
如有差异,在总账科目输入”123 103”原材料采购成本差异代码——>保存——>退出。见下图:
2.9-4打印凭证。输入批号—>继续—>核对无误—>打印。见下图:

文件名称
2.10ERP系统销售会计操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.10ERP系统销售会计操作流程
2.10-1 根据价格审批表在BANN系统中按销售订单维护不含税单价。见下图:
2.10-2单价维护无误后,按销售订单打印系统发票。见下图:

2.10-3打印完系统发票后经过接口系统传入防伪开票系统形成增值税发票。

文件名称
2.11ERP系统年结业务操作流程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.11ERP系统年结业务操作流程
2.11-1年结主流程:
查看期段状态,期段类型为会计、纳税、报表的最后一期的期段状态为未结,其它期段要为已结的状态。

接下来要进行”损益科目自动平衡”,要满足下面的条件:1.所选择的会计年度的Batches必须都完结。2.进程”维护集团参数”中,字段”期中结帐”要包含科目代码。3.字段”损益平衡”要为合计,字段”损益平衡科目”要包含科目代码。
以上条件都符合时,进行”损益科目自动平衡”,进程会检查次层为0的PL科目的结余,若有未变为0的,即被转入BS科目。

事务处理类型:YY1(年度最终处理);
事务处理分录日期和单据日期: 本会计年度的最后一天;
会计期、报表期、纳税期:12(本会计年度的最后一期);
参考、批号参考:根据需要填写参考摘要。
运行完成后会产生一个批号,经过进程”打印未完结的事务处理”打印查看,会产生以下分录:
Dr.利润分配-未分配利润
Cr.过渡科目-本年利润
具体的科目由[维护科目表]中进行设定。
再使用进程”选择批号进行完结”对刚产生的批号进行完结处理。
接下来对期段进行完结,使用进程”结算期段”,要将本会计年度的期段状态转为”最终已结”。

期段类型:自会计至纳税
年度:本会计年度
期段:自1至12
全部模块:是
最终结算:是

要特别注意状态转为”最终已结”后,就不能再更改了。
最后要进行年度末关闭,使用进程”结算年度”,要使用该进程要求满足下列条件:1.本会计年度内的所有批必须完结。2.所有的期段必须关闭。3.会计年度末的借贷要达到平衡。4.要执行了进程”损益科目自动平衡”对本会计年度的损益科目平衡。5.要结算的集团要求没有当前的科目输入。

事务处理类型: YY2(设定下一年度期初余额)
事务处理分录日期和单据日期: 下一会计年度的第一天
会计期、报表期:1(下一会计年度的第一期)
参考、批号参考: 按需要输入参考备注
2.11-2其它相关流程
其它有一些进程能够根据实际需要去运行。要对于由于货币汇率变动而产生的帐票金额差异进行注销,使用下两个进程。
1．注销货币差额(应付模块)

对应付账款产生的货币差额进行注销。
2．注销货币差额(应收模块)

对应收账款产生的货币差额进行注销。
3．打印现金流量表、资产负债表、损益表
生成本期的报表数据,然后打印出来。
选择财务报表代码、年度、期段,点击”处理”,就完成了报表数据的生成。选择报表代码并限定范围进行打印。

2.11-3年结后必要的维护
以下必须被维护的主数据是在年结以后做。
1．维护期段(tfgld0105abc123)
一定检查下年度各个‘会计期间’,‘报告’和‘税金’類型被维护的新号码而且适当地登录各个期间新年度。

2．维护事务处理类型(tfgld0111abc123)
至于所有事务处理类型,用户需要检查和改变去年‘默认系列’至本年度系列。

默认系列:设定新财政年度的新系列。3位数字意味财政年度,如:‘202’表示 。用户在这个进程设定默认系列之前,系列必须为在如下进程被登录的年度。

系列:设置各个年度3位数系列。最后使用号码:设定默认期。
3．按TransactionOrigin维护事务处理类型(tfgld4126abc123)
至于事务处理Origin/Financial的所有组合,用户需要检查和改变去年默认号码到本年度系列。

4．维护受注类型(tcmcs0142abc123)。受注类型选定为”Sales”有发票号码的默认系列。用户需要检查和改变这个字段到本年系列。

文件名称
2.12ERP物料编码管理规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.12ERP物料编码管理规程
2.12-1物料编码规则:
已有物料除产成品在原有基础上去掉最后一位表示规格的字母以外,全部沿用旧系统编码,规则明确如下:
1、原材料:首位代码为9,代码长度共12位。其中:
第1—4位代表大类,具体为:

第5位表示产地(其中:1代表国产、2代表进口);
第6—7位为大类下的细分类;
第8—11位代表同一分类下的不同规格;
最后1位为顺序号(如:1、2、3、……)。
2、包装物:首位代码为8,代码长度共12位。其中:

3、产成品:首位代码为3,代码长度共12位。其中:

2.12-2”物料组”及”销售统计组”规定:
1、物料组编码规则:
物料组
说明
举例

2、销售统计组编码规则:
代码
说明
代码
说明

3、ERP系统维护(由技术部维护):
首先在”维护物料组”和”维护统计组”进程中按照以上编码规则维护好基础数据。在维护具体的物料数据时,在”表格1”的”物料组”字段选择其所属的”物料组”,并在”表格3”的”销售统计组”字段选择其所属的”统计组”即可。
2.12-3新增物料的业务流程:
1. 由新增物料的申请部门填写”新增物料申请单(见附表)”。其中:
— 原材料/包装物/外购半成品由采购部填写;
— 半成品/产成品由技术部填写;
— 外购配件由设备科填写;
— 其它外购商品由销售部填写。
2. 申请部门的主管对申请单审批签字;
3. 技术部ERP系统维护人员按照申请单内容,以及”物料编码规则”的要求
ERP系统中进行新增物料的维护操作。完成后在”新增物料申请单”,以及”新增物料编码ERP系统操作记录表(见附表)”中记录该新增的物料信息并签字。
4. 技术部审核人员对已在ERP系统中维护的该物料信息进行复核并签字
确认,复核的内容包括:
— 该物料严格按照编码规则进行编码;
— 该物料在ERP系统相关模块中数据维护无误。
5. 技术部主管签字确认。
2.2-4ERP系统操作流程:
1、维护物料数据
A、新建原材料——物料类型为采购——物料组选原料——仓库选原材料仓库——输入采购价格——特殊——推进选按物料计算标准成本价格
B、新建半成品——物料类型选制造——物料组选中间体——仓库选半成品仓库——”维护配方”——”按物料和带包装物料维护物料数据”——整个流程完成后再推进选按物料计算标准成本价格
C、新建产成品——物料类型为制造——物料组选B打头的成品——仓库选成品仓库——”维护配方”——”按物料和带包装物料维护物料数据”——整个流程完成后再推进选按物料计算标准成本价格
2、维护配方
对于半成品和产成品物料需要维护其配方,打开”维护配方”进程,先新增核心配方:
输入配方规模——百分比配方选”否”——配方类型选”生产”——包装化——点击”材料”按钮进入到维护材料进程
输入原料——净数量——仓库为加工厂现场仓——退出到维护配方——特殊——按配方维护工艺流程代码
然后选”特殊”——维护工艺流程工序——维护完成后保存退出——设为有效——保存——进入维护最终产品包装物——输入带包装物料的比例——完成后保存退出——设为”现用”
3、维护ABC包装的配方——最后设为现用和有效;
4、维护其它包装的配方——最后设为现用和有效。
5、”按物料和带包装物料维护物料数据”
6、最后返回到”维护物料数据”进程——推进时选按物料计算标准成本价格。
2.12-5ERP系统中物料停用的操作流程
A、 如果此物料在ERP系统中没有发生过出入库记录,则能够直接删除此物料(注意:先删除配方)。
B、 如果此物料在ERP系统中已经发生过出入库记录,在ERP中无法删除,需要执行以下步骤停用该物料:
1`首先确认不再使用的物料库存为0;
2`设置该物料的配方为”非现用”
3`进入”维护物料数据”进程,在此物料的名称前加入”(已停用)”,
如下图:
4`进入”按物料和带包装物料维护物料数据”进程,在此物料每个包装的物料名称前加入”(已停用)”,如下图:

文件名称
2.17供应商及客户冻结/解冻规程
制定

发布日期

版本
1.0
审核

2.17供应商及客户冻结/解冻管理规程
2.17-1供应商冻结/解冻的审核程序
1．每季度,由采购部及设备科对现有供应商进行一次审查,并列出”建议冻结供应商的清单”,采购部的清单交采供副总签字;设备科的清单交生产副总签字。然后两清单交常务副总裁审核签字,总裁审批后转财务部在ERP系统设定为冻结供应商;
2．在需要时可根据实际情况申请解冻,由采购部或设备科填写附表中”解除供应商冻结申请表”,交采供副总、常务副总裁和总裁审批;
3．得到解冻批准后,将审批后申请表交财务部实施解冻程序。
2.17-2ERP系统供应商冻结/解冻的操作步骤:
1、 打开”维护供应商”进程;

2、 利用查找功能找到需冻结的供应商资料。
3、 点击供应商代码后面的供应商属性下拉菜单,改变属性由”实际”为”已冻结付款和采购分录”;同时在供应商”名称”前加入”(已冻结)”。
4、 点击”保存”按钮,完成此供应商冻结的操作。
5、供应商解冻执行反向还原操作即可
2.17-3客户冻结/解冻的审核程序
1、每季度,由财务部、销售部和销售部联合对现有客户进行一次审查,并列出”建议冻结客户的清单”,其中:
— 12个月以上没有销售的客户名单由财务部提供;
— 没有审批建档的客户名单由销售部提供;
— 已经不再使用的客户名单由销售部提供。
由销售部汇总清单后由交销售副总、常务副总裁审核签字,总裁审批后转财务在ERP系统设定为冻结客户;
2、销售部可根据实际情况在需要时申请解冻,由销售代表填写附表中”解除客户冻结申请表”,交销售副总、常务副总裁和总裁审批;
3、得到解冻批准后,销售代表将审批后申请表交财务部实施解冻程序。
2.17-4ERP系统客户冻结/解冻的操作步骤,见下图:
1、 打