综合超市内部管理ALC用户手册.doc

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北京华联综合超市有限公司
营运规范

ALC用户手册

二零零二年八月

内部资料 严禁外传 编号: OPSM 12
目 录

第一单元 前 言
第二单元 ALC部门结构及工作职责
第三单元 门店的报表分发
第四单元 门店的商品变价
第五单元 价签管理规范
第六单元 门店盘点流程
第七单元 门店自动建议订单系统流程
第八单元 ALC其它工作流程
附录: 门店ALC常见报表表头样张

第一单元 前言

适用范围
本手册系各门店ALC( 自动数据处理中心) 的日常使用指南。

目的
规范各门店ALC的工作职能和操作流程, 以标准的作业提高效率。

益处
使用本手册有助于
¾ 了解ALC工作职能, 更快掌握业务需求
¾ 熟悉ALC日常操作技术和流程
¾ 帮助对ALC新进员工的培训和现有员工的考核

第二单元 ALC部门结构及工作职责

一、 ALC部门结构
ALC( 全称门店自动数据处理中心) , 其人员配置为6～7人, 包括主管1人, 文员5～6人, 工作为轮班制, 轮班人员配置由ALC主管负责安排。其主要结构如下:

部门主管1人

文员
文员
文员
文员
文员
文员

二、 日常工作职责
ALC( 自动数据处理中心) 主要处理店面日常营运数据, 负责以下日常工作:
1. 报表分发
报表分发是由ALC部门负责, 每日分发工作在10: 00前结束, 报表按照报表分发单分发, 由领报表人签字。一旦由于某些不可抗拒的原因当天的报表没有产生, 则由ALC工作人员负责与电脑部联系, 尽快打印出报表并分发。作废及无人领取的报表不得擅自处理, 须集中存放, 每6个月销毁一次。
2. 更改店内商品售价
由于本公司商品价格采取门店处理售价的原则, 因此日常商品的售价是由门店负责更改和调整的。售价的更正应由总部采购书面通知ALC部门工作人员即可更正售价。商品的临时促销变价, 则需由门店店长提出, 经营运总监批准后由ALC执行, 临时变价时间一般为一周( 七天) 。售价更正后一定要重新打印价签( 不用填写价签申请单) 返回楼面。
3. 打印价签
打印价签的原因主要有以下几项:
(1). 价签丢失
(2). 新品价签
(3). 更改价格
(4). 更换条码
(5). 更改商品描述
(6). 快讯商品更换价签( 红、 绿对换)
(7). 旧价签肮脏或残缺
4. 条形码更换和补录
条形码更换和补录不用填写任何表单, 实物为证即可增加和删除, 店面系统更改正确后需在总部再次作更正, 若此商品原定义无商品自然码, 即”店内码”一栏填写为”1”, 增加条码后须将此栏改写为”0”――无需店内码。
5. 录入紧急订单
紧急订单即店面订单, 此订单由楼面出具, 由ALC部门工作人员在电脑系统中作录入工作, 打印出正式订单后加盖电脑部公章, 即可由ALC经过传真通知厂商送货。
6. OPL订单分发
OPL订单即自动建议订单, 每天由电脑自动产生并打印, 由ALC工作人员送至楼面各部门, 订单由楼面各部门审看并调整后签字返回ALC部, 由ALC工作人员打印出正式订单后传真通知供应商。
7. 库存更正
楼面各部门的重新包装和收货部延期的差异更正都需作库存更正, 由楼面或收货部出具库存更正单, 经店长签字后即可在ALC电脑系统中作库存更正, 其中楼面库存更正需楼面主管签字并填写清楚库存更正原因, 如: 偷窃、 丢失、 母子货号调整库存等。收货部差异更正需收货部主管签字, 填写清楚更正原因后即可作库存更正。
8. 催货
每天电脑部将产生一份报表, 对本日前一天应到货的订单及本日后一天将到货的订单进行统计, 列印出厂商资料, 由ALC部门工作人员负责与厂商联络, 督促厂商及时送货, 若发现某厂商将提前送货或迟到送货, 应及时与收货部联络, 使收货组能得到最新的到货信息。
9. 广告
此类商品主要用于快讯商品及置放在堆头的商品, 每期快讯由ALC提供商品明细, 打印出需作广告单的列表, 由ALC工作人员负责打印促销品的标牌, 此项工作在开始阶段需企划部协助工作。置放在堆头的商品由楼面营运工作人员到ALC部门申请后, 由ALC工作人员打印出广告标牌。
10. 赠品
赠品的处理方式一般为:
(1). 直接发放给顾客,
(2). 与商品捆绑出售,
(3). 进入卖场出售,
(4). 作为奖品发放。其中直接发放给顾客的赠品由客服部领取并记录, 与商品捆绑出售及进入卖场出售都应由收货组通知ALC工作人员, 进行书面登记, 由ALC工作人员负责通知采购, 由采购决定结帐方式。

三、 重要工作职责
1. 针对每月两期快讯商品进行检查, 要求快讯商品不得连期, 隔期的快讯商品也必须在其采购期过后方可进行录入, ALC负责在本期快讯开始和上期快讯结束日作价签的打印工作, 并通知楼面更换价签。
2. 每月一次盘点工作, 此项工作由ALC主管负责, 并与其它部门配合协调, 在其它部门库盘和架盘前锁住库存, 在楼面作盘点数据结束后进行录入工作, 并打印出盘存报表, 由店长签字后方可使盘存结果生效, 并于当晚打印出库存更正报表。盘点工作结束后打开库存。

四、 其它工作细节
1. ALC部门只负责电脑系统中《门店管理系统》的工作权限范围, ALC主管负责管理《主管行政系统程序》的使用, 其它工作人员负责《行政系统程序》的使用, 密码各自负责, 应定期更换以防止非本部门人员擅自使用。
(1). 查询商品资料, 任何商品在售卖期间出现问题需ALC部门帮助查询资料, ALC部门都有责任和义务协助查询工作, 帮助各部门查询商品信息资料以助解决问题。
(2). 由于公司营业时间长, 因此ALC部门需作轮班制度, 要求早晚班制度, 不得迟到早退, 不得在上班时间玩游戏, 不得擅自离岗位。工作要谨慎小心, 态度要积极热情。
(3). ALC部门每月需申请办公费用, 主要为办公用品、 价签纸, 订单纸、 色带( 300K和斑马打印机) 、 鼠标、 墨盒( 喷墨打印机) 、 磁盘、 公文夹、 报表夹等。
2. ALC部门有大量现代办公设备, 包括电脑、 打印机等, 须日常维护及保养, 而且要求工作人员经常擦拭, 每天下班后必须关闭电脑及打印机等相关设备, 对ALC办公区进行一次简单清洁工作后方可离开。

第三单元 门店的报表分发

1. 门店报表的分发原则:
每日门店电脑部经过NIGHTRUN后打印出门店各部门所需报表, 除每日所需报表外, 每周、 每月、 每年都能够打印出特定的报表, 原则上门店的报表以各部门需要为准。每日报表列印出后, 由门店电脑部工作人员负责送至ALC办公区, 再由ALC工作人员负责接收分发, ALC工作人员每日早晨第一件工作即为分发门店报表, 报表按部门分列开, 每日由指定的工作人员携带报表及报表签收单送至各部门, 由各部门指定接收人员签字接收后, 本部门工作人员负责保留签字完整的签收单。此项工作须在每日10: 00前完成。
除例行报表外, 对于门店各部门临时索要的特殊报表, 应由其向门店电脑部做报表打印申请, 并由门店电脑部负责打印。
2. 门店报表分发种类
门店报表按部门分为两类: 一类为营运各部门所需报表, 包括门店店长、 副店长、 食品部、 百货部、 收货部、 收银部、 客服部。另一类为门店财务部所需报表。
门店报表按日期分为: 日报表、 周报表、 月报表、 年报表。
每日由ALC工作人员打印出所有列印出的报表明细清单及签收单, 并负责发放、 收回、 保存签收完整的明细单。

第四单元 门店的商品变价

1． 门店价格系统为售价核算系统。由于本系统在新品录入过程中默认为门店规订单品售价, 而总部为进价核算, 因此在本系统中总部采购定进价, 门店定售价。可是在实际运行过程中, 售价也应由总部采购决定, 在这种情况下, 门店的售价更动手续变得很繁琐。一般情况下, 应由总部采购在了解变价原因的基础上, 提前通知门店ALC部, 通知方式为采购填写变价通知单, 由采购部领导签字后, 传真到门店ALC部, 由ALC工作人员接收, 在收到变价通知单后ALC工作人员负责于本日结束营业后和次日开业前进行变价, 变价后价格在本系统中生效, ALC工作人员变价后应在变价通知单上签字并负责保留此单, 以备后期其它部门进行查询工作。

2． 商品临时变价, 一般是由于某些门店面对竞争对手、 季节等特殊情况或者是在商品快过期、 销售不畅等情况下门店要针对一些商品进行临时变价处理。商品临时变价必须由店长提出申请, 经营运总监的同意并签字后方可交ALC部门进行变价, 流程( 参照商品变价流程) 。

3． 变价正确流程
（1） 进入《华联门店商业管理系统》, 界面如下:
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 华联门店商业管理系统 *
* *
* BSYSTEM(门店模块) *
* *
* 1. 商品信息-供应商信息- 华联快讯信息 >> *
* 2. 门店订货 - ALC >> *
* 3. 物价标签 & 店内条码 >> *
* 4. 收货流程程序 >> *
* 5. 门店库存更正 & 盘点流程 >> *
* 6. 电子条码秤>> *
* 7. 更改本用户的登录密码 *
* 8. 查看邮件信息 (d 删除电子邮件) *
* 9. 退出菜单 *
* Enter your choice: 1 *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪

( 2) 选择第一项《商品信息－供应商信息－华联快讯信息》后进入如下界面系统:
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 商品信息 - 供应商信息 - 华联快讯信息 *
* =========================== *
* *
* 1. 查询商品信息 *
* 2. 查询商品订货情况 *
* 3. 更新商品信息 *
* 4. 商品条码录入/更正 *
* 5. 商品技术说明信息 *
* 6. 查询供应商信息 *
* 7. 查询快讯信息 *
* 8. 快讯日历 *
* 9. 当前商品大组销售库存统计 *
* Enter your choice: 3 *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪馁
( 3) 选择第三项《更新商品信息》并做如下动作
录入商品货号后, 按F12进行查询
回车两次后到商品不含税售价一栏, 录入不含税售价, 含税售价自动生成。
按F6进行提交
START040 商 品 更 改 日期: 06-08-1998
商品货号 描 述(商品描述) 商品 供应商 销售单位
大组 编号
131300 四海30分钟空白录像带3盒/扎 134 20664 1 ZA

不含税 含 税
商品售价 : 35.90 42.00
未来价格 :
生效日期 :

商 品 商品分组 使用
店内条码标识 : 1 0 0
物价标签标识 : 1 0 0

标签数量 : 1
锁定售货 : 0
保质期 : 0 0

（4） 按F4退出结束

第五单元 价签管理规范

1、 物价标签按期间分为: 快讯期间物价标签( 即红色价签) 和普通物价标签( 即绿色价签) 。物价标签的使用必须严格要求, 只有在快讯期间方可使用红色物价标签, 并应在快讯变价当日或前一日打印出所有变价商品红色或绿色价签, 即上期快讯结束次日应打印出上期快讯商品的绿色物价标签, 在本期快讯开始当日应打印出本期快讯商品的红色物价标签。打印出正确的物价标签后应当立即返回楼面, 由楼面管理人员进行物价标签的更换和处理。
2、 为方便楼面管理人员的工作, 一般情况下楼面工作人员只需填写物价标签申请单即可打印。特别在更改价格后、 更改描述后、 快讯商品变价后, ALC工作人员都应立即打印出正确的物价标签, 无需填写物价标签申请单。
商品货号
3、 如何了解物价标签上的各项说明
物价标签上除注明品名、 售价、 产地外, 还有很多其它的功能。
具体解释如下:
品名: 漂洗核桃
产地: 武汉
等级:
规格: 2483
售价: ( ￥) 11.80
003 005 20386
2 90000006 9803
计价单位:: 1公斤
含税单价: 11。80
品名
商品所属大组号
商品所属小组号
商品条形码
此标签以下为标签标注商品
商品供应商编号

4． 打印价签的正确流程
进入《华联门店商业管理系统》后选择第三项《物价标签&店内条码》一项, 如下图:
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 华联门店商业管理系统 *
* *
* BSYSTEM(门店模块) *
* *
* 1. 商品信息-供应商信息- 华联快讯信息 >> *
* 2. 门店订货 - ALC >> *
* 3. 物价标签 & 店内条码 >> *
* 4. 收货流程程序 >> *
* 5. 门店库存更正 & 盘点流程 >> *
* 6. 电子条码秤>> *
* 7. 更改本用户的登录密码 *
* 8. 查看邮件信息 (d 删除电子邮件) *
* 9. 退出菜单 *
* Enter your choice: 3 *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪

谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 物价标签和店内条码的打印申请 *
* ===================== *
* *
* 1. 物价标签 >> *
* 2. 技术标签印制申请 >> *
* 3. 打印物价标签的测试环境 >> *
* 4. 折扣价签(店内码) >> *
* *
* Enter your choice: 1 *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪馁
选择第一项《物价标签》进入下图, 选择第1项申请打印物价标签一项:
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 物价标签 *
* *
* ========= *
* 1. 申请打印物价标签 *
* 2. 以总部商品大组为单位批量打印物价标签 *
* 3. 打印物价标签 (普通 & 快讯 ) *
* 4. 打印华联快讯物价标签 *
* 5. 连接条码打印机(电脑部专用) *
* 6. 连接条码打印机(电脑部专用) *
* 7. 连接华联快讯条码打印机(电脑部专用) *
* 8. 连接华联快讯条码打印机(电脑部专用) *
* 9. 中断条码打印机 *
* 10. 显示当前条码打印机的状态 *
* *
* Enter your choice: 1 *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪

STGOR081 门店物价标签打印申请界面 日期: 06-08-1998
打印 标签
顺序号 商品货号 种类 商品详细描述 用户标识
0 137397 N 乐美达三轮车RM307/台 GR2
0 137397 T 乐美达三轮车RM307/台 GR2
0 137410 N 乐美达三轮车RM308/台 GR2
0 137410 T 乐美达三轮车RM308/台 GR2
0 180258 N LG微波炉MS-1987TW/台 GR2
0 180258 T LG微波炉MS-1987TW/台 GR2
0 57629 N 海力生鱼片王80g*2/个 GR2
0 57629 T 海力生鱼片王80g*2/个 GR2
0 63492 N 丰采光泽嗜喱水454ml/瓶 GR2
0 63492 T 丰采光泽嗜喱水454ml/瓶 GR2
0 73944 N 兴泰兴隆蔡瓜子320g*2/个 GR2
0 73944 T 兴泰兴隆蔡瓜子320g*2/个 GR2

(重)打印请求 从 顺序号 : 到 顺序号 : 索引:
按F12进行查询, 查询所有已经打印过的物价标签, 如果有则按DEL进行删除后按F6存盘, 若没有则按F4进入录入状态;
录入商品货号后回车, 商品描述自动显示;
在标签种类一栏中填写标签种类: N为普通物价标签, M为快讯物价标签, T为技术物价标签( 字母必须大写) 。若为绿色价签即普通商品物价标签则录入N字母, 若为红色价签即快讯商品价签则录入M字母。
所有的物价标签录入结束后按F6存盘, 按F4退出, 结束所需价签的录入存盘工作。
若是普通商品物价标签, 则应进入《打印物价标签( 普通§快讯) 》。
若是快讯商品物价标签, 则应进入《打印华联快讯物价标签》如下图显示:
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪目
* 物价标签 *
* *
* ========= *
* *
* 1. 申请打印物价标签 *
* 2. 以总部商品大组为单位批量打印物价标签 *
* 3. 打印物价标签 (普通 & 快讯 ) *
* 4. 打印华联快讯物价标签 *
* 5. 连接条码打印机(电脑部专用) *
* 6. 连接条码打印机(电脑部专用) *
* 7. 连接华联快讯条码打印机(电脑部专用) *
* 8. 连接华联快讯条码打印机(电脑部专用) *
* 9. 中断条码打印机 *
* 10. 显示当前条码打印机的状态 *
* *
* Enter your choice: 3 *
* *
* *
滥哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪馁

打印机自动打印, 打印价签结束。
附: 标签打印申请单、 物价标签样单( 红、 绿两种)
第六单元 门店盘点流程

1．一般商品的盘点流程
华联综合超市ALC部每月协助门店进行一次盘点工作, 同时也可进行不定期部分盘点, 楼面负责盘点人员在进行盘点前应以书面形式通知ALC工作人员盘点时间、 盘点内容( 全部、 部分) 、 盘点大组号及所需报表, ALC于盘点当晚结束营业后进行盘点库存锁定。盘点分为库盘和架盘两部分, 库盘结束后应于当晚进行封库工作, 从封库时间开始, 所有商品不再进库, 同时不再出库。封库后即进行架盘工作, 架盘前应将所有商品归位, 整理完毕即开始盘点。盘点流程所需人员、 工具及报表单应由楼面盘点负责人员领取发放, 盘点单中应填写清楚盘点日期、 盘点门店、 货架号、 员工号、 通道号( 此栏填写商品所属大组号即可) 。
2．ALC盘点流程
(1). 进入《华联门店商业管理系统》主菜单界面, 如下图: 选择第五项《门店库存更正盘点流程》
谀哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪哪
* 华联门店商业管理系统 *
* BSYSTEM(门店模块) *
* *
* 1. 商品信息-供应商信息- 华联快讯信息 >> *
* 2. 门店订货 - ALC >> *
* 3. 物价标签 & 店内条码 >> *
* 4. 收货流程程序 >> *
* 5. 门店库存更正 & 盘点流程 >> *
* 6. 电子条码秤>> *
* 7. 更改本用户的登录密码 *
* 8. 查看邮件信息 (d 删除电子邮件) *