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采购管理部部长工作细则aabvu

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采
购
管
理
部
部
长
工
作
细
则

附件1:
部长的权利:
1、 编制原辅材料采购计划、 生产物资分配计划、 资金需求计划。
2、 组织货源、 保障供给。
3、 调配物资、 保证生产正常有序。
4、 提供市场行情、 制定价格体系、 建立供应网络。
5、 组织起草物资供应合同。
部长的职责
1、 原辅材料在生产前20天准备齐备。
2、 材料计划3天内完成, 分配8小时完成。
3、 会同品质部保证原辅材料质量。

附件2:
采购管理部部长工作流程图
部门管理制度
总经理
生产副总
采购管理部部长
组织结构
以旧换新规定
材料退库规定
材料领用规定
请购手续及权限
请购方式 部门设定
收料作业规定
采购作业管理
验收作业管理
领料、 发料作业、 管理

供应厂商的选择与资料建立
工作总结
部门人员考核
厂商交货异常处理
采购方式设定
检验结果处理
检验规范设定

附件3:
采购管理制度
一、 准采购作业程序
采购作业内容是从收到”请购案件”开始进行分发采购案件, 由采购经办人员先核对请购内容,查阅”厂商资料”、 ”采购记录”及其它有前资料后, 开始办理询价, 于报价后, 整理报价资料, 拟订议价方式及各种有利条件, 进行议价, 办妥后, 依核决公限, 呈核订购。详细作业务序及要点如:
□ 采购作业程序及要点
程 序
要 点

接 件 分 发
1、 请购单各栏填写是否清楚
2、 按分配原则请购案件
3、 急件优先分派办理
4、 无法于需用日用办妥者利用”交货期联络单”
通知请购部门
5、 撤销请购单应先办理

询 价
1、 交货期无法配合需用日期时联络请购部门
2、 充分了解请购材料的品名、 规格
3、 急件或需用日期接近者应优先办理
4、 向厂商详细说明品名、 质量要求、 数量、 扣款
规定、 交货期、 地点、 付款办法
5、 同规格产品有几家供应宜均询价
6、 有否其它较有利的代用品或对抗品
7、 应提供同规格, 不同厂牌做比较
8、 有否必要办理售后服务及保年限
9、 新厂商产品, 是否需经检验试用
比价、 议价
1、 厂商的供应能力是否能按期交货、 质量确认
2、 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
3、 其它经销商价格是否较低
4、 经成本分析后, 设定议价目标
5、 是否必要向厂索取型录比较
6、 价格上涨下跃有何因素
7、 是否必要开发其它厂商或转外购
8、 规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价
目标
呈 核

1、 请购单上应详细注明与厂商的买价条件
2、 买卖惯例需超交者应注明
3、 现场选用较贵材料时, 联络请购部门述明原因
4、 按核决权呈核
订 购
1、 需预付定金, 内外销价需办退税、 或规定多少金
额以上或有附带条件等应制定买卖合同
2、 再向厂商确认价格交货期质量条件
3、 分批交货者在请购单上盖分批交货单
4、 订购单日采用联络函式传真机) 寄交厂商, 无法
按需用日期交货案件联络请购部门
催 交
1、 约交日期前应再确认交货期
2、 无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交
货期异常表内催办
3、 已逾约交货日期尚未到货者加紧催交
整 理 付 款
1、 发票抬头及内容是否相符
2、 发票金额与请购单价格是否相符
3、 有否预付款或暂借款, 应处理
4、 是否需要扣款
5、 需要办退税的请购单转告退税部门
6、 以内销价采购供外销用材料, 应先收齐退税同意
书始得办理付款
收件、 分发、 核对
1、 收件
2、 按分配原则指经办人
3、 校对品名
4、 核对规格
5、 核对数量
6、 核对需要日期
询 价
1、 选择询价对象及地区
2、 询价
3、 整理报价资料
4、 确认请讲内容
5、 寻找对抗品
6、 选择开始对象
7、 询价索样
8、 整理对抗品资料及样品送样
9、 整理检验结果
议价、 比价、 呈核
1、 调查市场行情
2、 核对资金预算
3、 选择议价对象
4、 研拟底价
5、 研议采购条件
6、 议价( 或公开比价)
7、 填写上次报价记录
8、 估算海( 空) 运费
9、 估计保险费
10、 核对付款条件
11、 比较交货期限
12、 检查卸货条件
13、 估算关税
14、 按核决权限呈
进口、 签证、 结汇
1、 缮打输入许可证申请书
2、 缮写用途说明书
3、 务妥签证申请作业
4、 提案申请签证
5、 签证专案申请作业
缮造申请书及附件( 度量衡嚣、 无线电器材)
整理必要文件
提案申请
6、 申请结汇
7、 整理结汇文件
8、 核对签证结核文件
9、 修改输入许可证或信用状作业
投 保、 船 务
1、 洽订保率
2、 投保缴交保险费
3、 洽订特约船公司及运费
4、 指定船舶公司
5、 交涉货柜使用期限
6、 核算运费
7、 缴交运费
8、 处理大宗材料船务
装 运
1、 督促预定装船期
2、 申请”工业用”证明
3、 申请分期缴税
4、 申请预保火险及动产抵押
5、 督促装运文件
6、 确认船期
7、 整理装运文件
8、 申请管理品放行证
9、 联络及安排卸货
10、 确认船代理
11、 确认公证处( 所)
12、 联络交货期异常修改I／L, I／C
报 关、 提 货

1、 银行背书
2、 办理担保提货
3、 整理文件报关
4、 缴税提货
5、 收料
索 赔

1、 核对材料检验报告
2、 填写索赔记录单
3、 向保险公司、 船公司索赔
4、 向供料厂商索赔
5、 办理退货掉换作业
跟 催

1、 督促收料单
2、 控制长期合同的交货
3、 控制外购资金
4、 整理采购案件
5、 计算卸货延滞费及资金
6、 办理退汇

一、 标准采购作业细则
□ 请 购
第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下:
（一） 常备材料: 生产管理部门
（二） 材料: 物料管理部门
( 三) 非常备材料:
1、 订货生产用料: 生产管理部门
2、 其它用料: 使用部门或物料管理部门
第二条 请购单的开立、 递送
（一） 请购经办人员应依存量管理基准、 用料预算, 参酌库存情开立请购单, 并注明材料的品名、 规格、 数量、 需求日期及注意事项经主审核后依请购核决权限呈核并编号( 由各部门依事业部别编订, ”请购单( 内购) ( 外购) ”附”请购案送清单”送采购部门。 中国最大的资料库下载
（二） ( 二) 需用日期相同且高一供应厂商供应的统购材料, 请购部门应以请购单附表, 一单多品方式, 提出请购。
( 三) 紧急请购单, 由请购部门于”请购单””说明栏”注意原因, 并加盖”紧急采购”章, 以急件卷宗递送。
( 四) 材料检验须待试车方能实施者, 请购部门应于”请购单”上注明”试车检验”及”预定试车期限”。
( 五) 庶务用品由物料管理部门按月依耗用状,并考虑库存情况, 填制”请购单”提出请购。
第三条 免开请购单部门
( 一) 下列总务性物性物口免开请购单, 并能够”总务用品申请单”委托总务部门办理, 但其核决权另订, 其列举如下:
１、 贺奠用物品: 花圈、 花篮、 礼物等。
２、 招待用品: 饮料、 香烟等。、
３、 书报( 含技术性书籍及定期书刊物) 、 名片、 文具等。
４、 打字、 刻印、 报表等。
( 二) 零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条 请购核决权限
( 一) 内购
１、 原物料:
( １) 请购金额预估在１万元以下者, 由科长核决。
( ２) 请购金额预估在１万元至５万元者, 由经理核决。
( ３) 请购金在内５万元以上者, 由总经理核决。
２、 财产支出:
( １) 请购金额预估在２０００元以下者, 由科长核决。
( ２) 请购金额预估在２０００元至２万元者, 由经理核决。
( ３) 请购金额预估在２万元以上者, 由总经理核决。
３、 总务性用品:
( １) 请购金额预估在１０００ 元以下者, 由科长核决。
( ２) 请购金额预估在１０００ 元至l万元者, 由经理核决。
( ３) 请购金额预估在l万元以上者, 由总经理核决。
附注:凡列人固定资产管理的请购项目应以”财产支出”核决权限呈核。
( 二) 外购:
１、 请购金额预估在10万( 含) 元以下者, 由经理核决。
２、 请购金额预估在１０万元以上者, 由总经理核决。
第五条 请购案件的撤销
( 一) 请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购, 同时于”请购单(内购)”或。”请购单(外购)”第一、 二联加盖红色”撤销”的戳记及注明撤销原因。
( 二) 采购部门办妥撤销后, 依下列规定办理:
１、 采购部门于原请购单加盖”撤销”章后, 送回原请购部门。
２、 原”请购单”已送物料管理部门待办收料时, 采购部门应通知撤销, 并由物料臂理部门据以将原请购单退回原请购部门。
３、 原请购单未能撤销时, 采购部门前通知原请购部门。
□ 采 购
第一节 一般规定
第六条 采购部门的划分
( 一) 内购:由国内采购部门负责办理。
( 二) 外购:由国外采购部门负责办理, 其进口庶务由业务部门办理。
( 三) 总经理或经理对于重要材料的采购, 可直接与供应商或代理商议价。专案用料, 必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条 采购作业方式
除一般采购作业方式外, 采购部门可依材料使用及采购特性, 选择下列一种最有利的方式进行采购:
( 一) 集中计划采购:凡具有共同性的材料, 须以集中计划办理采购较为有利者, 可核定材料项目, 通知各请购部门依计划提出请购, 采购部门定期集中办理采购。
( 二) 长期报价采购:凡经常性使用, 且使用量较大宗的材料, 采购部门应事先选定厂商, 议定长期供应价格, 呈准后通知备请购部门依需要提出请购。
第八条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、 材料特性及市场供需, 分类制定材料采购作业处理期限, 通知各有关部门以便参考, 遇有变更肘, 应立即修正。
第二节 国内采购作业处理
第九条 询价、 比价、 议价
( 一) 采购经办人员接获”请购单(内购)”后应依请购案件的缓急, 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料, 除经核准得以电话询价之外, 另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
( 二) 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者, 采购经办人员应检附资料并于”请购单”上予以证明, 经主管核发后, 先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
( 三) 属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量), 采购经办人员于议价后, 应于请购单”询价记录栏”中注明, 经主管签认后呈核。
( 四) 对于厂商的报价资料经整理后, 经办人员应深人分析后, 以电话等联络方式向厂商议价。
( 五) 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件, 主管应立即指定经办人员先行询价、 议价, 待接到请购单后, 按一般采购程序优先办理。
( 六) ”试车检验”的采购条件, 采购经办人员应于”请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条 呈核及核决
( 一) 采购经办人员询价完成后, 于”请购单”详填询价或议价结果及拟订”订购厂商””交货期限”与”报价有效期限”经主管审核, 并依请购核决权限呈核。
（三） 采购核决权限:
采 购 别
核 决 限 额
采购核决权限
列属统购项目的原料、 物料( 包括燃料)
不论金额多寡
经理――总经理
非属统购项目的原料、 物料( 包括燃料)
不论金额多寡
经理――总经理
财产支出( 包括什项购置) 的非生产器材
３０００元以下
３００１元至１０００００元
１０００００元以上
采购主管
经理直接核决
经理――总经理
财产支出( 包括什项购置的生产器材)
３０００元以下
３００１元至２００００元
２０００１元以上
采购主管
经理直接核决
经理――总经理

庶 务 用 品
３０００元以下
３００１元至５００００元
５０００１元以上
采购主管
经理直接核决
经理――总经理
附注:凡列人固定资产管理的采购项目应以"财产支圳核决权限呈核。
第十一条 订购
( 一) 采购经办人员接到经核决的”请购单”后应以”订购单”向厂商订购, 并以电话或传真确定交货( 到货) 日期, 同时要求供应商于”送货单”上注明”请购单编号”及”包装方式”。
( 二) 若属分批交货者, 采购经办人员应于”请购单”上加盖”分批交货”章以资识别。
( 三) 采购经办人员使用暂借款采购时, 应于”请购单”加盖”暂借款采购”章, 以资识别。
第十二条 迸度控制及事务联系
( 一) 国内采购部门应分询价、 订购、 交货三个阶段, 以”采购进度控制表”控制采购作业进度。
( 二) 采购经办人员未能按既定进度完成作业时, 应填制”进度异常反应单”并注明”异常原因”及”预定完成日期”, 经呈主管核示后转送请购部门, 依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条 整理付款
( 一) 物料管理部门应按照巳办妥收料的”请购单”连同”材料检验报告表( 其免填”材料检验报告表”部分, 应于收料单加盖”免填材料检验报告表”章) 送采购部门, 经与发累核对无误, 于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部应于结帐前, 办妥付款手续。如为分批收料者, ”请购单( 内购) ”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
( 二) 内购材料须待试车检验者, 其订立合同部分, 依合同规定办理付款, 未订合同部分, 依采购部呈准的付款条件整理付款。
( 三) 短交应补足者, 请购部门应依照实收数撮, 进行整理付款。
( 四) 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款, 否则仅依订货数付款。
第三节 境外采购作业处理( 含迸口事务、 关务)
第十四条 询价、 比价、 议价
( 一) 外购部门依”请购单( 外购) ”的需求日及急缓件加以整理, 并依据供应厂商资料, 并参考市场行情及过去询价记录, 以电话或传真方式进行询价作业, 但因特殊情况( 独家制造或代理等原因) 应于”请购单(外购)”注明外, 原则上应向三家以上供应厂商询价、 比价或经分析后议价。
( 二) 请购的材料规范较复杂时, 外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后, 会请购部门确认。
第十五条 呈核及核决
( 一) 比价、 议价完成后, 外购部门应填制”请购单( 外购) ”, 拟”订购厂商””预定装船日期”等, 连同厂商报价资料, 送请购部门依采购核决权限核决。
( 二) 核决权限
１、 采购金额以ＣＩＦ美元总价折合在, ＸＸＸ元( 含) 以下者由经理核决。
２、 采购金额以ＣＩＦ美元总价折合超过, ＸＸＸ元以上者由总经理核决。
( 三) 采购案件经核决后, 如发生采购数量、 金额的变更时, 请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条 订购与合同
( 一) ”诸购单( 外购) ”经核决送回外购部门后, 即向厂商订购并办理各项手续。
( 二) 需与供应厂商签订长期合同者, 外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书, 依采购核决权限呈核后办理。
第十七条 进度控制及异常处理
( 一) 外购部门应以”诸购单( 外购) ”及”采购控制表”控制外购作业进度。
( 二) 外购部门于每一作业进度延迟时, 应主动开立”进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策, 据此修订进度并通知话购部门。
( 三) 外购部门于外购案件”装船日期”有延误时, 应主动与供应厂商联系催交, 并开立”进度异常反应单"记明异常原因及处理对策, 通知请购部门, 并依请购部门意见处理。
第十八条 进口签证前( ”请购单( 外购) ”核准后) 的专案申请
( 一) 专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备肘, 外购部门应准备全部文件申请核发”输入许可证”, 申请函中并应请求”国贸局”在”输入许可证”加盖”国内尚无产制”的戳记及核准章, 以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
( 二) 进口度量衡器及管理物品时, 外购部门应于申请”输入许可证”之前准备”报价单”及其它有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条 进口签证
外购材料订购后, 外购部门应即检具”请购单( 外购) ”及有关申请文件, 以”申请外汇处理单”( 需在一星期内办妥结汇时, 加填”紧急外购案件联络单”) 送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向”国贸局”办理签证, 并于”输入许可证”核准时通知外购部门。
第二十条 进口保险
( 一) ＦＯＢ、 ＦＡＳ、 Ｃ&Ｆ条件的进口案件, 进口单位应依”请购单( 外购) ”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
( 二) 进口单位应将承保公司指定的公证行在”请购单( 外购) ”上标示, 以便货品进口必须公证时, 进口单位兑以联络该指定的公证行办理公证。
第二十一条 迸口船务
( 一) ＦＯＢ、 ＦＡＳ的进口案件, 进口单位( 船务经办人员) 于接获”谓购单( 外购) ”时, 应视其”装运口岸”及”装船期限”并参照航运资料, 原则上选定三家以上船公司或承揽商, 以便进
口货品可机动选择船只装运。
( 二) 进口单位( 船务经办人员) 应将所选定的船公司或承揽商品名称, 提供进口结汇经办人员, 干”信用状开发申请书”列明, 作为信用状条款, 向发货人指示装船。
( 三) 如因输出口岸偏僻或因使用部门急需, 为避免到货延误, 外购部门应于”请购单( 外购) ”上注明, 避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。
第二十二条 进口结汇
进口单位应依”请购单( 外购) ”标示的”间发信用状日期”办理结汇, 并于信用状( L／C) 开出后以、 开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。
第二十三条 税务
( 一) 免货物税及”工业用证明”的申请
1、 进口的货品可申请免货物税者, 外购部门应于”输入许可证”核准后, 检具必须文件, 向税捐处申请, 经取得核准函后向海关申请免货物税。
2、 除”免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外, 其它合于免税规定的人造树脂类材料, 外购部门应于开发”信用状”后检具必须文件向经济部工业局申请”非供塑胶用”证明, 以便于报关时据此向海关申诸依工业用物品税率缴纳进口关税。
( 二) 专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前, 检具有关文件, 凭以向海关申请税则预估, 等核准后并办理分期缴税及保证手续。
第二十四条 输入许可证、 信用状的修改
供应商成本公司要求修改”输入许可证”或”信用状”时, 外购部门应开立”信用状、 输入许可证修改申请书”经呈核后, 检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十五条 装船通知及提货文件的提供
( 一) 外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时, 应立即填制”装船通知单”分别通知请购部、 物料管理部门及有关部门。
( 二) 外购部门收到供应商的装船及提货文件时, 应检具”输入许可证”及有关文件, 以”装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
( 三) 提货背书办妥后, 外购部门应检具”输入许可证”及提货等有关文件, 以”装运文件处理单”办理报关提货。
( 四) 管理进口物品放行证的申请:
进口管理物品时, 外购部门应于收到装运文件后, 检具必须文件送政府主管机关申请”进口放行证”或”进口护照”, 以便据此报关提货。
第二十六条 进口报关
( 一) 关务部门收到”请购单( 外购) ”及报关文件时, 应视买卖、 保险及税率等条件填制”进口报关处理单”连同报关文件, 委托报关行办理报关手续, 同时开立”外购到货通知单”( 含外购收料单) 送材料库办理收料。
( 二) 不结汇进口物品, 进口单( 邮寄包裹则为总务部) 应于接获到货通知时, 查明品名、 数量等资料, 并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、 补运赔偿及退货换料等, 报关时关务部门应开立”外购到货通知单( 含外购收料单) ”通知收货部门办理收料, 而属其它材料及物品则由收件部门于联络单签收后, 送处理部门处理。
( 三) 关税缴纳前进口单位应确实核对税则、 税率后申请暂借款缴纳。
( 四) 海关估税的税率如与进口单位估列者不符时, 进口单位应立即通知外购部门提供有关资料, 于海关核税后14天内以书面向海关提出异议, 申请复查, 并申请暂借款办理押款提货。押歉提货的案件, 进口单位应于”进口报关追踪表”记录, 以便督促销案。
( 五) 税捐记帐的进门案件, 进口单位应依”请购单(外购)”, 于报关时检具必须文件办理具结记帐, 并将记帐情况记入”税捐记帐额度记录表”及”税捐记帐额度控制表”。
( 六) 船边提货的进口材料, 进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续, 以便船只抵港时, 即时办理提货。
第二十七条 报关进度控制
关务部门应分报关、 验关、 估税、 缴税¨放行五阶段, 以”进口报关追踪表”控制通关进度。
第二十八东 公证
( 一) 各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素, 研判材料项目( 如外购散装材料) , 通知进口单位于材料进港时, 会同公证行前往公证。
( 二) 外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者, 进口单位应于接获报关行或材料库通知时, 联络公证行办理公证。
( 三) 进口货品办理公证时, 进口单位应于公证后配合索赔经办时效, 索取公证报告分送有关部门。
第二十九条 退汇
( 一) 外购部门依进口材料的装运情况, 判断信用状剩余金额巳无装船的可能时, 应于提供报关文件时提示进口单位, 并于进口材料放行及"输入许可证"收回后, 开立"信用状退汇
通知单"连同"输入许可证"送进口事务科办理退汇。
(二)退汇金额较大, 但信用状未逾有效期限者, 外购部门应向供应厂商索回信用状正
本, 送进口单位办理退汇。
第三十条 索赔
( 一) 外购部门接到收货异常报告□材料检验报告表"或"公证报告"等)时, 应立即填制
"索赔记录单"连同索赔资料交索赔经办部门办理。
( 二) 以船公司或保险公司为索赔对象者, 由进口单位办理索贿;以供应厂商为素赔对象
时, 由外购部门办理索赔。
( 三) 索赔案件办妥后, ”索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后门档。
第三十一条 退货或退换
( 一) 外购材料须予退货或退换时, 外购部门应适时通知进口单位依政府规定翘限向诲
关申谓。
( 二) 复运出口、 进口的有关事务, 外购部门应负责办理, 其出口进口签证、 船务、 保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
( 三) 退换的材料进口时依本节有关规则办理。
第四节 价格及质垃的复核
第三十二条 价格复核与市场行情资料提供
( 一) 采购部门应调查主要材料的市场与行情, 并建立厂商资料, 作为采购及价格审核的叁考。
( 二) 采购部门应就企业内各公司事业部所捉重要材料的项目, 提供市场行情资料, 作为材料存量理及核决价格的参考。
第三十三条 质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质虽予以复核( 如材料选用、 质虽检验) 等。
第三十四条 异常处理
审查作业中, 若发现异常情况, 采购单位审查部门应即填制”采购事务意见反应处理表”(或附报告资料), 通知有关部门处理。
□ 附 则
第三十五条 本办法呈总经理核准后实施, 堪设修订亦同。

需求单审批管理规定
为了进一步加强计划整理, 健全企业管理制度, 监督和控制不必要的开支, 促进资金的合理周转, 堵塞开支过程中的各种漏洞, 公司对所需求单的审批工作新作如下通知:
( 一) 自XX年XX月XX日起, 公司( 包括分公司) 启用新的需求单, 同时废止过去使用的捕求单。新的需求单分为”计划内开支(采购)需求单”和”计划外开支( 采购) 捕求单”。
( 二) 各部门、 分公司在业务生产、 基建、 维护中需采购的各类物资、 工具、 仪器仪表、 房屋装修、 维修等各类开支, 都必须按”计划内开支( 采购) 需求单”和”计划外开支( 采购) 需求单”所列内容填报。
( 三) 审批手续和权限:
1、 发单人必须填写大约价值并提出开支( 采购) 的足够理由, 经部门经理(部门经理因公出差时, 可授权副经理)审批签字后, 送主管部门审批, 主管部门审批后送财务部审批, 财务部审批后分类送公司分管领导审批。部门经理审批权限在2万元以内, 公司分管副总经理( 含同级领导) 审批权限在20万元以内, 每份需求单所列合计金额超过20万元人民币以及购买汽车、 摩托车、 手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批, 最后由财务部分送物资部或其它部门执行。
2、 ”物资供应部意见”栏所列”发单部门自购或物资供应部采购”是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见。
( 四) 对预算外捕求单的审批, 除执行以上审批手续外, 一律报总经理审批。
( 五) 各部门需(采购)时, 凡没有按上述审批手续审批的, 财务部将拒绝付款。
特此通知, 请各部门遵照执行。
物资供应采购管理规定
( 一) 部管工程项目、 省管工程项目的物资供应, 包括订货、 清关、 运输及其它服务工作由市局物资臂理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。
( 二) 为保证全网的通信质量, 便于集中监控维护管理通信产品的技术规范和选型, 原则上在省局指定的范围内, 结合本市的特点, 由市局科技处负责会同业务部门、 物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备, 择优选定生产厂家和供货商。
( 三) 对省局规定集中管理的通信产品, 由市局集中向省局或供应商订购, 由市局签订合同, 并负责合同实施, 各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处, 物资管理处汇总平衡后会同其它相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订
购, 更不能擅自在市场上采购。
( 四) 集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织, 拼接以下三种情况分类实施:
1、 对于通信基建工程项目, 市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划, 集中申报市或省计划立项, 在项目批准立项后, 要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格按照基建程序实施。在某一项月的可行性报告得到有关主管部门批准后, 由科技处负责制
定技术规范书, 市局要尽快成立饯项目工作小组。一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长, 必要时也可由分管局长担任, 为了方便开展工作, 总工可根据情况委托副总工程师或其它领导担任组长, 工作小组由科技处、 基建处、 物资处、 计财处、 电信处或邮政处、 使用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、 方案, 报局领导批准后开始实施。项目或设备的招标书、 技术规范书、 询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出, 项目工作小组要认真做好设备采购的计划、 询价、 选型、 谈判、 签定合同等工作。合同签订后, 物资处应负责设备采购或引进的合同审批、 支付、 运输、 清关、 设备到货验收、 售后服务以及合同的执行管理工作。
2、 对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的, 或者是设备维修用的设备或配件, 使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划。通信工程、 设备维护、 抢修中急需的数量较少的配件、 设备可在征得市局物资处同意的筋提下, 各使用单位直接向有关单位采购, 订购合同要在物资处备案。合同的内容、 设备的型号、 价格及其它条件要符合有关的规定, 必要时, 科技处、 物资处及专业室可不定期组织检查。
3、 对移动电话手机、 计算机终端、 调制解调器及其它终端设备, 各使用、 销笛单位提前一个季度报计划给市物资处, 由市局物资处汇总各需要单位所报计划后, 根据进货价低于省局确定的最高限额售价、 ”三证”齐全的原则, 集中采购, 统一进货的渠道。
( 五) 市局计财处应叁与设备采购的计划制定, 并负责所有合同的资金统筹和操作管理, 所有通信物资的采购、 引进, 必须在明确了资金来源( 利用外资或自筹、 贷款) 和支付计划的情况下, 方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判, 计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作, 各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处。未经同意, 各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商、 供应商。
( 六) 为了调动各单位叁与统一组织订货的积极性, 以达到利益共享, 提高总体效益的目的, 按照省局的规定返回的经过规模订货得到的优惠数, 在扣除合理的操作费用后, 40％留在市局, 60％返回各订货单位。
( 七) 在物资采购过程中, 各单位要严肃、 认真地执行邮电部、 省局、 市局的各项管理规定和外事工作纪律。
参加物资采购的人员要严格自律, 加强法制观念, 自觉抵制不正之凤, 任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、 商务谈判, 要保证参加人数不少于两人。
参与合同谈判的各相关部门, 既要明确分工、 明确责任、 互相配合, 还要注意发挥互相监督的作用, 确保企业的利益不受损客。有关价格、 选型及其它重要的技术、 商务谈判, 无论合同大小, 一律要求有两个以上的郡门派人参加。
( 八) 各单位要根据省局的(规定)和实施细则以及补充规定的内容, 认真对本单位的贸彻执行情况进行监督检查, 发现问题及时纠正。除上述说明的特殊情况外, 任何单位的领导都不能越权签订购买合同。市局将上述规定的执行情况列入方针目标考核的内容, 市局
纪检、 审计部门将会同物资、 计财、 科技等相关处理不定期地对各单位进行检查, 对有令不行, 问题严重的单位进行严肃处理, 并追究单位领导的责任。
( 九) 除省局《集中管理的通信产品目录》中的18项物资以外的其它通信物资(包括设备、 材料、 用品、 用具和单式)的采购办法仍按深局物字) 001号文和深局物字(1992)2号文严格执行。
( 十) 本规定由市局物资管理处负责解释。
( 十一) 本规定自发文之日起执行。

附件4:
进料验收管理办法
第一条 本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。
第二条 待收料
物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的”采购单”时, 按供应商、 物科别及交货日期分别依序排列存档, 并于交货前安排存放的库位以利收料作业。
第三条 收料
( 一) 内购收料
1、 材料进厂后, 收料人员必须依”采购单”的内容, 并核对供应商送来的物料名称、 规格、 数量和送货单及发票并清查数量无误后, 将到货日期及实收数量填记于”请购单”, 办理收料。
2、 如发觉所送来的材料与”采购单”上所核准的内容不符时, 应即时通知采购处理, 并通知主管, 原则上非”采购单”上所核准的材料不予接受, 如采购部门要收下该等材料时, 收料人员应告知主管, 并于单据上注明实际收料状况, 并会签采购部门。
( 二) 外购收料
1、 材料进厂后, 物料管理收料人员即会同检验单位依”装箱单”及”采购单”开柜(箱)核对材料名称、 规格并清点数量, 并将到货日期及实收数量填于”采购单”。
2、 开柜(箱)后, 如发觉所载的材料与”装箱单”或”采购单”所记载的内容不同时, 通知办理进口人员及采购部门处理。
3、 其发觉所装载的物料有倾覆、 破损、 变质、 受潮……等异常时, 经初步计算损失将超过5000元以上者(含), 收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理, 并尽可能维持异状态以利公证作业, 如末超过5000元者, 则依实际的数量办理收料, 并于”采购单”上注明损失数量及情况。
4、 对于由公证或代理商确认, 物料管理收料人员开立”索赔处理单”呈主管核示后, 送会计部门及采购部门督促办理。
第四条 材料待验
迸厂待验的材料, 必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、 品名规格、 数量及入厂日期, 且与已检验者分开储存, 并规划”待验区”以为区分, 收料后, 收料人员应将每日所收料品汇总填入”进货日报表”以为入帐清单的依据。
第五条 超交处理
交货数量超过”订购量”部分应予退回, 但属买卖惯例, 以重量或长度计算的材料, 其超交量的3%(含)以下, 由物料管理部门于收料时, 在备栏注明超交数量, 经请购部门主管(含科长)同意后, 始得收料, 并通知采购人员。
第六