申格公司企业内部控制制度----总办行政管理部分.doc

申格公司企业内部控制制度总办、行政管理部分 固定资产及低值易耗品管理规定 一、总 则 （一）为加强企业固定资产及低值易耗品的管理，提高固定资产及低值易耗品的使用效益，保证资产的完整性。根据相关规定，并结合我司实际，特此拟定此办法（固定资产及低值易耗品以下简称物品） （二）固定资产及低值易耗品的划分： 1、固定资产的标准：根据会计制度规定，使用期超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具等，或非生产经营用单位价值在 2000 元以上，并且使用年限在 2年以上的，称作为固定资产。 2、低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品、单位价值较低（2000 元以下；50 元以上） ，在使用过程中基本保持其原有实物形态不变的物品，主要分为三大类，一是办公家具类，包括办公桌椅、洽谈桌椅、会议桌椅、电脑桌、商场休闲椅、长条桌椅、服务台、沙发、文件柜、保险柜、更衣柜、书橱、双人高低床等；二是办公设备及工具类：包含点钞机、开水器、碎纸机、考勤机、收银箱、饮水机、电风扇、平板车、老虎车等；三是其它：包括货架、隔断、屏风、窗帘、门帘等。 (三)固定资产及低值易耗品的管理部门： 公司行政部、财务部由部门负责人牵头组成联合盘点小组，盘点结束后共同向公司总经理呈报盘点报告，分析盘点差异、提出处理意见及解决方案。 （四）管理部门的管理职责 1、负责制定固定资产及低值易耗品的配置标准； 2、负责对使用部门保管及使用的监督； 3、负责组织定期与不定期的盘点； 4、管理部门的台账与使用部门台账数量相吻合。 (五)使用部门的职责： 使用部门负责本部门固定资产及低值易耗品的保管、 维护、保养、维修及申领、调拨、报废手续的办理。 (六)管理原则：谁使用、谁负责，统一领导、分工管理、层层负责、管用结合、物尽其用，责任到人。 （七）管理的主要任务是：完善管理体制；健全规章制度；摸清财产状况，明晰产权关系；建立科学的运行机制；合理配置低值易耗品及固定资产；保证低值易耗品及固定资产安全、完整、完好。 二、固定资产及低值易耗品的购置 1、固定资产及低值易耗品采购规定 固定资产及低值易耗品的购置部门为公司行政部或公司指定部门。 固定资产及低值易耗品的采购流程：购置部门向供货商询价取得各厂商 报价单进行比价确定报价较低且品质佳之核准厂商为采购对象。 单批次 1 万元以下（含）寻找至少两家以上的供应商进行询价比价；单批次1 万元以上至 10 万元应寻找至少三家以上的供应商进行招标采购；单批次 10 万以上寻找至少三家以上的供应商进行招标采购并组织招标小组确定出最优方案，并报董事长审批。 2、固定资产及低值易耗品申请报告审批流程 部门经办人部门负责人中心总监人事行政中心总监财务中心总监总经办 申请报告的内容应该包括：物品名称、用途说明、规格型号、申请数量、需要时间、建议厂商等。并在确定采购物品时，应听取相关专业技术人员的意见。 3、行政部在办理固定资产及低值易耗品领用手续时，应当留存申请报告（复印件）及相应采购单据（或合同）以予以存档，同时公司以部门为单位进行存档，并及时调整管理台帐。 三、固定资产及低值易耗品的领用 1、固定资产及低值易耗品采购到位后行政部门应当及时办理验收、入库手续，认真检查附属设备设施（附件）情况。 2、内部调拨的行政固定资产及低值易耗品，申领部门凭批准报告办理领取的手续。 3、内部调拨的固定资产在发放之前行政部应当对照内部调拨单据确认附属设备设施（或附件）情况，及时建立台帐，填写固定资产台账，并及时粘贴固定资产帖签。 4、使用部门到行政部门填写领料单，领料单一式三份，一份由使用部门保留，一份交财务，一份由行政部门留存。 5、固定资产的日常保管工作由各使用部门负责，各使用部门不得随意移动相关固定资产的使用地点。若因需要移动使用地点的，各使用部门应当及时通知行政部门进行台帐调整。 四、日常管理 （一）归口分级管理：公司行政部、财务部负责对各部门固定资产及低值易耗品进行统一管理，各部门负责对本部门的固定资产及低值易耗品进行具体管理。 （二）保管定人： 1、各部门负责人为本部门固定资产及低值易耗品管理的第一责任人，并进一步落实到个人，使用人为直接责任人，实行谁用谁管， 2、各部门内勤或指定人员作为固定资产日常管理员为本部门固定资产及低值易耗品管理的第二责任人，负责本部门占有、使用的行政固定资产及低值易耗品实施日常管理，负责建立本部门固定资产及低值易耗品管理台帐。 （三）固定资产及低值易耗品进行编号： 1、各部门代码编号采用双位编制，分别为： 总经办-01，品牌中心-02，营运中心-03，财务部-04，行政部-05，人力资源部-06，信息部-07，开发部-08，工程部-09，审计部-10，物流部-11，招商部-12，企划部-13，玖林-14 南岗店-15，东直-16，大世界-17，正大-18，哈特-19，学府-20，宣庆-21，会展-22，道里-23，锦绣-24，万达-25，百联-26，联华-27，尚志-28，玛迭尔-29，通乡-30，太平洋-31，阿城-32，和平-33，远大-34，新一百-35，国展-36，北方剧场-37，大庆新东风-60，大庆大楼-61，七台河新玛特-62，牡丹江大楼-63，牡丹江新玛特-64 2、固定资产及低值易耗品类别代码 （1）固定资产类别代码： 房屋建筑屋类：101 运输设备类： 车辆 102，停车位 103 非生产经营用电子设备类：电视 111，台式电脑及附属设备 112,服务器 113,数码摄像机 114,数码照相机 115,音响设备 116,投影仪 117,电话接收机 118,打印机119,传真机 120,路由器 121，笔记本电脑 122，液晶电脑 123，DVD124，POS 机125，功放机 126，背投 127，背投转换器 128，支票打印机 129，遥控器 130，VCD131， 调音台 132， 麦克风 133， 麦克风接收器 134， 液晶电视 135， 机柜 136，吸尘器 137， 扫描仪 138， 台灯 139， 电暖气 140， 电热水壶 141， 数据采集仪 142，冰箱 143 生产用机器设备类： 热风幕 151， 防盗门 152， 供台 153,空调 154,对讲机 155，污水泵 156。 （2） 低值易耗类： 办公桌 201， 办公椅 202,计算器 203， 文件柜 204， 电风扇 205，饮水机 206，碎纸机 207，沙发 208，保险柜 209，装订机 210，开水机 211，复印机 212，点钞机 213，考勤机 214，电子秤 215，小灵通 216，微波炉 217，打孔器 218，切纸器 219，验钞器 220，手提箱 221，电话 222，挂衣架 223，讲台224，干手机 225，喷香机 226，组合工具 227，切卡机 228，压卡机 229，服务台 230，充电器 231，电饭锅 232，电源线 233，腰麦 234，储藏抽屉 235，咖啡机 236，钟表 237，洗衣机 238，扎刀 239，窗帘及门帘 240，书橱 241，收银台242，收银箱 243，开票台 244，收款机 245，灭火器 246，音箱 247，蒸气熨斗248，铁挂通 249，接货车 250，老虎车 251，平板车 252，特价车 253，乒乓球桌 254，麻将桌案 255，梯子 256，暖瓶 257，加湿器 258，电棍 259，书立 260，笔筒 261、文件筐 262，白板 263，POP 展架 264，灯笼 265，围挡 266，插锁 267，手电 268，床 269，地毯 270，盆 271，架子 272，穿线机 273，试鞋镜 274，蒸饭车 275 装饰类：301（包括盆景、花瓶、像框、瓷缸、瓷缸座、瓷器、瓷盆、瓷钱罐、套杯、玻璃杯、花篮、足球、字画、办公室公约、鱼缸、登记牌、铁饰、大瓷碗、凉杯、铁杯、咖啡杯、佛龛、饰品、装饰板、茶炉、瓷人、烟灰缸、木雕、圣诞树、装饰队旗、垃圾桶、彩灯、花车等） 收藏品类：服装 401 工程工具类：501 工程电料类：601（注：工程电料类以店面为一类进行编码，例如道里店的55W 节能灯可编码为 09-DL-601，依次往下排） 3 、固定资产编号 固定资产编号采用：部门代号+固定资产类别号 +三位数序列方法编制 （四）电子台帐建立与使用： 1、固定资产及低值易耗品的台账由行政部负责登记和管理；固定资产及低值易耗品的明细账和总账由财务部负责登记和管理；台账和明细账中的物品代码、物品名称和金额应该一致。 2、行政部对固定资产及低值易耗品以部门为单位进行汇总。3、把汇总数据交一份至财务审核。 4、对于新开连锁店，公司行政部应当在开业前至开业后 7 日内建立并完善相应固定资产及低值易耗品的管理台帐及供货协议、 技术资料、 合格证明等管理档案。 5、不属于本部门，但由本部门使用的物品，如赞助单位、厂家的物品也要登记，并在备注栏作以说明。 6、行政部根据仓库发放台帐与各部门内勤人员对台帐进行核对、整理，适时更新，使台帐成为动态的管理台帐。 7、每季度末，行政部、财务部与各部门内勤人员进行固定资产及低值易耗品盘点，确认各部门所属物品现有情况，内勤人员应如实向行政部门反映情况。对各部门内勤人员反映的问题，行政部门记录备案。 8、对长期闲置、利用率低下的固定资产及时进行合理调配，提高利用率。 （五）建立管理台帐： 1、建立固定资产及低值易耗品明细帐，帐目记录固定资产及低值易耗品购进、接管或领用日期，责任人、维修变更直至报废处理期间的详细情况。 2、固定资产及低值易耗品明细帐内容由行政部门填写，并进行保管、维护。 3、固定资产及低值易耗品明细帐记录的固定资产及低值易耗品增减转移变化情况应与电子台帐相吻合。 （六）固定资产及低值易耗品标识管理： 1、固定资产及低值易耗品标识指随固定资产及低值易耗品终生使用的行政固定资产及低值易耗品帖签及编码。 2、固定资产及低值易耗品贴签注明物品名称、特性、责任人等 3、编码全公司唯一，一物一编码，一贴签对应一编码，贴签内容与资产管理台帐内容相一致。 4、各使用部门在日常使用过程中必须保持贴签的完整性。 5、贴签设计方案、变更由行政部门负责，随资产的贴签由相应的责任人负责填写完整、粘贴到位。若发生帖签自然脱落或损坏的情形时，各使用部门应当及时按照贴签设计方案重新打印张贴。 6、固定资产及低值易耗品内部转移时，转出部门应当通知行政部门，对相关管理台账进行调整、对固定资产及低值易耗品标识予以更换。 7、行政固定资产及低值易耗品责任人变更后，使用部门保管人应当及时通知行政部，管理台账进行调整、及时变更相应的标识。 8、固定资产及低值易耗品报废标准由行政、财务共同确定，标准作为附件下发。 （七）移动管理 1、若固定资产及低值易耗品（主要是固定资产）因工作需要须移至本部门所属区域外时间超过 1 天（含 1 天） ，具体办理移动的人员需报本部门内勤人员备案， 2、若固定资产及低值易耗品因工作需要移出本部门所属区域时间超过 7 天（含7 天）的，该部门内勤报行政部门进行登记备案。 3、固定资产及低值易耗品因工作需要移出本部门所属区域的应记录移动物品的编号、物品及附件现状和移动时间。待物品归还后，物品移动办理人员到本部门内勤人员处注销物品移动登记， 部门内勤人员检查归还物品是否完好及物品附件是否完整并报行政部门。 4、固定资产的调拨 具体调拨办理流程为： 申请调入部门凭已批复的报告填写固定资产转移单行政部负责人签批行政部派人到现场办理监督交接手续行政监交人变更标识及台帐将变更情况通报财务部门以变更台帐。 行政部及时在管理台帐上作记录，并相应变更调入调出部门的保管明细表，调整相关部门固定资产资料。 行政部留存一份申请报告并将固定资产转移单归入相应部门的固定资产管理档案中。 （八）人员变更后对行政固定资产及低值易耗品的管理 1、固定资产及低值易耗品使用部门保管人或责任人离职或调任，在办理离职或调人手续前，应做好相关保管工作的交接，办理离职或调职手续时到行政部门变更相应登记，行政部在人事工作交接表上签署意见，从而成为办理离职或调职手续人员工作交接的一部分。 2、因日常工作固定资产及低值易耗品使用部门需要变更保管人的，各使用部门负责人应当及时通知行政部门变更相应登记。 3、行政部门在日常抽检或维保过程中若发现使用部门相关保管人员或责任人已经变更的但尚未办理变更手续的， 行政人员应当督促使用部门明确相关保管人员或责任人，并及时变更管理台帐中相应记录。 4、固定资产及低值易耗品管理部门相关人员变更时应当做好固定资产管理的交接工作。 5、使用部门相关人员变更后，固定资产及低值易耗品管理部门应当及时变更管理台帐。 6、人员变动时，应办理交接手续，固定资产及低值易耗品不随人员变化而变动。 （九） 、固定资产及低值易耗品的维修 1、固定资产及低值易耗品发生故障或损坏后使用部门通知行政部门进行维修，各部门不得自行对资产作报废处理。 维修人员在收到维修通知后应当及时予以维修，对于因故无法及时维修的情况，维修人员应当及时与相关申报部门沟通并说明原因，并告知行政部。 2、若固定资产及低值易耗品损坏需维修的，维修后维修人员应当填写维修单，记录使用维修材料，做好维修台帐，每月底对本月内发生的维修及使用维修材料情况予以汇总。行政部门登记维修物品的编号、物品损坏的原因及损坏的具体情况，行政部门记录备案。 3、维保期内的行政固定资产及低值易耗品发生故障或损坏需维修的，维修人员汇总报于行政部门，行政部门与厂家联系商谈具体维修事宜。 4、维保后行政部门应当督促使用部门保管人及时填写行政固定资产及低值易耗品管理台帐中相关内容，行政部门应当及时完善相应管理台帐中内容。 5、对于与相关单位签定维保协议的或因不能自行维修而聘请外部单位对行政固定资产及低值易耗品进行维修的，各行政部门应当填写维修、保修联系卡，并对相关单位的维保质量予以跟进。 6、日常使用过程中，固定资产及低值易耗品出现异常状况的非维修人员不得擅自拆卸，应当及时通知维修人员。 7、由于人为原因损坏物品的，行政、各使用部门应当追究相关人员责任，在确定责任人后，通知财务进行扣款；无法提供相关责任人的，维修费用由本部门人员分摊，填写确认单后，由财务从相关人员工资中扣除；无法维修的，除由损坏人员承担更换费用或赔偿全额损失外，视情节轻重、物品价值大小，由行政部作出处罚。 五、固定资产及低值易耗品的盘点与清查 1、固定资产及低值易耗品使用情况检查 行政部门定期或不定期对各部门固定资产及低值易耗品保管情况进行核查，确保资产帐帐、帐实相符。检查内容包括：固定资产及低值易耗品帖签是否完整、帖签及管理台账中责任人及保管人是否与实际情况一致，固定资产及低值易耗品实际情况是否与管理台帐一致。固定资产及低值易耗品是否完好并能正常使用。 2、固定资产及低值易耗品的盘点 每年 11-12 月份行政物业部门、 财务对行政固定资产及低值易耗品账、 卡、物进行一次核实。在盘点后，相关人员应当在行政固定资产及低值易耗品盘点表上签字确认。 资产盘盈、盘亏时，应当及时查明原因，行政部门督促使用部门办理领用或减损手续，更新相关管理台帐，并及时将盘盈或盘亏原因报上级领导，同时将领导批示的处理方案报财务备案。 行政部每季度末一次、 每年四次对管辖范围内的固定资产及低值易耗品数量进行逐一登记、造册，查清现有固定资产及低值易耗品的实有量。 行政部每年应当联系维保单位根据国家规定的技术标准对各类固定资产及低值易耗品的质量、性能等进行逐一检测、鉴定，并根据维保质量对现有维保单位进行梳理。 六、报废管理： 1、行政部在盘点时发现需要报废的固定资产及低值易耗品时应当及时督促使用部门提交情况说明，申请报废，对于涉及人身、财产安全的的固定资产应当停止使用。 2、由于使用年限到期，申请报废的固定资产及低值易耗品，凡是能够修复的要修复，能够拆改的要拆改，尽量延长使用年限，只有不能使用时才进行报废。 3、由于保管、使用、维护不当造成的报废。行政部门查明原因，责任落实到人，报领导批准后销账。 4、报废处理方案由相关部门领导审批，报废物品的编号不作废，编号继续沿用到新的同类固定资产及低值易耗品。 行政固定资产及低值易耗品申请报废报批流程： 使用部门行政管理中心财务管理中心总经办财务部门帐务处理行政部撤消该项台帐登记及其他相应记录 5、固定资产及低值易耗品报废后残料价值由审计、财务、行政部门人员评估确定。残料处理后将现金交财务，由财务开具收据，与报废报告一并入账。行政部将报废报告的复印件及现金收据留存以部门为单位存档 低值易耗以办公备品旧换新管理办法 为加强办公用品管理，提高利用效率，降低办公费用，特制定本管理办法。 根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。 1、消耗类办公用品分为：铅笔、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书钉、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、档案袋、标签、纸杯、电池等。 2. 管控类办公用品：文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章戳、印泥、直尺、计算器、算盘、电话机，电脑键盘等。 公司对管控类办公用品的发放，实行以旧换新办法，请各部门根据管控类办公用品的损坏情况申请重新领用，需填写申请单按流程审批，领用新物品时需将已损坏的原有物品返回行政部。 办公用品以旧换新的标准： 1、办公用品使用时间过久，自然损耗，经相关部门确认无法维修的予以更换。 2、产品自身出现质量问题，在短时间内使用时出现故障或不能正常使用的可予以更换。 办公用品以旧换新领用流程 使用人确认该用品不能正常使用并上报办公用品以旧换新请部门负责人审核签字确认上报行政部 行政部负责人接到申请并确认后给予更换 行政部将报废备品统一管理并上报总经理审批做废品处理 将废品所得上报财务冲账。 办公用品以旧换新是间为每月 1-5 日到公司行政部办理，其它时间不予办理（特殊情况外） 。 备品管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。备品如发生遗失或人为损坏，应由领用人或领用部门照价赔偿。备品管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。 本办法未尽事宜，按公司有关规定执行。 行政采购过程管理制度 总 则 规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。 第一条、适用范围 适用于本公司各部门在日常需要的备品与所需要的， 且影响公司正常运营的采购。 第二条、 规定内容 1、批准采购的产品应从合格供方采购。行政部负责按照公司要求对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。 2、常用产品采购应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。 3、将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良好、稳固的关系。 第三条、采购活动的触发 1、总部采购 1） 内部自用品的采购：采购员根据备品、设备管理部门提交的并经总经理，主管负责人审批的“申请单” ，进行内部自用备品及设备的采购； 2） 合同采购：根据行政部与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由申请部门负责填写“设备采购通知单” ，经总经理，其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。 第四条、采购执行标准 1、采购员根据已批准的 “申请单”进行采购。 2、 采购产品到货，应先通知申请部门验收。 3、 验收通过后，采购员办理产品入库手续。 4、 验收不合格的采购产品，应有采购员负责及时将该产品进行调换或退货，不给予退换的应进行合理处理。 5、产品返修需经公司检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并给予回复。 第五条、 对采购人员的规范： 首先规范采购人员自身素质，要有企业是我家的精神，不浪费企业一分钱。其次采购员应在采购前进行充分的市场调查，保证价格的可靠性。最后进行多家比较后选择最优的供应商进行采购。 第六条、 在招标采购中的注意事项： 在招标采购中，采购员要对供应商的报价进行全面的市场调查及核实，并与多家供应商的企业实力及产品报价进行比较，以确定投标价格的合理性，在招标工作中要注意跳出供应商的招标圈套，真正的使招标工作起到应有的作用。 第七条、 采购中预算的管理与注意事项： 制定采购预算包括：对具体采购目标的预算；定期的采购预算。 （1） 对具体采购目标的预算：公司下达采购任务时，采购人员要对所采购的物品进行市场调查，通过多种方式取得采购目标的详细信息后做出对采购目标的预算。 （2） 定期的采购预算：根据公司要求制定定期采购任务的预算，根据以往的工作经验及最新的市场调查，做出定期的采购预算额，上报公司用以保证财务部门的合理安排。 注意事项：注意跟随市场变化，预算要做到尽量精确以保证预算的可靠性。 第十二节 库存物资管理制度 一、目的 为进一步对各部门办公用品使用进行管理，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所有办公用品的管理。 三、职责 行政部负责办公用品的采购、保管与发放，物料表格的印刷、保管与发放。杜绝浪费、损坏办公用品的行为发生。 四、办公用品配发程序及要求 1 公司按照配发标准为各部门及店面配发办公用品。 2 各部门及店面申请办公用品的程序是：流程图后附 3 行政部文员根据办公用品的配发标准及各部门、店面的实际 需求，做出办公用品购买计划，填写“备品购买清单” ，经行政部经理及公司总经理审批后进行购买。 4 计划外办公用品的购买由使用人填写“申请单” ，由部门经理审核及行政部的审核，后由行政部负责购买。 5 非正常使用情况下导致办公用品损坏的公司不负责更换，由责任人赔偿或补充。 6 配发耐用办公用品时（如计算器、订书器等）领用人需符合以下条件： 、新员工入职； 、在日常工作中确实会经常使用到该物品，如只是偶尔使用可与本部门其他员工共用； 、非人为损坏或丢失的。 7 领用耐用办公用品（如计算器） 必须落实到使用人， 当领用者调转或调岗时，由部门经理收回重新安排使用，或上交到行政部保管。 8 各部门领用办公用品时应填写登记表。 9 专人分货。由库房备品管理员按备品配发表进行配发，在每月 29-30 日由司机运输到各部门、店面，保证店面在下月 12 日收到备品； 10 库房备品管理员需每月上报备品及物料库存数量。 11 各部门、店面派专人按来货单验收无误后下发，多余备品自行入库保管； 12 如有原残，请各部门、店面在第一时间内告之行政部，以便进行更换。 13各部门、店面应本着节俭实用的原则，控制好备品的使用，行政部会对各部门、店面的备品使用和剩余库存情况进行了解与抽检。 五、物料表格配发程序及要求： 1店面申请物料表格的程序是： 2 库房备品管理员每周需向行政部上报物料表格库存数量； 3 行政文员在发现物料表格库存不足时需及时申请印刷； 筹建新店管理制度 一、目的 为进一步规范筹建开店流程，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所有筹建开业店面。 三、职责 行政部负责开业店面各类办公用品及办公用电器的采购与配发， 力求采购物品质优价廉，做到对公司负责。 四、办公用品配发程序及要求 1 公司按照配发标准为筹建店面配发各类用品及办公必须品。 （如：电脑、 打机、电话、办公用品、桌椅、推车、卡梯等） 2 .建店面配发用品的程序是： 店面上报申请表格 （每月25日） 营运部汇总 品牌中心汇总 行政部审核 库房配发 （1）由店面负责人填写物资申请单，列出所需用品； （2）行政部审核； （3）行政部按照申请单所列物品为其购买、配发； 3 为开业店面定购鲜花； 4 为店面办理电话及宽带业务；