材料设备供应商选择控制程序.doc

材料设备供应商选择控制程序1.目的选择优秀的材料/设备供应商，保证采购的材料/设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。2.适用范围适用于*四川控股开发的所有本地项目、异地项目的甲购及甲定乙购材料/设备供应商的选择。3.定义3.1*四川控股公司招标小组:3.1.1招标小组设组长一名，由*四川控股董事长担任。3.1.2招标小组成员由*四川控股高层、*四川控股成本部经理、*四川控股设计部经理、项目总经理、项目主管工程副总/设计副总组成。3.1.3各部门相关专业工程师作为列席人员参加。3.1.4招标小组决策方式：小组中半数以上成员同意，且组长同意。3.2项目公司招标小组：3.2.1招标小组设组长一名，由项目总经理担任。3.2.2招标小组成员由项目公司高层、项目工程部经理、项目成本经理、项目设计经理组成。3.2.3各部门相关专业工程师作为列席人员参加。3.2.4招标小组决策方式:小组中半数以上成员同意，且组长同意。3.3材料/设备供应商选择的组织工作的划分:3.3.1*四川控股公司组织:*四川控股成本部在项目方案设计完成后，依据项目公司成本组编制的XX项材料/设备招标工作计划编制XX项目*四川控股组织完成招标的施工/采购项目清单，报*四川控股董事长审批后签发。清单上项目的招标工作由*四川控股成本部组织，招标小组为*四川控股公司招标小组。3.3.2项目公司组织:除XX项目*四川控股组织完成招标的施工/采购项目清单以外的材料/设备供应商选择工作由项目公司自行组织完成，招标小组为项目公司招标小组，具体由项目公司成本组组织。3.4项目分判方式的确定:3.4.1对于一次采购材料/设备价格在10万以上的项目，原则上必须进行招标，如实在不具备招标条件，在经过工程主管副总审核、*四川控股总经理审核、*四川控股董事长审批同意后可进行议标或直接委托。3.4.2对于一次采购材料/设备价格在10万元以下的项目，由项目公司设计组根据情况提出分判的建议，并报至项目总经理审批后确定。3.4.3集团参与招标项目:根据集团制定的XX项目集团参与的招标/采购项目清单确定。3.4.4政府参与招标项目:根据各项目所在地当地政策要求确定。4.职责4.1 *四川控股董事长4.1.1负责签发*四川控股组织招标的开标、评标、定标会议纪要4.1.2负责审批XX项目*四川控股组织完成招标的施工/采购项目清单4.1.3负责*四川控股组织招标的招标文件的审批4.1.4负责审批超过10万采购项目不招标的分判，以及招投标推荐入围单位少于5家时的原因报告。4.2*四川控股总经理/工程主管副总4.2.1负责*四川控股组织招标的招标文件的审核4.2.2负责审核超过10万采购项目不招标的分判4.2.3负责审核*四川控股组织招标的开标、评标、定标会议纪要4.3*四川控股成本部：4.3.1负责编制XX项目*四川控股组织完成招标的施工/采购项目清单4.3.2负责编制*四川控股公司组织的招标项目的商务标书，并整合招标文件4.3.3负责*四川控股公司组织招标项目的合同签订工作，并组织合同的交流及合同执行过程中的跟踪检查4.3.4负责*四川控股公司组织招标确定的中标通知书和甲定乙购单的发放4.3.5负责*四川控股组织招标过程资料的整理、保密和存档工作4.4项目总经理4.4.1负责签发项目公司组织招标的开标、评标、定标会议纪要4.4.2负责审核*四川控股公司组织招标的招标文件，审批项目公司组织招标的招标文件4.4.3负责审批*四川控股组织招标及项目公司组织招标的考察报告和技术标书4.4.4负责审核超过10万的采购项目不招标的分判，审批低于10万采购项目的分判方式4.4.5负责审批XX项目材料/设备采购招标工作计划4.4.6负责审批议标及直接委托工程传签单4.5项目主管设计副总/工程副总：4.5.1负责审核*四川控股组织招标和项目公司组织招标的招标文件、考察报告及技术标书4.5.2负责审核XX项目材料/设备采购招标工作计划4.5.3负责审核超过10万的采购项目不招标的分判和低于10万采购项目的分判方式4.6项目成本组：4.6.1负责编制XX项目材料/设备采购招标工作计划4.6.2负责编制项目公司组织的招标项目的商务标书，并整合招标文件4.6.3负责项目公司组织招标项目的合同签订工作，并组织合同的交流及合同执行过程中的跟踪检查4.6.4负责项目公司组织招标确定的中标通知书和甲定乙购单的发放4.6.5负责项目组织招标过程资料的整理、保密和存档工作4.6.6负责议标和直接委托相关工作的组织4.7（项目）材料/设备组：4.7.1负责组织招标小组对备选单位进行考察4.7.2负责编写考察报告、招标文件的技术条款4.8项目工程部：4.8.1负责编制XX项目材料/设备供应商进场计划、5.程序5.1招标计划编制5.1.1项目工程部根据XX项目的总体计划，编制XX项目材料/设备供应商进场计划，经项目主管设计副总/工程副总审核、项目总经理审批后于方案设计完成十天内提交给项目成本组，作为项目招标计划的编制依据。5.1.2项目成本组依据XX项目材料/设备供应商进场计划编制XX项目材料/设备采购招标工作计划，提交项目设计组、*四川控股成本部、项目主管工程副总审核、项目总经理审批后作为招标工作组织实施的依据。计划的编制要遵循整体招标的原则。经审批的XX项目材料/设备采购招标工作计划在内部网信息平台上发布。5.1.3*四川控股成本部依据审批后的XX项目材料/设备采购招标工作计划编制XX项目*四川控股组织完成招标的施工/采购项目清单，报*四川控股董事长审批。原则上大于100万元的采购工程由*四川控股成本组织完成招标，建议项目有电梯、消防报警、高压柜采购、低压柜采购、变压器采购、柴油发电机采购，*四川控股成本部可根据各项目的不同特点予以增减。清单之外的项目由项目公司自行组织完成。5.1.4每个月25日前，由项目公司成本组依据XX项目材料/设备采购招标工作计划并结合工程的实际进展情况编制下个月的XX项目XX月度施工/采购招标工作计划，经项目工程部确认，项目总经理审批后报送*四川控股成本部。招标计划纳入项目公司成本组、*四川控股成本部及项目公司工程部下个月的部门工作计划中。5.2招标项目工作程序5.2.1(项目)材料/设备组负责按XX项目XX月度施工/采购招标工作计划进行招标的技术准备工作，具体包括:5.2.1.1组织招标小组对备选的供应商进行考察（公司全员均可向设计部/组推荐适合的备单位件招标小组参考)，且备选单位不少于5家。在考察时工程、设计、成本都必须有代表参加。5.2.1.2对备选单位进行初步询价工作。5.2.1.3根据考察情况和初步询价情况编写考察报告(含推荐入围单位)，招标小组必须至少推荐入围5家单位，如不能达到数量时，必须书面报项目总经理及*四川控股总经理说明原因。同时要求成本及材料人员对推荐的单位水平进行确认，确保不要出现推荐入围的单位层级有很大差距，否则将不在同一层级上的供应商列入无效入围单位，必须另行推荐。5.2.1.4根据招标项目的技术要点编写技术标书，技术标书必须包含技术要求、招标文件及合同中的技术和施工方面相关条款。5.2.1.5(项目)材料/设备组负责按时整合相关部门的意见后将完整的技术标书、考察报告和所需的设计资料(包括设计图纸、选型定板单及甲定乙购单等)以招标技术标书审批表报送设计经理审核，工程部复核，项目主管设计副总/工程副总审核，项目总经理审批后，提交给成本部/组。为了实现工作的搭接、加快招标进度，(项目)材料/设备组应提前提供初步入围单位名单、联系方式及相应的设计图纸，以便成本部/组进行标前询价工作。5.2.2成本部/组负责按XX项目XX月度施工/采购招标工作计划进行招标的商务准备工作，具体包括:5.2.2.1根据考察报告和技术标书编写招标项目的招标文件。5.2.2.2组织对备选单位进行标前询价和商务谈判。5.2.2.3编制工程量清单及预算(标底)。5.2.3商务谈判、5.2.3.1成本部/组对初步入围单位的初步报价进行分析比较，与投标单位进行商务谈判，指出其报价中的错误、不合理的部分，对投标单位的投标报价进行引导。5.2.3.2如初步报价明显超出成本目标，需向设计部反馈，充分沟通看是否需要对设计方案进行优化；如优化后仍超成本目标，需报招标小组标前会上讨论确定。5.2.4标前会5.2.4.1成本部/组负责组织招标小组召开招标项目的标前会。5.2.4.2招标小组组长、成本部/组负责人、设计部/组负责人都必须参加标前会。如招标小组组长因故不能参加，须委托招标小组其他成员行使其职责。5.2.4.3招标小组在标前会上讨论确定入围单位、评审招标文件并确定评标原则。入围单位应不少于5家；评标原则优先采用“经评审的最低价中标法”。5.2.4.4成本部/组负责整理标前会议纪要，并发送给招标小组成员。5.2.4.5成本部/组负责根据标前会议精神修改招标文件，填写招标文件评审及盖章审批表，*四川控股公司组织招标项目经工程主管副总审核、项目总经理审核、*四川控股公司总经理审核、*四川控股公司董事长审批、盖章后，招标文件正式生效;项目公司组织招标项目经项目主管设计副总/工程副总审核，项目总经理审批后、盖章后，正式生效。5.2.5发标、答疑5.2.5.1成本部/组负责组织发标会、答疑会，并通知招标小组成员和入围单位。5.2.5.2成本部/组负责整理发标会、答疑会的会议纪要，并发送给招标小组成员。5.2.6开标、评标和定标5.2.6.1成本部/组负责组织开标会，并通知招标小组及入围单位。5.2.6.2招标小组进行评标后，确定中标单位。由成本部/组负责整理开标、评标、定标会议纪要，*四川控股组织项目由*四川控股董事长签发后正式生效；项目公司组织项目由项目公司总经理签发后正式生效。5.2.6.3成本部/组负责将签发的开标、评标、定标会议纪要并发送给招标小组成员。5.2.6.4成本部/组根据定标结果，向中标单位下发中标通知书。项目公司工程部负责在接到中标通知书及招标相关资料后即刻组织材料/设备供应单位进场。5.2.6.5成本部/组与中标单位签订合同或下发甲定乙购单。5.2.6.6项目公司成本组负责把完成的招标和签订的合同不定期列出清单，并标注要点和注意事项，作为交底资料，发送到项目工程部。成本部/组就工程部要求，不定期举行合同交流，对合同执行过程中的问题进行沟通和解答。5.2.7对于一次发包造价在10万以上的采购项目，原则上必须进行招标。如由于某种原因不具备招标条件，由项目设计部填写传签单，成本部/成本组审核、项目主管设计副总/工程副总审核、工程主管副总审核、项目总经理审核、*四川控股公司总经理审核、*四川控股公司董事长审批后可进行议标或直接委托。5.3政府部门参与的招标项目程序:5.3.1招标小组成员:*四川控股招标小组。5.3.2*四川控股成本部负责按照政府部门的招标程序组织招标工作。、5.4议标项目工作程序5.4.1(项目)材料/设备组负责按计划进行议标的技术准备工作，具体包括:5.4.1.1组织对备选的供应商进行考察，推荐备选单位不得少于3家(少于3家时书面报项目总经理审批)。推荐的备选单位原则上优先考虑从合格供应商库中选择，并适当引进新的供应商，并且保证各供应商基本在同一水平层级上。5.4.1.2根据议标项目的技术要点编写技术标书，技术标书必须包含技术要求、采购合同中的技术和工程方面相关条款。5.4.1.3(项目)材料/设备组负责按时整合相关部门的意见后将完整的技术标书、考察报告和所需的设计资料(包括设计图纸、选型定板单及甲定乙购单等)报送设计经理审核，工程部复核，项目主管设计副总/工程副总审核，项目总经理审批后，提交给成本部/组。为了实现工作的搭接、加快招标进度，(项目)材料/设备组应提前提供初步入围单位名单、联系方式及相应的设计图纸，以便成本部/组进行标前询价工作。5.4.2项目公司成本组负责按计划进行议标的商务准备工作，具体包括:5.4.2.1根据技术标书和设计资料，编写议标项目的工程量清单、预算和报价要求。5.4.3.1组织对入围单位进行商务谈判，并确定议标项目的成本控制目标。5.4.3.2成本控制目标突破成本目标应报*四川控股成本部。、5.4.4评标和定标:5.4.4.1项目公司成本组组织入围单位进行最终报价，并提出初步定标方案，以传签单的形式提交项目总经理审批。5.4.4.2定标方案经项目总经理审批后，由成本组向中标单位下发由项目成本经理签发的中标通知书并与中标单位签订合同。5.4.4.3项目公司成本组负责在定标后的两个工作日内发送一份议标文件和中标通知书给项目公司工程部。项目公司工程部负责在接到中标通知书及相关资料后即刻组织材料/设备供应单位进场。5.6.直接委托项目工作程序5.6.1(项目)材料/设备组提出直接委托建议(优先考虑从合格供应商库中选择材料/设备的供应单位)后连同技术标书、直接委托所需的设计资料一起以传签单的形式报设计经理审核，工程部复核，项目主管设计副总/工程副总审核，项目总经理审批后，提交给项目公司成本组。5.6.2项目公司成本组依据经项目总经理审批的传签单和设计资料编制预算。5.6.3项目公司成本组组织对选定承包商进行商务谈判，商定供应造价后，报项目公司总经理审批，向其下发由项目成本经理签发的工程委托书并签订施工合同。项目公司工程部负责在接到工程委托书及相关资料后即刻组织材料/设备供应单位进场。5.7资料管理5.7.1成本部/组各自负责对以上分判项目的过程资料的整理、汇总及存档工作，其中技术标书交项目公司设计组保管:5.7.2(项目)材料/设备组负责组织每年对备选的材料设备商进行评定。评定内容包括:备选单位投入的人力、物力、经济实力、供货期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入年度材料/设备供应商评定一览表。6附件无注：以上程序文件中，涉及到“项目”或“项目公司”的，在未单独成立项目组或项目公司前，相关职能均由*四川控股公司相关领导、部门执行。