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公司会议管理办法

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2020年4月19日
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xx公司会议管理办法

第一章 总 则
第一条 为健全和规范公司会议管理，明确会议议事规则和决策程序，提高会议质量，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部各类会议管理工作。
第三条 公司会议管理遵循“务实、高效、必要、节俭”的原则。“务实”指会议为解决公司生产、经营、管理和涉及职工切身利益的问题召开；“高效”指在最短时间内作出会议决议，不扯皮；“必要”指能够以其它方式解决的问题不召开会议；“节俭”指最大限度降低时间资源、人力资源、物资资源的支出。
第二章 会议的分类
第四条 xx公司组织召开的会议，根据会议性质、会议规模、参会范围等，共分为如下几类：
（一）党政联席会议。党政联席会议由公司执行董事召集和主持，必要时，可根据会议议题的内容由执行董事委托党委书记或总经理主持；会议参加人员为公司党政领导班子成员，根据会议内容，总经理助理、总法律顾问、专业副总师、部室负责人和相关单位负责人列席会。
（二）党委会议。党委会议由公司党委书记召集并主持，公司党委委员参加；根据会议内容，党群工作部及有关部室负责人列席会议；党委会议不定期召开。会议议题由党委书记、副书记、委员提出或由党委有关部室提出，提交党委书记审定。
（三）总经理办公会议。总经理办公会议由总经理召集和主持。总经理不能主持会议时，可委托一名副总经理（或总会计师）召集和主持；会议参加人员为总经理，业务相关的副总经理、总会计师、总工程师。根据会议内容，党委副书记、工会主席、总经理助理、总法律顾问、专业副总师参加会议，议题相关各部室负责人和有关单位负责人列席会议。
（四）专题业务办公会议。专题业务办公会议分别由公司总经理、副总经理、总会计师、总工程师或其它班子成员主持召开；参加人员由会议主持人确定。根据会议内容，专业副总师、有关部室负责人和各单位相关人员参加会议。
（五）专业委员会（领导小组）会议。专业委员会（领导小组）为按照上级要求和工作需要，经公司党政联席会决定成立的临时或长期组织开展某项工作的专业性组织。会议由专业委员会（领导小组）成员参加。
（六）其它会议。其它会议包括：中煤集团组织召开的各类例会、专题会议、综合性会议等电视电话会议；公司组织召开的表彰会、研讨会、培训会，以部署、汇报、总结工作为主要内容的工作会议、应对突发事件的紧急会议等；早调度例会、生产安全周例会和月例会、经营活动分析月例会等；公司本部各部室根据工作需要召开的各类会议；参会人员按照会议通知的要求范围或由会议主持人确定。
第三章 会议任务
第五条 根据会议性质、参会范围，xx公司各类会议任务如下：
（一）党政联席会议的主要任务是：
1. 传达学习党中央、国务院及有关部委和中煤集团重要会议决议、决定、会议精神、方针政策等，研究制定贯彻落实的意见和措施；
2. 研究公司重大问题的思路和意见；
3. 研究决定公司改革发展、经营管理的重大事项；
4. 研究决定各单位领导班子成员和公司各部室负责人后备人选和人事任免变动事项；
5. 研究决定各单位领导班子及成员和公司各部室负责人考察、考核事项；
6. 研究涉及企业职工利益的重大问题；
7. 听取有关部室、所属单位的工作汇报；
8. 研究提请董事会聘任或者解聘公司副总经理以及公司章程规定的其它高级管理人员的人选，并拟订其薪酬方案；
9. 研究聘任或解聘由董事会聘任或者解聘以外的管理人员，听取其考核情况的汇报，决定其薪酬和奖惩事项；
10. 其它需党政联席会议审议的重大事项。
（二）党委会议主要任务是：
1. 组织传达学习中煤集团党委重要会议、决定、指示精神和方针政策，根据中煤集团公司党委的工作部署，研究制定贯彻落实的意见；
2. 研究制定公司党委中心组学习计划并组织学习，安排公司各级党组织学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等；
3. 审定公司党委年度工作计划；
4. 组织召开公司领导班子民主生活会；
5. 参与企业重大问题的决策，审议关系公司发展的战略、重大经营活动和涉及职工切身利益的重大事项；
6. 听取各级领导班子建设情况汇报，制定加强公司各级领导班子建设和年轻后备人才建设的制度和办法；
7. 决定xx公司党委管理的领导人员的任免和奖惩；
8. 听取公司纪委关于党风廉政建设工作以及重大案件处理情况的汇报，研究部署公司党风廉政建设工作，制定党风廉政建设责任制的有关制度；
9. 听取有关党建工作、思想政治工作、精神文明建设工作汇报，研究制定工作计划；
10. 研究部署公司基层党组织建设工作；
11. 研究部署公司统一战线工作；
12. 听取公司工会、共青团工作汇报，研究提出指导性意见；
13. 听取职工代表大会、企业民主管理有关工作汇报，研究审定职工代表大会、厂务公开有关民主管理、民主监督等工作的实施意见；
14. 审议其它应由公司党委决定的事项。
（三）总经理办公会议的主要任务是：
1. 研究公司落实集团公司决议的措施， 安排部署生产经营管理工作，讨论决定公司生产经营管理工作中的重要事项；
2. 研究拟订公司的经营计划和投资方案；
3. 研究拟订公司年度财务预算、决算方案；
4. 研究拟订公司利润分配和弥补亏损方案；
5. 研究拟订公司建立风险管理体系的方案；
6. 研究拟订公司的改革、重组方案和重大融资计划；
7. 根据集团公司决定的公司经营计划和投资方案，批准经常性项目费用和长期投资阶段性费用的支出计划；根据集团公司的授权，审批决策有关建设项目和投融资事宜；
8. 研究拟订公司职工收入分配方案；
9. 研究拟订公司内部管理机构设置方案；
10. 研究拟定公司的基本管理制度，制定公司具体的管理规章；
11. 听取本部各部室、各单位的生产经营和改革、管理工作汇报，协调、检查和督促有关工作的落实；
12. 讨论其它需总经理办公会议审议的重要事项。
（四）业务办公会议主要研究业务工作的专门问题，会议任务是：
1. 组织落实并实施公司党政联席会议和总经理办公会议研究决定的事项；
2. 研究公司和各单位生产经营、财务、投资、技术设备、安全环保、科技进步、项目建设等专项问题；
3. 听取公司相关部室和各单位有关业务问题的专题汇报；
4. 研究提交公司总经理办公会议、党政联席会议讨论并审定的事项；
5. 研究决定其它有关业务事项。
（五）专业委员会议的主要任务是研究讨论专业委员会（领导小组）职责范围内的相关事项。
第四章 会议组织管理
第六条 党政联席会议、总经理办公会议每周三定期召开。办公室为党政联席会议和总经理办公会议的组织筹备部门，负责会议的组织工作，会前对提交会议的议题材料进行审核，并分发至各参会领导，会议议题经充分讨论后，形成决策性意见，办公室应形成会议记录和会议纪要并存档，会议纪要由参会公司领导会签后，由会议主持人签发，
第七条 党委会议不定期召开，党群工作部为党委会议的组织部门，负责会议的组织工作，会前对提交会议的议题材料进行审核，并分发至各参会领导，会议议题经充分讨论后，党群工作部形成会议记录并归档，形成会议纪要，由党委书记签发。
第八条 各专题业务办公会议和各专业委员会（领导小组）会议不定期召开，遵照“谁组织，谁筹备，谁记录”的原则，由会议议题主责部门和各专业委员会（领导小组）下设办公室负责组织、筹备、会议记录和会议纪要草拟工作，会议议题经充分讨论后，会议主责部室应形成会议记录和会议纪要，会议纪要由参会成员会签后，由会议主持人签发。
第九条 凡提交党政联席会议和总经理办公会议研究决策的事宜，都需各专题业务办公会审议经过后方可上会。
第十条 其它会议组织要求。
（一）参加中煤集团召开的会议，根据会议要求，由公司主管领导确定参会人员，综合类会议由办公室组织，专题会议由相关主责部室组织。
（二）其它会议参加人员由会议主持人确定，根据会议内容，有关部室、各单位相关人员和职工代表参加会议。
（三）会议能够以视频形式召开的，应采用视频会议形式。
（四）除中煤集团召开的会议，会议内容与形式由主责部室提出，会议主持人或公司主管领导审定。
第五章 会议议题管理
第十一条 会议议题征集、汇总、审批要求如下：
（一）党政联席会议和总经理办公会议议题由各单位、各部门提出，报办公室汇总并提交主持人审定。每周五前，各部门根据工作进展，向办公室报送下周党政领导联席会议或总经理办公会议议题计划，议题如有增减或时间调整应及时通知办公室。
（二）党委会议议题由党群工作部负责汇总，报党委书记审批。
（三）业务办公会会议议题由主办部门负责汇总，报分管领导审批。
第十二条 议题汇报材料要做到主题明确、简明扼要、内容完备、事实清楚、数据详实。
第六章 会议资料管理
第十三条 各项会议由主办部门负责会议记录，并于会议结束2个工作日内整理上传会议纪要。
第十四条 会议纪要应控制发放和知悉范围。涉及企业商业秘密的议题，要根据对象不同分拆会议纪要内容后，分别印发有关单位和有关部门。
第十五条 会议形成的各项决议要按照《公司督办工作制度》认真贯彻落实。党政联席会议、总经理办公会议、中煤集团召开的综合会议由办公室负责催办落实。按照《加强会议决策事项及重点工作催办、督办的通知》要求进行定期催办、督办。专题业务办公会和其它会议由相关部门按照职责范围负责督办落实。
第七章 会议的计划和预算管理
第十六条 严格会议计划和预算申报审批。会议费用超过 元的，各部门要根据公司年度预算工作安排，认真做好年度会议计划和会议费用专项预算，由分管领导审核后报办公室和财务部门汇总，提交公司党政领导联席会议审批。
第十七条 严格年度会议计划执行，原则上不得召开计划外会议。确因工作需要计划外召开的，主办部门要根据会议性质、会议内容和会议规模、会议费用等情况。会议费用在 元以下的由分管领导审批，并报办公室备案；会议费用在 -2万元之间的提交公司总经理审批；会议费用在2万元以上的提交公司党政联席会议审批。
第十八条 严格会议费用预算执行，财务管理部要将公司会议预算分解到各部门，严格按预算审核报销。超过会议费用预算部分不予报销，办公室、财务管理部和监察审计部要采取适当方式，对公司总部会议计划和会议费用预算执行情况进行通报。
第八章 会议室管理
第十九条 公司会议室由办公室负责管理，各部室如因会议需要使用会议室，需将会议通知单提前1天报送办公室，由办公室统一安排，临时决定召开的会议应在会后补交会议通知单，会期如需更改，应及时通知办公室，以便尽快调整会议室使用计划，保证会议室的合理使用，提高办公效率。
第二十条 在会议室使用时间发生冲突时，安排原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处理突发事件而召集的紧急会议不受限制。
第二十一条 办公室负责会议室日常管理，在每次会议召开前后均应及时进行卫生清洁，并做好会议室除视频设备外其它设备设施的日常管理和会务服务工作。
第九章 视频会议管理
第二十二条 信息管理部是公司视频会议系统统筹管理部门，负责公司本部视频会议系统的MCU、视频会议终端、录播服务器等全部视频会议设备的日常操作、管理及维护，为公司本部的会议室系统提供技术支持；负责公司视频会议的保障工作；其它人不得随意操作。
第二十三条 办公室负责公司视频会议室的统筹安排与协调工作。
第二十四条 集团公司组织召开的视频会议，由相关对口部门负责组织、通知相关部门和人员参加会议，由办公室负责安排会议室，通知信息管理部进行视频会议调试。
第二十五条 公司召开视频会议，分会场应提前12小时进行系统测试和联调，会议开始前2小时，检查各会场系统运行情况，视频会议系统应在会议开始前1小时处于就绪状态。
第二十六条 会议期间至少应有1名操作维护人员携带手机在会场值守，手机应以振动状态保持畅通，以便在出现问题时能与其它会场及时取得联系。
第二十七条 除另行要求外，会议结束后，各会场操作维护人员应按操作规程正确关闭视频会议终端设备，避免因非法关机导致视频会议终端配置文件丢失。
第十章 其它要求
第二十八条 会议涉及公司秘密的，所有与会者应严守保密制度，不得泄密，否则按有关规定处理。
第二十九条 各单位应参照本办法制定本企业会议管理制度。
第十一章 附则
第三十条 本办法由xx公司负责解释。
第三十一条 本办法自发布之日起施行。