办公室档案管理员职位任务说明书.doc

办公室档案管理员职位任务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
办公室档案管理员岗位任务说明书
编号:___YD/BG/006拟　　制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
档案管理员
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责资料的收集、归档。
2、负责档案的妥善保管。
3、负责档案的开发利用管理。
4、协助处理来信来访工作;办理报刊杂志征订。
2、主要工作内容
1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度,落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。
2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证档案安全、完好无损。
3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。
4、负责档案资料的开发利用,随时为公司管理需要提供档案资料。
5、开发计算机信息化档案管理技术。
6、完成公司报刊杂志征订、登记工作,进行费用初审。
7、协助处理来信来访工作。
8、完成主任布置的其它工作。

3、主要工作要求
1、制定制度
1.1起草档案管理制度性文件,明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等,落实公文、科技档案、财务档案的管理办法,报请主任审批、修改。
2、档案收集、归档
2.1定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料。按照管理规范,将零散的文件整理、立卷、归档;对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档;对船舶、设备等资料按照科技档案的规范要求归档;按时将会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号顺序专柜存放。
2.2对档案资料进行价值鉴定和保管期限的划分。
2.3拟写案卷标题,概要地揭示案卷主要内容,提供便利的查找线索。
2.4对案卷和不同载体的档案进行分类编号,入库上架。
2.5提高档案的开发、利用效果,对不同门类的档案资料分别编制案卷索引,卷内文件目录等检索工具和参考资料。
3、档案保管
3.1定期进行档案清查、核对,做到账物相符,及时修补或复制破损、褪变的档案,对不符合要求的案卷进行加工,对补充归档的文件进行整理编目。
3.2保持档案室的清洁、及时关门、锁门,不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全,加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施,避免档案的损坏和遗失。
3.3符合销毁条件的档案,按规定销毁。
4、档案使用管理
4.1熟悉档案内容、存放地点,积极开展档案的开发利用工作;努力为领导决策,为机关部门、下属单位开展各项工作提供优质的服务;为解决有关问题提供确切的依据资料。
4.2 在档案管理基础上不断开发计算机信息化管理技术。
4.3保守档案机密,认真执行档案查阅制度。不符合要求者、手续不齐全者,不准借阅档案,档案借阅期满后要及时催收。
5、业务指导
负责对公司各部室档案的形成、积累、整理和归档管理进行检查、监督、业务指导,对子公司档案管理进行指导;督促其按时将有关档案资料移交档案室保管,监督有关档案的销毁,做好保密工作。
6、其它
6.1协助秘书认真阅读部门的有关信件,及时做好回复,重要事务及时请示主任,协助文员热情接待来访客人。
6.2及时办理报刊杂志征订,仔细登记,做好费用初审。
6.3参加调查研究,与其它人员做好信息的交流和工作配合,按照要求协助编写调研报告。
6.4按时、按量、按质完成领导交给的其它任务;如有疑问及时请示汇报。
6.5做好月度、季度工作计划和工作小结、年度工作总结。

三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
C
档案管理类相关专业专科以上学历或相当程度。
行业知识
C
了解航运行业知识,了解行业中先进的管理经验。
专业知识
B
全面了解档案管理业务知识,有档案管理员专业职称。熟悉公司的生产经营情况。
能力
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作。
理解能力
B
能够准确把握本身职务定位、工作内容,比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
表示能力
C
表示内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。
经验
行业工作经验
/
最好具有航运类企业工作经验。
相关工作经验
E
从事档案管理相关工作2年以上。
其它条件
身体条件
身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作;
职业素质
具有很强的保密意识,工作细致认真,富有条理性,接受过专业培训。
计算机运用
能够运用计算机处理日常业务。