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煤矿会议管理制度

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2020年4月19日
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某煤矿会议管理制度

会议管理制度
第一节 总 则
第一条 会议是实行行政管理的一种重要方法，是一种有组织有目的地把众人聚集起来商讨问题的公共活动方式。
第二条 开会的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。
第三条 对会议加强管理，精简数量，讲求质量，才能提高会议的效率，真正达到会议的目的。
第四条 会议的召开应遵循精简、效率、质量的原则。
第五条 为改进会风，提高会议质量，严格落实会议决议，特制订本制度。
第二节 会议分类
第六条 根据XXX矿实际，会议归纳为五类：
(1)矿级会议，主要包括党政联席会、民主生活会、安全办公会(矿务会)。
(2)全矿性会议，主要包括全矿干部职工大会、全矿党员大会、年度总结表彰大会、全矿科技大会、安全例会以及各种代表大会等。
(3)专业性会议，主要包括机电协调会、隐患排查会、生产计划会、经济活动分析会、调度会、调度协调会各类技术性专题会议等。
（4）基层会议，主要包括各科室、区队、支部、班组组织召开的工作会（如科务会、区队办公会、支部会、班组会等）
（5）外部性会议，主要指集团公司及上级政府部门或兄弟单位等其它单位在运河矿召开的会议，如集团公司根据工作需要在运河矿召开的年度总结会议、职工代表大会等；上级政府部门在运河矿召开的检查性会议等；兄弟单位等其它单位在运河矿召开的现场会、报告会以及业务洽谈会、座谈会等。
第三节 会议组织
第七条 矿级会议
(1)党政联席会：根据工作需要召开。由矿长或党委书记主持。召集单位为矿长办公室。参加人员为矿级领导、有关部门负责人以及其它需要参加的人员。会议地点在矿行政楼三楼会议室或二楼会议室。会议内容：研究需要党政工领导共同商议的重大事项。会议时间控制在90min以内。
(2)民主生活会：半年召开1次。由党委书记主持。召集单位为政工科。参加人员为矿级领导及有关部门负责人。会议地点在矿行政楼三楼会议室。会议内容：查找班子及成员工作中的缺点和不足，剖析思想根源，提出批评建议和整改措施。会议时间控制在90min以内。
(3)安全办公会(矿务会)：每月6日下午3点在矿行政楼二楼会议室召开。由矿长或矿长委派一名副矿长主持。召集单位为矿长办公室。参加人员为矿助理以上领导及安全科、生产科、机电科、调度中心、企管办、劳动人事科、政工科、工会办、矿办等部门负责人。会议内容：安全科、生产科、机电科、调度中心、工会办等部门汇报上月任务完成情况，并提出需矿解决的问题，由会议主持人和其它矿分管领导给予解答。最后，由矿主要领导就安全生产工作提出指导性意见。会议时间控制在90min以由安全监察科负责会议记录，并整理下发会议纪要。
第八条 全矿性会议
(1)年度总结表彰大会：每半年召开1次。由经营副矿长主持。召集单位为矿长办公室。参加人员为全矿员工。会议地点在矿文教中心礼堂。会议内容：矿长做行政工作报告，总结年度工作，表彰先进，安排部署下一步工作，动员全矿干部职工统一思想，团结一致，围绕矿总体布局扎实工作。会议时间控制在120min以内。
(2)职工代表大会：每年召开1次。由党委书记主持。召集单位为工会办公室。参加人员为矿职工代表暨工会会员代表(正式代表和列席代表)。会议地点在矿文教中心礼堂。会议内容：矿长、工会主席分别做行政和工会工作报告。解答职工提案，审议经过重要事项。会议时间控制在200min以内(会议一般分为上午、下午两个时间段进行，并根据需要设分会场)。
(3)安全例会：每月9日下午2点半在矿文教中心礼堂召开。由生产副矿长主持。召集单位为安全科，参加人员为矿全体员工及集团公司工程处人员。会议内容：安全副矿长总结上月安全工作，指出存在的问题和不足，提出改进措施，并安排部署下步安全工作。宣读赠挂安全红黄旗决定。最后，矿主要领导讲话，对安全工作提出强调意见。会议时间控制在60min以内。
(4)科技大会：根据工作需要召开。由党委书记主持，召集单位为矿长办公室。参加人员为矿全体员工。会议地点在矿文教中心礼堂。会议内容：矿长或分管矿长发表讲话，总结一段时期的科技工作，查找不足，总结经验，提出加快科技创新和科技人才培养的意见，安排部署相应工作。表彰科技先进工作者和先进集体。会议时间控制在60min以内。
(5)党员大会：根据工作需要召开。由党委书记主持，召集单位为政工科。参加人员为全矿党员。会议地点在矿文教中心礼堂。会议内容：总结企业阶段性党建工作，总结经验，改进不足，周密安排部署下一步工作，提出切实可行的措施。会议时间控制在60min以内。
第九条 专业性会议
（1）机电协调会（隐患排查会）：每月5日下午3点在矿调度会议室召开。由机电副矿长主持。召集单位为机电科。参加人员为八区一厂、工程处负责人和技术人员，生产职能科室负责人以及安全副矿长、生产副矿长、总工程师、副总工程师等矿有关领导。会议内容：各区队提出需解决的问题，由各分管领导给予解答，并安排有关部门处理。查找存在的安全隐患，并提出处理措施，安排有关部门处理。会议时间控制在90min以内。
(2)生产计划会：每月26日下午3点在矿调度会议室召开。由生产副矿长主持，召集单位为矿长办公室。参加人员为各部门负责人和矿助理以上领导。会议内容：生产科汇报本月生产任务完成情况，下达下月生产作业计划。各部门提出完成任务需矿解决的问题，由生产副矿长给予解答，分管领导提出补充意见。最后，矿主要领导就下月安全生产工作提出指导性意见。会议时间控制在90min以内。
(3)经济活动分析会：每月16日下午2点半在矿行政楼二楼会议室召开。由经营副矿长主持。召集单位为财务科。参加人员为矿有关领导及生产、机电、企管、劳资、财务、审计、物资采购、物资管理、运销等部门负责人。会议内容：分析月度企业经营活动，肯定好的经验和做法；查找经营活动中存在的问题，提出改进措施，并要求有关部门予以落实；预测并指导下一阶段经营活动，降低成本，提高经济运行质量。会议时间控制在90min以内。
(4)调度会：每天早8点在调度会议室召开。由调度室主任主持，召集单位为调度室。参加人员为矿助理以上领导及各部门负责人。会议内容：汇报安全生产情况，通报生产现场存在的问题和隐患，并安排有关部门予以落实。各区队提出需矿解决问题，由矿分管领导安排职能部门解决。会议时间控制在15min以内。

第十条 基层会议
科务会(区队办公会)：根据工作需要召开。由科长(区长)主持，会议地点在本单位会议室，参加人员为科室(区队)全体成员。会议内容：安排布置科内(区队)事务，强调安全生产工作。
班前会：区队、科室早、中、晚班等其它班次班前15min召开。由区队、科室当天值班人员主持。参加人员为当班人员。地点在本单位会议室。会议内容：安排布置当班安全生产工作，强调安全注意事项。
第十一条 外部性会议
(1)集团公司在我矿召开的会议：根据需要确定会议场所。集团公司召开年度总结会议、职工代表大会等会议，由矿办、政工、工会等部门配合集团公司，提供相应服务。集团公司在运河矿召开的业务性会议，由相关业务部门负责接待，矿办提供相应服务。
(2)上级政府部门来矿检查指导工作召开的会议，由相关业务部门负责接待，矿办提供相应服务。
(3)兄弟单位或其它单位来矿参观、洽谈业务召开的会议，由相关业务部门接待，矿办提供相应服务。
第四节 会议安排
第十二条 会议安排的原则：
(1)矿经常召开的会议一律纳入例会制，原则上要按规定的时间、内容、地点组织召开。如不能按计划召开，会议召集单位应向有关领导说明情况，并另行通知与会人员。否则，处罚召集部门负责人50元/次。
（2）对于准备不充分、重复等没必要召开的会议，矿长办公室有权拒绝安排。
（3）对于参加人员相同、内容相近、时间相似的会议，矿长办公室有权安排合并召开。
(4)凡需多个单位参加的非例会会议，均须于会议召开前1天，经分管领导批准后，报矿办汇总，由矿办统一安排。各类简短的临时性会议，可由各部门自行组织，但不得与矿召开的会议有冲突。否则，处罚部门负责人50元/次。
(5)凡矿办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其它新的会议时，召集单位应提前1天报请矿长办公室调整会议计划。未经矿办同意，任何人不得随意打乱正常的会议计划。否则，处罚召集部门负责人50元/次。
(6)各部门会期必须服从矿统一安排，各部门会议不应安排在与矿例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。否则，处罚部门负责人50元/次。
第十三条 会议安排的程序。
较大型会议，由召集单位经分管领导批准后，报矿长办公室，由矿办受理安排，发出会议通知，布置会议场所。
各类简短的临时性会议，可由召集部门利用调度会或电话等其它形式自行通知有关部门参与。
第五节 会前准备
第十四条 会议主持(召集)人和召集单位要做好充分的会前准备工作。
(1)合理确定与会者。提高会议效率，从确定与会者开始。把每一个与会者都当作一种“资源”，而不是一种“名分”。“资源”的利用按目的和需要而定。确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。
确定与会者时，应考虑以下因素：①与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；②与会者是否与会后的行动直接相关；③与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否有助于议题的深化；④与会者是否有能力或有权力达成一项决议；⑤与会者是否多余或可无可有；⑥与会者是否能全身心投入会议；⑦与会者是否会妨碍会议总体成效，是否会造成对她人的心理压力，影响她人发言的质量或真实性。
另外，必须有效地控制与会者人数，一般来说，与会者人数越多(如超过20人)，则与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至有负面效应。因此，人数太多时，就应该设法分组讨论或设分会场。
(2)选择合适的开会时间。在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。
选择开会时间应考虑下列因素：①会前调查，把握全体与会者方便的时间段，选择与会者中关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议；②恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突，避免会议打乱企业工作的正常运行秩序；③保证生产经营活动中的关键人物，能有充分的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率；④力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果。议程如果太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。
另外，还应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议，要尽早安排；需要酝酿和深思熟虑的会议，能够拖后召开。
(3)选择合适的会议地点。会议地点的物质条件、环境氛围以及远离日常工作场所，会潜在地影响每一个与会者的情绪，影响会议的质量。开会地点的选择，还应考虑以下一些硬件条件：①会址考虑距离上的远近以及路线上、交通上的方便，便于与会者能按时到会；②会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议；③会场空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2m2为宜。空间过大，冷冷清清，会议气氛会受影响。空间过小，容易产生拥挤沉闷感，会议效果也会受到影响；④外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居的舒适等等。
(4)拟定议事日程。议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等等。
议事日程一般由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点：①重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项；②必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间；③每次会议议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的效率。必要时能够考虑分两次会议，或分阶段讨论同一个议案；④议程的目的是为了提醒与会者注意，为开好会议早作准备。因此，议程应提前几天交于每一位与会者。也能够把会议通知与议程同时通知与会者；⑤如果会议很重要或很复杂，在时间充分的情况下，能够事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见能够附在成文的议事日程上，送发全体与会者；⑥提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间；⑦会议持续2h以上者，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。
(5)会场布置。会场布置主要包括会场空问安排、会议座位安排，以及会议用品和设备的调配。会场空间安排以便于与会者进出和流动为前提，使整个会场格局紧凑和谐。会议座位安排应考虑会议的目的。会议的目的，有单向传递信息的，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等等；有多向讨论问题，包括审议、决议等等；有双向沟通交流，包括传授知识、教育培训、解释某事、提问与答疑等等。

另外，会议用品及设备调配工作要细致周到，要做好登记，便于统一管理。会议场所布置应做到卫生、整洁；会标醒目、美观，悬挂适当；座签摆放位置适当，便于辨识；台面插花要卫生清洁，色彩鲜艳，造型端庄；台前鲜花摆放有序，整齐、美观，植物干净，无尘、无虫口、无黄叶；音响设备、灯光保持完好。会议场所布置完毕，应请矿长、党委书记、工会主席审查验收，合格后，应保持会场现状至会议召开。
(6)会议通知。确定了会议的召开日期应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。而且指示与会者尽早给予准确的答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单。会议通知单和出席会议情况报告表见附件。
(7)会前审核。会议的一切准备工作就绪后，必须做最后的审核，以免出现重大的疏漏。
第六节 会中事务
第十五条 会议召集单位要做好会议签到、会场服务和会议记录三个方面的工作。
(1)会议签到。会议签到一般可采取簿式签到、证卡签到、会议工作人员代为签到、座次表签到、电脑签到等几种方式。小型会议一般采取簿式签到和工作人员代为签到两种方式。证卡签到、座次表签到和电脑签到适用于大中型会议。
会议召集单位应根据会议类型，选择合适的签到方式，并安排专门服务人员负责签到事宜。
(2)会场服务。会议召集单位要安排专人负责会场服务，做好座位引导、会议文件材料的分发、内外联系、会场秩序的维持、临时交办事项以及其它服务工作。
(3)会议记录。会议召集单位要指定专人作好会议记录。会议记录要求真实、准确、完整。做好会议记录，不但要求记录人员有认真、负责的态度，而且要求记录人员有一定秘书工作的专业知识和实际训练。会议记录人员必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则会影响记录人员对会议内容迅速地做出完整、准确的记录，会议记录表见附件。
会议签到、会场服务和会议记录不到位，造成会场混乱、无序，会议内容不能如实记录，对召集部门负责人处罚50形次，对其它相关责任人处罚20元/次。
第七节 会后工作
第十六条 会后工作一般包括两方面内容。一是整理会议记录和撰写会议简报。二是会议内容总结、撰写会议纪要、会议文件材料的立卷归档、会务经验总结以及检查催办等。会议召集单位要安排专人逐步逐项做好，不要遗漏，也不要拖延。
(1)会议简报。在整理会议记录的基础上，认真撰写会议简报。会议简报要真实地反映会议情况，文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题而不是记流水账。编排会议简报时，应编上整个会议的总顺序H期，以便为以后的分类归档工作带来方便。
(2)会议纪要。会议纪要的写作要求“纪实”、“扼要”。所谓“纪实”就是忠于会议实际。秘书人员在撰写会议纪要时不应将个人的主观意见写进去，这是撰写会议纪要的基本原则。
所谓“扼要”，就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论的情况和企业领导的指示精神，又要做到综合全面，条理清楚，有主有次，不能写成会议记录。
会议召集单位要在会后2天内编写出会议简报和会议纪要，经矿分管领导签字后，发送有关领导和部门。
(3)检查催办。对会议形成的决议，会议召集单位要在会后2天内分送有关部门，并对决议的执行进行督促。会议召集单位不能及时分送会议决议，不能认真督促执行的，处罚部门负责人50元/次。承办部门对会议决议落实不到位或超过规定期限的，处罚部门负责人50形次；拖而不办者，处罚100形次。承办单位不能按要求完成会议决议事项，应及时向会议召集人、召集单位说明情况，否则，处罚部门负责人50元/次。会议决定事项催办通知单见附件。
第八节 会议纪律
第十七条 与会人员应准备好会议材料、发言内容等，准时出席。迟到者，一次处罚50元。
第十八条 不能出席者应事先向主持人请假，或委派她人代替参加。无故缺席会议者，一次处罚100元。
第十九条 会议期间，与会人员通讯工具应关闭或保持静音，发出响声者，一次处罚50元。会场内吸烟、交头接耳、随意走动或无故离开会场者，一次处罚50元。
第二十条 与会人员发言内容要简明扼要，不可长篇大论，不可打断她人讲话，不谈与会议主题无关的事。否则，对违反规定者每次处罚20元。
第九节 会议室使用
第二十一条 各部门使用会议室前向矿长办公室提出申请，领取会议室钥匙，不经矿长办公室同意擅自使用者，每次处罚50元。会议期间应保持会议室清洁，爱护会议室设施，不准挪用会议室设施。损坏会议室设施者，照价赔偿；挪用会议室设施者，每次处罚50元。
第十节 附 则
第二十二条 本制度由矿长办公室负责解释。