我国市场销售部业务员培训综合手册模板.doc

我国市场销售部业务员培训综合手册模板

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2020年4月19日
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四) 中国市场销售部内部架构与基本流程
一、 中国市场销售部组织架构图
二、 中国市场部营销中心组织架构
营销中心组织架构图

五) 中国市场部业务工作开展流程
一、 业务发货过程及注意事项
1、 定单的规范填写(见附件1:三条线的订单样本)
订单( 习惯称为”要货计划”) 上客户的公章要清晰( 由于是传真件) , 客户经理的签名也同样要求清晰。在做订单前客户经理要清楚了解工厂的货源情况( 公司定期有库存信息发由件到各营销中心、 办事处) 。对于特别的机型业务人员要事先电话确认。
对订单中产品型号与数量要确保准确无误, 数量的确定参见单车发货数量的确定。另外, 由于我公司是现款现货的结算方式, 因此在传送订单前一定要对客户在工厂的款项是否足够要清楚了解( 要求客户经理自已要有一本流水帐) 。
如果营销中心或者办事处有赠品、 宣传品或者维修配件要随货发送, 要在订单上注明。我公司的赠品、 宣传品及维修配件一般都是随货发到营销中心或者办事处( 有直接发货的客户的) , 在此前要先报告申请, 维修配件由售后服务主管负责。
订单最好在每天下午5点前传到公司内务处。
第一次发货的客户要提前提供资料——单位全称、 收货详细地址、 联系人电话、 收货时间、 货仓在市区还是在郊区、 白天货车通行有无限制等情况要加以说明, 并传真给财务内销单证组干事( 李志敏) , 分机2816。并将仓库收货地址、 收货人固定电话与手机号码由客户盖章确认后传真到财务部2622。
对于直接供货的联锁店、 超市的订单, 除了要传真对方的订单外, 还要附一份同样内容的我司的订货单, 这份订单, 业务员要清楚地签名。另外, 对于第一次报价给对方的新型号, 业务员务必要从公司总部内务处询问此型号产品的条形码在报价的同时提供给对方。
现对发货要求明确如下:
1、 要了解代理商库存、 市场的销售情况。每月的发货计划及发货订单必须往前移, 不能盯住无货的机型做计划, 要盯住工厂现有的库存, 要建议代理商有什么货就销什么货, 不要集中在月底发货。当月做的订单当月发货算当月任务。如果当月做的订单发不完在下个月初发货不能算上个月的任务只能算下个月的发货任务。
2、 每月发货要求分四周推进完成, 每周发货常规机型要占80%, 特价机型只能占20%, 不能将特价机型在一周内一次性发完。每周的特价机型和常规机型要按比例发货。
3、 超市做DM活动, 选定的机型必须要提前15天做计划, 货可考虑整车发走。
2、 订单的传递过程
订单的填写完成后, 需要传递到微波炉、 空调、 小家电各自的发货组内务处( 微波炉和小家电发货组内务分机2911、 2755; 空调发货组内务, 分机2761) , 并与内务进行确认是否收到、 清晰, 并明确发货是否安排及具体的发货情况是否有增减( 车辆原因, 关键型号是否按型号、 足量发货。对于特殊定单, 指定到货日期的定单( 如超市的DM促销订单) 要进行严密跟踪, 对其货期、 型号、 数量要特别关注, 必要时能够与运输公司和货车司机保持联系, 以便督促货期( 货运公司的联系办法请与发货内务联系。
3、 货车的发货数量及货运周期:
空调、 微波炉、 小家电三种产品单车的起运数量是不同的, 具体的起运数量也会随货运公司的不同、 随车赠品的多少有所不同, 业务人员需要向发货组内务了解所在地区的情况及到货周期的情况, 以免在工作因情况不明而影响工作效率。直供的连锁店、 超市等商家有时因起订量不够代理商的起订量而需要拼车与发零担的, 需要与发货组内务明确能够拼车的地区或者零担的货期( 一般要比整车发货长) 。
4、 收货时意外情况的处理:
收货时业务人员不需要到现场, 收货的商家在我司发货单上盖章签收后货运公司会自行与公司结算运费, 随车发往营销中心或办事处的货物需要由办事处人员签收( 直供的超市、 连锁店自行出据收货单的, 不需要在我司的发货单上盖章) 可是如出现意外情况, 业务人员要及时协调处理, 常见的意外情况有以下情况:
拒收: 代理商拒收的情况比较少见, 主要原因是业务人员在传递订单的过程中出现失误, 因此业务人员在代理商对订单进行修改的时候要重复、 明确地确认, 确保所传递订单的准确性, 避免出现代理商拒收的情况。
连锁店、 超市的拒收主要是订单过期、 重复订单、 货物没有条形码或者条形码错误等原因。需要业务员在传递订单前与对方采购进行确认。条形码在向对方报价时一定要准确提供, 万一出现因条形码问题而拒收, 则首先要求其采购修改建档, 不得已能够购买其店内条形码的办法临时解决, 在解决的同时要督促其采购尽快修改建档, 确保不重复发生同样情况。但临时购买其店内条形码的费用要由营销中心或办事处自行解决。
发错货或窜号: 发货错误是指小批量的错误。窜号是指外包装型号与机器本身型号不符。一般有两种处理方式, 一是退货回厂经仓库验收后交单证计划科做计划单发货, 一种是调帐, 经过单证计划科处理后转交财务调帐, 在客户帐面直接体现。一般要求以调帐方式处理。
发票错误: 大多是公司名称、 纳税人识别、 地址、 电话、 开户行及帐号资料等其中的某一项错误( 具体参见报告批复流程中其它发票部分)
包装破损: 对于包装破损的情况有以下三种处理办法。
1、 由代理商照常签收并在收货单上注明有破损的数量, 之后由售后人员负责还原到不影响销售( 费用由公司与货运公司结算) ;
2、 司机直接赔付破损损失给营销中心, 代理商照常签收但不注明有破损, 由营销中心售后人员负责还原到不影响销售。
货物损坏 :
在货物运输的过程中造成产品直接损害两种情况, 一是货物运输方造成的损害直接由物流公司负责赔偿, 具体程序售后人员确认, 代理商签收并在收货单上注明有损坏的数量, 然后报公司业务科。二是由代理商或经销商造成的按公司售前机和退场机的管理规定执行( 具体参见售后相关管理制度)
5、 发票的传递过程:
货物发出后, 总部会将发票及发货单邮寄到营销中心或者办事处, 营销中心记帐后, 业务员要将发票送达客户处并将随发票的签收单由客户签收后寄回公司综合内务处。
发货单共八联, 第一联业务科存查——财务打单人员存档; 第二联仓库存——仓库计帐员计帐; 第三联财会部门结算——财务部人员计帐; 第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐; 第五联送货回单——运输公司运费结算; 第六联业务员存——相关业务员记帐存档; 第七联随货同行——运输司机存档; 第八联门卫放行——保卫科存档。
二、 申请报告的批复流程
微波炉项目呈批报告的分类和批复程序
一、 临时赠品申请( 具体参考《中国市场销售部——月促销赠品申请表》见附件三)
1、 各客户经理必须每月25日前制定每月临时赠品申请计划, 报营销中心汇总, 营销中心报公司审批( 除此之外一律不再批示) , 审批后公司业务管理科会根据审批的数量随货发往营销中心( 营销中心提供发运地点)
2、 汇总表上务必提供所需要赠品数量, 赠品计划配置方案, 预计销售数。
3、 营销中心做月度临时赠品申请计划需要提供详细的预算清单, 且需列明分配明细, 提供地区零售预期与赠品预计的对照明细。营销中心汇总明细台帐于月底跟各代理商盘库清单一同回传公司核销——下月的临时赠品申请将参考上月的核销情况进行审批。
二、 特殊价格、 特殊机型申请
针对此项目客户经理要提供书面的申请报告( 在报告中提供要货单位详细情况, 并介绍及所需型号的原价、 现价和申请价格) 经营销中心经理或者项目经理审批后报部门条线部长审批。之后再报集团公司副总裁审批, 最后报执行总裁审批, 审批后按照审批的结果直接执行。
三、 政策方案申请( 每月各营销中心的有关市场方案及政策方案申请)
每月月底做下月的市场方案, 由各客户经理根据各地区情况制定区域方案并将所做方案报营销中心经理或者项目经理审批后, 以营销中心为单位汇总后报销售部门各分管部长审批。加注批示意见并根据全国方案整理下月市场方案报集团副总裁审批后报执行总裁审批并确定以文书形式发全国。
四、 财务对帐奖励申请( 包括临时政策奖励申请、 年终返利和奖励的办理)
业务员首先与公司财务组确认客户任务完成情况、 所享受的奖励政策和奖励额度, 然后在申请的报告中提供详细的客户帐面款项情况、 任务完成情况、 所享受的奖励政策以及相关的销售计划单和总体的销售进度情况以及奖励的处理办法( 转货款或提现) , 然后报营销中心经理或项目经理审批后, 再报公司。
公司内务组会及时的报公司领导审批, 公司领导审批后, 内务组转交财务, 财务会并根据客户的帐面欠款情况进行转货款或进行提现( 如客户在公司的帐面有盈余, 财务可直接办理提现, 否则将转货款) 。
五、 发错货或窜号调帐、 调货、 整机退货申请( 具体参见财务相关制度)
发错货或窜号申请报告首先需提供客户确认函, 此类报告一般有两种处理方式, 一是退货回厂经仓库验收后交单证计划科做计划单发货, 一种是调帐, 经过单证计划科处理后转交财务调帐, 在客户帐面直接体现。
调货是将不适销机型从甲商家调往乙商家, 退货方我司转帐在其帐面, 接受方我司从其帐面划帐。
整机退货一般在报告经公司审批后转计划财务计划单证科安排仓库收货, 仓库验收后转国内销售部办理相关退货手续。需要强调的是必须在报告得到批复后方可安排退货。
以上五类申请报告请发送到微波炉分部部长秘书处, 分机号2922、 传真2919, EMAIL地址, 批示后由部长秘书将批示意见电话通知。另外涉及到残机退货由售后服务部门直接打报告向公司售后部申请, 与业务条线协助即可。

空调项目报告的分类和批复流程:
( 空调项目的申请报告全部发空调项目内务, 分机: 2760,传真: 2919邮箱)
一、 报告的分类: 报告分赠品、 货架申请报告、 各类费用申请报告; 特价机申请报告、 呈兑免息申请、 奖励或返利、 冲差申请; 空调样机申请报告、 空调工程机申请; 业务相关的报告等; 一般情况下, 在工作开展过程中需请示上级领导的均需要按照书面报告的形式进行申请。
各类申请报告审批程序
1、 展台申请报告:
业务员在展台申请前首先在办事处展台制作档案中查询所申请制作展台的商场名称及地址避免重复申请, 如出现重复审请情况, 将根据公司的有关规定对业务人员进行处罚。
之后根据公司统一的展台申请表( 具体参见〈中国市场销售部 办事处展台设置申请表〉) 进行展台设置费用申请( 展台制作单价规定最高不能超过700元/米) , 将申请报告和工程报价单及效果图( 相片) 一起报公司, 待公司企划部审核和公司领导批准后制作。
展台制作完毕后, 根据公司批准的展台申请表, 展台制作的详细工程报价单、 展台所在商场的位置图( 照片) 、 效果图( 展台实际照片) 、 工程制作合同、 发票等寄回公司。业务人员要严格监督制作方, 展台按公司VI标准执行, 不符合规定的一律不予报销。
2、 活动费用申请:
要在申请费用的报告中要附具体活动方案(时间、 地点)预计销量及预计活动效果( 最高费用不得超过3000元) , 活动结束后凭活动效果总结和发票寄回公司中国市场管理科内务予以报销, 分机2758。
3、 赠品申请:
在进行赠品申请时, 请客户经理一定要附具体活动方案、 预计销量, 活动结束后凭活动效果总结及赠品送明细进行核销。
4、 工程机申请:
根据公司工程机申报审批表( 具体参见〈格兰仕空调工程机申报审批表〉) , 按照要求的价格、 型号和优惠的幅度进行申请, 首先由营销中心项目经理审批, 然后报公司审批, 公司内务直接通知申请人。
营销中心或办事处在验收完工后, 连同工程机申请报告、 安装资料、 相片等收集齐后寄回公司再予以结算( 凡条码不符、 装机地址不符、 回访用户不对者, 一律不予结算) 。
5、 特价机申请:
按照公司统一的《特价机协议书》( 附件) 的填写要求, 根据月度的销售政策, 按照销售政策的要求的价格、 型号进行特价机的申请, 由营销中心项目经理审批后报告发内务, 公司审批后报告原件转交空调发货内务( 分机2761) 安排发货, 内务通知报告申请人。
6、 承兑免息申请:
针对客户提供的银行承兑汇票, 首先与财务确认汇票属实后, 然后申请人在申请报告上提供银行承兑汇票票号、 金额, 由营销中心项目经理审批后直接将报告发公司内务, 公司领导审批后内务进行登记存档, 然后转交财务陈诗( 分机2967) , 执行审批报告, 内务通知报告申请人。
7、 奖励及返利报告:
首先与公司财务组确认客户任务完成情况、 所享受的奖励政策和奖励额度, 然后在申请的报告中提供详细的客户帐面款项情况, 任务完成情况、 所享受的奖励政策以及相关的销售计划单和总体的销售进度情况以及奖励处理办法( 转货款或提现) 然后报营销中心项目经理审批后, 再报公司。
公司内务组会及时的报公司领导和财务审批, 并根据客户的帐面欠款情况进行转货款或其它( 公司审批后内务存档, 然后直接转交财务-陈诗( 分机2967) , 并通知申请人)
8、 超出公司政策的报价:
首先根据公司的阶段或年度的销售政策, 审核客户的价格要求是否在公司许可内的政策价格范围内; 超出公司的销售政策范围的, 将新的销售价格要求或其它价格要求以申请报告的形式向公司申请, 报告首先由营销中心项目经理审批后, 发内务组, 公司领导审批后, 内务将新的报价在公司秘书处盖具公司公章后, 并传真办事处和通知申请人, 然后交由内务( 分机2828) 存档。
9、 冲差报告审核:
如果在签订协议中体现出的机型的价差, 首先要与财务核实价差的型号、 原提货的价格、 冲差的数量, 然后将签订的协议直接寄公司内务, 内务存档后直接交财务叶翠云( 分机2837) 办理, 内务并通知客户经理。
如果没有在协议中体现的机型的价差, 客户经理要重新以申请报告的形式向公司申请, 申请报告首先由项目经理审批后发公司内务, 内务交领导审批后转空调内务陈建华( 分机2900) 办理并通知客户经理。
10、 业务员相关报告:
针对客户经理、 项目经理的工资方案、 处罚、 奖励的申请报告首先由营销中心项目经理审批后直接发内务, 内务分别给分部部长和分管副总裁批复后转李秀清( 分机2828) 直接执行批复结果( 由内务通知申请人) 。
11、 样机申请:
首先业务员检查办事处或营销中心样机发放档案, 检查该网点是否申请过样机( 避免重复申请) , 然后根据公司《格兰仕空调样机申请表》( 附件) 详细填写网点的名称、 展柜长度、 具体联络方式、 原有样机数量, 申请样机数量和具体的型号( 按公司规定的展台米数配比样机) 等, 首先由营销中心项目经理审批后发公司内务, 内务交领导审批后复印一份存档, 然后转交吴惠玲( 分机2761) 安排发货, 内务通知报告申请人。
12、 货架申请:
业务员必须在申请报告中详细的注明发放的网点( 网点明细、 联系人、 联系电话、 网点家电营业面积) 、 网点年度的承销金额、 首期回款金额或提货金额( 公司规定每个网点可配发2个货架) , 首先由营销中心项目经理审批后, 发公司内务, 公司内务交公司领导审批, 审批后内务( 并通知申请人) 直接转交发货内务( 分机2761) 安排发货。
13、 其它
网络统计表: 各办事处必须在每月5号以前统计好本地的网络表上报总部, 营销中心项目经理要根据网络统计表汇总, 仔细审核其月份及有效网络数量, 向财务索取全国样机发放数, 做好网络分析。
累计费用分析: 在每年的年度结束, 把从去年年九月至今年8月3日之间的活动费用、 展台费用、 赠品费用汇总, 然后根据年度的销售总量( 能够问财务索取) 进行销售产出和销售投入的比例分析, 合理规划下年度的费用投入和分摊。

内务每月中旬会及时的把各地区的活动费用及展台费用邮件形式给各办事处, 以便及时进行汇总到徐丹处办理报销手续。
营销中心需要如下资料时: 如税务登记证、 法人代表证、 3C认证等, 请及时通知, 与内务李秀清联系。
展台问题的强调说明: 原来展台是先申请同意后制作, 等报销的时候再提供工程报价单及效果图( 相片) , 但现在为了规范VI系统、 统一企业形象必须要在提供申请报告的同时还要提供工程报价单及效果图( 企划部确认后) , 报公司领导批示! 避免不熟悉现在的流程, 耽误了报告的审批。

微波炉、 空调、 小家电项目报告的分类和批复通用部分
1、 促销员管理申请( 含正式促销员上岗申请, 促销员转正申请, 以及促销员调岗申请等)
为提高工作效率, 自8月开始, 所有促销员的试用、 转正审批权均由各营销中心自行掌握, 终端管理科每月对所有网点的有效性进行考核, 并定期公开考核结果(具体参见格销字( ) 第072号文件)
具体流程如下:
2、 宣传资料的申请流程:
1) 申请: 每月25号之前, 终端科将宣传资料的申请表发往各营销中心, ( 每月发表格, 是因为申请表的格式是一样的, 但申请物料的品种每个月都是不同的, 如果不发的话, 可能营销中心都不知道公司有什么样的宣传资料) ;
2) 端经理将整个省的预计发货数量和申请数量填写好, 将表格在28号之前发回终端科。( 有些地区的宣传资料是直接发往营销中心的, 能够直接填写总数, 但有些地区是要发往二级办的, 因此一定要在备注栏中填写发往各自二级办事处的数量) ;
发放流程:
A、 公司发货: 在发货的前一天下午做好计划单, 交财物单证组打单, 随发货车一起发往各办事处;
B、 办事处在收到宣传资料后, 要找专人负责分配和发放到二级办或促销员手中。
备注: 宣传资料的发放, 每月底会将发放数量和发放金额汇总交经营管理办, 列入费效比考核范围内。
3、 人事申请( 业务员入职、 调岗、 离职、 工资调整等)
1) 入职: 行政科招聘——国内销售部面视——行政科办理入职手续——国内销售部备案——转中国市场管理科做相关工资——上岗前培训( 由国内销售部培训部安排) ——上岗试用三个月( 或根据实际情况领导批示后定) ——转正报告申请——正式入编按10%计提风险金直至10000元
2) 调职: 个人申请——国内销售部部门负责行政人事副总裁批示——国内销售部备案——相关资料转交中国市场管理科
离职: 个人申请——国内销售部分管行政人事副总裁批示——办理交接手续( 交接双方在交接清上签字确认后将交接单邮寄回厂, 交接清单一但确认接任人有义务承担今后工作中所发生的一切问题, 如有不明公司将给予一定处理) ——将有关材料转交中国市场管理科并——壹个月后确认无问题返还10000元风险金, ( 交接清单一定要注明详细遗留问题情况, 待处理问题情况清单, 交接人与被交接人双方签字确认后生效)
3) 转正报告申请、 薪酬调整申请, 提成方案变动等均需要已书面的形式报集团公司负责行政人事副总裁审批。
l 此类申请报告请直接发送到行政人事管理员处集中处理, 分机号2828, 传真2919, EMAIL地址, 批示后相关事宜由人事管理员电话通知处理
4、 固定费用或其它费用申请: 此类问题涉及面较广, 如办事处公用设施申请、 房租处理、 固定费用超支申请等等, 都由经营管理办中国市场科负责处理, 有此类申请请直接将报告发送到管理科, 分机3101, 传真2757, EMAIL地址。

三、 报销制度
个人费用、 公共费用、 售后费用的报销见中国市场管理科《关于固定费用管理的规范》
政策手续费用的报销, 直接已报告的形式发公司内务, 公司内务交公司领导批示后直接转交财务( 具体参见报告审批中的程序) 。
其它费用的报销( 具体参见审批报告中的程序)
四、 相关的帐务处理:
一、 冲差
1、 返利冲差: 寄客户开具的折让证明时需附上财务提供给客户的返利对帐单复印件。
2、 降价冲差: 业务员需先打报告报公司批准( 需小梁总同意) 后才可对产品进行冲差价, 处理降价冲差平帐有3种法方法, 业务员可根据客户的具体情况在当月给予结算平帐:
A、 客户开折让证明。
B、 户退回我司以前发同种型号商品所开具的发票以冲抵重开平帐。
C、 打报告单价下浮, 经得领导同意后客户开具委托书( 正本) 寄回公司, 在以后的发货中单价下浮。
二、 退货:
1、 代理商退货: 业务员需先打报告经公司批准后尽快安排产品退厂, 退到工厂后需与工厂综合仓的陈静仪核实退厂的具体型号和数量是否正确无误, 随后将代理商提供的退货单价交公司财务核实, 最后业务员协助客户根据退货单以返开发票、 开折让证明、 退我司已开发票的这三种方式结算此笔退货款。
2、 办事处退货: 业务员需先打报告征求部门副总同意后方可安排退厂, 退到工厂后需与工厂综合仓的陈静仪核实退厂的具体型号和数量是否正确无误, 核实无误后公司办理退货手续。
3、 空调代理商退货到当地的中转仓属正常退货, 办事处的业务员或售后人员需对退货进行全程跟踪, 并检查退到中转仓的产品是否完好无损, 如有缺损需在收条上注明。中转仓签收后的收条应立即寄回公司办理退货手续, 同时业务员也应尽快把代理商提供的退货单价交财务核实, 随后的平帐手续同第1点相同( 微波炉代理商退货到当地中转仓属于调货, 按调货程序处理) 。
三、 调货
申请调货:
1、 调货前业务员必须先查证调入方客户在我司帐上是否有足够货款调货, 然后打报告申请调货, 经条线副总裁签名同意后方能够调货( 微波炉经俞总签名同意后方能够调货, 空调经陈总签名同意后方可调货) 。
2、 一、 三部报告业务员请发到陈建华( 微波炉、 小家电) 处, 分机号2916, 邮箱地址为; 二、 四部报告业务员请发邮件到杨红艳( 微波炉、 小家电) 处, 分机号2912, 邮箱地址为。空调业务员请将报告发到宋佳处, 分机号2760, 邮箱地址。
调货的相关手续:
1、 收条。业务员必须将调入方的收条寄回总公司朱茜娜( 微波炉、 小家电) ( 分机号2900) 、 梁羽( 空调) ( 分机号2517) 处办理手续, 如果需要尽快办手续, 能够将收条先传真回总公司分机2919, 请写明交朱茜娜或梁羽, 然后尽快将原件收条寄回总公司。
2、 领导同意调货的报告原件。业务员在打报告时必须写明调入调出的价格, 具体到每个型号和数量, 然后由内务人员直接转交俞总或陈总批示, 之后直接转交朱茜娜或梁羽, 不需要业务员再重复办理。
3、 调出方的发票或折让证明。业务员必须问清客户是否需要办理退税证明, 如果需要, 则必须马上通知朱茜娜或梁羽办理; 如果是由客户倒开的增值税发票, 则须尽快寄回, 以防止过期重开, 给客户带来损失。
4、 凡是客户与客户之间的调货或者是由办事处调给客户, 不需要做发货定单, 以防止重复计划和重复发货, 因此而造成的损失, 后果自负!
四、 串号
1、 发货串号是指收货的型号与发货的型号不相符合。出现这种情况业务员需到现场查证是否属实, 如属实需打报告给公司指出串号的具体型号和数量, 在征得领导同意进行调帐处理, 处理的方法有: 少收的型号( 正确的型号) 以补货或退回发票冲抵的方式平帐; 多收的型号( 错误的型号) 以我司开发票或对方将错收型号退回工厂的方式平帐。
2、 退货串号: 实际退货与退货补发的型号不一致时就需办理退货串号。业务员在打报告时应
注明需补发的具体型号以便业务单证科安排补货。
五、 其它注意事项:
1、 有的客户在当地办理折让证明时需要我司提供一份证明, 业务员可跟业务单证科联系要求公司开具证明, 正本寄给办事处转客户。
2、 业务员在寄回客户开具的以下单据时需注意以下几点, 如发现不合格的要立即通知客户重开或更正:
客户开具折让证明的要求:
A、 我司名称和税号要正确。
B、 货物名称要写清( 微波炉、 空调或其它小家电产品名称) 。
C、 金额要正确, 进货退出栏要写明单价、 数量、 金额、 税额( 单价为不含税单价, 数量按实际退货数量, 金额+税额=退货的实际金额) 。索取折让栏的金额+税额=冲差的总金额。
D、 购货单位盖公章, 税所盖公章或业务章( 章一定要清晰) 。
E、 退货: 数据填在进货退出栏; 冲差: 数据填在索取折让栏。
F、 折让证明的有效期为3个月( 如有特殊需按客户的要求尽快办理) 。
G、 经办人和办证日期要填写。
H、 数量如果注明为一批的, 需要客户提供一份明细清单。
客户开具发票的要求:
A、 司名称、 纳税人识别、 地址、 电话、 开户行及帐号资料要正确。
B、 货物名称、 数量、 金额要正确。
C、 要盖发票专用章。
D、 收款人、 复核、 开票人都要写明( 收款人和复核人能够为同一人, 可是开票人和收款人或复核人不能为同一人)
E、 发票有效期不能超过3个月。
业务单证科打的各种冲差、 调货、 退货单( 第6联和第7联) 都会寄到办事处, 其中一份由办事处归档保存好, 另一份由业务员交给客户办理平帐手续, 需客户办手续的要做到当月打单当月平帐( 此项工作各地业务员一定要跟踪好) 。
业务员对车队在运输货物过程中出现的运输时间过长; 运输质量差、 服务态度欠佳; 缺件、 残损、 串号等运输问题应及时给予解决并把情况第一时间反馈回公司, 同时业务员也要配合好运输公司跟进客户的收货、 调货、 退货等工作。

六、 合同协议审批
1、 合同及协议的签订, 首先是由业务员进行对新客户的经营状态及经营实力的进行评审, 评审合格业务员必须签字然后正本合同或协议一式两份寄回公司。
2、 总部收到合同或协议, 首先是进行年度政策的核对, 如没有超出年度政策转交部门经理审批生效, 如超出年度政策必须部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。

七、 邮件收发
A、 每天邮件签收后进行登记汇总( 做一份邮件清单表) , 然后拆开邮件核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符, 如果不相符当时马上要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。
B、 营销中心、 办事处寄回公司的资料一般分为11类: 1、 银行汇票、 银行承兑汇票; 2、 退回增值税发票; 3、 折让证明、 客户倒开冲差发票、 串号发票、 超市收货单等; 4、 合同、 协议; 5、 客户奖励确认单、 返利发票、 转款委托书; 6、 业务员的差旅费、 微波炉、 空调展台制作费, 促销活动费等; 7、 办事处日常开支的固定费用票据; 8、 业务员、 内务员、 促销员进厂登记表及资料; 9、 促销员月薪酬收入表; 10、 售后部相关资料; 11、 其它资料。

五、 票据知识
1、 汇票
2、 银行呈兑票
3、 支票
4、 商业呈兑票
5、 三方呈兑
六、 要完成的日常表格和填写规范
( 一) 端管理科对零售工作的要求
1、 《市场零售日反馈表》( 具体参见附件)
1) 流程:
促销员报数 办事处相关负责人汇总 E-MAIL或传真回公司

每天交打印稿总裁办并发E-MAIL相关领导 终端科负责整理汇总

2) 制定及规定:
A、 营销中心和有内务的办事处, 务必在每天下午8点以前将当天销量E-mail到公司微波炉终端管理科。( 如有特殊情况, 请致电分机2921说明情况)
B、 报表中的数量必须合计。( 特别是传真件, 合计后再传回公司)
C、 三级市场没有内务的办事处, 要求每周报数两次, ( 将几天销量累计) 报数时间为每周三和每周日下午八点以前。
D、 所报数据中有部分是批发走量, 请在报表中说明, 以免和工资报表中所显示的数据产生较大误差。
E、 如在二、 三级市场做活动的销量, 请在活动反馈表中填写, 不要报到每日销量报表中。
F、 确的反应竞争对手的销量数量, 不得敷衍了事。
G、 积极反馈市场动态和竞争对手信息, 如竞争对手新上柜产品、 各种活动信息、 新颖赠品、 降价幅度等。
3) 准确性规定:
统计销量与工资报表中总销量误差不得超过3%, 否则公司不予发放超出部分促销人员工资, 超出部分工资从本地区的终端经理或客户经理工资中扣除支付。( 2月份误差超过3%的地区, 除以上处罚外, 地区第一责任人将一并处罚, 不再另行通知。)
4) 处罚规定: ++
责任到人, 对于漏报、 迟报销量及竞品销售信息反馈不准确的营销中心或办事处, 开出罚款通报, 经公司相关领导核实后, 对于终端经理或客户经理处以50元/次的罚款。累计三次未报销量者, 将由微波炉中国市场销售部通报批评, 并给予警告处分, 处罚费用从客户经理个人费用中扣除, 对相关项目经理处以50元/次的罚款。( 报数负责人见附表1)
5) 报数E-mail:
报数传真: 转2971( 没有电脑的办事处使用传真)
2、 零售任务分解的流程和规定:
A、 每月5号之前, 终端管理科根据公司的任务指标, 将当月任务分配到各办事处。由于每次都是发E-MAIL下去的, 因此在发下去之后, 还将电话跟踪营销中心终端经理, 让其通知各自二级办事处的客户经理, 避免造成由于没有电脑而不知道的情况。
B、 办事处在10号之前将任务分解到各卖场, 在分解的过程中要注意以下几个问题:
*任务解只针对正式专职促销员, 兼职和试用期促销员都不予分解任务;
*为便于经营管理办核算工资, 在填写任务分解表时要注意商场顺序、 促销员姓名必须与工作报表上的顺序一致;
如有什么特殊的情况, 勿必在备注栏中说明。
1、 收到任务分解表后, 对其任务分解表进行审核, 审核完后将其按地区分类( 方便经营管理办做工资时查找)
2、 将所有办事处的任务分解表整理好后, 转交经营管理办相关人员处备案。
3、 报告处理的流程和注意事项:
1) 流程:
接收报告
原件转市场管理科相关人员备案
复印件留本科室备份

复印存档
通知客户经理/终端经理
已批示
未批示
交销售部相关领导审批

与客户经理/终端经理沟通未批示原因

2) 注意事项:
l 导购员申请类的报告: 打这种报告一定要在表格中如实填写申请商场所属的性质, 属性, 格兰仕产品月销售量, 竞争品牌月销售规模, 申请试用期及试用期限。一定要让营销中心经理或终端经理签字后传回公司终端科。
l 销员转正类报告: 在这种报告中一定要注明该促销员上岗时间, 在岗期间的表现或申请转正的原因。
l 临时促销员申请类的报告: 打此类报告时一定要注明申请临促的人数, 使用天数, 工资标准( 元/天) , 还要标明销售目标。
( 二) 月库存表( 见附件) : 每月月底对代理商的库存进行实盘并报公司。
( 三) 促销员工资表( 见附件)
七、 空调费用管理操作流程
l 在营销中心预算基础上, 条线、 营销系统也能够按以上流程制定月度、 季度、 年度的费用预算。
费用管理操作说明:
1、 公司财务每月向中国市场管理科提供各营销中心费用提留明细, 中国市场管理科负责对各营销中心建帐。
2、 总的来说, 该政策费用以报销为主( 类似以前做法, 可由商家垫付后报销) , 但为方便营销中心运作, 公司能够根据各地实际情况提供一定的备用金给营销中心周转, 具体由以中国市场销售部副总审核为准, 该备用金直接挂负责现金管理内务的个人帐; 专款专用, 内务必须严格按帐、 物分离的原则来管理该费用。
3、 营销中心在费用的开支使用方面必须要严格按公司的财务审批制度来进行, 即开支申请报告在得到授权人批准后内务方能够放款或报销。每月5日前营销中心内务必须要将上月的费用开支情况形成”月度政策费用报表”, 报条线和中国市场管理科。
每月8日前各营销中心必须要将上月的各种费用票据、 凭证邮寄回公司中国市场管理科( 按公司当前现有费用报销流程和报销要求办理) , 由中国市场管理科负责票据审核和进行费用核销。
以年度或营销中心( 项目经理) 任期为结算期限, 节余费用能够顺延滚动, 透支部分由条线、 公司界定责任并提出处理意见。
费用开支审批权限
1、 对政策费用的审批权限: 3000元以下项目经理审批能够开支, 5000元以上, 10000元
以下, 条线部长审批能够开支, 10000元以上必须要由营销副总裁审批方能够使用。
2、 各营销中心必须要将各自内部的管控体系建立起来, 包括开支审批、 报销审核、 过程监控、 建帐、 现金管理、 票据管理等等, 要形成书面文件报条线、 中国市场管理科确认, 经过公司认可的方可享受以上审批权限。
责任界定
1、 营销中心内务对费用的开支使用承担管理责任, 必须坚持三原则: 必须是合情合理、 必须要客观真实、 必须是处于受控状态。对使用不好的地区, 公司将缩减其政策点位和审批权限。
2、 销中心内务必须严格按公司规定审核开支( 票据、 凭证) 的合理性和真实性, 如发现有违规违法现象, 对责任内务处以问题金额等额的罚款, 内务主管双倍扣罚, 营销中心经理( 项目经理) 三倍扣罚, 并可处以其它行政处罚( 如通报、 警告、 降薪、 降职、 开除等等) , 情况严重的, 将移交司法机关处理。
3、 对费用管理的好的地区, 公司将对内务和相关人员进行奖励, 并作为晋升和调薪的条件之一。

调整
营销售中心月度费用预算
条线、 公司审批

中国市场管理科
条线、 公司备案

监控
营销中心按公司有关审批权限具体分步实施

将有关票据按规范要求寄市场管理科报帐
检讨、 评估

市场管理科进行核销、 并作评估、 分析形成报告

八、 附件表格部分

中国市场业务科( 内务) 人员职能分工表
姓名
职务
主要职责分工
电话分机
传真
邮箱地址
申银凤
科长
全面统筹业务管理科的各项工作, 侧重于对外沟通以及微波炉业务工作跟进。
2809
2815
2811

汪丽娟
副科长
协助申银凤工作, 侧重于对内沟通、 空调及小家电业务工作跟进。
2617

吴惠玲
单证计划调度室调度员
统筹单证计划安排, 月度生产计划跟踪、 发货数据的报表汇总工作, 侧重于空调发货计划。
2761

简秀颜
单证计划调度员
北京、 福建、 吉林、 山东、 江西、 甘肃、 辽宁、 江苏、 陕西、 四川、 天津、 新疆、 宁夏、 重庆地区微波炉发货的安排与跟踪。
2755

欧阳琰韫
单证计划调度员
小家电发货的安排与跟踪及安徽、 广东、 广西、 贵州、 海南、 河北、 河南、 湖北、 湖南、 内蒙、 山西、 上海、 云南、 浙江地区的微波炉发货。
2911

朱茜娜
内务
运费结算及财务冲差工作。
2900

陈玉环
终端管理内务员
有关终端的各类报告、 宣传物料的发放、 任务分解
2921
2971
2919

吴少飞
终端管理内务员
微波炉终端网络统计跟踪、 货源跟踪。
2076

邓月儿
终端管理内务员
空调、 微波炉、 小家电销售日