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集团一线财务管理解决方案例上

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2020年5月29日
文档仅供参考

DX集团一线ERP财务管理解决方案例
当前X公司分为:X公司、下料分厂和底盘分厂三个实际按照法人实体操作业务的实体,每个分厂都有自己的帐务记录,都要求出各自的财务报表。三个分厂使用一致的科目结构、本位币和会计分期,独立的帐簿,来管理企业的会计核算。

当前X公司已经使用了用友财务系统,该套系统基本上是模拟手工记帐的一套财务核算系统,包括:帐务核算的总帐系统和销售核算、固定资产核算、工资核算、往来核算、成本、费用核算、材料核算等部分,其功能大部分仅限于记录分录数据;其各部分间相互孤立,几乎没有集成;财务和业务没有集成,财务不能适时反映库存、在制品、销售、采购等信息,造成财务数据孤立,不能及时反映生产状况,提供决策依据。为保证财务与其它部分之间数据的准确、一致,必定要花费很大的精力来处理数据相互校对工作,增加出错的可能性,不利于财务部门及时、真实、准确提供财务数据;另一方面,各部门、分厂之间信息共享性差,部门之间的数据共享还停留在纸面材料的传递的层面上。
为此,X公司希望经过此次ERP的实施,能够达成各财务系统间以及财务与各业务系统间相互集成,改进信息共享,提高工作效率,减轻低级劳动量,增强财务数据的准确性、及时性,并进行强有力的财务数据分析,更好的为领导层决策提供依据;使利润中心、成本中心、费用中心的考核和预算简单易行,提高企业管理水平;为管理决策提供及时、准确、真实的财务报告。

解决方案

本项事务是对系统中账簿设置情况的描述,由A公司设置完成。
基于对X公司的业务现状与未来企业发展需求的分析,结合ORACLE软件,提出如下解决方案:
我们在系统中设置了三个帐簿和三个法人实体,其中的一套是为X公司使用的,X公司的这一套能够在系统中自动记录下料和底盘的生产数据,而下料和底盘的两套只是为下料和底盘手工记录账务而设置的。
X公司、下料分厂和底盘分厂三个法人实体三个分厂分别使用一个独立的、集成的财务帐簿,数据分离
方案评估:
提高数据独立性、共享性
由于Oracle ERP信息管理系统中的总帐系统,拥有灵活的科目设置方法,经过对科目结构不同段的设置,来满足企业对成本中心、费用中心会计信息的归集,利用系统提供的标准报表和FSG工具定义的财务报表,使得对利润中心、成本中心、费用中心的考核简单易行,提高企业管理水平。
由于Oracle ERP管理信息系统提供了高度集成功能,经过接口能够达到总帐系统与子系统的集成,使X公司信息共享变为现实。
由于Oracle方便的汇总查询方式及灵活的财务报表定义工具,使用报表生成器以及系统提供的标准报表,提供较完善的财务数据,以供财务人员进行有效的财务分析,使决策层对财务分析更为及时、高效。

帐簿名称:X公司帐簿
简称: X_BOOKS
会计周期
业务现状
X公司的会计年度采用公历年份,即每个会计年度自1月1日到12月31日,会计年度划分为:每个会计年度划分为四季,每季有三个会计期。
解决方案
本项事务是对系统中会计分期设置情况的描述,初始情况由A公司设置完成,以后的维护由系统维护岗位负责。
每年在下一会计年度开始前,由专门的人员根据X公司相关部门提供的下一会计年度会计期划分表(以自然月份为一个会计期),并对Oracle总账系统的会计期进行维护。每月,在月初关闭上个会计期、打开下个会计期。关闭总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之后进行,打开总帐会计期应在各子系统已向总帐传送数据并关闭子系统会计期之前进行,以保证数据的完整性、准确性。
初始时,本方案暂时将X公司总帐日历定义为15个期间。第1个期间为年初第一天,其功能是年初调帐,后12个期间为自然月份,最后两个期间为年末最后一天,其功能是年末调帐。
会计科目结构
解决方案
本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述,初始情况由A公司设置完成,以后的维护由系统维护岗位负责。
为了适应国家对财务核算的新要求和X公司不断发展的需要,X公司决定采用国家新颁布的股份制企业会计制度及相应科目结构。
Oracle会计科目结构的设置经过灵活定义会计弹性域结构完成,每个弹性域由若干段组成,各段能够分别记录公司名、部门、会计科目代号等与财务管理相关的信息,改变了以往仅能经过增加明细科目反映附加信息的状况,无需为增加某一信息而必须在自然科目段中增加若干子值,从而使整个会计科目结构更加清晰。Oracle在弹性域中还提供了安全性设置、交叉验证等功能,能够限定某些信息仅在特定会计科目组合中反映,增强了数据录入时的安全性。据此,在分析X公司现状与未来需求的基础上,建议X公司的会计科目结构为五个段,依次为:公司段(2位)、成本中心段(4位)、科目段(11位)、产品段(4位)、备用段(5位)
公司段的设置可确保会计分录在同一公司内的借贷平衡, 而且使X公司、底盘分厂、下料分厂三个分厂之间的财务数据分离。
成本中心段的设置能够对公司的下属部门进行核算,为及时反映各部门的财务状况和费用使用情况,提高管理的细化程度和总体水平提供了可能性。
科目段的设置用于反映正常的会计科目信息,一级科目的设置和编码按财政部的会计制度执行(编码以四位字符表示);在一级科目下,根据内部核算需要、对外报表涉及的明细程度和Oracle系统设置的需要设立二级(编码以两位数字,第五、六位或第五、六、七位表示)或三级的明细科目(编码以两位数字,第八、九位表示),规范、科学的科目设置,将会给您的财务管理工作带来便利。如:二级科目几位?
X X X X X X X X X X

一级 二级 三级 四级
产品段是专门为统计各种产品的销售收入情况和成本情况而设定的。
备用段的设置是考虑到企业的未来发展而预留的,同时也能够将需要更细管理的销售员放入此段,也能够将工单类型放入此段。

凭证分类及来源
业务现状
当前X公司会计凭证分类主要有三种:现金凭证、银行凭证、转帐凭证。月末统一装订,原始单据附在凭证后。
解决方案
本项事务是对系统中凭证分类设置情况的描述,初始情况由A公司设置完成,以后的维护由系统维护岗位负责。
针对X公司未来财务分析业务的需要,Oracle提供了根据不同业务来源的凭证分类规则。
总帐与其它模块涉及的凭证分类表如下:
凭证来源
凭证分类
手工
记帐凭证
应付

采购发票
付款
应收

销售发票、贷项通知单、
收据

资产
资产增加
资产折旧
资产资本化
资产报废
资产重分类
资产转移
在建工程增加
制造
WIP
其优点在于:
根据不同的业务来源细化转帐凭证的分类,适用于大型电算化财务管理系统对于信息索引与归档的方式;
Oracle提供了根据不同业务来源及不同业务类型凭证查询方式,便于在系统中查询原始业务单据与记帐凭证的索引关系;其次Oracle提供了一系列基于来源与业务类型的凭证打印报表。便于财务人员对同一种业务来源凭证进行归档;
便于财务人员在系统中查询出Oracle系统各子模块产生的明细帐务情况。
导入凭证可另行定义,子模块凭证来源亦可采用预定义设置。
会计凭证录入
业务现状及需求
当前X公司所有的凭证均为以分录的形式逐笔手工录入,这种方式是一种模拟手工的记帐方式,使用这种方式对记帐人员的财务水平要求较高,而且不能对原始单据进行详细规范的记录,所记录的信息能够说只是对原始单据的一个索引,凭证与原始单据的联系不能明确反映;当前X公司财务部使用的用友系统对重复性的凭证和规律性较强的分摊等凭证不能自动处理,增加了手工劳动的工作量。
解决方案
本项事务财务总流程中的将其它会计事务制单、复核并输入到系统节点处理,由总帐会计负责。
根据会计业务的需要,Oracle ERP总帐系统支持多种会计凭证的录入:能够创立成批分摊凭证、周期性重复凭证、反冲凭证、手工的会计凭证、从Oracle的应收、应付、资产、采购、销售等子系统中引入的会计凭证。
将来凭证录入方式可分如下几类:
引入凭证:由于Oracle ERP管理信息系统是一个大型的集成系统,大量业务的原始凭证都经过相关业务子模块录入、维护及相关处理,然后将其帐务信息以凭证的方式传递至总帐,在总帐中完成帐务核算。引入凭证的来源有:应收款、应付款、资产、库存、制造等。
手工凭证:直接在总帐中录入的凭证是与其它模块无直接衔接关系、属于客户未购买的模块事务或客户希望在总帐中处理的会计业务。
周期性重复性凭证:重复凭证基本上包括三种类型:即固定数据、 固定格式(每月只需录入数据)和固定公式的。属于这种类型凭证的业务往往有待摊费用的分摊、预提费用的计提、工资、福利费计提、计提各种税费。对这类凭证,在定义好重复凭证的模板后,系统即可在需要的时候运行生成。
成批分摊性凭证:可根据已定义的分摊规则,按其分摊规则进行分摊的记帐凭证。如:将期间费用分配到相关部门。
反冲凭证:对错误分录进行反冲的凭证,系统提供了能够任意选择的借贷方向相反和改变符号(负数金额表示,红字)两种方法。
凭证审核、调整、过帐
业务现状
当前X公司的财务主要使用用友财务软件系统,对于凭证只有月底一次过帐,只是由财务人员对已审核过的会计凭证进行输入动作。对凭证的调整,在未登帐前,可经过复核对原凭证进行修改,对登帐后且已关帐的调整,只能经过手工编制的凭证来调整。
当前X公司也设立了审核岗位对未过帐的凭证进行逐笔审批。
解决方案
本项事务由财务总流程中的过帐节点处理,由总帐会计负责。
Oracle对于凭证的管理具有一定的跟踪性,经过对财务人员职责的设置,能够了解到对于一张凭证从制作录入到调整过帐的人员及时间的记录,从而保留了对凭证从制作到过帐的整体流程。
对于凭证的审核,由于大量的业务凭证是由子系统进行维护的,在子系统进入Oracle总帐之前已在子系统中对于自动凭证规则进行了设置,对于凭证的正确性审核,是从以下几个方面进行的:
(1)对于子系统自动会计规则的审核,这一步是在系统设置之初已经完成。
(2)对于业务子系统数据的审核,在凭证引入至总分类帐以前在子系统已经完成,因此在总分类帐中将不对这些凭证进行审批。
(3)对于帐务平衡性的审核,一旦发现帐务不平衡,则不允许登帐业务进行。
因此,系统从以上三个方面细化了对于凭证审核的工作,但不只是在凭证层次上对凭证进行审核。
对于总帐中手工输入的凭证,能够经过定义审批流程或审批层次的方式完成手工输入凭证的审核的工作。审批层次如下:

总会计师

财务部长

财务处长
材料核算会计
成本核算会计

芳
总帐会计

……………………………………………..

对于凭证的调整,由于其调整时间的不同,Oracle建立了不同的工作方法:
(1)凭证未过帐前:未过帐以前,Oracle允许对凭证进行修改和调整。
(2)凭证已过帐后:将原有错误的凭证进行自动红冲处理,产生相应的红冲凭证(冲销的方法有切换借贷项和改变符号两种,能够任选)。再根据正确的会计业务重新编制记帐凭证。
5、在使用Oracle Document Sequence的前提下,无论是未过帐或已过帐的凭证,系统都不允许对凭证进行删除动作,从而避免凭证编号的跳号问题。
6、对于凭证的过帐,Oracle总帐是按凭证批进行过帐的。
记帐本位币
业务现状
当前X公司采用人民币作为记帐本位币,基本没有外币业务,即使有少量的外币业务也是事先换算成人民币后核算的。
解决方案
X公司仅有人民币业务,基本上没有外币业务,因此采用人民币作为记帐本位币。未来发展,出现外币业务时,能够在系统中启用相应外币,并定期对相应的汇率进行维护,记帐时进行汇率折算、帐务处理。
功能分配
业务现状及需求
当前财务部希望有包含如下功能的职责:
输入(包括:日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转)、查询、报表(运行和查看);
审批、报表(运行和查看)、查询;
维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记帐和分摊;
解决方案
本项事务是对系统中职责功能分配的描述,由A公司设置完成。
根据X公司实际情况,现在Oracle ERP总帐系统中建立具如下功能的职责,这些职责是对工作任务的细分,岗位的职责是由这些职责组合而成的。
凭证管理
功能:输入(包括:日记帐输入、过帐、导入、冲销和结转)、查询、报表(运行和查看);
总帐会计
功能:输入(包括:日记帐输入、过帐、导入、生成经常性日记帐和分摊、冲销和结转)、查询、审批、报表(运行和查看);
财务管理
功能:审批、报表(运行和查看)、查询;
总帐维护
功能:维护会计科目、会计期管理和维护、定义报表、定义经常性日记帐和分摊。
预算
业务现状
当前X公司采取的是双向的预算制度,分别对费用和资金进行预算。财务对各个部门的每期都会制订预算,具体的数字以预算卡片的形式,具体费用花费的时候,业务部门首先经过本部门的许可,然后带具体业务清单和预算卡到财务,财务核对预算卡,对不超过预算的才批准。
问题分析
当前X公司采取的是双向的预算制度,分别对费用和资金进行预算。财务对各个部门的每期都会制订预算,具体的数字以预算卡片的形式,具体费用花费的时候,业务部门首先经过本部门的许可,然后带将具体业务清单和预算卡交到财务,财务核对预算卡,对不超过预算的才批准。
问题分析
当前X公司采用的双向预算是比较严谨的。
采用卡片的形式不利于财务部门随时了解各个业务部门预算的执行情况,以便及时监控;也不利于财务部门详细及时的收集数据,编制报表分析情况,制订下一阶段的预算。
解决方案
本项事务由预算流程中的收到预算数据并录入系统节点处理,由预算会计负责。
Oracle ERP的预算系统是依附在总账而存在的,其主要的特点有如下几点:
操作简单
在系统中无论是输入预算还是执行预算,其操作都非常简单。在定义预算时,只要定义一个预算,同时定义一个预算组织,就能够了。在执行预算时,对分录审批之前,系统要求检查资金,检查资金的结果就是系统自动将本次花费与预算的比较,这个结果能够看到。
能够对任何账户输入预算
系统允许对任何科目、任何部门等段值进行预算,因此系统能够满足X公司双向预算的需要,甚至还能够满足更严格的预算需求。
三种预算控制方法
系统提供了无、建议、绝对三种预算控制方法。无(预算)控制,系统只是将记账与预算进行比较,对比较的结果不论是否超过都不会有任何动作;建议的预算控制,对于超出预算的情况则不允许进行账务处理,只有追加预算方可;绝正确预算控制,则对超出预算的情况不允许进行账务处理。
由于X公司在费用支出之前已经进行了审批,不会出现超出预算的情况,而且即使特殊情况超出了预算,也必须进行账务处理;而且,建议和绝对控制对超出预算的情况的处理相对烦琐;系统允许对不同的期定义不同的预算控制。鉴于以上三种原因我们建议采用”建议”控制,当然财务部能够根据实际情况和不同时期定义不同控制的预算。
灵活的预算界限控制
系统允许在每个期间里进行预算控制,不能将剩余的预算加入下月;系统也允许在季度内控制预算,季度内的每月的预算能够带入下月,但不能够带入下季。
鉴于灵活的需要,X公司能够将每个月定义不同的预算,能够定义多个有不同控制的预算组织。本方案依然要求在费用支出前进行财务的预算审批。
系统提供了丰富的有关预算的标准报表,当然财务也能够根据具体的需要,使用FSG工具方便的定义自己需要的财务报表。
财务分析
解决方案
本项事务财务总流程中的进行财务分析节点处理,由总账会计负责。
OFA(Oracle 财务分析系统)是Oracle 提供的专门配合Oracle 总账模块而使用的分析工具。相对于总账模块的报表,它提供了时间维度,允许对任何已经发生的科目和部门等段值,进行按照时间的纵向分析;而且,OFA提供了图表、图形等方式,将数据形象化,便于阅读。
OFA只是一个从总账读取数据的工具,在总账中的部分设置只是为OFA提供数据而定义的,分析人员随时能够根据分析的需要而更改或重新定义这些定义。
这里简要介绍这些定义的数据:
1. 维
Oracle 对于财务的分析提供了维的概念,要求从不同的维度,以不同维度的组合的形式,对企业的各种财务数据进行分析。比如部门维、科目维、产品维、时间维等,也能够对专门的科目定义维,比如管理费用维、销售费用维等。
系统经过组合多个维来分析数据,比如将部门维、管理费用维、时间维进行组合,就能够查看各个部门管理费用几个月来的变动情况。
2. 层
层是指定该维的汇总值,经过层能够分析不同层次的财务数据;比如,财务部就是财务处这一维的层节点。
3. 财务数据项
财务数据项就是对多个维的组合,一个财务数据项能够包括多个维,它是进行财务分析的一个数据组合,是财务分析的直接数据来源。
OFA系统具有独立的数据库系统,在将数据从总账导入OFA时,先要在总账提交几个请求,然后在OFA系统中运行程序,将数据接收入OFA。在OFA中能够非常方便的生成各个数据项的分析情况,分析的结果以图表或表格的形式出现。OFA允许随时将数据项中的各个维任意组合,以得出对不同数据的分析。
分析的数据如下图所示:

在OFA中能够分析的内容包括:所有的科目余额、所有由科目余额的计算而生成的参数,这些参数比如:货币资金、净资产、资产负债率等,将根据X公司当前的情况设置一些缺省的参数,以后X公司完全能够根据自己的需求方便的自己定义这些参数。
掉。

应付业务
供应商管理
业务现状
当前X公司每月约与数百家供应商发生应付业务往来,现有材料供应商1500多家,供应商类型主要为材料供应商,材料供应商只有采购部一个部门使用,外协也有自己的供应商,现在没有认识到对财务供应商的管理,对其它应收其它应付供应商只是经过添列科目的形式管理,没有统一的规范的管理;不能对供应商进行分类管理,在财务帐中供应商详情及历史记录也不能查到。没有对供应商的地点信息进行管理。
供应商的选定、考核、取消分别有专门的部门和程序,当前没有对供应商资料的系统管理;当前也没有对供应商评定的规范的制度和办法。
问题
由于不能对供应商的按各种情况进行详细分类,不便于对供应商的各种信息进行管理。无法跟踪供应商从采购到付款的整体流程,从而增加供应商的管理难度。由于各部门没有统一使用同一集成系统,各部门了解的供应商信息会有一定的差异。由于不能对供应商的地点进行管理,当供应商有几个地点时,给采购和付款管理增加了难度。
解决方案
因为供应商的信息中有采购和财务的两方面的信息,因此本项业务是由数据小组负责完成的,而不能由财务或采购一方维护。
对于供应商的管理,Oracle分以下四个部分进行管理:
供应商的统一命名与编码规则
在同一个对外组织机构中,一个外部供应商会同时与组织机构内的多个”经营单位”发生不同业务的往来,因此,对于供应商的管理在一个企业内应具有唯一性,在供应商名称域维护供应商的名称,在地址域维护供应商的地址。
供应商编码:
对供应商的编码,不需要将一定的意义赋予编码,ORACLE仅需要供应商和编码一一对应;因此对供应商的编码建议由计算机自动编码。
供应商名称
供应商的名称规范使用该供应商的工商局注册名称,不能录入供应商简称或省略其中任何字符,避免出现重复供应商和付款的供应商名称与接收供应商出现不符的情况。
供应商地点
系统提供了定义无数多个供应商地点的功能,根据X公司实际情况,在供应商地点域维护相应职能,以此来反映供应商此地址的作用。
供应商类型
在Oracle 系统中,能够根据自己的需要定义不同的供应商类型,根据业务类型,定义材料类供应商、财务类供应商、雇员类供应商。材料类供应商指采购部门进行材料采购的供应商,财务类供应商指除材料类供应商以外的财务部门使用的供应商(比如为其它应付其它应收所使用的供应商),雇员类供应商指公司员工作为供应商处理。
供应商其它信息
经过定义供应商的如下信息,能够加强对供应商的管理,并能及时了解查询或打印出供应商的各种信息:
定义管理供应商所用的银行及银行帐户(便于手工付款时查询,和以后电子支付);
定义材料类供应商的应付帐款帐户和预付帐款帐户;财务类供应商的其它应付款帐户和其它应收款帐户;雇员类供应商的其它应付款帐户和其它应收款帐户;
定义供应商的发票限额或进行其它控制;
对不同的供应商可定义不同的支付条件、支付类别和支付方法;
对不同的供应商可定义不同的接收标准,如:接收路线、匹配方法、接收数量容限和日期容限等
如供应商发生收购合并,Oracle能够经过合并供应商,加强对供应商的管理;
发票管理
业务现状
当前X公司对于应付帐款的凭据管理是由供应处收集并审核供应商开具的发票和入库单,财务部门以此作为入帐依据,完成支付业务后,以银行付款单据作为付款凭证依据入帐, 对凭证进行编号,没有对发票进行编号管理。供应商开出发票后,交给采购员,采购员初步审核后,交给会计审核其中的价格和数量是否与采购订单和接收入库单相符。审核后,由财务应付会计审核与登记帐务。
现状分析
对于财务审计与管理制度而言,与外部机构发生的往来业务中,双方往来的发票是真正形成债权债务关系的依据。
基于现状的发票管理,由于付款业务处理时是供应商,而不是针对该供应商的具体哪张发票,对应付款的管理不够详细,是在一定程度上增加了企业对于应付帐款与实际发票间匹配关系的风险,增加了企业对于流出资金的风险,从而降低了企业对于供应商付款计划的合理性安排、也不利于进行帐龄分析。
对于货物已到,发票未到的、或其它手续不全的货物,不能及时入帐,而是采用月底核对从仓库来的入库与发票的方式统一记账,这样使得不能够随时准确的记录帐务情况。
解决方案
本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的,由采购应付会计岗位负责。
对于发票管理分以下几个方面进行阐述:
发票的确认时间
由于财务管理与审核制度中对于债务的确认是基于发票层次上的,因此,真实发票的开具时间即为债务的确认时间。
发票的编码方式
Oracle对于发票的编码方式在两个层次上进行,其一建立在发票批组层次,其次建立在发票层次;
在发票层次上建立发票编号
不同来源与不同类型的发票或帐单,在其业务发生时的票据号码对于财务管理而言都具有实际考核与跟踪意义的,同时考虑到Oracle系统将发票定义为标准、贷项、预付、费用报表等类型。因此,建议用手工编号的方式将将发票类型代码(标准发票代码 S、预付款发票代码 P、费用报表发票代码 E)加实际票据号码录入系统,以便于跟跟踪票据的实际发生情况。

材料采购管理
业务现状
当前X公司的库存材料的采购具体由采购部门负责,并由仓管部门负责库存管理,建立手工台帐核算材料收发存数量明细。审计处负责采购价格的审核、查证工作,财务处只核算材料金额,不核算数量。
当前对材料采购的财务处理流程如下:收到原材料后,财务处不做帐务处理,供应商开出发票后,交给采购员,采购员初步审核后,交给财务应付会计审核并登记帐务。
月末对于货到已验收而未对帐的材料,做暂估处理。
材料发出采用计划成本核算。
会计分录:
收到供应商对帐单发票,匹配订单、验收单
借:材料采购
贷:应付帐款-供应商
材料验收入库后,凭入库单
借:原材料
借(贷):材料采购差异
贷:材料采购
月末对于未对帐的验收单暂估入库
借:原材料
贷:应计帐款-暂估
月初冲回
借:应付帐款-暂估
贷:原材料
X公司提出希望加强对采购价格、数量的控制。
问题
现有的应付款记帐经历了采购员审核、审计处审核和记帐员对帐记帐三个环节。这是在没有管理信息系统情况下为加强应付款的控制要采取的措施。应用ERP后,采购员及审计处的审核将由于计算机的使用而变的非常简单;进而,实现业务的优化,优化的付款业务,将减少采购部门、审计处与财务处之间的业务往来和沟通协调,减少采购员与审计人员的工作量,加快业务处理,进而大大提高付款的工作效率,加强了对付款的管理。
用月末暂估的处理方法,财务帐上不能及时反映原材料库存的真实发生情况。
解决方案
本项业务是由采购业务员负责的,这里只是介绍了采购过程中的账务处理。
根据X公司对于加强财务管理程度的要求,对于材料采购提出以下解决方案:
经过采购模块对采购进行管理(如经过审批层次对请购、采购的审批),货物接收时(经过容限控制)进入库存模块。应付会计在发票匹配时经过选择采购订单把采购信息引入应付,以减少录入工作量和加强数量、价格的差异控制。在库存和应付模块的动作会在总帐中产生相应的凭证。这时,财务人员的角色发生根本性的转变,由原来的借贷制会计,成了一个应付业务管理人员,除了审核发票帐单外,更重要监督、控制,防止资产流失;由于ERP系统的高度集成,在录入发票时,经过匹配能够检索采购、入库信息。应付系统的发票审批,进一步加强了应付业务的控制。工序外协的采购同材料采购一样处理,其不同只是材料采购的物料同外协的物料定义不同。
方案评估
由于材料验收入库时,就以”材料采购”和”暂估入库”科目进行反映,因此能够及时反映材料的真实库存和应有的债务关系。
规范企业确认债务的财务流程,减少了无效的工作环节,提高了工作效率。
加强了对应付款的控制。
Oracle应付帐款业务子系统形成的会计分录:
收到材料,在库存系统中做接收:
借:材料采购
贷:暂估入库
材料入库
借:原材料
借(贷):材料成本差异——订单差异
贷:材料采购
收到供应商发票及明细清单,在应付系统中进行采购订单和发票匹配:
借:暂估入库
借(贷):材料成本差异——发票差异
贷:应付帐款
当供应商已交材料但发票未到的退货,对之不作帐务处理。而当收到供应商材料后,并收到发票与采购订单匹配后,发生退货时则根据对方开出的单据作出贷项通知单冲回。贷项通知单的分录是以上采购订单和发票匹配分录的相反分录。
费用类易耗品采购
业务现状
对于一般用品或者办公用品,现在是由公司办公室负责的,有办公用品需求时,填写请购单据,经请购部门主管核准后,经过财务领导的审批和对预算的核对,后,由公司办公室联系供应商进行采购, 用品收到及验收后,采购人员拿发票交财务处入帐。此类采购由于单位价值低且为日常消耗品,直接在报销时作为费用入帐。
会计分录:
借:制造费用/管理费用等
贷:银行存款/应付帐款
解决方案
本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的,由采购应付会计岗位负责。
针对这类采购与支付业务的实际特点,可采用如下解决方案:
在总帐中完成对于易耗品的采购与支付,直接经过手工分录记录有关事务处理情况;分录时先将本次采购计入公司办公室的管理费用,当有关部门领料的时候,再将办公室的管理费转移到相关部门的有关费用上。
固定资产采购
业务现状
固定资产采购须填写申请,然后经由请购部门、财务处、厂长等审批,采购部门或专职责任部门(比如计算机由信息中心负责)采购后,固定资产管理部门提交固定资产各类经有关领导审批的单据原始单据。财务部门据此入帐。
当前设备处有固定资产的实物管理台帐。
会计分录:
借:在建工程
贷:银行存款/应付帐款
借:固定资产
贷:在建工程
解决方案
Oracle系统会计分录:
如果经过在建工程转为固定资产,录入采购发票
借:在建工程中转
贷:应付帐款
如果直接购买固定资产,录入采购发票
借:固定资产中转
贷:应付帐款

本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的,由固定资产管理岗位负责。
Oracle固定资产管理系统与应付帐款子系统是一个具有良好集成关系的业务子系统,对于固定资产的成批增加经过应付系统中进行增添。
员工、部门费用报销管理
业务现状及需求
对各类员工费用报销,直接入相应费用类科目,并在摘要中详细注明;若有借支,则先挂个人预支,待费用发生时予以核销。
X公司对一般人员的费用的核算要求并不是非常严格和详细,对销售人员的费用的核算则要求很严格。
问题
经过往来帐员工明细帐户只能反映员工借支情况,无法由借支跟踪到其费用发生的真实情形。
对有预付款的员工,进行费用报销时,没有报警提示,需要经过进行帐务查询方可知道,否则有可能造成款项重付、多付。
解决方案
本项业务是由费用核算流程的在系统中记帐节点处理的,由费用核算会计负责。
鉴于X公司要求简化对员工费用核算形式的要求,建议直接在总帐中录入分录,然后在摘要中详细注明费用发生的人员和用途。
员工借款:
借:备用金
贷:现金/银行存款
员工报销
借: 管理费用等
贷:备用金

预付款管理
业务现状
X公司当前材料采购预付款业务,设备采购和员工部门借支预付款等业务会计分录如下:
会计分录:
①材料预付款
借:预付帐款/应付帐款(经常采用”应付帐款”科目核算)
贷:现金/银行存款
报帐、核销预付款
借:资产或费用科目
贷:预付帐款/应付帐款
②员工借款,分员工出差借款、零星采购借款、其它借款等,按借款用途进行管理。
出差借款
借:其它应收款
贷:现金/银行存款
报帐核销借款
借:管理费用/销售费用等
贷:其它应收款
其它借款
借:其它应收款-员工
贷:现金/银行存款
报帐核销借款
借:管理费用/销售费用等
贷:其它应收款—员工
解决方案
本项业务是由采购预付款流程的在系统中输入预付款、输入发票并用发票核销预付款两个节点处理的,由应付会计负责。
根据X公司的现状和未来发展需求,以及Oracle系统的功能,提出如下方案:
a) 对供应商预付款的处理
一、预付款项的记帐科目的确定。对材料供应商预付款的记帐科目为”预付帐款”、财务类供应商预付款的记帐科目为”其它应收款”。
二、对需向供应商预付材料款时,由采购部门作出预付款申请,经财务处长和厂长审批后,由财务处进行付款。
三、对供应商预付款业务,Oracle应付系统所有预付款的结算过程为
1) 申请及批准预付款(以发票的形式录入)
借:预付帐款/其它应收款
贷:应付帐款/其它应付款
2) 支付预付款
借:应付帐款/其它应付款
贷:现金/银行存款
3) 核销
借:应付帐款/其它应付款
贷:预付帐款/其它应收款