办公室副主任职位任务说明书.doc

办公室副主任职位任务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
办公室副主任岗位任务说明书
编号:___YD/BG/002拟　　制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
副主任
直接上级
主任
所辖人员
本部门员工
二、工作说明
1、主要职责
1、协助主任做好各项工作。
2、负责做好计算机系统建设、维护工作。
3、协助分管后勤保障、房产管理工作。
4、做好公司信息管理工作。
2、主要工作内容
1、参与部门管理,提出部门建设意见。
2、积极主动的协助主任做好综合协调、会务安排、后勤保障等管理工作。
3、制定公司计算机应用和信息管理工作计划及其费用预算,经部门讨论,报领导批准后组织实施。
4、制定公司信息化建设的系统方案,并进行可行性论证。
5、制定公司计算机管理制度、操作程序和规范,经审批后执行;制定公司信息管理方案和有关细则,经批准后实施。
6、组织收集相关管理软件的供应商资料,负责与供应商联系、洽谈,提出购买参考性意见。
7、提出公司计算机大型硬件设备购买意见,负责与供应商联系、洽谈。
8、开展对公司办公自动化设备的维护保养和内部局域网络的软硬件维护。
9、跟踪、检验公司信息化管理软件的应用情况,并进行维护和升级完善。
10、组织计算机防病毒和防黑客入侵等工作,负责公司计算机应用系统的安全和计算机信息资料的保密工作。
11、建设和维护公司网站。
12、对公司员工进行计算机知识和操作技能的指导或培训,提高员工计算机应用水平。
13、负责公司电话系统的管理与维护。
14、根据公司管理需要,组织应用软件的开发。
15、根据主任授权,主持完成各项管理工作。
16、保持与各部门的沟通和协作。
17、完成上级交办的其它工作。

3、主要工作要求
1、工作计划、总结
1.1在每月第一个工作日,每季度首月的第三个工作日前,制定本职岗位的月度、季度工作计划,自查落实的情况;每年1月15日前,制定公司计算机应用和信息管理方面的工作计划,制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案,报批后执行。工作计划的制定要及时、客观,要具有全面性、科学性和可操作性;按计划开展各项工作,要及时跟踪计划实施情况,发现问题立即处理;要根据实际工作需要及时修改工作计划,并做修改记录。
1.2协助主任制定部门工作计划,要求能够综合平衡协调。
1.3按计划完成工作并做好和工作小结、年度工作总结。
2、制定制度
2.1以公司现实情况为依据,及时制定、修改公司计算机系统管理制度,明确计算机应用系统的有关操作规范和维护保养的要求等,交主任审核后报送总经理室审批,经总经理室审批后组织实施并跟踪检查。
2.2及时制定、修改公司信息管理制度,明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求,交主任审核后报送总经理室审批,经总经理室审批后组织实施并跟踪检查。
3、信息化建设
3.1根据公司的实际情况,提出公司实施信息化管理的建议。
3.2掌握先进信息技术的应用情况,充分了解同行业信息化实施状况,结合公司的实际情况,制定公司信息化方案,明确费用的预算、实施准备工作要求、实施程序的安排等,进行充分的可行性论证,经批准后组织实施。
3.3组织调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情,收集相关供应商的资料,建立供应商档案,明确供应商的信誉、服务和所供应软硬件的性能优缺点。与供应商联系、洽谈,货比三家,综合考虑价格、性能、实用性等因素,为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。
4、系统维护
4.1掌握计算机硬件、软件系统的性能和配置,进行正确的安装调试。
4.2每月会同信息管理员,对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护;对计算机硬件设备进行维护、保养,对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级;对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理,不拖延、推诿;对违反操作规定,损害设备的行为要提出处理意见,对超出费用的情况及时协调,特殊情况要向总经理室汇报,提出整改意见。
5、系统与信息安全
及时检查计算机防病毒情况,安排做好防毒软件升级,在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒,做好防止黑客入侵的技术工作,保证公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。
6、网站建设
6.1制定公司网站建设方案,确定网站的容量、功能的区分、页面的设计等内容,经审批后组织实施。
6.2组织网站的维护和网页的设计和更新。及时处理网站的系统问题,及时组织收集所要发布的信息,并对内容进行严格的审查把关,每月至少更新一次网页,有重要信息要立即发布,保持网站的新颖性和信息的准确性。使网站不断完善,力求做到功能齐备,页面美观。
7、培训
7.1在日常工作中随时为公司员工提供计算机应用知识方面的指导和帮助。
7.2配合有关部门,开展对公司员工计算机知识和操作技能的培训,精心安排培训内容,做好充分的准备,使培训达到良好的效果。
8、信息管理
8.1协助主任组织做好收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息工作,及时掌握公司相关的经营、管理信息,每月初做书面报告递交主任共同研讨,遇有重要信息,立即汇报。
8.2为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告:根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题,广泛收集相关信息,参与专项调研。
9、其它
9.1注意平时与各部门的联系、沟通,当其它部门需要协助时,不推诿、扯皮,积极做好协调配合。
9.2积极主动地协助主任做好综合管理工作,了解情况、参与协调,提出解决问题的办法。
9.3了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节,办理小型会务,分担大型活动的组织和落实工作。
9.4分工管理公司机关内部环境建设,检查指导后勤保障工作,综合处理通信、网络线路、水电管线排布,环境卫生管理。
9.5协助主任做好部门内部的协调、管理,及时检查、指导员工的工作,努力调动员工的工作积极性,力求形成良好的团队氛围,提高部门工作绩效。
9.6主任外出时,根据主任的授权,完成交办的工作,遇到重大问题要及时加强联系,向其汇报和请示,必要时要请示总经理室。

三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
B
计算机或相关专业大学本科以上学历或相当程度。
行业知识
B
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
A
掌握计算机软硬件知识和网络技术,掌握信息管理知识,熟练运用专业知识。
能力
领导能力
C
要能够起到表率作用,能够合理安排工作,能够指导、关心下属。
组织协调能力
B
综合协调能力较强,能协调处理与上级、同事之间的工作联系。能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作,能够解决突发事件。
理解能力
B
能够准确把握本身职务定位、工作内容,比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。
决策能力
C
决策时要能够考虑比较全面,方法比较科学,方案具有准确性和可行性。
判断能力
B
能迅速、准确的判断专业性问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
开拓创新能力
B
能够较迅速地接受新事物,具有较强的创新意识,能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。
表示能力
B
表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。
经验
行业工作经验
D
在航运类企业工作3年以上。
相关工作经验
D
从事相关工作3年以上,在本企业工作2年以上。
其它条件
身体条件
身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作。
职业素质
具有高度的责任感,工作严谨,对计算机有浓厚的兴趣,有较强的逻辑思维能力和实际动手能力。