办公室主任职位任务说明书.doc

办公室主任职位任务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
办公室主任岗位任务说明书
编号:___YD/BG/001拟　　制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
主任
直接上级
总经理
所辖人员
本部门员工
二、工作说明
1、主要职责
1、主持办公室全面工作。
2、组织起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。
3、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系的协调工作。
4、负责组织信息管理工作。
5、指导或办理公文处理、会务安排、档案管理、公关接待工作。
6、指导公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。
7、负责组织公司的企划宣传工作。
8、参与子公司管理工作。
2、主要工作内容
1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法,组织撰写公司工作总结;制定公司行政管理方面的各项规章制度、制定本部门工作计划、管理制度,经总经理审批后组织实施。
2、及时与各部门沟通、协调,贯彻总经理室的指示,做好上下联系与沟通,做好各部门之间的综合协调,负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。
3、组织收集、整理、沟通公司的经营管理信息,掌握公司主要活动情况,根据工作要求对有关信息组织专项调查研究,为领导研究工作和决策提供综合信息资料,做好领导的参谋和助手。
4、组织起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿,指导公司公文处理工作。
5、负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备,做好会议记录和整理会议纪要,必要时形成内参后发文,并贯彻、检查会议精神的落实情况。
6、督办档案管理工作,加强保密教育,检查保密工作情况。
7、组织公司重要活动,做好公司的接待工作,处理好公司公共关系。
8、组织公司的企业形象设计和对外宣传工作。
9、组织做好公司办公设备的购置、维护和办公智能化建设,规范办公用品、劳保用品、其它工作用品及礼品的供应、采购和管理,统一标志、信笺的印制、管理。
10、检查指导后勤管理员做好固定资产、房产管理、车辆租赁与调度工作和完成卫生、绿化、午餐供应等日常工作。
11、组织做好安全教育工作,落实公司内部治安保卫、消防安全工作。
12、协助总经理审定和完善子公司的章程;并及时向总经理报告子公司的经营管理信息;落实总经理办公会决议,并检查子公司决议执行情况。
13、组织编写公司<大事记>、<情况交流>等公司的内部刊物。
14、指导文员做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。
15、做好行政信访接待工作。
16、负责公司行政印鉴的管理、使用。
17、负责公司办公费用的使用和控制。
18、搞好部门建设,不断改进内部管理工作,检查员工各项工作完成情况,做好部门工作总结,指导、培训、考核本部门员工,提高员工综合素质和部门工作绩效。
19、完成公司领导交给的其它任务。
3、主要工作要求
1、工作计划、总结
1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结制定的目标和要求,为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考,根据领导的要求组织编写工作计划和总结,报总经理审阅修改后,行文实施。
1.2 在每月第一个工作日、每季度首月的第三个工作日内,每年1月15日前,制定出本部门的工作计划,组织实施、检查。年度计划上报总经理,经审批后组织实施;工作计划的制定要及时、客观,要具有全面性、科学性和可操作性;按计划开展各项工作,要及时跟踪计划实施情况,发现问题立即处理;要根据实际工作需要及时修改工作计划,并做修改记录。
2、制定制度
2.1全面了解公司的经营情况,根据公司总体管理要求,组织制定公司的基本规章制度和管理办法,经有关部门会签后,报领导审批,行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。
2.2根据公司实际,及时制定、修改公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度,经总经理审批后组织实施,并跟踪检查落实情况。
3、综合管理与协调
3.1保持与各部门之间的协调沟通,及时了解各部门工作任务完成情况,并将有关情况和问题向总经理室汇报。
3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题,针对要解决的问题进行深入的调查、了解,与相关部门或人员交流、协商,必要时组织召开协调会,寻求最佳解决方案,对于超出职能范围的情况,如实向总经理汇报,并提出参考意见请总经理室裁定。
4、信息管理
4.1审核副主任组织制定的信息管理制度,提出修改意见和建议,修改后报总经理室审批,检查制度执行情况。
4.2检查、督促副主任和信息管理员按时做好系统维护工作。
4.3督促、考核计算机应用知识的培训工作。
4.4组织部门专职人员收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息,及时掌握公司相关的经营、管理信息,每月向总经理室汇报一次;遇有重要信息,立即汇报。
4.5组织部门专职人员,为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告:根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题,广泛收集相关信息,必要时确定调研项目,做好调研前基础工作,明确调研的目的和任务,制定调研计划,联系调研单位和有关人员,做好调研记录,认真整理、分析资料,撰写出书面报告呈送领导。
5、公文处理
5.1建立公文处理规范,指导秘书和文员按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定完成公文的收发、处理。
5.2根据领导的要求,协助领导起草或安排秘书起草会议讲话稿等有关文件,控制文稿质量和定稿的时间,做到工作及时,文稿质量符合领导要求。
6、会务工作
6.1组织安排会务,有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程,指导布置会场、安排食宿、调度车辆等工作,做到有条有序,能够承上起下、联络左右、内外照应,妥善应对随时交办的事项。
6.2安排专职人员做好会议的录音、摄像、记录及会议记录的整理、纪要的拟写;认真审核、修改记录和纪要,控制质量,做到格式规范、内容和用语准确;必要时形成内参后发文。
6.3贯彻会议精神、决议,检查落实情况。
7、档案管理
7.1组织制定公司档案管理规定,明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。
7.2及时检查、指导档案管理员的工作,确保档案管理妥善、井然有序。
8、接待与公共关系
8.1内宾接待:指导部门员工热情接待来访客人,亲自接待比较重要的客人,重要客人来访前要及时向领导汇报,商定接待方案,落实相关人员参加接待并准备相关资料,必要时安排食宿。
8.2外事活动:了解外事活动基本要求,按外事礼仪确定接待规格,制定日程,落实接待细则(接送、住宿、陪同、洽谈、会场、宴会、票务、车辆、时间、路线等)。严格掌握抵达、离开时间,落实专人负责迎送和相关人员参加接待,提供相关资料;遵循外事纪律,应对突发情况,做好接待小结。
8.3领导公务活动:提前做好准备工作,落实时间、地点、人员,准备相关资料,必要时落实专人负责全程服务。
8.4公司商务活动:事先与有关部门商定计划,确定时间、地点、出席人员,安排活动场地,发出请柬,落实迎送、接待人员,准备相关资料。
8.5上述活动要做到组织有序,接待诚恳、热情、周到、细致,符合礼仪规范,体现公司形象。
8.6妥善协调、处理公司的对外事务以及公共关系;及时安排人员或亲自拜访有关单位和人员,妥善办理相关事宜;及时安排恰当的人员参加外部相关会议和活动。
8.7组织承办公司的企业形象设计事项,联系CIS设计单位,审核设计结果,组织导入CIS系统,力求CIS方案达到具有系统性、可行性,符合公司经营理念和文化,能够塑造公司形象的要求。
8.8组织员工做好公司形象的新闻宣传,公司有重要活动时要联系有关新闻单位参加,并做好接待和资料准备工作;要及时督促秘书、文员和档案管理员做好相关公关资料、图片、录音、录像、题词等的收集、整理、记载存档工作,以便在需要时展示。
8.9督促副主任和信息管理员建设、维护公司网站,及时更新网页、发布信息,对拟发布信息内容进行审核,提出修改意见。
8.10注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息,分析其后果,迅速做出有效的应对处理,重要事件要提出处理意见报总经理室决策。
9、后勤保障
9.1检查、督促后勤管理员做好卫生、绿化工作,保持办公场所的整洁干净,绿化、美化办公环境,办公场所公共部位做到整齐、清洁、明亮、无异味。
9.2定期审核午餐伙食标准、就餐人员,确定供应商,保证卫生、营养合理。
9.3审定办公用品、劳保用品、礼品采购计划,检查采购质量,审批账单,控制费用,指导制定办公用品管理制度。做到采购及时、质量优良、费用节约、管理有序。
9.4确定租车数量、规格,审核车辆租赁费用;指导做好车辆租赁、费用结算和调度工作。
10、固定资产管理
制定固定资产和房产的管理细则,明确工作程序和要求,指导检查后勤管理员按规范管理,建立台账,做到资料清楚、完整,管理井然有序。
11、安全保卫
组织开展安全教育工作,以”预防为主”为中心,经过宣传教育增强职工法制观念和安全意识;定期检查安全工作落实情况,及时、妥善协调处理安全工作中存在的问题,杜绝安全隐患,确保陆上单位安全生产无事故。检查、督促安保人员做好证件办理等工作。
12、子公司管理
12.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核,提出合理的意见和建议。
12.2每年5月中旬至6月下旬,参与对子公司的工作检查,主要了解、检查子公司的经营管理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等。
12.3定期收集、整理子公司的经营管理信息,并及时向总经理报告。
12.4及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项,并检查子公司执行会议决议的情况。
13、其它
13.1确保公司重要事项及时编入<大事记>;组织编辑<情况交流>,保证质量。
13.2及时检查公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退情况和机关订阅报刊情况,保证工作的及时性。
13.3做好行政信访接待工作,深入调查了解实际情况,及时处理答复。
13.4管理公司印鉴,制定印鉴使用规定,严格掌握用印范围,了解用印用途,遇有疑问及时向总经理或分管领导请示,用印后及时做好登记。
13.5统一公司各类信笺、标志的印制,制定印制规格,规范印制标准,合理控制费用,检查管理、领用、发放情况。
13.6搞好部门员工队伍建设,组织部门员工的学习、培训,不断提高员工业务素质。
13.7根据领导要求牵头组织或参与公司企业文化建设,做到组织有序、工作有效。
13.8按照工作要求组织部门内考核,在规定时间内完成评分工作,做好被考人面谈沟通工作;每年要编制本部门的培训计划、用人计划,递交人力资源部;对员工的奖惩要公正、适当,要能够充分地调动员工的工作积极性,形成良好的团队氛围,提高部门工作绩效。
13.9定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况,及时调整不适应的工作环节,做好工作总结,形成书面报告,按要求汇报。
13.10按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其它任务。

三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
B
经济管理类或航运类专业本科以上学历或相当程度。
行业知识
B
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
B
熟悉公司安全管理体系;熟悉公司生产经营管理情况;熟悉党和政府有关改革开放、经济建设、交通运输等方面的方针政策;掌握行政管理知识;掌握各种应用文书的写作知识,熟悉礼仪知识。
能力
领导能力
B
能够掌握管理技巧,合理分配、控制、检查、评估所负责管理的各项工作,及时指导、检查下属工作,严格管理,公平客观地对待下属,保持所领导的团队的协调性。
组织协调能力
A
能够正确组织下属开展本部工作,协调本部门内部和部门之间的关系,能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作,能够解决突发事件。
理解能力
A
能够准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反应机敏,能够举一反三。
决策能力
B
能够科学地进行预测和分析,全面权衡利弊关系,及时选择出切实可行的方案。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
开拓创新能力
B
能够较迅速地接受新事物,具有较强的创新意识,能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。
表示能力
B
表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚;表示能够达到特定的预期效果,具有较强的感染力、说服力和鼓动性。
经验
行业工作经验
D
在航运类企业工作3年以上。
相关工作经验
C
从事企业行政管理相关工作5年以上并从事本企业行政管理工作3年以上,或担任同级副职2年以上。
其它条件
身体条件
身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作。
职业素质
具有较强的事业心和高度的责任感,组织纪律观念强,擅长人际沟通和组织、协调、公关,了解公司整体经营状况,具有整体经营意识。
计算机运用
能够运用计算机处理日常业务。