项目档案信息管理标准化实施细则.doc

18 项目信息管理标准实施细则

1、目的
1.1为了适应项目管理的需要，实现项目管理信息标准化，提高管理水平。
1.2规范项目信息管理，做好项目各类信息的收集和整理工作，真实反映和记录项目管理的全过程，达到信息共用、资源共享，并为项目管理提供真实详细的现场施工资料。
2、工作要点
2.1项目部应根据集团公司或业主的要求，建立满足项目施工管理需要的档案资料室，配备专（兼）职信息管理员（档案资料员），负责收集、整理、保管本项目各类信息资料和应归档文件材料的立卷归档工作，并将信息准确、及时、完善地传递给有关部门和人员。
2.2项目信息管理必须贯穿于项目管理的全过程，信息、文件材料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，并按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。
3、项目信息管理流程图及工作标准（见附图、附表）
4、信息管理职责
4.1项目部由项目经理负责项目信息的审核工作。
4.2信息管理员（档案资料员）职责
4.2.1根据业主和公司要求，提出建立档案资料室的计划，经项目经理审批组建资料室。
4.2.2负责建立档案信息资料计算机管理系统。
4.2.3负责及时收集项目部在管理过程形成的各类信息资料，并根据资料的性质，进行分类整理，并将信息传达至相关部门。
4.2.4按照档案保密制度和借阅制度，建立项目档案资料室借阅登记制度，及时向部门、业主、公司管理部门提供所需资料。
4.2.5按要求及时向业主和公司档案部门移交竣工资料。
5、项目信息的内容
5.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、音像资料
等。
5.2项目信息的内容详见附图。
6.全面推广应用集团公司项目信息管理系统
6.1项目部应充分发挥计算机作用，积极推广应用集团公司统一的项目信息管理系统，对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用进行维护。
6.2项目信息管理要达到如下几项要求：
6.2.1可靠性：收集、输出的信息应真实、准确、可靠。
6.2.2及时性：能及时处理有关数据并及时提供给相关管理人员有关信息，以便进行实时控制，通过公司协同办公平台进行电子公文流转的文件，必须按照《XX一局二公司电子公文处理暂行管理办法》予以办理，确保电子公文在流转过程中的时效性。
6.2.3适用性：能满足项目管理人员的不同需求，信息管理员提供的信息能被信息需求者所理解，并能为其决策提供帮助。
6.2.4安全性：保证正常使用的安全性，保证不同使用人员根据不同权限对信息进行相应的处理。
7、工程技术档案管理
7.1工程部门负责监督、组织技术资料的审查、收集、整理以及工程竣工档案的编制工作，并按所要求的移交时间、归档范围向档案管理部门及时移交应归档的资料，项目资料员对所移交工程技术资料负责进行编号及编纂索引。
7.2工程档案移交时间：工程项目完工后三个月内向业主或接管方和公司档案室同时移交工程档案。
7.3 移交公司档案室的工程技术档案，比照《关于颁布〈施工技术管理条例〉的通知》（XX一二施［2002］75号文）第七章“竣工文件和工程技术总结”及第十章“附录”中“附录2和附录3”之条款要求办理。
7.4各工程项目应派了解该项目工程施工情况的技术人员向公司档案室送交工程技术档案，其档案应按档案室要求编制科技档案卷内目录，经施工技术部验收后，填写移交清册一式三份，三方签字盖章后方能有效。集团公司委托管理的工程项目，由施工技术部监管项目部向集团公司档案室移交。
8、信息交流
项目部应充分利用网络技术，通过公司网站、协同办公平台与公司进行信息交流，使用信息传递渠道畅通，实现资源共享。

附件1
项目信息管理流程

附件2
项目信息管理工作标准
第1页 共4页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
提供相关信息并提出信息管理要求
B2
任务程序

² 项目机构成立后，各职能部门向项目信息管理员提供本部门主控及相关信息；
5个工作日
² 各职能部门向项目信息管理员提出信息管理要求。
管理点

² 主控的相关信息的提供；

² 项目信息管理员根据信息管理要求及时反馈相关信息。

信息收集
D2
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目信息管理员对上级职能部门提供的相关信息及其它内外部信息进行分类收集、整理。
5个工作日
管理点

² 收集上级部门提供的相关信息，注重信息完整性。

项目各部门信息提供
E2
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目各部门向信息管理员提供各类掌控信息。
5个工作日
管理点

² 主动收集各类有效信息,保障项目管理整体推进。

审阅
A3
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 相关领导对部门提供的信息进行阅处。
1个工作日
管理点

² 及时处理，确保信息通畅。

接收处理
B3
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 公司各部门根据职责权限对项目提交的信息进行及时处理。
1个工作日
管理点

² 及时准确处理相关信息。

分析处理
C3
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关领导对信息管理员提供的各类信息进行综合分析，根据职责权限拟定信息处理意见。
1个工作日
管理点

² 明确职责权限，对各类信息进行准确的评估，确保信息通畅。

信息处理
B4
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 公司各部门根据公司相关领导的信息处理意见对本部门所涉及的相关信息进行及时处理。
1个工作日
管理点

² 及时准确处理相关信息。

第2页 共4页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
信息传递
D4
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 根据项目相关领导意见及时传递。
1个工作日
管理点

² 及时准确，确保信息的有效性。

信息处理
E4
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关部门按照项目相关领导的意见，对信息及时实施。
1个工作日
管理点

² 准确及时、认真落实。

分析处理
C5
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关领导对信息管理员提供的各类信息进行综合分析，根据职责权限拟定信息处理意见。
1个工作日
管理点

² 明确职责权限，对各类信息进行准确的评估，确保信息通畅。

信息整合
D5
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 信息管理员对项目各部门提供的各类信息进行收集整合。
3个工作日
管理点

² 及时准确。

项目进程各项信息提交
E5
任务程序

² 项目各部门按照上级部门信息管理要求，在项目实施过程中，及时准确向信息管理员提供本部门掌控信息。
即时
管理点

² 符合信息管理要求，及时准确。

信息传递
D6
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 在项目相关领导对信息明确处理意见后，及时传递。
1个工作日
管理点

² 及时准确，确保信息的有效性。

信息处理
E6
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关部门按照项目相关领导的意见，对信息及时实施。
1个工作日
管理点

² 准确及时、认真落实。

审阅
A7
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 相关领导对部门提供的信息进行阅处。
1个工作日
管理点

² 及时处理，确保信息通畅。

第3页 共4页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
接收处理
B7
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 公司各部门根据职责权限对项目提交的信息进行及时处理。
1个工作日
管理点

² 及时准确处理相关信息。

信息处理
B8
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 公司各部门根据公司相关领导的信息处理意见对本部门所涉及的相关信息进行及时处理。
1个工作日
管理点

² 及时准确处理相关信息。

信息传递
D8
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 在项目相关领导对信息明确处理意见后，及时传递。
1个工作日
管理点

² 及时准确，确保信息的有效性。

分析处理
C9
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关领导对信息管理员提供的各类信息进行综合分析，根据职责权限拟定信息处理意见。
1个工作日
管理点

² 明确职责权限，对各类信息进行准确的评估，确保信息通畅。

信息传递
D10
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 在项目相关领导对信息明确处理意见后，及时传递。
1个工作日
管理点

² 及时准确，确保信息的有效性。

信息处理
E10
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目相关部门按照项目相关领导的意见，对信息及时实施。
1个工作日
管理点

² 准确及时、认真落实。

资料归档
B11
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 公司相关职能部门对项目信息资料进行分类归档。
即时
管理点

² 全面细致及时准确。

项目资料整理
E11
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目各部门对主责信息进行整理，提交项目信息管理员。
5个工作日
管理点

² 全面、及时。

第4页 共4页
任务
名称
节点
任务程序及管理点
时限
相关资料
整理归纳自我评价
D11
任务程序

一、上级提出的信息管理要求；
二、业主提出的信息要求
² 项目信息管理员对项目各部门提交的所有信息进行整理归纳，并结合信息管理要求和项目实际对项目信息管理工作做出自我评价。
5个工作日
管理点

² 全面客观评价。

阅知
C12
任务程序

² 项目相关领导对项目各部门提交的信息整理了解掌握。
1个工作日
管理点

² 全面掌握。

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